# 核銷流程
## 流程圖

st=>start: 費用發生
e=>end: 結束
op=>operation: 五個工作天內依格式寄至
[e-mail]
cond1=>condition: 財政部檢驗費用與單據是否合法
op2=>operation: 三個工作日內將核銷通過之款項交付

st->op->cond1
cond1(yes)->op2
cond1(no)->op
op2->e

## 時限 Deadline
1. 費用及意外支出
費用及意外支出之核銷均須於事實發生當天起算**五個工作天**內由部門主管或財政部於預算中指定之**計畫負責人以電子郵件寄送至以下處理系統**：[e-mail]，並檢附財政部於預算上加註之附件要求。若有**逾期寄送者，原則上不予核銷**，特殊狀況將由財政部依職權判斷後，決定是否送交議會審計決定。

2. 預支、債務認列及資產處分
預支、債務認列及資產處分之申請均須於預計發生日期**五個工作天**前由部門主管或財政部於預算中指定之**計畫負責人以電子郵件寄送至以下處理系統**：[e-mail]，並檢附財政部於預算上加註之附件要求。若有**逾期寄送者，原則上不予核銷**，特殊狀況將由財政部依職權判斷後，決定是否送交議會審計決定。

## 延後核銷決定權
財政部認有需要者，所有交易均須會長及審計長雙簽核後，方可核發相關支出。

## 電子郵件格式
電子郵件指定格式如以下說明，請配合填寫：
主旨：
[核銷][費用/預支/意外支出/債務認列/資產處分/其他][計畫代碼][用途]
內容：
部門別：
部長：
申請人（若申請人不為部長，則須有部長表示同意申請之書面證明）：
計畫代碼：[計畫代碼]
使用用途：
事實發生之日期：
該使用用途財政部要求須檢附之附件：
欲申請之項目：[費用/預支/意外支出/債務認列/資產處分]
申請之金額或範圍：
撥款方式（若無需撥款，則填寫N/A）：
:::warning
原始憑證為紙本者，請掃描後以電子檔檢附。
原始憑證為實體者，請盡可能六面拍照後檢附。
原始憑證為電磁紀錄者，請逕以電子檔檢附。
:::
:::info
原始憑證之電子檔
1. 會辦印表機掃描
2. 圖書館掃描器
3. 手機清楚拍下完整的原始憑證。
:::

#### 範例

主旨：[核銷][費用][SR00][研究發展費用]
內容：
部門別：SR
部長：張三
申請人（若申請人不為部長，則須有部長表示同意申請之書面證明）：李四
計畫代碼：[SR00]
使用用途：研究發展費用
事實發生之日期：2019年7月1日至同年7月10日
該使用用途財政部要求須檢附之附件：業務報告
欲申請之項目：[費用]
申請之金額或範圍：2000
撥款方式（若無需撥款，則填寫N/A）：撥款至期初填寫的撥款帳號。

#### 審核
以此管道寄送之信件會在收到之後由系統告知是否有受理信件，若有，財政部會在三個工作日內作成受理/不受理/需補正該申請之決定，並書面方式回覆信件，敬請完成財政部於電子信件中之指示，以利相關核銷之申請。

若對於上述審核結果有異議，請於前揭信件送達次日後起算之五日內以書面向財政部提出異議。
若無，該款項應將於異議期效消滅後起算三個工作日內由財政部長以轉帳方式撥入指定帳戶，撥款時將寄發撥款通知，請注意查收。
## 費用/預支/意外支出/債務認列/資產處分

### 原始憑證

各項申請會有需要各類憑證證明該費用的金額與用途，理論上在期初預算審核時，應會有要求需附件之憑證項目（如圖示），若該費用憑證與議會通過之預算範圍有不合者，（如：費用發生日期與憑證日期不同、授權期日不同、試算基準謊報、費用用途不明或不合於預算項目⋯⋯），則原則上不予核銷，特殊狀況將由財政部依職權判斷後，決定是否送交議會審計決定。

