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RubyKaigi 2023 followup event 企画案

7/25 meeting

  • スケジュールの確認
    • matz は前日入り、18:00 すぎに帰宅
  • プログラムの確認
  • 会場の確認
    • ステージ
        1. 発表者用の部屋で、発表者が zoom につなぐ
        1. <決定> ステージを作って、普通のイベントのように発表、それを配信
        1. 発表者用の部屋で、ステージを作って～
    • 当日お菓子
      • いい感じに
  • リハーサル
    • 8/19 12:30-
  • 司会
    • 小芝さん
  • 予算の確認
    • 収入
      • 協賛　67万円
      • 参加費　1,000円（大人 30人 x 1,000 = 3万円）
    • 支出
      • 交通費 15万円（7+5+3万円）
      • 文房具代 2万円
      • 懇親会費 50万円
        • 案
          • ケータリング
          • お酒
          • ケーキ
  • 懇親会の確認
    • 永和カルタ大会
    • 21時～
      • 麻雀大会
      • DJ やるかも
  • アナウンスの出し方の確認
    • connpass のメール機能（1週間前、および前日にアナウンス）
      • リモート向け
        • zoom URL
      • 現地参加向け
        • 入館方法
          • 開場時間は13時です。この時間に会場のあるJPR千駄ヶ谷ビル1F玄関前にお集まりください。開場時間より早めについた場合は、近隣の喫茶店などでお待ち下さい。
          • 休憩時間もあけるかも。
          • それ以外のタイミングでは、Slack で呼んでくれ
        • 参加費 1,000円
        • 名札あったらもってきてね
        • 差し入れは歓迎しますが、冷蔵庫は多分ありません。常温保存かのうなものだけ。
      • 発表者向け
        • 現地発表の人は、13時以降、前の休み時間に接続チェックして下さい。
        • リモート発表の人は、12:30 以降でリハーサル。
      • Slack の案内
  • スポンサーの出し方の確認

開催趣旨

  • 本筋
    • RubyKaigi 2023 で「今後やる」と言っていた人に、その後の進捗を聞くことで、締め切り効果をもたらす。
    • Ruby 3.3 のリリースマネージメントとして、関係しそうな話の進捗を聞く（進捗を出してもらう）
  • Extra
    • 夏祭り的な物理懇親会を楽しむ
    • 前日から Matz などを呼んで、物理で開発者会議をやって必要なことを詰める
      • 物理会場が必要
      • → 開発者からは不評だったので、物理開発者会議は無し
      • やるなら前日に会食くらい（matz 次第）

タイトル案:

  • RubyKaigi 2023 follow up <– 決定
  • RubyKaigi 2023+3month
  • RubyKaigi 2023 からの進捗報告会
  • RubyKaigi 2023 で言ってたあれ、どうなりました？
  • Rubykaigi 2023 Followup: 夏休みはそろそろ終わりですよ
  • RubyKaigi 2023 夏休みの宿題（大倉案）

概要

  • 時期: 8月の土曜日
    • 第一希望：8/26 (土) -> Matzの都合がつかなくなっちゃった
    • 8/19 (土) に
  • 時間: 午後くらい？
  • 自然言語: 日本語
  • 会場: online と Hybrid でできるといいね
    • メインはオンライン
    • 現地開催場所を用意
    • 現地開催場所から懇親会へスムーズに移行できるといい
  • 枠
    • 20分発表10分質疑 で 3 x 2 = 6 talks
      • 集まり次第では、全部で 20 分にして 4 x 2 = 8 talks
    • スケジュール案
      • 13:20- Opening
      • 13:30 Session 1 (90min)
      • 15:00 Break (15min)
      • 15:15 Session 2 (90min)
      • 16:45 Break (15min)
      • 17:00-18:00 進捗どうですかLT (60min)
      • 18:00 Closing, break（移動時間）
      • 19:00- Party（物理、できれば）

LT を物理懇親会の会場にもっていこうと思ったら、「遠隔参加の人の hate が貯まるからやめておけ」という指摘をうけた。

発表者案

基本的に公募がいいと思う。選者は matz に頼むかな…。基本的に、しゃべりたい人が全員しゃべれるようにして、時間を柔軟にするのが良いと思う。多すぎたら午前も使おう。

Matz は東京まで来てくれるそうです。交通費集める算段しないとなぁ。

予算

お金があったらできること

  • 遠隔地に住んでいる人への交通・宿泊費拠出（前後泊）
    • 20万くらい？　どれくらい集まるかによる
  • スピーカー・関係者の懇親会費拠出
    • 5千円 x 20 = 10万円くらい？
  • 会場費（必要なら）
    • 全然わかんないけど、10万円くらい？
    • pixiv さんに借りるので不要

50万集まればいい？　100万集まったら懇親会無料にできそうな勢いだな。まぁ、1,000円くらいとった方がいいと思う。余ったら全部 RA の協賛金に。RA 経由にすると、もしかしたら懇親会にお金は出せないかも？

物理を切れば、予算は0にできる、が matz 来てくれそうなので、できれば物理会場もアリで。

懇親会

  • お店を貸し切る（楽）
  • 会場を借りてケータリング
  • どこかのオフィスを借りる → 大変そうだなあ

→ pixv さんのオフィスでやることに決定

スポンサー

  • 他社を募る
    • スポンサーメリットは正直作れないのでロゴを出すくらいかな…
      • connpass で雑に開催するとなると、ロゴを出すのは面倒だな。名前くらい…?
      • そもそもウェブサイト作る？　誰かやってくれそうな人がいれば、くらいか。
    • 懇親会会場によっては、壁に机確保しておくので自由にアピールしてください、などが言える（言いたいか？）
    • これで金出してくれそうな人はどれくらい居るかなぁ？
  • 日本Rubyの会が支援する？（大倉追記）
    • 旅費宿泊費とか請求周りで困ったらなんかできるかもです (takahashim)

集客予想

  • スピーカーは集まりそう
  • お客さんは未知数
    • オンラインだから200人以上は来るのでは
    • 物理懇親会は100人くるかな？
      • 50人くらい？

募集

  • 発表者募集: Google form
  • スポンサー募集: Google form
  • スタッフ募集: メールかなぁ。誰かとりまとめてくれないかな。そういうスタッフ募集するといいか。
    • 運営スタッフ
      • とりまとめスタッフ
      • 広報スタッフ（ウェブ）
      • お金のやりとりは RA にお願いできないか依頼中
        • 依頼済み
    • 当日スタッフ
      • 現地サテライト会場（多分場所提供者だけだろう）
      • 懇親会
    • 懇親会スタッフ

-> 全部 slack でやったらダメかな？
発表者、スポンサー、スタッフ、参加者全部1つの slack。
やりすぎ？　やりすぎな気がする。

Last changed by 
 
Koichi Sasada
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Published on HackMD