# Compte rendu de l'Assemblée Générale AFUP - 10/02/2024

Ces notes sont prises par Baptiste Leduc, pour un compte-rendu à destination des personnes qui lui ont confié leur pouvoir. Ces notes ont été prises pendant l'AG (désolé pour le style lapidaire) et ont été complétées après l'AG pour ajouter des détails.

N'hésitez par à me faire signe si vous avez des questions supplémentaires !

Le PV officiel de l'AG (ainsi que ceux des années précédentes) sera disponible d'ici quelques jours sur l'espace membre : https://afup.org/member/general-meeting

52 personnes ont indiqué leur présence à l'AG, représentant (avec les procurations) 202 voix. Sur place, une quinzaine de personnes sont présentes, les autres participent par le biais de l'outil Livestorm.

183 voix sont confirmées présentes en début d'AG (d'autres arrivent peu après le début, on atteint 191 personnes). Le quorum, de 153 personnes, est donc bien atteint.

L'ensemble des présentations et discussions s'étale de 15h00 à 16h37.

# 1. Bilan moral pour l'année 2023-2024

_Présenté par Sébastien Rogier_

## Membres

Cette année: 613 membres (dont 217 via une entreprise et 65 personnes morales)
Contre:
- 709 en 2022 (308 via une entreprise et 73 personne morale)
- 639 en 2021 (199 via une entreprise et 57 personne morale)

Baisse des personnes morales en 2023

## Antennes

53 évènements dans les antennes en 2023 (vs 58 en 2022 et 100 en 2019 avant le COVID)
A noter en 2023: retour de l'antenne Toulouse ! (Mais mise en pause de Limoges et Rennes)

Un super apéro le 13 Mars prochain !

## Baromètre des salaires

1042 réponses en 2023 (vs 660 en 2022 et 774 en 2021)
Cette année en partenariat avec WeLoveDevs.com

Publication du baromètre 2023 prévue pour Mars.
Nouveau calendrier pour 2024, pour permettre aux résultats de la prochaine enquête de sortir plus vite l'an prochain.

## AFUP Day (2023 & 2024)

En 2023: 2 villes pour ~400 participants (246 à Lyon et 159 à Lille) avec 18 speakers et 17 sponsors
En Mai 2024: 4 villes ! (A nouveau Lille et Lyon, 2 nouveaux venus: Poitiers et Nancy)

Une adaptation du pole antenne nécessaire pour permettre de suivre les 4 évènements

## ForumPHP 2023

A eu lieu en Octobre dernier à l'hotel New York de Disneyland Paris
On a pu y voir 29 speakers et 29 sponsors pour 590 places prises (beaucoup moins que les 700 places attendues !)

Un nouveau format de soirée communautaire qui a eu du succès.
Énorme travail de diminution des couts (par exemple pas de sous-titrage cette année)

## ForumPHP 2024

Un suivi du questionnaire de satisfaction et une enquête sur les gens qui ne sont pas venus pour améliorer cette édition et attirer le plus de gens possibles.

Résultat:
- Une demande d'un programme plus technique
- Améliorer les couts directs / indirects (couts pour l'AFUP et pour les visiteurs via hotels/transports)

Pourquoi continuer chez Disney ?
- Une équipe connue et avec un cahier des charges simples
- Deux salles d'au moins 350/400 personnes
- Un espace sponsor avec assez de place pour la restauration

Recherche d'une autre salle:
- +50 salles étudiées
- 26 salles contactées (hôtel, salles, cinéma, théatres et centre de conférences)
- 13 devis recueillis

Projection budgétaires pour avoir une salle rentable:

Le Marvel reste une très bonne option pour 2024

## Pole trésorerie

Depuis un an, une comptable accompagne le pole trésorerie, Tiffany:
- Soutien pour la classication des mouvements
- Apport des bonnes pratiques
- Plus de sécurité pour nos finances
- Accompagnement pour le changement de cabinet comptable
- Accompagnement pour l'assujettissement à la TVA de l'AFUP

Avec l'assujettissement à la TVA, une évolution des prix des cotisations:
- Pas d'impact sur les cotisations physiques: l'AFUP absorbe l'impact de la TVA pour ne pas augmenter le coût;
- Pour les personnes morales, la capacité de récupération de la TVA rend l'opération insensible.

