会計Book 書き直し

# 会計Book 書き直し会計Bookの下書きです。 :::info **情報** 各団体に伝える情報のうち、重要な内容 ::: :::danger **注意** 各団体に伝える情報のうち、特に注意して認識しておく必要がある内容 ::: :::warning **幹部用のメモ** 会計Bookの執筆にあたって、不十分であったり正確な情報かどうかを確認する必要がある内容 ::: :::warning :::spoiler 階層について ↓ ## 1．章の見出し ### 1.1 大見出し #### 1.1.A 小見出し ##### 1.1.A.a 使う予定はなし ::: **目次** [TOC] ## 1．記念祭の会計について ●この章について記念祭に関して会計班から団体に配布するお金には、大きく分けて二種類あります。一つ目は「配布金」、もう一つは「食物仕入金」。このそれぞれについて説明します。また、各クラスの文化的や部活動の会計担当が集まる「○○会」についてもまとめました。最後に、今年度の予定を記載してあります。 ### 1.1 お金について記念祭の予算には「配布金」と「食物仕入金」があります。このそれぞれについて説明します。 #### 1.1.A 配布金とは各団体が、記念祭に必要なものを購入するために使用できるお金です。自治会費（生徒の家庭から集めたお金）より支出されています。昨年度の配布額と使用額を掲載します。配布額は1,000円単位です。 :::warning ここに昨年度実績の表を掲載する ::: #### 1.1.B 食物仕入金とは食物の販売を行う団体が、自治会費から借りるお金のことです。この借りたお金を使って、販売する商品を購入します。借りているお金であるため、返済しなければなりません。昨年度の団体別借入額は下の通りです。 :::warning 団体、購入品目、仕入れ単価、購入個数、借入額の表をここに掲載する ::: ### 1.2 説明会についてここでは、記念祭の会計班が主催する説明会等について説明します。各団体の会計担当は必ず出席してください。（どうしても出席が難しい場合は代理を立てても構いませんが、情報を必ず伝えるようにしてください） #### 1.2.A 会計セミナー各団体の会計担当に記念祭の会計について説明したり、注意事項や提出書類の記入方法などについて説明します。なお、会計会は自治会が主催するものなので、間違えないようにしてください。会計会の主な対象者は、部活動や委員会の会計担当です。 #### 1.2.B 打ち込み会各団体が購入したものを、各団体の会計担当者がパソコン室で入力する会です。詳しくは、 [2.3.A 打ち込み会] を参照してください。 #### 1.2.C 精算会パソコンに入力したデータと、購入したときのレシートの内容が完全に一致しているか確認します。また、手元に残っているお金と、使用したお金を合計した額が配布額と一致するかどうかも確認します。ここでミスが発覚すると、団体負担となることがあります。 ### 1.3 今後の予定以下の表のとおりです。 :::warning 開催場所、持ち物の説明を入れる ::: |日付|種類|対象|内容| |:--:|:--:|:--:|:--:| |4/--|会計セミナー|全団体の会計担当者|会計Bookの配布・簡単な説明| |5/--|会計セミナー|全団体の会計担当者|補正予算について| |5/--|会計セミナー|食物模擬団体の会計担当者|食物仕入金について| ## 2．配布金について ●この章についてここでは、各団体がものを購入するときに使用する「配布金」について説明します。後期生は、「負担金」という制度もあります。記念祭で使用する物品は「配布金」または「負担金」から支出することになります。 :::info お金の受け取り(本予算) 　　　　 ↓ 　　　　購入　　　　 ↓ 　　　　精算　　　　 ↓ 補正予算の調整・配布　　　　 ↓ 　　　　購入　　　　 ↓ 　　　　精算 ::: ### 2.1 お金の受け取り #### 2.1.A 一次予算についてすべての団体に、団体の種類ごとに一定の額を配布します。昨年度までは、配布金希望調査を行っていました。しかし、下記の理由により、変更しました。 * 配布金希望調査を行う時期（6月ごろ）に、具体的な購入品目が決定することが難しく、記念祭までに過不足が発生する団体が多かった。