<h1>新工時系統 常見問答</h1>


## 新版工時系統與舊版工時系統差異之處
1. 簡化填寫工時流程，同仁只需選擇自己參與的計畫及工作項目。在舊工時系統由於大多使用預設 WBS 範本，填寫工時紀錄時需要在眾多工作項目中選擇，並另外輸入工作內容。在新工時系統，只要 PM 建立好 WBS 及指派各工作內容的執行成員，同仁於填寫工時頁面，便僅會顯示被 PM 指派的工作內容。

2. 以往填寫工時要記得哪天是休假日，易不小心誤填。新工時系統整合國定假日與請假資訊，並顯示於填寫工時頁面中以提醒同仁。

3. 填寫工時僅需於一個頁面便能完成，不需要換頁或另開視窗。

4. PM 依照計畫實際工作項目編修 WBS 以及預估每月工時，不僅方便計畫成員填寫工時，也可清楚掌握實際執行工時與預估工時之差異，進行後續修正追蹤。

## 類別：一般問題

1. Q: 在「填寫每日工作」沒有看見正在執行的計畫？
>A:「填寫每日工作」顯示計畫的條件為：
>1. 該計畫的 WBS 已發布。
>2. 有被計畫 PM 指派特定的 WBS 工作內容。
>
>因此請您先向計畫 PM 確認上述事項是否已完成，若上述事項皆已完成仍出現問題，請至[此處](https://hyweb-ux.slack.com/archives/C029BEKG9JM)回報。

2. Q: 在「檢視計畫工作」沒有看見我參與的計畫？
> ＊若您非 PM ，請見以下解答＊
>
>A:「檢視計畫工作」顯示計畫的條件為：
>1. 該計畫的 WBS 已發布。
>2. 有被計畫 PM 加到計畫成員名單內。
>
>因此請您先向計畫 PM 確認上述事項是否已完成，若上述事項皆已完成仍出現問題，請至[此處](https://hyweb-ux.slack.com/archives/C029BEKG9JM)回報。

>＊若您是 PM，請見以下解答＊
>
>A: 系統會自動將您所建立的計畫顯示於「檢視計畫工作」，因此您無需將自己加入計畫成員名單即可於該頁查看計畫。若您於「檢視計畫工作」未看見您所建立的計畫，請至[此處](https://hyweb-ux.slack.com/archives/C029BEKG9JM)回報。

3. Q: 「檢視計畫工作」計畫卡片/列表的星星標誌是什麼？
> A: 若您希望加快填寫工時的速度，可於「檢視計畫工作」將您的重點、常用專案加入星號。被標記的計畫，將會在「填寫每日工作」的計畫名稱選單列於「置頂計畫」區塊。

4. Q: 已在「填寫每日工作」看見計畫，但沒有看見適合的工作階段或工作內容？
>A: 您可請 PM 調整 WBS 工作內容的執行成員，或自行至「我的工作紀錄 > 檢視計畫工作 > 點進計畫 > WBS」加入適合的工作內容，加入後即可在「填寫每日工作」看見計畫。

4. Q: 如果我沒有在月底前填完工時，會發生什麼事嗎？
>A: 在每月第 3 個工作天，財務將關閉前月工時並進行工時結算，屆時您將無法填寫前月工時。提醒您需準時在月底填完當月工時，若有發生未被加入計畫，或是未被 PM 指派工作的情形，請儘早通知該計畫 PM，否則您的工時將無法被計算。

