HackMD24-05-02業師共識會議
會議訊息與相關資料
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Location: Google Meet
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Time(yyyy-mm-dd): 2024-05-02 18:00
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會議資料請參考Line群組內的共識會議簡報0502.pptx
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文件貢獻者：KC Tseng
發言脈絡紀錄
非完整逐字稿
科長 許韶芹
介紹在Talk的任務跟角色，請資深業師堃斌分享帶團隊的過程中一些注意事項。今天會就議題交流會流程做說明，主要任務是這些，還有交流會的場地介紹跟相關任務也會說明
我先來說一下，這是這次業師的名單，這次有18位業師，感謝大家這次擔任我們的業師。
業師的目標就是協助團隊輔導與諮詢，讓團隊順利如期完成審議民主精神的Talk的討論。稍早也提供媒合的資料，請大家幫我們填寫媒合表單，相關計畫在表單內的連結可以看一下。
各個團隊在7-9月辦理Talk，業師協助團隊做提案修正，24-26號的時候會讓大家相見歡，兩天半時間輔導團隊確認辦的時間、討論模式跟議題。需要在需要再議題交流會結束後7日內繳交。
另外也要協助團隊辦理事前跟自主演練內容，一定要辦一場事前演練，有需要可以額外辦理自主演練，業師過程中給予團隊回饋。
Talk當天青年署有委託台經院做一份評估審議民主與開放政府指標的問卷，透過質化、量化評估理性討論啊、開放政府的課責參與等，透過問卷衡量，也會請業師協助填寫問卷。
比較詳細版的稍早有放到群組PDF檔，小工也協助放到記事本內雲端連結。
業師提供團隊經驗，很重要還是尊重個別差異還有跟團隊的交流份既，輔導過程中常會遇到團隊跟業師有不同看法，嚴重溝通狀況可以跟我們青年署反映，承辦同仁是鄭逸玫，也在群組裡面。
團隊會同步媒合想要找的業師，提供的是相關經歷，大家寫的自我介紹丟給團隊，就不同經驗還有自我介紹去看會比較想找哪些業師，還是會以團隊意願優先，在此說明。
先請堃斌分享一下擔任業師的重要事項跟團隊之間磨合溝通上的撇步。
業師 洪堃斌
聽說我只有三分鐘是嗎？
科長 許韶芹
今年有些新業師，有些也是去年才加入，很多業師過程中遇到的問題是團隊溝通事項，請堃斌分享一下怎麼帶團隊，還有磨合的經驗。其他業師想補充也很歡迎。
業師 洪堃斌
我用比較簡單的方式幾點提醒，四個字最重要，不管主持人、業師角色：以終為始。這四個字夥伴們都聽過，我認為從過去到現在這四個最重要，身為業師清楚知道每年目標是什麼，可以是量化，可以是質化，比如什麼時間點議程的任務是什麼？多少時間要完成多少事。
第二件就是盤點資源，簡單說身邊資源很多，幾頁簡報中可以看見角色身為團隊有任何問題，都會來問你，有什麼問題第一個請教你，對於第一次或第二次不會什麼都知道，在座有的帶過三四次就是經驗累積，我想分享經驗就是我們曾經跌過的坑，不是等遇到才開始，在感覺不對勁，或是聽到業師分享遇到的問題趕快筆記。
所有業師群組的、青年署的、天下的也是資源，問的不一定會，但可以給個安心的感覺讓他們知道什麼時候可以知道，小工應該提供了很多的文字或文件，是她有整理在Line上面，什麼時間點交什麼或要辦幾次，這些條件幾個部分是最關鍵？
遇到糾紛第一步驟群組問大家團隊回饋什麼問題，或私訊逸玫。認為不知道怎麼處理的都算滿嚴重的，比如帶的團隊不會管第幾次帶團隊，會認為就是窗口，要知道有很多人可以詢問。