配布額は下の表のとおりです。 :::warning 団体の種類ごとの一団体当たりの配布額を掲載する  | 団体 | 団体の単位 | 一団体当たりの配布額 | 補足 | |:--------:|:----------:| -------------------- |:--------------------------:| | １・２年 | 学年 | | | | ３年 | クラス | | | | ４・５年 | クラス | | | | ６年 | クラス | | | | 文化部 | 部活動 | | 人数が◯◯人以上の団体は二倍 | | 有志団体 | 団体 | | 運動部、同好会、委員会等 | ::: #### 2.1.B 二次予算について今年度より、配布額を上記の通り固定することになりました。しかし、上記の配布額では不足する団体もあるでしょう。そこで、自治会の予算と同じように「一次予算」「二次予算」と二回に分けて配布することにしました。 :::warning 詳しく説明 ::: #### 2.1.C 配布方法会計班から、各団体の担当の先生（担任、顧問）に配布します。配布後、先生から受け取ってください。受け取ったお金は、すぐに使用することができます。[2.2 購入] の項をしっかり読み、購入する際の注意事項を必ず守ってください。 ### 2.2 購入購入方法は、以下の二通りです。 1. **買い出し** 実際にお店まで行って現金で買う。 2. **スマートスクール** オーダーシートに購入したい物品を記入して注文し、学校に届けてもらう。配布金での購入が認められないものは、以下のとおりです。これらの物を購入した場合はもちろん、これらがレシートに入っている場合は、そのレシート全ての支出が認められず、団体の負担となることがあります。 :::danger **購入できないもの一覧** * **記念祭後に、私物となるもの** * **買い出し時の交通費** * **配送料、手数料** * **物品のレンタル代金** ただし、六年劇のみ衣装のレンタルを許可します。検討する時点で、会計班に相談してください * **機械製品・電気製品** 高額であり、利用後の維持管理も困難であるため。必要なものがある場合は、総務班または会計班に相談してください。 * **幹部から貸し出しているもの** ペンキ・工具類は[幹部]で貸し出しを行っています。不足する場合は、総務班に連絡してください。 * **買い物時のレジ袋等の雑貨** 原則として禁止とするが、やむを得ず購入した場合は、ごみ袋等として記念祭で有効活用してください。本来払う必要のないお金であることを認識しておいてください。 ::: :::warning 木材は？ ::: :::warning 配送料について、食物模擬はどうなのか？ ⇒食模班と相談 ::: #### 2.2.A 購入に関する注意事項注意点をまとめました。 :::danger 1. **ポイントを付けない・記念祭後に個人の私物となるものは購入しない** 支払うためのお金は、各家庭から集めた自治会費から支出されています。購入時にポイントをつけるということは、生徒全員から集めたお金を使って、個人の利益を得るということです。このような行為はしないようにしてください。 2. **レシート(領収書)を必ず保存する** レシートが商品を購入した証拠となるからです。レシートがない場合、購入した店舗に連絡してレシートを再発行してもらうか、その不足分を団体が負担することがになります。雨等で濡れて文字が判読できなくなった場合も同様です。（詳しくは、昨年度の事例を参照してください。） 3. **現金で支払う** クレジットカード、電子マネー（交通系ICカードも含む）は使用しないでください。 ::: :::info **レシートと領収書について** レシート、領収書どちらでも構わない。しかし、領収書の場合は店舗側に書いてもらう項目が増えるので注意する。 ::: :::danger **レシート(領収書)に必ず書いてあるべきこと** 買ったもの（商品名、一つ当たりの値段、個数）買った日付（年・月・日・時刻）買った店舗の名前・住所領収書の場合、団体名を、以下のようにしてもらう。　