5. Q: 已進 OA 系統請假，但工時系統卻未顯示？
>A: 系統資料同步需要時間，因此會有延遲，請耐心等候。

6. Q: 「尚有幾小時未填」紅字未消除會怎麼樣嗎？
>A: 不會，此紅字僅提醒作用，不強制填滿 8 小時，待財務結算當月工時後紅字便會消失。

7. Q: 填寫每日工作時，如何切換日期？
>A: 打開右側邊欄，點選小日曆即可切換日期。

8. Q: 如何更快速的填寫每日工作？
>A: 打開右側邊欄，可點選最近填寫工作的項目，以快速帶入參數。

9. Q: 如何檢視我所參與的計畫？
>A: 您可至「我的工作紀錄 > 檢視計畫工作」，檢視所有您所參與的未結案計畫。

10. Q: 如果系統出現錯誤訊息，之後無法進入工時系統時，該怎麼解決？
>A: 請您清除瀏覽器的快取資料，並重新登入工時系統，如果能無法正常進入，請至問題回報區回報。

>清除快取參考指南：
>1. [Google Chrome](https://support.google.com/accounts/answer/32050?hl=zh-Hant&co=GENIE.Platform%3DDesktop)
>2. [macOS Safari](https://support.apple.com/zh-tw/guide/safari/sfri47acf5d6/mac)
>3. [Firefox](https://support.mozilla.org/zh-TW/kb/how-clear-firefox-cache)
>4. [Microsoft Edge](https://support.microsoft.com/zh-tw/microsoft-edge/%E6%AA%A2%E8%A6%96%E5%8F%8A%E5%88%AA%E9%99%A4-microsoft-edge-%E4%B8%AD%E7%9A%84%E7%80%8F%E8%A6%BD%E5%99%A8%E6%AD%B7%E7%A8%8B%E8%A8%98%E9%8C%84-00cf7943-a9e1-975a-a33d-ac10ce454ca4)
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## 類別：專案經理

1. Q: 在哪裡申請計畫？
>A: 仍然在 OA 系統申請計畫，沒有改變。

2. Q: 在工時系統如何檢視申請通過的計畫？
>A: 您可至「我的計畫管理 > 我的計畫」，檢視所有申請通過的未結案計畫。

3. Q: 我的計畫的 WBS 狀態是什麼意思？
>A: 我的計畫的 WBS 有以下兩種狀態：
>1. 未發布，表示您尚未發布該計畫的 WBS 給成員，因此成員將無法填寫該計畫工時。
>2. 已發布給成員，表示您已發布該計畫的 WBS 給成員，因此成員可針對該計畫被指派的工作內容填寫工時，當您再次編輯 WBS 時系統將自動同步更新，無需再次發布。

4. Q: 在我的計畫點進計畫後，基本資訊的各區塊代表什麼意思？
>A: 基本資訊頁面分為「基本資訊」、「提醒事項」、「計畫附件」、「協同專案經理」、「計畫查核點」等區塊。
>1. 基本資訊：此區塊資料與 OA 同步。
>2. 提醒事項：您可輸入欲提醒之事項，供計畫成員檢視。
>3. 計畫附件：您可上傳與計畫相關之附件，供相關成員下載。
>4. 協同專案經理：您可指派協同專案經理，其將與您同時擁有編輯專案內容的權利。
>5. 計畫查核點：您可編列計畫的查核項目，供主管檢視。
5. Q: 為什麼我在編輯 WBS 時，執行成員選單是空白的或沒有適合的成員？
>A: 執行成員選單的資料會串接「計畫成員名單」，因此您可至「計畫成員」頁籤維護該計畫的成員名單。

6. Q: 無法看見工作類型表格？
>A: 當您開始編輯 WBS 後，系統便會自動生成工作類型表格。

7. Q: 有計畫成員反應無法看見計畫？或無法填寫工時？
>A: 請您至「我的計畫」點進計畫，並逐一確認以下事項：
>1. 是否已建立該計畫 WBS，並發布給成員。
>2. 是否已將成員加入「計畫成員」名單，若已完成加入，則該成員可在「檢視計畫工作」看見計畫；成員可於此自行加入 WBS 工作內容，加入後即可於「填寫每日工作」看見計畫。
>3. 是否已在「WBS」指派特定工作內容給成員，若已完成指派，則成員可直接在「填寫每日工作」看見計畫及被指派的工作內容。
>
>請您先確認上述事項是否已完成，若上述事項皆已完成仍出現問題，請至[此處](https://hyweb-ux.slack.com/archives/C029BEKG9JM)回報。