團隊我認為還是by case，這幾年難溝通好溝通都會有，你就像團隊顧問，大家就是你的顧問，最直觀就是在群組問大家，不方便就私訊逸玫，或者她也可以推薦你哪些業師或許可以解答，這樣就綜整後提供給團隊。
例如團隊認為全部都要用最新、沒有經驗的人主持，你認為這樣無法達成任務，就會知道不太可行，這時候怎麼溝通？我不用說服因為感覺上對下，我們跟團隊的角色亦師亦友，有比較硬性的東西就是KPI，不這麼硬的話就是要一起完成案子的條件，要看有哪些資源，過程中遇到的就是破關就對了。短時間無法太多個案，有需要都可以跟大家來分享。
這個群組對你而言是救命所，不知道就詢問。第一次遇到很複雜就是一堆人一堆版本來，最簡單就是在自己的電腦筆電平板設檔案夾，收到文件在分類，可以分成行政類或團隊，就不會覺得收到訊息很慌。
對於天下、署內、熟悉的業師，可能習慣丟來丟去，但對新業師可能是龐大負擔。小工的記事本是最簡單的，從裡面找到資訊，再到群組看相關的文件、連結，好好閱讀文件。
我想從這幾個方面從以終為始、盤點資源、在群組顧問群裡面等，不知道怎麼掌握，可以從小工化繁為簡最簡單的資料，再回頭去對照。
群組也會提醒大家什麼時間做什麼，在跟上節奏。
祝福大家2024無論新舊業師，這段旅程都能給團隊很好的體驗，也有所成長。
科長 許韶芹
不知道有沒有業師想要詢問或補充呢？
沒關係那我們就繼續往下，業師群組有任何問題都可以丟到群組上，大家都會很願意回答問題。
群組上小工整理記事本，我們陸續會把資料放上去。真的有問題就在群組上，很多資深業師都願意幫大家解答問題。
我們繼續往下講議題交流會的東西。
天下 廖奎鈞
先過一下流程，細節議程會請堃斌、小工跟語涵三位老師補充。
活動主要2.5天，前兩天很重要希望業師們有空都盡量參與。參與對象是執行團隊，每個團隊派1-2人參加，另外還有種子主持人，除了3/23高雄場次選出的主持人，5/11也就是接下來的新北場也會再挑出一批，大約會有30人，由語涵老師帶領。再來就是業師夥伴跟議題相關代表，他們會在第二天參與。
第一天會晚點開始，第一天會請業師9:30先集合進行討論，通知會再寄給大家。
比較特別的是從10:45-11:00議題儀表板就是台經院分享今年執行團隊關注焦點後，就會分流，把執行團隊跟種子主持人分到不同地方培訓——主辦團隊留在主會議室，種子主持到202，位置等下跟大家分享。
第一天會是兩邊分開教學。主辦團隊是由業師以及團隊們相見歡，提早認識要帶的團隊，初步討論提案；種子主持人是教導知識，也介紹整體內容讓學習地圖有進一步了解。15-17:00橋段在主辦單位這裡會有個議題聚焦，主要是針對第二天的交流先進行討論。台經院會先了解團隊想問的問題，業師們在這環節要做的是聚焦，主持人要問的是知識的部分做歸納整理跟小型演練。這是第一天的課程。
第二天一開始也會分流，分開兩部分，到11:45-12:00，大家會合在一起，請堃斌老師跟語涵老師講主辦、主持怎麼協作。午休過後就會來到重點，部會加入的環節。第一部分是議題交流，部會進行議題簡報，這個環節執行團隊跟主持會一起參與，主持學員透過簡報分享建立對議題走向跟脈絡的先備知識；部會交流後分成兩個panel，主辦團隊部會入桌討論，主持人會在202針對議題政策面進行持續討論，撰寫結論報告。這是第二天主要議程，最後小宮老師會分享第三日議題是及注意事項
第三天半天行程主要會是小工來帶議題市集，引導團隊及主持人針對接下來擔心的部分進行小聚，最後會有總結勉勵，請4-5位分享，然後青年署長官回應。
請堃斌跟小工作補充。不好意思，科長要補充嗎？
科長 許韶芹
先回到議題交流會第一頁，種子主持人那邊是從3/23、5/11有主持人培訓，這些人是曾經參與過培訓、執行團隊或今年團隊的人，會去挑選有潛力的人。3/23辦完了，感謝當天部分業師是輔導桌長，當天將學員分成即戰力，還有些是潛力，還不錯但是還需要磨練，在5/24-26是從3/23跟5/11中的學員邀請，會以潛力優先，因為還需要訓練，相信經過三天訓練會投入場域，即戰力可以報名只是排序比較後面。最後名額會根據實際情況再來看。3/23跟5/11目前不知道名單多少。
