# 【Star Rocket】Open Space Technology 上手實作包
此活動主要是以開放式空間會議方法，帶領所有參加者針對特定議題來進行，本次邀請敏捷社群指派教練 Jonathan 帶領我們以「產品開發」切入，聚焦新創團隊如何打造能進軍國際市場的產品，帶領大家一起進行 OST 討論。

## 學習內容
### 甚麼是開放會議實作？
在約 1983 年，開放空間會議實作的發起人 Harrison Owen，舉辦了一場高達 500 人的會議，此會議結果非常讓他失望，但是透過他在會議中的觀察，他發現在『休息時間』時，人們可以以最有活力、最輕鬆、最有生產力的方式進行交流討論，於是經過此經驗後他決定創造出一個可以保有『咖啡休息時間』的那種氛圍的開會形式，還促進開會的效率，因此而延伸出現在的『開放空間會議技巧』。

開放空間會議是一種開會、討論形式，專注於營造良好的會議氛圍，讓每個人都可以相顧討論的環境，參與者能以更放鬆的形式交流，在對的情境下激發參與者思考潛在議題或是解決辦法；特別是當團隊或組織中面臨複雜問題的時候，往往參與者因為壓力的狀況下使人常常固定了思考模式以至於毫無頭緒，特別是面對相關利益人的時候情況更是明顯；因此開放空間會議的目的就是希望使每位參與者除了調整參與態度與氛圍外，更是激發活化自己和整個組織共創的結果，並對於產出結果產生驕傲或成就感，更是組成團隊共同執行完成後續任務；開放空間會議進行長短不拘，短的僅半天，讓參與者找出共同問題和階段性可行的方案或機會；長的可以至 2-3 天進行，從問題、機會、後續執行規劃、完整報告最後交付每位參與者。

### 開放空間會議可以達到甚麼效果：
* 凝聚中大型團體意識
* 釋放團隊壓抑的熱情
* 釋放團隊內部創造力
* 促進組織氛圍的活化

### 操作上要注意甚麼？
#### 會議進行原則：每個開放會議指導者需要傳達的內容。

1. 參加會議前所有參與者所需具備意識與行動規範：相關原則海報請參考[連結](https://drive.google.com/drive/folders/1qeOdDoWLW2EJY8hIg9aHQf4utycZSDr6?usp=sharing)下載，自行印製張貼使用。
1. 熱忱及責任：這兩大元素是每位參與者需要知道並且帶著這樣的意識來參與，這是構成開放空間會議型態的兩大重要元素。代表與會者自由的依據自己的熱忱，而不是議程，來決定自己的討論參與、貢獻與學習，並可以自由決定願意在會中和會後承擔多少責任。這樣做的目的概念是既然人們是看自己的熱忱參與，並自己決定願意承擔多少責任，在會中所做的承諾或是發表也比較容易和實在，更是在會後更容易落實。

2. 帶著準備迎接驚喜的心：沒有人知道結果為何，也不能帶著任何成見參與，所以每個人都可以勇敢的提出自己的看法，同時也敞開心門聆聽別人的想法。帶著這樣的意識在進行會議，巧妙的會議秩序就會自然生成的，甚至可以隨時失控，重點在樂在其中，讓參與者可以更自由的聆聽與發表自己的想法和洞見。

3. 蜜蜂與蝴蝶：Harrison Owen 的說法，在自由意識和專注的參與中，開放空間裡的參與者一定會有兩種角色的狀態出現，一種是「蜜蜂」類型的參與者，他們很樂意參與各種自己有興趣的話題討論，因此常常忙碌地加入不同群組與議題，像蜜蜂嗡嗡嗡地四處傳遞花粉，讓各群組聽到各種不同意見與回饋，為整體會議貢獻出多元及豐富的精神與內容；另一種參與者就像「蝴蝶」一樣，剛好相反，他們不專注在某一議題或是討論上，甚至完全沒有參與，只是在會議上吃喝、閒聊或休息，他們雖然看來只滿足自己需要，但也不是完全沒貢獻。Harrison Owen 認為，這些蝴蝶創造了『無為』的狀態，或許意想不到的意義或價值會浮現出來正是因為沒有人刻意追尋。」反觀來看蜜蜂們，更是突顯出真正在乎參與討論的人所作出來的才是真正有意義有價值的，虛偽假意參與產生出來的意見和討論，反成為會議進行的阻礙。

4. 雙腳法則：（英文）The Law of two feet，Neither learning nor contributing， Move with your two feet，意指：每個參與者都要為自己的自身對於會自參與中的學習負責，可以自由在某一個討論時段，參加自己有興趣參與的議題，如果在這個議題上，覺得沒有學到東西，或認為自己在這議題上已經沒有貢獻，就可以運用「雙腳」自由的到別組去討論，或暫時休息也可以。代表每個參與會議的人，應該時常檢視自己存在於團體中是否有學習或貢獻，如果都沒有時，就趕緊動動雙腳到別處去持續進行學習與貢獻。