**桜修館中等教育学校 + 団体名** 　**例）３年Ａ組 ⇒ 桜修館中等教育学校３Ａ** 　　　**写真部　 ⇒ 桜修館中等教育学校写真部** ::: #### 2.2.B スマートスクールの注意事項スマートスクールは、配布金で唯一利用できる通販です。スマートスクールは後払いです。その分のお金は使わずにとっておく必要があるので注意してください。 :::warning スマスクの使用方法を追記する ::: ### 2.3 精算 #### 2.3.A 打ち込み会レシートを見ながら、実際に購入したものをExcelのファイルに入力してもらいます。 1. まず、「団体」シートに団体の情報を入力してください。灰色のセルにすべて入力すると、赤い枠が緑色に変わります。 :::info   ![](https://i.imgur.com/0PHLQfY.png) ↑入力が完了している場合の表示 ![](https://i.imgur.com/M7s3Jhi.png)  ↑ 入力が完了していない場合の表示 ::: 2. 次に、「入力_買い出し」と「入力_スマスク」シートへ移動して、以下の具体的な内容を記入してください。買い出し(実際に店舗に行って購入したもの)とスマートスクールを利用して購入したものは、それぞれ別のシートに入力してください。 * レシート番号 * 商品名 * 単価 * 個数 :::danger **以下の点に注意して入力してください** * 記載するレシート番号は、レシート添付表に記した番号です。すべての商品に記入してください。 * 「買い出し」と「スマートスクール利用」ともに、レシート番号は1から始めてください。 * 小計の欄にはあらかじめ数式が入力してあります。内容を編集しないようにしてください。 ::: 入力が終わったら、レシート番号を昇順に並べ替えてください。(レシート番号のセルの右下のボタンをクリックし、「昇順」をクリックしてください) :::info ![](https://i.imgur.com/av1n3Vn.png) 「入力」シートの左上 ::: 3. 「レシート番号別」シートに移動してください。シートの上部に表示されている情報に間違いがないかを確認してください。また、レシートに記載されている合計金額と、「レシート番号別」シートに記載されている金額が一致しているか確認してください。 4. 「印刷」シートに移動して、レシートに記載されている商品の商品名・単価・個数・単価×個数が一致しているか確認してください。 5. 「印刷」シートを選択した状態で、シフトキーを押しながら「レシート番号別」シートを左クリックして、二枚のシートを選択してください。その状態で「ファイル」⇒「印刷」から印刷をお願いします。（二枚とも印刷） 7. 担当の先生に以下の項目を確認してもらってください。 :::danger **確認する項目** * 「入力者」・「配布額」の項目が正しいかどうか * 全てのレシートにおいて * レシートに記載された合計金額が「レシート別合計金額」と等しいかどうか * レシートに記載された「商品名」・「単価」・「個数」・「単価×個数」が印刷したそれと内容が全く同じかどうか ::: 7. チェックしてもらったら、一枚目の「担当の先生による確認」の欄にサインをしてもらってください。  #### 2.3.B 精算会会計班がそれぞれの団体の会計をチェックします。以下のものを持ってきてください。 * 打ち込み会で入力・印刷した明細書（各団体の担当の先生に確認していただき、サインをもらったもの） * レシート添付表 * スマートスクールの支払いのためにとっておいたお金 * 使用せず残ったお金 ### 2.4 （番外編）負担金負担金とは、後期生のみ使用可能な予算で、「負担」という名前からもわかるように、記念祭で使用する物品を生徒の負担で購入することができます。この予算の使用に関して、会計班は干渉しません。配布金で購入できないものを購入するために使用できます（例えば、使用後に私物となるもの等）。 #### 2.4.A 利用方法 * 配布金とは違い、細かなルールが存在しません。団体の構成員と担当教員の同意があれば、基本的に何を買っても構いません。ただし、破綻しないように十分注意してください。 * お金の回収、残金の分配でもめ事が起きないようにしてください。 #### 2.4.B 注意事項 * 清算時に、配布金で支出できないものを配布金で購入したことが確認された場合、その商品を含むレシートごと「負担金」から支出することになります。