#### i. 發票、收據
若費用之發生係使用發票、收據等憑證，則有以下幾點事項需要注意：
1. 統一編號：46804804
2. 抬頭（買受人）：國立清華大學
3. 憑證需有：店家統一編號、店名、地址、負責人姓名，缺一不可。
4. 品項、數量、單價均須由商家填寫，若有字跡不同、墨水不同、塗改⋯者，於該處需加蓋店家店章。
5. 若有收執聯、扣抵聯、提貨單
6. 明細須附
7. 金額大於 10,000 元者，費用需事先提交報價單後才可支出。
8. 不接受金額大於 100,000 元之單項支出。

#### ii. 工讀金時數表
:::info
工讀金於使用前：
應於預算時或申請支用時，填具應用人數、職務、工作等，並於工作時間內該職務管理人應蒐集足以證明該工作事實之佐證資料，供會計、審計查核。
依前項規定申請支用，財政部得填具理由，作一部、數部或全部支持或不予支持之決定，若部門對上述決定認有不當，可自該決定作成日起算後三日內以書面或電子郵件方式，填具理由與申請書號，向會長提出申覆，會長應於收到申覆日次日起算三日內為維持或不予維持原決定之決定。
依前項規定所提之申覆，繫屬期間不影響原決定之執行。
:::

若費用（勞務費）之發生係使用工讀金時數表憑證，則有以下幾點事項需注意：
1. [工讀金申請表](https://drive.google.com/file/d/13r7cf06D3bIjRaAv2V-WDD4JkSBUd3uG/view?usp=sharing)（書面填寫、掃描後上傳系統）
2. 工讀**簽到時**之現場照片並於對應人像上註記姓名。
3. 工讀**簽退時**之現場照片並於對應人像上註記姓名。

#### iii. 簽到表
若費用（餐費、交通費、支援費）之發生係使用簽到表憑證，則有以下幾點事項需注意：
1. [簽到表](https://drive.google.com/file/d/1HSyREXjxuR7gNLmo5bEcxR7cwQyYC_X9/view?usp=sharing)（書面填寫、掃描後上傳系統）
2. **簽到時**之現場照片。

#### iv. 抽獎獎品簽收單
若費用（禮品費、廣告費、公關費）之發生係使用抽獎獎品簽收單憑證，則有以下幾點事項需注意：
1. [抽獎獎品簽收單](https://drive.google.com/file/d/1eYVAcslrSXcu7rWWiU-MOI943g42LEbg/view?usp=sharing)（書面填寫、掃描後上傳系統）
2. 受獎人需提供其學生證正反面電子檔。

#### v. 清大講師費支憑單
若費用（講師費）之發生係使用清大講師費之憑單憑證，則有以下幾點事項須注意：
1. 請活動負責人向學務處課外活動組（蒙明偉樓2F）社團活動（自治組織）負責人文婷姐洽詢相關原始憑證。
2. 依文婷姐指示填寫完原始憑證後，請掃描電子檔並提交預支申請至核銷系統中，再依財政部指示完成後續付款作業。

:::success
講師費填寫範本：
[正面](https://drive.google.com/file/d/1WRJEcEm1jY2S2-Dzyc7uD5aHC1DMnw__/view?usp=sharing)
[反面](https://drive.google.com/file/d/1dObsbW9efgICZUH0xQNFyxvw7AFKcrj-/view?usp=sharing)
:::

#### vi. 驗收
計畫經財政部門指明應行驗收者，於申請核銷前，應繳具[驗收證明書](https://docs.google.com/document/d/1-L3eYnZzdFgm7vrOS6LuAwvQz26WhEhQj03jy65ozFo/edit?usp=sharing)。

### 受領款項
若撥款方式以現金支付，需檢附[現金支付憑單](https://drive.google.com/file/d/1wMoqPBJKmPIDtm7Pi1BZmwbQP8fahZnD/view?usp=sharing)，範例如下：
代收代付者，需檢附代收付委任證明影本。

### 費用核銷
費用之核銷均須於事實發生後**五個工作天**內由部門主管或財政部於預算中指定之**計畫負責人以電子郵件寄送至以下處理系統**：[e-mail]，並檢附財政部於預算上加註之附件要求。若有**逾期寄送者，原則上不予核銷**，特殊狀況將由財政部依職權判斷後，決定是否送交議會審計決定。