種子主持人的名單會提供給業師，有些業師可能擔任過桌長，心中有口袋名單，問有哪些適合的話，業師也能有些底。
今年有個改變做法，名單中的主持人員每團隊只補2個種子，希望一場talk討論不要都是種子，其他可以找一些比較資深，種子人員透過觀察也可以有典範學習。
今年議題交流會沒有安排媒合階段，是不是要找這個主持人可能是地區、風格相關，不特別媒合但是交流會時會讓他們可以自由走動，讓團隊也有機會認識他們。
回到流程，有個地方有點需要流程，第一天下午3-5點，這裡台經院不會進來，台經院第一天角色就是在議題儀表板，用數據方式呈現，剩下的不管業師帶領釐清或聚焦議題，都是在這一整天收斂。最後的3-5點是由大場主持人確認共通問題，確保有議題的釐清。公共討論有知情的部分，所以這邊不是去challenge而是先就部會部分去釐清。
去年有先問團隊有沒有什麼問題，去年發現問問題太質詢性問題，需要透過討論才有結果，今年改成直接帶著去盤點釐清再去詢問
第二天會有會客室有點類公民咖啡館，想問問題的團隊就進桌對話，目前多數提問都是內政部，後續會再跟台經院確認分類。
業師 小工
這次有先新夥伴所以先跟大家稍微介紹一下整個Talk，在主持培訓後接下來月底這個議題交流會後，各場次辦理後有一個成果交流會，也會有部會出席。
因此議題交流會的定位更像是團隊辦理這個議題需要哪些資訊？當然不是只有政府的，比如民間團體也有過很多的研究跟倡議，但政府部分有哪些是正在研議或是後續的重點方向？不做又是中間有哪些困難？就這些面向釐清。
所以第一天業師的角色就是陪伴團隊，協助團隊聚焦與確認主題，思考需要有哪些對應資料，其中哪些是可以跟政府對焦。
第二天有些業師可能會擔任桌長的角色，協助維持部會與團隊對話空間，其餘業師則是可以觀察團隊關注的面向。
第三天的議題市集就是開放空間的模式，讓大家自由針對接下來辦理可能的疑問去交流，因為每年其實都會有些團隊是有辦理經驗，他們也可以來分享過去處理的方式，又或者大家在同個區域也能有些交流合作，像去年就有團隊共享部分文宣品，重複利用。當然，業師在此過程中想加入也不是不行，但同時也是類似觀察的角色，看看團隊都有哪些比較缺乏或擔心的面向，比如，團隊如果擔心無法招募到足夠主持人，那這些或許就是後續業師可以多多協助的地方。
業師 洪堃斌
今年特別移到第一天提前收斂，剛剛丟給我的是一個不容易的問題，目前還在跟天下跟小工這邊去構思哪些從第一天流程更係流的，尤其第二天又加入部會進來，到大家可以把團隊疑惑的問題，在第二天的時候進一步解惑。
我想解惑只是開始，議題交流會是跟團隊相見歡時間，議題收斂第一天的部分有點像第二天分案了解共同問題或執行團隊在意的，找到公約數、重點性或代表性的銜接、解惑。
假設就算都是內政部，負責的不太一樣，盤點哪些議題哪些去回答，在我的角色除了串議程，也是要溝通讓團隊知道，為什麼要先彙整、收攏，不是要踢館，而是要成為共同把關心議題，部會可以告訴他們，比如小工剛剛有講到重要的時間點，到最後會有個成果交流會，部會再次出席的可能就是成果分享會了，所以很重要的是希望業師可以讓團隊知道、可以去引導，讓團隊思考讓部會告訴大家在作哪些部分，但也避免成為政策宣導，所以很重要是在這過程中哪些是青年可以參與的部分。
整個過程就是協作過程，不管部會出席或角色，或是執行團隊業師引導收斂問題，一起讓第二天的問題——不是考倒或質詢，是讓他們知道部會做了哪些，但更重要的是，不能持續往下的原因以及後續會遇到的問題，這些也是可以作為業師帶領團隊，像剛剛講的，部會講的可能有些對應到團隊關注的議題，可以成為後續找參與者、編議題手冊、實地踏查等，幫助他們把它完成。現在做到哪裡？為什麼卡關？為什麼delay？這些如果是可克服，或是團隊未來實際執行可以持續延伸或更好銜接，讓事情往下走，這才是我們甚至到成果交流會期待可以完成的結果。
