# 2024-9-25 2024年度第二期定例会

## 本日の進行に関して
- オンライン（Zoomミーティング）での開催となります
- 表示名を「団体名 お名前」に変更のほどお願いいたします
- 必要に応じて略称など用いていただいいたいて構いません
- 前半部分では原則としてミュート＆カメラOFFにご協力お願いいたします
- 接続などに問題がある場合にはチャットやusers-slackの各団体のチャンネルでお知らせください

## 出席確認
* 代表者お一人に、ミュートを解除してのお返事をお願いいたします
* 音声の接続に問題がないかの確認も兼ねております

- [x] 東京大学合唱団あらぐさ
- [x] 東京大学ESSドラマセクション
- [x] 完熟ヘゲモニー
- [x] 劇団綺畸
- [x] 東京大学応援部吹奏楽団
- [x] ナナペーハー
- [x] 東京大学ブラスアカデミー
- [x] 劇工舎プリズム
- [x] Theatre MERCURY
- [x] 東京大学ジャグリングサークルマラバリスタ
- [x] 東京大学アカペラバンドサークルLaVoce
- [x] 東京大学フィロムジカ交響楽団
- [x] Jazz Junk Workshop
- [x] 東京大学芸能研究科
- [x] けじめ
- [x] 演劇班伽覧
- [ ] 劇団観葉植物
- [ ] 劇団互いに素
- [x] ISK

### 前回欠席

## 新規登録団体の承認
- 新規登録団体の代表者の方は、団体の活動内容とホールの使用目的の説明をお願いします。
- 承認の場合は、各団体の代表者1名の方に「挙手」をお願いします。
- 「参加者＞手を挙げる」で挙手が可能です。
- 全体の3分の2以上の承認が必要です。
#### 新規登録団体（敬称略）
- [x] Musica Magia

## 多目的ホール総務部より
### 全般
#### ホール使用に際しての提出書類の確認
1. **多目的ホール使用に関する同意書**
- リンクは[こちら](https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSfxsEm7AQKRnQVmuoqO-nrUGxNetwwjN4gwIwt21vVh3y8PkA/viewform）)
- 代替わり、及び年度の初めの提出をお願いいたします。
2. **予約申請書（継続使用申請書）**
- 各定例会の1週間前までの提出をお願いいたします。
3. **６枚綴り（継続使用計画書）**
- 提出期限は使用開始日の1週間前ではありますが、お早めの提出にご協力をお願いいたします。[公式HP掲載のフォーム](https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLScD4BR3fhaQsESQEdG8tmC4HZrfKUxpFSCHqStBS7iPG7BC-w/viewform)よりご提出ください。
4. **トイレ清掃についての申請**
- [リンクはこちら](https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSfz4O0pKW-Q3INVA3aIpWcdwFTBSpivAtdqhurYyXOL8VoyCw/viewform)
- 使用1週間前までにフォームにご回答ください。

#### 退出チェックについて
- 全般・舞台部門の退出チェックは担当の総務部員と団体の代表者で行います。
- 退出作業のやり直しをお願いすることがございますので、退出チェックの際3人以上はホールにお残りいただくようお願いいたします。
- 退出チェックで頻繁に指摘される箇所は、退出前にSlackにて各班担当者より伝達しております。ご確認ください。

#### その他
- ホールのご利用にあたって、予約のキャンセルは他団体に多大な迷惑をかけるためご遠慮ください。万が一キャンセルの検討などございましたらお早めにご相談いただけますと幸いです。なお、キャンセルを承った場合もホールカンパの返金はいたしません。
- 最新の情報はusers-Slack及び[公式HP](http://www.komabashokukan.jp/)をご確認ください。
- 不明点などございましたら多目的ホール総務部までお気軽にお問い合わせください。
- 平時の連絡はusers-slackの各団体様のチャンネルにてお願いいたいします。
- 非常時の連絡は電話もご活用ください。議長・副議長・各班班長の電話番号は#generalのピン留めからご覧になれます。