8. Q: 我想填工時到我所管理的計畫，但為何在「填寫每日工作」沒有看到該計畫？
>A:「填寫每日工作」顯示計畫的條件為：
>1. 該計畫的 WBS 已發布。
>2. 有被計畫 PM 指派特定的 WBS 工作內容。
>
>若您欲填寫計畫工時，須在「我的計畫」點進計畫，在「WBS」頁籤指派工作內容給自己，才可於填寫每日工作中的選單看見該計畫。

9. Q: 如何檢視計畫的實際工時和預估工時比較？
>A: 您能以兩種面向來檢視實際工時和預估工時的比較：
>1. 以「WBS」的面向來檢視，其路徑為「統計報表 > 計畫總覽 > 未結案或已結案 > 點進計畫 > WBS 頁籤」。
>2. 以「工作類型」的面向來檢視，其路徑為「統計報表 > 計畫總覽 > 未結案或已結案 > 點進計畫 > 工作類型頁籤」。

10. Q: 如何檢視計畫成員所填寫的工時紀錄？
>A: 您可至「統計報表 > 計畫總覽 > 未結案或已結案 > 點進計畫 > 計畫成員工時」，檢視所有計畫成員填寫的工時紀錄。

11. Q: 為什麼計畫總覽中有些統計數值會顯示紅色？
>A: 紅色數值表示此統計項目已超過計畫的「安全閾值」，因此被系統列為警示計畫。您可自行設定安全閾值的範圍，當計畫被列為警示計畫時，便會以紅字提醒，同時該計畫亦會被自動歸類至邊欄選單的「警示計畫」專區內。

12. Q: 警示計畫的「發送通知」功能是什麼？會發送給誰？
>A: 點擊頁面右上方的「發送通知」按鈕，可選擇特定計畫，寄發提醒 Email 給該計畫之 PM，提醒 PM 需特別注意該計畫的控管。

13. Q: 我有管理不同部門的計畫，為什麼我點進「統計報表」項目的頁面只看到其中一個部門的計畫？
>A: 因統計報表項目的頁面是呈現單一部門的資料，若您所管理的計畫跨兩個（含）以上的部門，系統預設顯示部門代號排序第一的部門資料，您隨時能透過頁面右上角的部門按鈕，自由切換不同的部門。

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## 類別：部門主管

1. Q: 我是高階主管，為什麼我點進「統計報表 > 計畫總覽」的頁面卻只看到一個部門的資料？
>A: 因統計報表項目的頁面是呈現單一部門的資料，而高階主管同時管理多個部門，目前系統預設顯示部門代號排序第一的部門資料，您隨時能透過頁面右上角的部門按鈕，自由切換不同的部門。

2. Q: 為什麼計畫總覽中有些統計數值會顯示紅色？
>A: 紅色數值表示此統計項目已超過計畫的「安全閾值」，因此被系統列為警示計畫。您可自行設定安全閾值的範圍，當計畫被列為警示計畫時，便會以紅字提醒，同時該計畫亦會被自動歸類至邊欄選單的「警示計畫」專區內。

3. Q: 點進計畫總覽後，基本資訊的各區塊代表什麼意思？
>A: 基本資訊頁面分為「基本資訊」、「提醒事項」、「計畫附件」、「協同專案經理」、「計畫查核點」等區塊。
>1. 基本資訊：此區塊資料與 OA 同步。
>2. 提醒事項：PM 輸入欲提醒之事項，供計畫成員及計畫主管檢視。
>3. 計畫附件：與計畫相關之附件，供相關人員下載。
>4. 協同專案經理：協同專案經理與 PM 共同擁有編輯專案內容的權利。
>5. 計畫查核點：檢視計畫的查核項目與重要時程。

