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# System prepended metadata

title: 第二回 ISAP2020 オンライン開催TF議事録

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# 第二回 ISAP2020 オンライン開催TF議事録

日時：2020/09/25 12:30-
オンライン開催(WebEX)

## 会議次第
 
- 日本旅行からの見積もり情報
- オンライン開催で実施（する・しない）項目の検討
- 担当割り当て

## 日本旅行からの見積もり情報

### オンライン開催の大枠

- 基本的な実施方法はソ大会方式を踏襲
- 会議ソフトは Zoom を複数アカウントで運用
- Zoom 会議室誘導に一覧表を作る
- Zoom 会議室１つ当たり、ホストPC１台・座長(日本人？)１名・進行管理（留学生？）１名を現地に派遣する
- 財政的余裕があれば技術サポートスタッフの派遣を要請
- メールでリンクを送るのはやめたい。埋もれてしまう。

### システムイメージ図

```graphviz
graph {
    newrank=true;
    
    subgraph cluster_ISAPWEB {
        label="ISAP Web Site";
        ISAPWEB [shape="component",label="ISAP2020トップページ",width=3];
        subgraph cluster_ISAPMEET {
            label="会議当日ページ";
            Authentication [shape="component",label="参加者認証",width=3];
            Dispatch [shape="component",label="当日タイムテーブル",width=3];
        }
    }
    
    subgraph cluster_Apollon {
        label="Apollon";
        Database [shape="cylinder",width=1.5,height=.5];
        Registration [shape="component",label="参加登録",width=1.5];
    }
    
    /*
    subgraph cluster_EDAS {
        label="EDAS";
        PaperManagement;
    }
    */
    
    subgraph cluster_Zoom {
        label="Zoom";
        RoomA [shape="Mdiamond",height=1];
        RoomB [shape="Mdiamond",height=1];
        RoomC [shape="Mdiamond",height=1];
        RoomD [shape="Mdiamond",height=1];
        RoomE [shape="Mdiamond",height=1];
        RoomF [shape="Mdiamond",label="汎用？",height=1];
    }
    
    subgraph cluster_HQ {
        label="コングレコンベンションセンター(大阪) Room A+B";
        PCA [shape="square",label="PC",height=1];
        IntStdtA [shape="Mcircle",label="進行管理\n(留学生？)",height=1];
        ChairA [shape="Mcircle",label="座長\n(日本人？)",height=1];
        PCA -- {IntStdtA,ChairA};
        
        PCB [shape="square",label="PC",height=1];
        IntStdtB [shape="Mcircle",label="進行管理\n(留学生？)",height=1];
        ChairB [shape="Mcircle",label="座長\n(日本人？)",height=1];
        PCB -- {IntStdtB,ChairB};
        
        PCC [shape="square",label="PC",height=1];
        IntStdtC [shape="Mcircle",label="進行管理\n(留学生？)",height=1];
        ChairC [shape="Mcircle",label="座長\n(日本人？)",height=1];
        PCC -- {IntStdtC,ChairC};
        
        PCD [shape="square",label="PC",height=1];
        IntStdtD [shape="Mcircle",label="進行管理\n(留学生？)",height=1];
        ChairD [shape="Mcircle",label="座長\n(日本人？)",height=1];
        PCD -- {IntStdtD,ChairD};
        
        PCE [shape="square",label="PC",height=1];
        IntStdtE [shape="Mcircle",label="進行管理\n(留学生？)",height=1];
        ChairE [shape="Mcircle",label="座長\n(日本人？)",height=1];
        PCE -- {IntStdtE,ChairE};

        PCF [shape="square",label="PC",height=1];
        IntStdtF [shape="Mcircle",label="進行管理\n(留学生？)",height=1];
        ChairF [shape="Mcircle",label="管理\n(日本人？)",height=1];
        PCF -- {IntStdtF,ChairF};
        
        Operator [shape="Mcircle",label="技術サポート\n(NTA)",height=1];
        
        Material [shape="cylinder",label="録画発表用\n資料",height=2,width=1];
        {rank=same; Operator; PCA; PCB; PCC; PCD; PCE; PCF; Material};
    }
    
    
    ISAPWEB -- {Registration, Authentication};
    {rank=same; Registration; Database; Authentication;}
    Registration -- Database [style="bold",shape="normal"];
    Database -- Authentication [style="bold"];
    Authentication -- Dispatch;
    Dispatch -- {RoomA,RoomB,RoomC,RoomD,RoomE,RoomF};
    RoomA -- PCA;
    RoomB -- PCB;
    RoomC -- PCC;
    RoomD -- PCD;
    RoomE -- PCE;
    RoomF -- PCF;
    #Operator -- {PCA,PCB,PCC,PCD,PCE,PCF};
}
```