（団体負担） * 食物・模擬団体で使用する、皿や割りばし等は食物仕入金で購入することができます。負担金で購入する必要はありません。 * 購入した物品の事後処理は、各団体にお任せします。学校への寄贈や廃棄処分など、団体の構成員全員が納得できる方法での処理をお願いします。 :::danger 結局のところ、負担金で何かを購入する場合は、**団体の構成員の同意**が不可欠です。トラブルを起こさないように十分注意してください。 ::: ## 3．食物仕入金について ●この章について食物・模擬団体が原材料・商品の購入に使用する「食物仕入金」について説明します。 ### 3.1 食物・模擬団体について第71期記念祭までは、学年団体のみが実施できる「食物団体」と、全団体が実施できる「模擬団体」がありました。食物団体は、調理室で調理を行った食品を販売し、模擬団体では購入した食品をそのまま販売していました。しかし、COVID-19の影響により昨年度は模擬団体のみの実施となりました。 #### 3.2 食品の購入について食物・模擬団体が仕入れをするにあたって、**自治会**から各団体にお金を貸します。 :::warning 貸付金の上限額を設定する？ ::: この借りたお金は、返済の義務があります。食品を売れ残りなく販売できるようにしましょう。 ### 3.2 食物・模擬団体の予算について :::warning 食物模擬店班が食模Bookを作るらしいので、内容をすり合わせる。 ::: ## 4．失敗した事例集この章について第74期記念祭で発生したミスについて説明します。同じミスをしないようにしてください。 ### 4.1 配布金での失敗 * クレジットカードを使用してしまい、ポイントがついてしまった。 * 交渉してもらい、ポイントの付与を無効化してもらった。 * ポイントを使って購入してしまった。 * 交渉してもらい、ポイントを付加しない扱いに変更してもらった。 * スマートスクールの納品書を保存していなかった。 * スマートスクールの代理店に納品書を再発行してもらった。 * 配布額を超過した上、使用不可の送料を支出していた(5000円)。 * 団体負担。 * 会員として商品を購入し、ポイントがついてしまった。 * 返金できなかったため、団体で負担。 * 二つの団体が同じ模造紙を購入した。片方の団体がもう一つの団体の購入した模造紙を持って行ってしまったが、納品書を剥がしたうえでどのクラスが注文したのかがわからない状態で元に戻した。これを知らないもう一つの団体は、模造紙の注文ができていないと考えてしまい、追加でもう一つ購入してしまった。 * 誤って持って行った団体が模造紙一つを配布金から支出した。残りの模造紙を二つは、もう一つの団体の配布金に余裕があったためそちらから支出した。 * 配布金の配布額を超えて購入してしまった。×3団体 * 会計班の説明が不十分だったことも原因の一つであるため、特例として超過した分のみ団体負担とした（負担金の扱い）。本来は、レシート単位で配布金か負担金かを支出しなければならない。 ### 4.2 食物仕入金での失敗 * 50円玉を直接手で持っていこうとしたら、こけてばら撒いてしまった。それと関係があるかどうかはわからないが、売り上げが400円不足していた。 * 団体負担。 * 売り上げが200円不足した。午後の販売時に、袋の中に一つ残ったまま売りそびれていた。 * 解決。 * 売り上げが100円多かった。 * 寄付へ会計Book 発行者　記念祭幹部会計班発行　　初版 2022年10月09日　　最終更新 2023年02月14日 │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ 【目次】 1. 記念祭の会計について 1.1 お金について 1.2 説明会について 1.3 今後の予定 2. 配布金について 2. 1 利用の流れ 2. 2 一次予算　A 配布額について　B 一次決算について 2. 3 二次予算　A 申請について　B 二次決算について 2. 4 精算 3. 食物仕入金について 3.1 食物模擬団体のお金 3.2 見出し 3.3 みだし 4. 失敗した事例集 4.1 配布金での失敗 4.2 食物仕入金での失敗