# RubyKaigi 2023 followup event 企画案

* 運営: ruby-jp slack #rk2023followup_event
* 参加募集: https://rhc.connpass.com/event/288535/
* 発表募集: https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSekpgdV-CFeSRzq_ZQg8kk19hHXR6QRlEMq1gkrTPuh38pZUA/viewform?usp=sf_link
* スポンサー募集: https://hackmd.io/@ko1/rkKqM6I_n

## 7/25 meeting

* スケジュールの確認
* matz は前日入り、18:00 すぎに帰宅
* プログラムの確認
* https://docs.google.com/spreadsheets/d/1VRdY3fHJL6kN2y0yhAd8rOZkyBb-q4EGIcL5BM1wDSM/edit#gid=0
* 会場の確認
* ステージ
* 1. 発表者用の部屋で、発表者が zoom につなぐ
* 2. <決定> ステージを作って、普通のイベントのように発表、それを配信
* 3. 発表者用の部屋で、ステージを作って～
* 当日お菓子
* いい感じに
* リハーサル
* 8/19 12:30-
* 司会
* 小芝さん
* 予算の確認
* 収入
* 協賛　67万円
* 参加費　1,000円（大人 30人 x 1,000 = 3万円）
* 支出
* 交通費 15万円（7+5+3万円）
* 文房具代 2万円
* 懇親会費 50万円
* 案
* ケータリング
* お酒
* ケーキ
* 懇親会の確認
* 永和カルタ大会
* 21時～
* 麻雀大会
* DJ やるかも
* アナウンスの出し方の確認
* connpass のメール機能（1週間前、および前日にアナウンス）
* リモート向け
* zoom URL
* 現地参加向け
* 入館方法
* 開場時間は13時です。この時間に会場のあるJPR千駄ヶ谷ビル1F玄関前にお集まりください。開場時間より早めについた場合は、近隣の喫茶店などでお待ち下さい。
* 休憩時間もあけるかも。
* それ以外のタイミングでは、Slack で呼んでくれ
* 参加費 1,000円
* 名札あったらもってきてね
* 差し入れは歓迎しますが、冷蔵庫は多分ありません。常温保存かのうなものだけ。
* 発表者向け
* 現地発表の人は、13時以降、前の休み時間に接続チェックして下さい。
* リモート発表の人は、12:30 以降でリハーサル。
* Slack の案内
* スポンサーの出し方の確認

----

## 開催趣旨

* 本筋
* RubyKaigi 2023 で「今後やる」と言っていた人に、その後の進捗を聞くことで、締め切り効果をもたらす。
* Ruby 3.3 のリリースマネージメントとして、関係しそうな話の進捗を聞く（進捗を出してもらう）
* Extra
* 夏祭り的な物理懇親会を楽しむ
* 前日から Matz などを呼んで、物理で開発者会議をやって必要なことを詰める
* 物理会場が必要
* → 開発者からは不評だったので、物理開発者会議は無し
* やるなら前日に会食くらい（matz 次第）

タイトル案:

* RubyKaigi 2023 follow up <-- 決定
* RubyKaigi 2023+3month
* RubyKaigi 2023 からの進捗報告会
* RubyKaigi 2023 で言ってたあれ、どうなりました？
* Rubykaigi 2023 Followup: 夏休みはそろそろ終わりですよ
* RubyKaigi 2023 夏休みの宿題（大倉案）

## 概要

* 時期: 8月の土曜日
* 第一希望：8/26 (土) -> Matzの都合がつかなくなっちゃった
* 8/19 (土) に
* 時間: 午後くらい？
* 自然言語: 日本語
* 会場: online と Hybrid でできるといいね
* メインはオンライン
* 現地開催場所を用意
* 現地開催場所から懇親会へスムーズに移行できるといい
* 枠
* 20分発表10分質疑 で 3 x 2 = 6 talks
* 集まり次第では、全部で 20 分にして 4 x 2 = 8 talks
* スケジュール案
* 13:20- Opening
* 13:30 Session 1 (90min)
* 15:00 Break (15min)
* 15:15 Session 2 (90min)
* 16:45 Break (15min)
* 17:00-18:00 進捗どうですかLT (60min)
* 18:00 Closing, break（移動時間）
* 19:00- Party（物理、できれば）

LT を物理懇親会の会場にもっていこうと思ったら、「遠隔参加の人の hate が貯まるからやめておけ」という指摘をうけた。

## 発表者案

基本的に公募がいいと思う。選者は matz に頼むかな...。基本的に、しゃべりたい人が全員しゃべれるようにして、時間を柔軟にするのが良いと思う。多すぎたら午前も使おう。

Matz は東京まで来てくれるそうです。交通費集める算段しないとなぁ。

## 予算

お金があったらできること

* 遠隔地に住んでいる人への交通・宿泊費拠出（前後泊）
* 20万くらい？　どれくらい集まるかによる
* スピーカー・関係者の懇親会費拠出
* 5千円 x 20 = 10万円くらい？
* 会場費（必要なら）
* 全然わかんないけど、10万円くらい？
* pixiv さんに借りるので不要

50万集まればいい？　100万集まったら懇親会無料にできそうな勢いだな。まぁ、1,000円くらいとった方がいいと思う。余ったら全部 RA の協賛金に。RA 経由にすると、もしかしたら懇親会にお金は出せないかも？

物理を切れば、予算は0にできる、が matz 来てくれそうなので、できれば物理会場もアリで。

## 懇親会

* お店を貸し切る（楽）
* 会場を借りてケータリング
* 手間がかかる
* 時間の融通は利く（23時まで借りてダラダラする、など）
* 例：https://www.grace-bali.com/shop/akihabara/enkai/access.html (100人前後)
* どこかのオフィスを借りる → 大変そうだなあ

→ pixv さんのオフィスでやることに決定

## スポンサー

* 他社を募る
* スポンサーメリットは正直作れないのでロゴを出すくらいかな...
* connpass で雑に開催するとなると、ロゴを出すのは面倒だな。名前くらい...?
* そもそもウェブサイト作る？　誰かやってくれそうな人がいれば、くらいか。
* 懇親会会場によっては、壁に机確保しておくので自由にアピールしてください、などが言える（言いたいか？）
* これで金出してくれそうな人はどれくらい居るかなぁ？
* 日本Rubyの会が支援する？（大倉追記）
* 旅費宿泊費とか請求周りで困ったらなんかできるかもです (takahashim)

## 集客予想

* スピーカーは集まりそう
* お客さんは未知数
* オンラインだから200人以上は来るのでは
* 物理懇親会は100人くるかな？
* 50人くらい？

## 募集

* 発表者募集: Google form
* スポンサー募集: Google form
* スタッフ募集: メールかなぁ。誰かとりまとめてくれないかな。そういうスタッフ募集するといいか。
* 運営スタッフ
* とりまとめスタッフ
* 広報スタッフ（ウェブ）
* お金のやりとりは RA にお願いできないか依頼中
* 依頼済み
* 当日スタッフ
* 現地サテライト会場（多分場所提供者だけだろう）
* 懇親会
* 懇親会スタッフ

-> 全部 slack でやったらダメかな？
発表者、スポンサー、スタッフ、参加者全部1つの slack。
やりすぎ？　やりすぎな気がする。