第一天下半天或第二天擔綱桌長的業師或是有些未擔任桌長但有其他可以協助的角色，更細節的、更系統性的也會在群組跟大家，或者有必要時開一個像這樣但更短、效率的跟大家分享。去年沒擔任這個角色，有些也會再跟小工、翰林請益。
科長 許韶芹
倒是提供一下可不可以這樣操作。去年議題交流會的時候，如果大家還有印象，那時候做的事情是在星期五的一個半天做，那時候業師以桌長角色帶團隊去盤點問題，當時有個雲端表單，今年在想是不是各自帶團隊釐清提案時也把想詢問的放到雲端上，對堃斌來說可以不斷確認，同步彙整成共通問題，成為第二天的基底。
很重要的是第二天對應的部會是誰，所以這是不是可以請台經院幫忙？因為大場要cue部會。
台經院 許芯榆
想確認是堃斌先分類還是台經院整理呢？
業師 洪堃斌
我的建議是同步，台經院分類，但我會同時看相關提問微調。那天有跟小工線上討論，去年有兩個主持人擔綱，因為現場需要眼觀四面耳聽八方，如果要主負責，那時候跟天下對過的，比較重點的角色會在第二天，第一天讓大家事前先同步彙整，我覺得剛剛科長提的方案就非常好。
我覺得具體會回應到細流這件事情上，10-20分鐘讓業師跟團隊梳理，我想會更適合去彙整收攏，我想這樣的配合比較好。
建議主持人只有一個人不適合同時，所以彙整角色主力會在台經院，但我同時看到問題跟微調。
台經院 許芯榆
我覺得您提的方法滿好，是想說也不要讓主持人的loading太重，團隊把問題放上去後接力彙整，釐清對應部會，整理後提供主持人，因為主持人需要控制時間，提供後可以再整理，沒問題後我們就提供給部會，會不會比較輕鬆點
業師 洪堃斌
我覺得可以，主力還是你們，我們去對看是否調整。免得部會完全不知道也無法提供資料，也希望他們有備而來但不是完全報告政見。
事先在第一天讓他們知道哪些問題甚至分到哪些主責回答，我想準備上會更好
科長 許韶芹
到底什麼時候釐清看到流程第一天比較像是共識建立相見歡，後面是團隊提案討論，3-5點是議題聚焦，看起來釐清問題是在整個過程當中，如果五點收單的話會不會太晚，或者訂一個時間點。需不需要有個收單時間？本來時程是5點。
這棟大樓網路
業師 小工
當時提出第一天其實堃斌會比較像是依據表單查看彙整，是因為堃斌也要帶團隊。可能可以後續再確認比較合適的截止時間後跟業師們說明，畢竟也要考慮有些業師帶的團隊比較多，需要更多時間。想提議或許現在可以先看看有沒有業師夥伴目前為止有疑問或建議的地方，趁大家都在的時間可以釐清交流。
科長 許韶芹
議題會客室的桌長到時候私下諮詢，那這裡需要協同紀錄嗎？或者私下討論
業師 洪堃斌
回歸到兩件事，第一要產出的內容要多細節或是要多細節？海報或者word檔，我要說的不是需要馬上做決定，是要從這兩個角度，需要幾個業師以及要的產出細節。
就像有的業師可以同時做兩個角色，如果不行的時候就會配協同紀錄。
輕鬆的話當然1+1是輕鬆，媒合是默契問題，如果沒有要細節的話，我覺得需要的人不是那麼多，可以從可以勝任兩者的業師去當桌長。
我覺得這個拿捏是天下、署內後續可以再討論。
第一個需要的紀錄要多細 第二個是業師群有沒有足夠的人擔當
科長 許韶芹
後續有些細節在群組再跟業師講。大家還有相關疑問嗎？
沒有齁？有些疑問陸陸續續可以丟到群組，資料也給大家，後續請大家在5/8前回覆媒合意願表，媒合團隊也會盡快跟大家說。
天下 廖奎鈞
簡報後有住宿、交通相關訊息，後續會跟每位業師確認，大家不用擔心
科長 許韶芹
沒問題的話今天會議是不是到這邊？那就到這邊
天下 廖奎鈞
今天會議到這邊，謝謝大家