### 会計
* 会計報告につきまして、users Slackのgenralにて別途お送りいたします資料をご確認ください。

### 舞台
* 先日舞台講習会を行いましたが、全般の使用や舞台の設営は団体全員に関係することかと思いますので、使用責任者、舞台責任者の方が責任をもって団体全員に周知し、下の代にも引き継いでいくようお願いいたします。
* ホールメンテナンスについてもご協力ありがとうございました。
* ここ数か月の間で使用後の平台に釘が残っている状態が複数回発見されています。これは重大なガイドライン違反となりますので、使用したすべての平台は工具等でこすって釘が残っていないか確認したのち片づけてください。

### 音響
* 2025年度は5/11(日)に音響講習会を実施させていただきます。参加必須のものではございませんが、各団体音響作業に従事する方にご通達のほどお願いいたします(時期が近づきましたら再度user-slackにてご通達いたします)。

### 照明
* 2024年度秋季照明講習会を10/14(月)、10/15(火)に行います。
* 今年度多目的ホールにて照明作業に従事する方は照明講習会への参加が必須となります。照明利用をする団体は必ず参加するようお願いします。
* 詳細は引き続きusers-slackにて連絡いたしますので、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
* 機材管理表と入室チェックフォームはusers-slackの照明チャンネルにピン留めされていますのでそちらをご利用ください。

## 予約会議
- Zoom、users-Slackともにお名前「団体名 お名前」のご確認をお願いいたします
- 団体間での齟齬などを防ぐため、22時までZoomに接続した状態でお願いいたします
- 22時より前に全団体の予約が確定した場合はその時点で終了とします。その際もこちらからアナウンスしますので、それまでは接続したままでお願いします
- 2025年度第一期の予約希望がない団体の方はこれにて退出していただいて構いません

### 流れ
- 以下の通り進めさせていただきます（略称で表記させていただきます）
- ＠ルーム10(5/1\~5/31)：ESS、ブラアカ、フィロムジカ、Musica Magia
- ＠ルーム20(6/1\~6/28)：プリズム、ナナペーハー、綺畸
- ＠ルーム30(6/29\~7/31)：マーキュリー、マラバリスタ、あらぐさ、ブラアカ（ルーム10終了次第）
- ＠ルーム40(8/1\~8/31)：綺畸（ルーム20終了次第）、マーキュリー（30終了次第）、マラバリスタ（30終了次第）
- **団体間で話し合う**
- 必要に応じてルームを移動してご使用ください。
- ブレイクアウトルームの移動は各自でお願いします
- 移動できない際は藤井までチャット、もしくはusers-Slackの各団体のチャンネルでご連絡ください
- ルームを超えての伝達はできないので、users-Slack #random もご活用ください
- 「〇〇さんと××さん、X月Y日の話し合いをしたいのでセッション■にお願いします」
- users-Slackのこまめな確認をお願いします
- 可能な限り全てのルームに総務部員が参加します、お困りでしたらご相談ください
- **話し合いが済み次第、メインセッションに戻り決定した予約日時で報告する**
- 日付と時間の両方をお知らせください（「午前9時から」「午前9時まで」など）
- 議長「総務部 藤井暉大」の確認の返事をもって完了となります
- 予約日時が公演日程カレンダー（下）に反映されます
- **話し合いが終わったらメインセッションで待機する**
- 最長22時まではZoomに接続した状態でお願いします
- users-Slackで話し合いに呼ばれた場合などはブレイクアウトルームへお戻りください
- 画面下部の「ブレイクアウトルーム」から戻っていただけます
- **21時45分目安：予約会議終了**
- 最後に確認などして終わりとさせていただきます

### 注意
- カレンダーが表示されない場合には、komasho-users Slack #generalの添付ファイルの方をご覧ください
- 以下の日程は原則として使用いただけません
- 5/11(日) \~ 13(火)：講習会のため
- 6/9(月), 10(火)：講習会のため
- 決まり次第、忘れずにご報告のほどよろしくお願いいたします

### 希望日程
- 5月
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- 6月
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- 7月
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- 8月
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### 決定日程
- 5月
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- 6月
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- 7月
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- 8月
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- ページを読み込み直していただくと最新の状態になるかと存じます