- 録画発表の収集システムは未検討。

## オンライン開催で実施（する・しない）項目の検討

- [x] 通常の口頭発表(TPC)
- [x] ワークショップ(TPC)
- [x] ~~ポスタ－セッション~~(TPC) -> オーラルの枠＋αの中で実施できるような形式を模索（ショート？パラ数追加？）
- [x] ISAP2020ホームページ(登録、NTA)
- [x] 登録ページ(登録、NTA)
- [x] Receipt, Invoice(登録、NTA)
- [x] 現地関係準備(会場)
- [x] 現地関係運営(会場、登録、催事)
- [x] 会議当日ページ(催事)
- [x] バーチャルツアー(催事)
- [x] プレナリー運営(催事)
    - ビデオメッセージ等（催事）
- [x] バーチャルコンペ(SDC)
- [x] バーチャル展示(展示) ホームページ利用 -> NTA制作
- [x] バーチャルセミナー(展示) セッション間の空き時間
- [x] ショートプレゼン(展示) セッション間の空き時間
- [x] バナー広告(展示) セッション間の空き時間

### 記号

- [ ] オンラインで実施するか検討中のタスク
- [x] オンラインで実施するタスク
- ~~オンラインでは中止するタスク~~
- その他備考

## 議論

- ポスターについて
    - AP研のポスターセッションを参考に。
    - ショートプレゼン方式？１部屋１プレゼン方式？
    - オンラインで対面と同じ効果を得るのが難しい。
    - ポスターを眺める感覚が難しい。スライド形式になってしまいがち。画面サイズの問題大きい。
    - オーラルよりの実施方法で検討。
- バーチャルツアー
    - 観光局のビデオの活用
    - 会議当日ページの制作
- 後日のオンデマンド配信について
    - 日本旅行に見積もりを依頼して価格次第で判断。
    - お金を取る以上対応する義務があるのではないか。
    - 通ソ国際会議では対応しない。Noshowも気にしない。
    - こちらの不手際で発表できなかった場合の対応は？文面は必要。
    - 最悪ビデオを集めて配信できるようにしておけばいいのでは。
    - 何かあったら事後対応というのでもいいのではないか。
    - 会議が終わったらPCOサーバから信学会サーバに移動するのでどうにでもできそう。
    - オンラインのNoshowポリシーの確認

## 以降の進め方

- 本会議で議論した内容を次回実行委員会にて報告・決定
- 以降は、各委員会毎に活動し報告等も実行委員会へ行う
- その他何か調整が必要になれば、TF世話役へ連絡いただく