2. 會議進行四大遵行原則：除以上參與者意識和行動規範外，以下原則是每個人在參與時要遵行的會議原則。
1. 來的人就是對的人（Whoever comes is the right people.）：沒有既定的議程下，參加者全憑對主題的熱情及責任，來決定貢獻與學習，並決定願意在會中或會後負擔多少責任。所以來的人就是對的人，只要有心，就能投入，沒有任何的排擠會是利益身分衝突，每個人都是對的人。
2. 無論何時開始就是對的時間(whenever it starts is the right time)：有用的知識經驗和創意的想法往往突然產生的，隨時迎接當下發生的事，敞開的心去接受新思考與分享，創新才有可能發生，而發生的那一刻，那就是對的時間。
3. 任何發生的事就是當下該發生的(Whatever happen is the only thing that could have)：沒有時間限制，隨時都是討論、分享意見、學習參與的時候，因為創造力和想法是隨時都有可能發生，不要限制互動和交流分享的發生，該發生的就讓他發生吧，迎接當下發生的事，勇於接受，進步才會有可能。
4. 當會議結束時，就結束吧（When it’s over, it’s over.）當討論時間到時就該結束，如果拖延時間也只是在不斷修改，可能又會回復到原來議題的狀態，不如就結束吧！利用雙腳移動到別處或繼續下個討論或許會更多的收獲。

#### 每次開放會議成功的關鍵因素有甚麼？
1. 使用的時機
1. 適合的情況：
1. 參與者具多元的背景，且複雜或具有衝突的問題。
2. 沒有人知道答案的議題。
3. 會後參加者能持續的參與進行執行規劃。
4. 高階領導人希望團隊參與找尋答案時。
2. 不適合的情況：
3. 答案已經非常明確或已有成見時。
4. 負責之相關利益人已經有明確定案
5. 負責之相關利益人覺得需要掌控一切事情時。
2. 引導者的角色：
1. 共同討論出主題及既定之事實
2. 保持空間及會議進行時的開放
3. 和參加者保持距離避免有壓力
4. 從旁協助參加者專注在主題上
5. 追蹤負責人對會議結果的處理
3. 主題設定與選擇
1. 是參加者都有興趣參與的主題
2. 簡短不要冗長的敘述文字內容
4. 時間安排設定
1. 半天：快速的腦力激盪議題。
2. 一天：深入團隊討論以及可能的行動方案。
3. 兩天：議題有深刻討論，訂出行動方案，參加者拿到所有的會議紀錄。
4. 兩天半：主題完整的探索，有行動方案、討論報告，所有參與者的認同。
5. 地點以及會議環境的設計
1. 最好是可以看到戶外景觀，視覺空間感要足夠，避免封閉式無窗戶或低屋頂的空間產生壓迫感。
2. 空間足夠成員分組討論和練習交流。
3. 足夠的牆壁空間（看板）可供運用設置流程表、新聞牆貼上讓參與者自由瀏覽。
4. 提供足夠的茶飲、咖啡、點心，讓參加者不限時自由取用，增加放鬆感。
5. 具有空間環境音樂的安排，放鬆人參加會議的心情。
6. 特別安排參加者之邀請信函
1. 一封「開放式」的邀請函，讓有興趣之關係人自由參加並引發興趣。
2. 引發受邀請人的熱情與關注，讓受邀請者覺得自己可以有所貢獻並願意承擔責任的機會。
3. 此封信件需要由專案或是會議負責人主動發出邀請函邀約。
7. 需要有既定事實的陳述
1. 清楚規範－負責人這次不願討論的界線或內容是甚麼需要列出來。
2. 清楚指示－負責人希望參與者及團隊在討論議題時，應納入考量的是甚麼？
3. 需要告訴大家本次會議討論的結果會如何被處理執行？提案未來將如何被核准？
4. 以上內容應寫在邀請函中一併告訴邀請者。

