# 2024-2-26 2023年度第三期定例会

## 本日の進行に関して
- オンライン（Zoomミーティング）での開催となります
- 表示名を「団体名 お名前」に変更のほどお願いいたします
- 必要に応じて略称など用いていただいいたいて構いません
- 前半部分では原則としてミュート＆カメラOFFにご協力お願いいたします
- 接続などに問題がある場合にはチャットやusers-slackの各団体のチャンネルでお知らせください

## 出席確認
* 代表者お一人に、ミュートを解除してのお返事をお願いいたします
* 音声の接続に問題がないかの確認も兼ねております

- [x] 東京大学合唱団あらぐさ
- [x] 東京大学ESSドラマセクション
- [x] 完熟ヘゲモニー
- [x] 劇団綺畸
- [x] 東京大学応援部吹奏楽団
- [x] ナナペーハー
- [x] 東京大学ブラスアカデミー
- [x] 劇工舎プリズム
- [x] Theatre MERCURY
- [x] 東京大学ジャグリングサークルマラバリスタ
- [x] 東京大学アカペラバンドサークルLaVoce
- [ ] 幻視譚
- [ ] 付加体
- [x] 東京大学フィロムジカ交響楽団
- [ ] 駒場演劇祭
- [x] 劇団再放送
- [ ] Jazz Junk Workshop
- [ ] 映画『The show ends twice』制作班
- [x] 東京大学芸能研究科
- [ ] 劇団ド・パールシム

### 前回欠席
- 東京大学ジャズダンスサークルFreeD
- 付加体
- 駒場演劇祭
- 映画『The show ends twice』制作班

## 新規登録団体の承認
- 新規登録団体の代表者の方は、団体の活動内容とホールの利用目的の説明をお願いします。
- 承認の場合は、各団体の代表者1名の方に「挙手」をお願いします。
- 「参加者＞手を挙げる」で挙手が可能です。
- 全体の3分の2以上の承認が必要です。
#### 新規登録団体（敬称略）
- [x] けじめ

## 多目的ホール総務部より
### 全般
#### 新体制の紹介
* 執行代の交代
* 議長：藤井暉大
* 副議長：平野里佳
* 会計：志摩光咲
* 舞台班班長：吉田真桜
* 音響班班長：平野太一
* 照明班班長：野澤真理子
* 緊急連絡先はkomasho-users slack #general にピン留めします。

#### ホール使用に際しての提出書類の確認
1. **多目的ホール使用に関する同意書**
- リンクは[こちら](https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSfxsEm7AQKRnQVmuoqO-nrUGxNetwwjN4gwIwt21vVh3y8PkA/viewform）)
- 代替わり、及び年度の初めの提出をお願いいたします。
2. **予約申請書（継続使用申請書）**
- 各定例会の1週間前までの提出をお願いいたします。
3. **６枚綴り（継続使用計画書）**
- 書式は[こちら](http://komabashokukan.jp/files/uploads/%E3%80%90%E5%9B%A3%E4%BD%93%E5%90%8D%E3%80%91%E7%B6%99%E7%B6%9A%E4%BD%BF%E7%94%A8%E8%A8%88%E7%94%BB%E6%9B%B8.pdf)
- 本定例会以降、「使用責任者」「代表者」を統一し「使用責任者」に一本化いたします。必要に応じて学生支援課とのやりとりをしていただく方になります
- 近日中にこの変更等を反映したテンプレートに更新いたします。
- 提出期限は使用開始日の1週間前ではありますが、お早めの提出にご協力をお願いいたします。
4. **トイレ清掃についての申請**
- [リンクはこちら](https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSfz4O0pKW-Q3INVA3aIpWcdwFTBSpivAtdqhurYyXOL8VoyCw/viewform)
- 使用1週間前までにフォームにご回答ください。

#### その他
- ホールと合わせて槌音広場をご利用になりたい団体様は事前にご相談ください
- ホールのご利用にあたって、予約のキャンセルは他団体に多大な迷惑をかけるためご遠慮ください。万が一キャンセルの検討などございましたらお早めにご相談いただけますと幸いです。なお、キャンセルを承った場合もホールカンパの返金はいたしません。
- 最新の情報はusers-Slack及び[公式HP](http://www.komabashokukan.jp/)をご確認ください。
- 不明点などございましたら多目的ホール総務部までお気軽にお問い合わせください。
- 平時の連絡はusers-slackの各団体様のチャンネルにてお願いいたいします。
- 非常時の連絡は電話もご活用ください。議長・副議長・各班班長の電話番号は#generalのピン留めからご覧になれます。