4. Q: 警示計畫的「發送通知」功能是什麼？會發送給誰？
>A: 點擊頁面右上方的「發送通知」按鈕，可選擇特定計畫，寄發提醒 Email 給該計畫之 PM，提醒 PM 需特別注意該計畫的控管。

5. Q: 如何檢視特定「計畫」的工時及其成員所填的工時紀錄？
>A:
>1. 請您至「統計報表 > 計畫總覽」（高階主管可於頁面右上角的部門按鈕選擇您欲檢視的部門），點進任一計畫，再點擊第四個頁籤「計畫成員工時」即可檢視該計畫的工時與成員所填的工時紀錄。
>2. 您可使用頁面右上方的「匯出」功能，以匯出此計畫的工時明細。
>3. 您可點進單一計畫成員以檢視詳細工作明細，並可使用彈出視窗最上方的「匯出」功能，以匯出單一計畫成員的工時紀錄。

6. Q: 如何檢視特定「部門」的工時及其人員所填的工時紀錄？
>A:
>1. 請您至「統計報表 > 人員統計」（高階主管可於頁面右上角的部門按鈕選擇您欲檢視的部門），在「人員工時」頁籤可檢視特定部門或人員的工時紀錄。
>2. 您可使用頁面右上方的「匯出」功能，以匯出此部門的人員工時紀錄。
>3. 您可點進單一人員以檢視詳細工作明細，並可使用彈出視窗最上方的「匯出」功能，以匯出單一人員的工時紀錄。

7. Q: 如何檢視部門對外委託的工時紀錄？
>A:
>1. 請您至「統計報表 > 人員統計 > 部門委託工時」檢視其統計資料，並可使用頁面右上方的「匯出」功能，以匯出部門委託的工時紀錄。
>2. 您可點進單一委託人員以檢視詳細工作明細，並可使用彈出視窗最上方的「匯出」功能，以匯出單一委託人員的工時紀錄。

8. Q: 如何檢視部門對外支援的工時紀錄？
>A:
>1. 請您至「統計報表 > 人員統計 > 部門支援工時」檢視其統計資料，並可使用頁面右上方的「匯出」功能，以匯出部門支援的工時紀錄。
>2. 點進「支援部門」頁籤，檢視部門對外支援了哪些部門及其統計圖表。
>3. 點進「支援人員」頁籤，檢視部門成員對外支援的名單與時數，您可點擊單一人員以檢視詳細工作明細。
>4. 點進「支援計畫」頁籤，檢視部門成員對外支援了哪些計畫。

9. Q: 如何檢視部門人員工時填寫比例的名單？
>A:
>1. 至「統計報表 > 人員統計 > 人員工時填寫比例」輸入檢索條件並搜尋（高高階主管可於頁面右上角的部門按鈕選擇您欲檢視的部門），便能取得名單。
>2. 您可使用「發送通知」功能，選擇特定人員，寄發提醒 email 給該人員，提醒其注意工時填寫的狀況。

10. Q: 系統維護的「統計報表授權」是什麼作用？
>A: 您可於此將統計報表項目的頁面權限授權給公司其他成員。

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## 類別：財務

1. Q: 為什麼我點進「統計報表」項目的頁面卻只看到一個部門的資料？
>A: 因統計報表項目的頁面是呈現單一部門的資料，而財務人員有權限檢視公司所有部門，目前系統預設顯示部門代號排序第一的部門資料，您隨時能透過頁面右上角的部門按鈕，自由切換不同的部門。

2. Q: 如何檢視特定「計畫」的工時及其成員所填的工時紀錄？
>A:
>1. 請您至「統計報表 > 計畫總覽」，於頁面右上角的部門按鈕確認您欲檢視的部門，點進任一計畫，再點擊第四個頁籤「計畫成員工時」即可檢視該計畫的工時與成員所填的工時紀錄。
>2. 您可使用頁面右上方的「匯出」功能，以匯出此計畫的工時明細。
>3. 若要匯出單一計畫成員的工作明細，請先點進任一成員，並使用彈出視窗最上方的「匯出」功能。