<!--

## 担当割り当て
-->

## 参考資料

```mermaid
gantt
    dateFormat YYYY-MM-DD
    axisFormat %m/%d
    title ISAP2020 スケジュール
    section General
        実行委員会 (10/6or7) : active, 2020-10-06, 1d
        ISAP2020 (1/25-28) : active, 2021-01-25, 2021-01-29
    section OnlineTF
        1(9/10): 2020-09-10, 1d
        2(9/25): 2020-09-25, 1d
    section 登録
        事前登録期日 (11/30): 2020-11-30, 1d
    section TPC
        投稿期日 (10/10): 2020-10-10, 1d
        採択通知 (11/15): 2020-11-15, 1d
    section SDC
        申込期日 (9/30): 2020-09-30, 1d
        ファイナリストへの通知 (10/27): 2020-10-27, 1d
        ファイナリストの登録期日 (11/30): 2020-11-30, 1d
        最終デザインの投稿期日 (12/25): 2020-12-25, 1d
        オンラインコンペ (1/25-27): 2021-01-25, 2021-01-28
    section 展示
        募集締切 (10/30): 2020-10-30, 1d
        支払期日 (12/31): 2020-12-31, 1d
        Virtual展示 (1/25-28): 2021-01-25, 2021-01-29
```
<!--
### 組織図

```plantuml
@startuml ISAP2020
object 委員長

@enduml
```
-->