### 会計
- 2023年9月1日～2023年12月31日期間の会計報告を行います。
- 別途資料をご覧ください。

### 舞台
* 2024年度は9/10(仮) に舞台備品メンテナンス・舞台講習会を行う予定です。全団体にお越しいただく予定にしております。詳細が決まり次第ご連絡致します。
* 「ベニ木っ端止め」に関してガイドラインを改訂しました。ご確認をお願いします。
[舞台班ガイドライン](https://komabashokukan.kibe.la/shared/entries/f0fe9a54-f062-4e91-9612-243275e3863f)

### 音響
* 音響講習会について、今年は5/12(日)を予定しております。
* ホール内での「音響機材の使用」の定義、退出チェックについてガイドラインの改訂を行いました。ご確認をお願いします。
[音響班ガイドライン](https://komabashokukan.kibe.la/shared/entries/88331dbd-6a66-4269-9a61-ed4ef3185861)

### 照明
- 照明講習会について
- 6/10（月）、6/11（火）に予定しています。
- 今年度多目的ホールで照明利用をする団体および照明作業に従事する方は必須参加となります。
- 詳細は後日users-slackで告知いたします。
- 機材管理表と入室フォームはusers-slackの照明チャンネルにピン留めされていますのでそちらをご利用ください。
- 退出時の機材整備について
- 3Gの各機材付近の壁に、原状回復した状態の機材類の写真を貼付しました。退出時は写真内の状態まで機材を整備・整頓し原状復帰するようお願いします。　

## 予約会議
- Zoom、users-Slackともにお名前「団体名 お名前」のご確認をお願いいたします
- 団体間での齟齬などを防ぐため、22時までZoomに接続した状態でお願いいたします
- 22時より前に全団体の予約が確定した場合はその時点で終了とします。その際もこちらからアナウンスしますので、それまでは接続したままでお願いします
- 2024年度第二期の予約希望がない団体の方はこれにて退出していただいて構いません

### 流れ
- 以下の通り進めさせていただきます（略称で表記させていただきます）
- ＠ルーム10(9/1\~9/29)：LaVoce、マラバリスタ、ブラアカ（ルーム30後合流）、プリズム、あらぐさ（ルーム30後合流）
- ＠ルーム20(9/30\~10/27)：けじめ、ナナペーハー、あらぐさ、ESS
- ＠ルーム30(10/28\~11/29)：応援部、マーキュリー、ブラアカ、あらぐさ（ルーム20後合流）、フィロムジカ
- ＠ルーム40(11/30\~12/27)：綺畸、Lavoce（ルーム10後合流）、ESS（ルーム20後合流）、フィロムジカ（ルーム30後合流）
- **団体間で話し合う**
- 必要に応じてルーム1を移動してご使用ください。
- ブレイクアウトルームの移動は各自でお願いします
- 移動できない際は藤井までチャット、もしくはusers-Slackの各団体のチャンネルでご連絡ください
- ルームを超えての伝達はできないので、users-Slack #random もご活用ください
- 「〇〇さんと××さん、X月Y日の話し合いをしたいのでセッション■にお願いします」
- users-Slackのこまめな確認をお願いします
- 可能な限り全てのルームに総務部員が参加します、お困りでしたらご相談ください
- **話し合いが済み次第、メインセッションに戻り決定した予約日時で報告する**
- 日付と時間の両方をお知らせください（「午前9時から」「午前9時まで」など）
- 議長「総務部 藤井暉大」の確認の返事をもって完了となります
- 予約日時が公演日程カレンダー（下）に反映されます
- **話し合いが終わったらメインセッションで待機する**
- 最長22時まではZoomに接続した状態でお願いします
- users-Slackで話し合いに呼ばれた場合などはブレイクアウトルームへお戻りください
- 画面下部の「ブレイクアウトルーム」から戻っていただけます
- **21時45分目安：予約会議終了**
- 最後に確認などして終わりとさせていただきます

### 注意
- カレンダーが表示されない場合には、komasho-users Slack #generalの添付ファイルの方をご覧ください
- 以下の日程は原則として使用いただけません
- 9/9(月)：駒場祭説明会
- 9/10(火)：舞台講習会・ホールメンテ
- 10/14(月祝), 15(火)：照明講習会
- 11/16(土) - 24(日)：駒場祭
- 12/1(日)：駒場キャンパス断水（予定・変更の可能性あり）
- 12/28(土)-31(火)：年末
- 決まり次第、忘れずにご報告のほどよろしくお願いいたします

### 希望日程
- 9月
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- 10月
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- 11月
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- 12月
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### 決定日程
- 9月
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- 10月
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- 11月
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- 12月
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- ページを読み込み直していただくと最新の状態になるかと存じます