## Pole outils

Nouvelle organisation: une équipe qui avance avec des réunions mensuelles et un backlog organisé.
Plus de 102 PR mergées sur 2023 et 50 issues fermées, 71 en cours / à faire pour 8 contributeurs.

Objectif à venir: changement d'hébergeur pour aller chez CleverCloud

## Pole veille

- Aujourd'hui 375 abonnés !
- 23 veilles envoyés en 2023
- 190 liens (fr & en)
- 67% de taux d'ouverture et 32% de taux de clic

Tout ça fait par 9 bénévoles

## Pole mentoring

6 demandes pas toutes satisfaites
On note un manque de mentors sur le pole et une inadéquation avec notre programme pour certaines demandes.

Le pole est à la recherche de nouveaux mentors !

## Accessibilité

- Pas de sous-titrage cette année au ForumPHP (~9500 euros)
- Merci aux bénévoles qui ont contribués au sous-titrage des vidéos sur YouTube

## Réseaux sociaux

Comptes déjà éxistants:
- Twitter: https://twitter.com/afup/
- LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/afup/

Mise en place de compte pour les "nouveau réseaux":
- Instagram: [@afup_php](https://www.instagram.com/afup_php/)
- Threads: [@afup_php](https://threads.net/@afup_php)
- Mastodon: [@afup](https://mastodon.online/@afup)
- BlueSky: [@afup.bsky.social](https://bsky.app/profile/afup.bsky.social)

## YouTube

Chaîne: https://www.youtube.com/@afupPHP

- +9000 abonnées en 2023
- 99400 vues sur 2023
- 13700 heures de visionnage
- 1M de vue (total) depuis 2012 ! :tada:

Diffusion des vidéos du ForumPHP plus étalée sur Décembre réussie, un meilleur visionnage de l'ensemble des vidéos.

## E-shop

Site: https://afup.myspreadshop.fr/

Vente de 28 produits pour un revenu de 155,78 euros.

## Bureau 2023

- 18 personnes hyper motivées !
- Un beau renouvellement
- Des points réguliers (minimum une fois par mois)

## Amélie

Employé de l'AFUP, ici depuis longtemps pour faire le lien entre les équipes
Anime la communauté via les réseaux sociaux et les évènements de l'AFUP
Mène les négociations et discussions avec les parties pour le ForumPHP ou les AFUP Days

Depuis 2024 elle a maintenant le titre de "Directrice opérationnelle"

## Questions

- Sur le mentoring y'a-t-il des retours d'expérience des mentors ? (temps pris, format, besoins et objectifs rencontrés..)
Sébastien n'a pas eu de retour précis sur ce sujet.

- Sur GitHub c'est surtout le site web qui est très actifs ou il y a d'autres repos un peu plus actifs ?
Oui le repo `afup/web` est le plus important pour l'association. On peut noter le repo `afup/barometre` en second plus contribué.

- Est-ce que l'assujettissement à la TVA va représenter une grosse perte sur les cotisations des personnes physiques ?
La question sera vue lors du bilan financier.

## Vote sur le bilan moral

Bilan moral adopté à 184 voix, 0 contre et aucune abstention.

# 2. Bilan financier pour l'année 2023-2024

_Présenté par Stéphanie Trumtel_

En résumé :

Dépenses : **323k euros** (vs 338k en 2023, 209k en 2022, 43k en 2020 et 261k en 2019)
Recettes : **299k euros** (vs 300k en 2023, 210k en 2022, 62k en 2020 et 271k en 2019)

Résultat d'exploitation: -25 802 euros
Résultat financier: 1 896 euros
**Résultat comptable: -23 906 euros**

## AFUP Day 2023

En 2022 (Lille): **+13 976 euros de marge** (6988 euros de coût de l'évènement)
En 2023 (Lille et Lyon): **+34 159 euros de marge** (15 906 euros de coût de l'évènement)

On note une progresse de +144% de la marge sur les AFUP Day !