<!--
```graphviz
graph {
    
    newrank=true;
    
    subgraph cluster_Participants {
        label="Participants";
        Exhibitor;
        SDCPlayer [label="SDC Player"];
        Audience;
        Authors;
        Presenter;
    }

    subgraph cluster_HQ {
        label="Head Quarter (Osaka)";
        SessionPC [shape="cylinder",label="Session\nManagement\nPC",width=1.5,height=1.5];
        Movies [shape="cylinder",label="Presentation\nMovies\n(Supplemental)",width=1.5,height=1.5];
        Stage [shape="box3d",width=1.5,height=1.5];
        SessionPC -- Movies;
        #{ rank=same ; SessionPC; Movies;}
    }
    
    subgraph cluster_EDAS {
        label = "EDAS";
        Papers [shape="component", label="Paper\nManagement\n(for Presenter, Authors)",width=1.5,height=1.5];
        PaperEDAS [shape="note",label="Paper\nPage",width=1.5,height=1.5];
        EDASAccount [shape="component", label="EDAS\nAccount",width=1.5,height=1.5];
        Review [shape="component", label="Review\nSystem",width=1.5,height=1.5];
        Papers -- Review;
        Papers -- PaperEDAS;
        { rank=same; EDASAccount; Papers; }
    }
    
    subgraph cluster_Websites {
        label="Websites";
        General [shape="note",label="General\nPage",width=5,height=1];
            VirtualConferenceEntrancePage [shape="note",label="Virtual\nConference\nEntrance\nPage",width=1.5,height=1.5];
                VirtualConferenceTopPage [shape="note",label="Virtual Conference\nTop Page",width=1.5,height=1.5];
                    TechnicalProgramPage [shape="note",label="Technical\nProgram\nPage",width=1.5,height=1.5];
                        Regular [shape="note", label="Regular\nSession\nPage",width=1.5,height=1.5];
                        Poster [shape="note", label="Poster\nSession\nPage",width=1.5,height=1.5];
                        Workshop [shape="note", label="Workshop\nSession\nPage",width=1.5,height=1.5]
                    VirtualEventsProgramPage [shape="note",label="Vietual\nEvents\nProgram\nPage",width=1.5,height=1.5];
                        Opening [shape="note", label="Opening\nSession\nPage",width=1.5,height=1.5];
                        SDCCompe [shape="note", label="SDC\nCompetition\nPage",width=1.5,height=1.5];
                        Ceremony [shape="note", label="Ceremony\nPage",width=1.5,height=1.5];
                    VirtualExhivitionProgramPage [shape="note",label="Vietual\nExhivition\nProgram\nPage",width=1.5,height=1.5];
                        VirtualExhivitionPage [shape="note",label="Vietual\nExhivition\nPage",width=1.5,height=1.5];
                    #PresentationManagementTopPage [shape="note",label="Presentation\nManagement\nTop\nPage",width=1.5,height=1.5];
                    #    PresentationManagementPage [shape="note",label="Presentation\nManagement\nPage",width=1.5,height=1.5];
            RegistrationPage [shape="note", label="Ragistration\nPage",width=1.5,height=1.5];
            SubmissionPage [shape="note", label="Submission\nPage",width=1.5,height=1.5];
        
        General -- {VirtualConferenceEntrancePage,RegistrationPage,SubmissionPage};
        #VirtualConferenceTopPage -- {TechnicalProgramPage,VirtualExhivitionProgramPage,VirtualEventsProgramPage,PresentationManagementTopPage};
        VirtualConferenceTopPage -- {TechnicalProgramPage,VirtualExhivitionProgramPage,VirtualEventsProgramPage};
            TechnicalProgramPage -- {Opening,Regular,Poster,Workshop};
            VirtualEventsProgramPage -- {SDCCompe,Ceremony};
            VirtualExhivitionProgramPage -- VirtualExhivitionPage;
            #PresentationManagementTopPage -- PresentationManagementPage;
            
    subgraph cluster_Apollon {
        label="Apollon";
        Registration [shape="component", label="Registration\nSystem\n(for Audience, Presenter, Authors)",height=1.5];
        AuthenticationSystem [shape="component", label="Authentication\nSystem",width=1.5,height=1.5];
        Registration -- AuthenticationSystem [style=bold];
        { rank=same; Registration; AuthenticationSystem;}
    }
    }
    
    Papers -- Registration [style=bold];
    { rank=same; Registration; Papers; }
    
    # { rank=same; cluster_Apollon; TechnicalProgramPage; }
    
    subgraph cluster_ConfTool {
        label="Virtual Conference Tool (?)";
        Keynote [shape="Mcircle",label="Keynote\nSpeech",width=1.5];
        RegularP [shape="Mcircle", label="Regular\nPresentations",width=1.5];
        PosterP [shape="Mcircle", label="Poster\nPresentations",width=1.5];
        SDCCompeP [shape="Mcircle", label="SDC\nPretentations",width=1.5];
        WorkshopP [shape="Mcircle", label="Workshop\nPresentations",width=1.5];
        ExhivitionP [shape="Mcircle", label="Exhivition\nPresentations",width=1.5];
        CeremonyP [shape="Mcircle", label="Ceremony\nStreamings",width=1.5];
    }

    VirtualConferenceEntrancePage -- AuthenticationSystem -- VirtualConferenceTopPage;

    SDC [shape="Msquare",label="SDC\nCommittee",width=1.5];
    Exhibition [shape="Msquare",label="Exhibition\nCommittee",width=1.5];
    TPC [shape="Msquare",label="TPC",width=1.5];
    
    {Authors,Presenter} -- EDASAccount;
    
    SDCPlayer -- SDC [label="Direct\nContact"];
    Exhibitor -- Exhibition [label="Direct\nContact"];

    {Authors,Presenter,Audience,SDCPlayer,Exhibitor} -- General;
    
    { rank=same; EDASAccount; SDC; }
    { rank=same; EDASAccount; Exhibition; }
    { rank=same; EDASAccount; TPC; }
    
    Opening -- Keynote;
    Regular -- {RegularP};
    Poster -- {PosterP};
    SDCCompe -- SDCCompeP;
    Ceremony -- CeremonyP -- Stage;
    
    VirtualExhivitionPage -- ExhivitionP;
    Workshop -- WorkshopP;
    
    RegistrationPage -- Registration;
    SubmissionPage -- Papers;
    # PaperEDAS -- {Keynote,RegularP,PosterP} [label="Link"];
    
    
    Presenter -- TPC [label="Dorect\nContact"];
    TPC -- Movies [label="Upload"];
    #PresentationManagementPage -- {Keynote,RegularP,PosterP,SDCCompeP,ExhivitionP,WorkshopP};
    {Keynote,RegularP,PosterP,SDCCompeP,ExhivitionP,WorkshopP} -- SessionPC;
}
```


```graphviz
graph {
    newrank=true;
}
```
-->