3. Q: 如何檢視特定「部門」的工時及其人員所填的工時紀錄？
>A:
>1. 請您至「統計報表 > 人員統計」在「人員工時」頁籤可檢視特定部門或人員的工時紀錄。
>2. 您可使用頁面右上方的「匯出」功能，以匯出此部門的人員工時紀錄。
>3. 若要匯出單一人員的工作明細，請先點進任一人員，並使用彈出視窗最上方的「匯出」功能。

4. Q: 如何檢視委託部門及支援部門的工時紀錄？
>A: 請您至「統計報表 > 人員統計 」可看到「部門委託工時」與「部門支援工時」頁籤，確認欲檢視的部門後即可檢視其統計資料，並可使用頁面右上方的「匯出」功能，以匯出其工時紀錄。

5. Q: 如何檢視人員工時填寫比例的名單？
>A:
>1. 請您至「統計報表 > 人員統計 > 人員工時填寫比例（財務）」輸入檢索條件並搜尋，便能取得名單。
>2. 您可使用「發送通知」功能，選擇特定人員，寄發提醒 email 給該人員，提醒其注意工時填寫的狀況。

6. Q: 我需要計畫工時清單，要如何下載相關報表？
>A: 欲匯出財務統計報表，請至「統計報表 > 財務統計總覽」，可下載您常用的統計報表：
>1. 財務統計總覽頁面，選擇第一個「人員計畫工時清單」頁籤，您可透過工作區間與部門選擇器，尋找您所需的報表。
>2. 此報表對應到舊系統的「人員計畫工時清單」報表。

7. Q: 我需要分析各部門的工時並製成報表提供給各部門主管，要如何下載相關報表？
>A: 欲匯出財務統計報表，請至「統計報表 > 財務統計總覽」，可下載您常用的統計報表：
>1. 於財務統計總覽頁面，選擇第二個「部門計畫工時報表」頁籤，您可透過工作區間與部門選擇器，尋找您所需的報表。
>2. 此報表對應到舊系統的「人員工時分析（樞紐分析表）」報表。

8. Q: 我需要讓各部門主管知道這個月有多少工時被歸在共通計畫，要如何下載相關報表？
>A: 欲匯出財務統計報表，請至「統計報表 > 財務統計總覽」，可下載您常用的統計報表：
>1. 於財務統計總覽頁面，選擇第三個「部門共通計畫明細」頁籤，您可透過工作區間與部門選擇器，尋找您所需的報表。
>2. 此報表對應到舊系統的「部門共通計畫列表」。

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## 類別：系統管理員
1. Q: 我希望系統能定時寄 Email 通知信提醒公司成員填寫工時，要去哪裡設定？
>A:
>1. 請您至「系統維護 > 系統參數」中，將「工時填寫通知信」的開關開啟，往後每月 15 號、最後工作日、最後一日系統將自動寄通知信給公司成員。
>2. 請您至「系統維護 > 系統參數」中，設定「未達比例通知信」的參數，往後系統將固定每月寄通知信給填寫比例未達 100% 的公司成員。

2. Q: 工時結算日到了，我要如何關閉公司成員填寫、修改工時的管道？
>A:
>1. 請您至「系統維護 > 系統參數」中，設定「工時結算」的參數，往後系統將固定每月自動關閉填寫工時的管道。
>2. 您也能透過「工時手動開關」改變系統狀態。

3. Q: 系統維護中的「計畫安全閾值」區塊代表什麼功能？
>A:
>1. 「計畫安全閾值」為計畫實際工時與預估工時百分比的安全範圍，若超出此範圍即會判定為警示計畫，在計畫總覽中將異常的統計數值以紅字顯示，同時該計畫亦會被自動歸類至邊欄選單的「警示計畫」專區內，以提醒相關人員注意計畫的控管。
>2. 您有權限為工時系統設定「預設」的計畫安全閾值，若計畫管理者後續未自訂安全閾值，系統將以您設定的預設值作為判別異常的依據。