## ForumPHP 2023

Bénéfices:
- Inscriptions : 130k (vs 134k en 2022)
- Sponsoring : 92k (vs 118k en 2022)

Couts: 226k (vs 254k en 2022)

Marge: -4k (vs -2k en 2022)

Points noirs:
- 770 inscriptions prévues pour 592 réelles (contre 770 réelles en 2022 et 500 en 2021)
- Augmentation des frais dû à l'inflation (~+10%)
- Pas de sponsor platine
- Des sponsors toujours présents mais plus intéressés par des niveaux de sponsoring moins chers (bronze et argent sans stand)

## Cotisations

- 396 adhésions physiques en 2023 (vs 233 en 2022, 340 en 2021 et 336 en 2020)
- 65 personnes morales (vs 73 en 2022, 57 en 2021 et 53 en 2020)

Cela donne un revenu de 26k en 2023 (vs 28k en 2022, 22k en 2021 et 21k en 2020)

## Résultat comptable


## Bilan

Vu par l'équipe du pole:
- Augmentation des frais généraux
- Augmentation des frais des évènements et frais généraux
- Aide comptable (+2.5k)
- Rentabilité des AFUP Days excellente
- Rentabilité du ForumPHP décevante cette année
- L'association dispose encore de 119k en fonds propres

Vu par le comptable:
- La rentabilité des évènements (+30k) n'a pas permis de couvrir les frais généraux nets de 2023 soit 54k
- La pérennité de l'association qui dispose de fonds associatifs à hauteur de 119k n'est pas remise en cause
- Il convient d'augmenter un peu les charges du ForumPHP pour retrouver l'équilibre
- Quid a une augmentation des cotisations adhérents ?
- La multiplication des AFUP Day pourrait même améliorer le financement ;
- Le travail sur la recherche de sponsor et de la visibilité des évènements pour ré-augmenter les recettes doivent être continué.

## Questions

- Multiplier les AFUP Day ne va t-il pas canibaliser le Forum ?
> La temporalité est différente, l'impact est plus local, donc nous estimons que non

- Sébastien a mentionné la baisse de fréquentation sur twitter / X, est-ce que vous faites un lien avec la baisse des inscriptions au Forum ? Ou c'est trop marginal ?
> Nous travaillons à la visibilité sur d'autres réseaux, particulièrement LinkedIn, pour à la fois trouver de nouvelles personnes, mais également les décideurs

## Vote sur le bilan comptable

Adopté à 191 votes, 0 contre et aucune abstention.

# 3. Bilan du conseil de surveillance pour l'année 2023-2024

_Présenté par Jacques Bodin-Hullin_

## C'est quoi ?

Organne non éxécutif pour discuter avec l'équipe AFUP (présidence et bureau restreint).
Composé de 3 à 6 membres, ancien membres du bureau restreint
Peut convoquer une AG extraordinaire si le besoin est là

Permet d'avoir plus de recul lors d'une discussion avec le bureau restreint
Avis consultatif pour soutenir le bureau via des points mensuels

## Sujets abordés sur 2023

- Démarrage complexe, un vice-président membre du CS (Conseil de Surveillance): Mickaël s'est retiré tout naturellement du CS afin de ne pas interférer dans son implication au sein du bureau.
- Changement de cabinet comptable: le CS a pu discuter des tenants et aboutissants avec la présidence afin de nous assurer de la bonne conduite d'un tel changement.