### 如何開始 開放會議實作
#### 會前預備
1. 角色的設定
1. 引導師(內部、外部人員皆可)
1. 引導會議的進行。
2. 提供參與者了解流程及所扮演的角色、原則、時間控制。
3. 提供參與團隊一份會議討論及結論的記錄。
4. 會議文件持續追蹤，幫助團隊落實會議結論或執行動作。
2. 召集人
1. 主動將議題拿下來，讓大家知道會議要在哪裡開始。
2. 確認在小組中的參與者都有說話的機會。
3. 討論中需要找參與者做會議記錄。
3. 紀錄者
1. 將小組討論的內容或是結論做會議記錄。
2. 環境的設置
1. 原則牆
1. 將以上原則的製作成圖像式海報及文字，張貼在會議討論之空間，並明顯讓參與者能夠隨時瀏覽。
2. 相關原則海報請參考[連結](https://drive.google.com/drive/folders/1qeOdDoWLW2EJY8hIg9aHQf4utycZSDr6?usp=sharing)下載，自行印製張貼使用。
2. 主題牆
1. 張貼具有主題文字海報，並貼在明顯的位置上。
2. 將時間劃分成幾個時段，將所參加者所提出之議題貼在主題牆中。
3. 相關主題牆範例參考連結瀏覽。
3. 新聞牆
1. 議題的會議記錄，需要張貼在此牆上，讓沒有參與到討論的參加者可以在短時間裡了解到內容。
2. 可以促進各組討論情況，並進而引發新的議題。
3. 參與者在討論結果上可以補充或修正自己的看法。
4. 可以較完整的了解問題的架構及安排其優先順序。
5. 對重要的關鍵點做標示，讓參與者主動認領做更深入的討論。

#### 會議流程
1. 參與者提出議題分享：參與者主動將想要探討的議題寫在紙片上，向所有人發表並將議題貼在主題牆上，等討論時間來臨時與有興趣參與的人共同討論。
2. 各自選取副議題成組討論：將所有議題貼上去後，讓所有參與者將可以主動拿取自己有興趣討論的議題，各自成為召集人，招呼有興趣的人，開始討論，並在討論前，先找好紀錄者，再開始討論，每個討論時段約 20-30 分鐘，要結束換人也請隨時找當下討論的人替補做紀錄或召集。
3. 各時段分組討論：整個會議進行將主要分為幾個時段來進行，一個時段約 20-30 分鐘，可以依據問題的多寡，增加時間或是組別。
4. 新聞牆貼上分享：各組參與討論者將討論的內容結論或是紀錄貼到到新聞牆，參與者也可以看看今天所有的討論結果，若有需要可以在各議題的會議記錄上加上自己的意見，或修正自己的看法，以便整理記錄更完整。
5. 票選議題：每個人發數個小貼紙(原點) ，票選貼在認為最重要的會議記錄上，如果人少可以增加點數，沒有一定每一點只能貼一張，若覺得特別重要，可都貼在同一個紀錄上。經過此步驟，在新聞牆上可以很明顯的看出大家認為重要的關鍵內容或議題，能夠形成初步的共識。
6. 認領與深入討論：針對已經有初步共識的重要議題或是內容，可以讓每個參與者思考自己在那一方面有興趣、能有所貢獻，讓他們主動認養，另組小組做更深入的討論。如果時間允許，更可以針對幾項焦點問題。
7. 行動規劃展開：讓小組團隊裡自行展開進一步的行動計劃，完成後公開的與大家分享，並給予負責人一份完整記錄以利後續追蹤執行。

### 本次課程資料
學員討論內容：[連結](https://drive.google.com/drive/folders/1qlgedS0ZAWLEquIzyvA05P_xH6ShD5Oa?usp=sharing)
課程照片紀錄：[連結](https://drive.google.com/drive/folders/1qi_6cvlsHidgpmjr-bjY81a9pUYUMEPU?usp=sharing)
相關原則範本：歡迎直接下載列印出來使用，參見[連結](https://drive.google.com/drive/folders/1qeOdDoWLW2EJY8hIg9aHQf4utycZSDr6?usp=sharing)。

## 講師
講師介紹：Jonathan Chen 陳昭斌，是 Agile Community Taiwan 最早的發起人之一，這六年來，一直是台灣的敏捷同好者們最積極參與的社群。在台灣的軟體業已十幾年，帶過多個產品專案與事業擴展，目前正在一家年輕的軟體儲存新創公司，打造構思著下一代的新產品。
講師課後分享：[Medium連結](https://medium.com/p/e675ccbd10e3)

## 推薦學習資源：
* 線上學習：
* 開放空間工作會議 - 台灣：[連結](http://openspacetaiwan.blogspot.tw/)
* 開放空間工作會議組織 - 全球：[連結](http://www.openspaceworld.org)
* 實作範例介紹：[影片連結](http://vimeo.com/75226991)
* 圖像化介紹影片（短）：[影片連結](https://youtu.be/M_jhcvCYBbg)
* 圖像化介紹影片（長）：[影片連結](https://youtu.be/4vEBcr_YkHU)
* 大型 OST 進行範例：[影片連結](https://youtu.be/WQj12jmLGr4)
* 閱讀書籍：
* 開放空間科技引導者手冊：[連結](https://www.books.com.tw/products/0010340566)
* 推薦社群：
* 開放空間會議 Open Space Technology：[連結](https://www.facebook.com/openspacetaiwan/?ref=br_rs)
* AgileCommunity.tw：[連結](https://www.facebook.com/AgileCommunity.tw/)