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title: 文件：製造業主管如何善用數位文件，讓第一線專注作戰
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# 文件：製造業主管如何善用數位文件，讓第一線專注作戰

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<b><a href="https://hackmd.io/@StanleyWu"> Stanley</a></b>
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面惡心善的業務經理
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所有的公司，所有的行業，都需要文件。有些行業愛用紙本，有些全面數位化，也有一些夾雜在兩者之間的複雜排列組合之中，徒增同步對齊的「工人智慧」。

在台灣，基礎規模已經相當巨大、利潤營收也很穩定的傳統製造業，面對數位轉型的洪流及疫情衝擊，也需要趕上這一波智慧城市、智慧產業的趨勢，各產業紛紛購置更多、更新潮的軟體。

但，最根本的「轉型」關鍵，其實是在作業現場，工作人員的手裡，始終沒有被取代掉的那一張「紙」、那一隻「筆」，還有通訊軟體及版本爭議的無止盡衍生困擾。

HackMD 成功替台灣製造業工廠，打造了一套以管理者為本的「數位文件」模式。

## 問題：龐大的溝通成本，隱藏在工作流程之中

傳統製造業的工廠裡，頭戴安全帽的廠長、作業員與廠商代表，手拿著夾板，夾著好幾張待勾稽的文件。廠長從上衣口袋中，掏出原子筆，在生產線機台旁一一湊近，查看這次修繕的項目，是否都已經確實完成。你看完，我看完，拿筆，紙上打勾。

為了避免爭議，甲乙方相關人員都在現場，手機拍照記錄現場的狀況跟問題。實地保修計畫結束後，組內工作人員回到辦公室，才用文書軟體統整繕打。

影印出來，檢核確認；通訊軟體傳出去，檢核確認；管理系統提交，退回檢核確認。

**這樣來來回回的過程，從來沒有計算過，消耗了多少人、多少時間。**

除了人員的工作文化，紙本工具、老舊軟體的路徑依賴，導致隱形而龐大的「溝通成本」。

數位化洪流之中，想要「轉型」卻難以察覺內部工作流程上的致命弱點，就是「**文件**」。

## 解法：不是工人配合工具，是「數位文件，配合作業情境」

不久前，HackMD 與這位四十歲的李姓工廠廠長接洽，他提到，工廠每季需要例行的大型維修保養計劃，工期往往需要兩到三個月，也需要與外部的廠商合作。

過去，都是工期結束後，才由乙方提出工作報告，讓甲方進行驗收。然而，因為沒有「即時確認檢核項目」，過程中的溝通，雜亂的內容又散落在通訊軟體裡，無法統整。

結果，就是溝通上的爭議：小則來回幾次文字訊息、電話釐清、傳送照片附件處理，大則重要回現場再請人員檢查方能解決。若是衍生雙方之間的合作誤解與衝突，更是得不償失。

**紙本**，仍然是許多製造行業的習慣。面對數位接軌的需求時，為了「電子化」而將文件掃描成電子檔，只是多一道工，卻還是難以查找文件、再次取用文件內容，文件的資料價值也隨之封存。

**數位協作文件**，過去被認為是屬於資訊業、軟體工程人員的專屬，但在本土產業轉型、智慧化的趨勢當中，以本土筆記軟體起家的 HackMD ，以最輕便、簡單的線上文件形式，透過長期陪伴、與傳統製造業的廠內夥伴共學，打造了一種最有利於多方稽核單位的模式。

- 由負責管控保修程序的廠長，事先寫好一份 HackMD 數位文件；
- 同個網址，現場人員僅需一起打開手機，即時勾稽同步；
- 現場拍照，由廠長統一將照片，歸至文件當中，簡化協作步驟；
- 各方人員都可以隨時，在數位文件中追蹤即時更新的版本；
- 事後查找每個動作都可以被系統記錄、具有可課責性，查詢版本紀錄；
- 匯出成文字檔案，保存容易；架設廠內伺服器，完整保障隱私。

## 以管理者為本的「高主導、低協作」模式：數位文件，因地制宜


不需要所有同仁都「完整學會、應用所有功能」，反而是幫管理者設計一套操作流程，讓身為主管稽核的主事者，能夠在簡潔的頁面上，最快速將他的想法與意志，轉換到數位文件上。

**李姓廠長善用數位文件的彈性，為第一線的人員準備好文件，列出所有需要勾稽的項目，為第一線人員節約心神，專注在複雜的現場，仔細做好檢核工作。**

介面簡潔、載入快速，不需要複雜「協作共筆」，只需要拿起手機現場掃 QRcode ，點開預先建立好代辦項目的工單，所有人可以「同時」地看見哪些項目被勾選、更新；僅需要少數的甲乙方對口，在文件內以文字或照片的方式進行補充，所有人都能查找、同步溝通保修計畫的內容。

數位轉型（Digital Transformation），不是要求所有「人被轉型」，而是在技術數位化的基礎之上，讓所有工作人員，透過數位工具的因地制宜，將工作流程及工作方法「轉型」成一種真正能夠節省承辦成員、一線作業人員的壓力，並解決所有人一起長期埋下的溝通課題。

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