## Retours sur 2023

Le CS salue le travail effectué pour:
- La recherche d'une nouvelle salle pour le ForumPHP 2024
- Le chantier de la TVA a été bien préparé
- Un avenir serein avec des membres du bureau motivés pour les années à venir !
- La nomination d'Amélie au poste de Directrice Opérationnelle

## Composition 2023-2024

- Cécile Helary Hamerel (depuis 2023)
- Cédric Mourizard (depuis 2022)
- Cyril Pascal (depuis 2020)
- Florian Ferriere (depuis 2023)
- Jacques Bodin-Hullin (Président) (depuis 2019)
- Mickael Randy (depuis 2020)

## Composition 2024-2025

- Cécile Helary Hamerel
- Cédric Mourizard
- Cyril Pascal
- Florian Ferriere
- Jacques Bodin-Hullin (Président)
- Stéphanie Trumtel (nouvelle arrivante, ancienne Trésorière du bureau 2023)

Mickael Randy sort du conseil de surveillance vu qu'il devient président du bureau.

## Vote sur le bilan et la composition du CS

Adopté à 186 votes, 0 contre et aucune abstention.

# 4. Programme 2024

_Présenté par Mickaël Randy_

Assurer la continuité
- Reprendre le travail de l'équipe précédente
- Retrouver une stabilité financière
- Multiplier le nombre d'AFUP Day
- Nouvelle disposition de salles pour le ForumPHP
- Aller au bout des actions lancées
- En finir avec l'assujettissement à la TVA
- Recentrer la programmation des conférences

# 5. Budget 2024

_Présenté par Mickaël Randy_

Tous les chiffres sont en HT (TVA 10.5%)

## AFUP Day 2024

- Recettes: 52 328 euros
- Billeterie: 30 428 euros
- Sponsors: 21 900 euros
- Dépenses: 22 437 euros
- Résultat: +29 890 euros

## ForumPHP 2024

- Recettes: 224 800 euros
- Billeterie: 141 550 euros
- Sponsors: 83 250 euros
- Dépenses: 212 611 euros
- Résultat: +12 189 euros

Un budget très défensif qui ne prends pas compte de vendre toutes les places et ne prends pas compte d'un possible sponsor platine

## Autres recettes

- Adhésions: 25 500 euros
- YouTube: 330 euros
- Livret A: 1100 euros
- Boutique: 50 euros

Total: 27 078 euros

## Autres dépenses

- Administratif: 65 849 euros
- Antennes: 975 euros
- Outils A: 1 237 euros
- Logistique: 1 458 euros
- Divers: 3 000 euros

Total: 72 519 euros

## Prévisionnel

Recettes:
- AFUP Day: 52k
- ForumPHP: 224,8k
- Focntionnement: 27k
Total: 304k

Dépenses:
- AFUP Day: 22k
- ForumPHP: 212k
- Fonctionnement: 72k
Total: 307k

Résultat prévisionnel: -3 361 euros

- Résultat négatif mais contenu et défensif
- Un sponsoring pour l'AFUP Day 2024 très encourageant
- Les adaptations éditoriales sur le ForumPHP peuvent augmenter les inscriptions par rapport au prévisionnel
- Changements suite à la TVA à prendre en compte
- Changement de cabinet comptable

# 5. Nouveau bureau 2024

## Nouveau bureau

Président: Mickaël Randy
Trésorier: Adrien Galou
Secrétaire: Christophe Moncy
Vice-président: Olivier Allain
Vice-trésorier: Nathan Boiron
Vice-secrétaire: Baptiste Leduc

## Changement sur le conseil d'administration

Membres restants:
- Mickael Auger
- Hortense Mahon
- Anaïs Sparesotto

Membres entrants:
- Maxime Billau
- Benjamin Clay

Membres sortants:
- Alexandre Balmes
- Gaetan Buellet
- Jeremy James
- Magali Milbergue
- Alan Poulain

## Vote du nouveau bureau

Accepté avec 191 votes pour, 0 contre et aucune abstention.

## Vote du Conseil d'administration

Accepté avec 175 votes pour, 0 contre et aucune abstention.