<!--
## やる・やらないリスト

現状タスクとオンライン化に伴い発生・調整する必要があるタスクに対して各委員会の認識を共有した。

- [ ] オンラインでは中止するタスク
- [x] オンラインで実施するタスク
- その他備考

### 展示委員会（現地系）
- [x] バナー広告（展示、プログラム、メイン）
- [x] 企業展示（製品紹介・リクルート：製品追加、動画、展示プレゼン）
- [x] 企業広告
- [x] 企業セミナー
- [x] オンライン展示企業再募集
-  全体ページのアレンジは可能か？
-  会議システムの選択・運用？

タスクの多くはオンライン向けに更新され、再募集のタスクが増加した。

### 登録委員会（現地系）
- [x] 登録ページ
- [x] ホームページの更新
- [x] VIP対応
- [ ] VISA対応
- [ ] 記念品
- [x] 登録マニュアル
- [x] カテゴリー表（オンライン用に調整）
- [x] 登録期限
- [x] 当日作業
- [x] 情報集約 EDAS?, ISAP2020HP?
- [ ] USB Proceeding (Download), Registration Kit もなし
- [x] Receipt, Invoice (電子化？)
- [x] 視聴制限（セッションリストへの認証 Apolon内？EDAS？独自？）
    - EDAS は聴講者がハンドリングできない
    - 聴講のみもきちんと参加費をいただく
    - 展示,SDCの扱い (Apolonでの管理をする) SDC は参加費無料、聴講は可能？
    - システムに入り口で認証し入ったら特に認証なし
- [x] ホームページ全体の管理？
    - ISAP2020/EDAS 連携

現地配布物やVISA関連のタスクがなくなったものの、オンライン登録、日本旅行との調整作業が増加した。

#### 日本旅行

- 自前システム構築は可能（費用？）
- Zoom, Google の国別問題の調査と提案の依頼（人によってアプリ切り替え可能）

### 催事委員会（現地系）
- [ ] Welcome Reception
- [ ] Buffet Party
- [ ] Technical Tour
    - [ ] MU Radar (主力だった)
    - [ ] Yamazaki
    - [ ] Fugaku Super Computer
- [ ] Cultual Tour
    - [ ] Osaka Castle
    - [ ] Others
- [x] Virtual Tour のメニュー企画
    - 既存のコンテンツを繋ぐ、リンクする（＋α？）
    - Fugakuの紹介など
- [x] セレモニー関連？

催事イベントは全て中止するが、バーチャルツアー等のオンライン実施を検討。最小限の手間でコンテンツ制作はしない方向。新規タスクの担当余地あり。

### 会場委員会（現地系）
- [ ] 会場予約
- [ ] 備品手配
- [ ] ケータリング＆弁当（少人数の買い出し程度）
- [ ] 案内看板・装飾手配（表彰式とかの舞台？）
- [ ] アルバイト募集・アサイン（ＰＣ操作などの要員）
- [x] チェアメッセージ、TPC報告、オープニングの舞台になるスタジオが必要？
    - オープニングはしっかりやりたい
    - 表彰式（TPC,SDC である）
    - ISAP2021の紹介は
    - 現地ネットワーク（配信に十分であれば良い）

予定していた作業は規模を縮小して実施するが、総務的な作業規模になる。式典向けの現地準備が残る見込み。新規タスク担当の余地あり。

### 論文委員会
- [x] Review
- [x] Technical Program
- [x] Proceeding
- [x] Keynote Session
- [x] Regular Session
- [x] Workshop
- [x] EDAS
    - Zoom リンク貼れるが全部は大変
    - PCO と TPC との仕事わけ
- [x] IEEE Xplorer
- [x] 会議ソフトの選定（TFでやってほしい）
    - 録画配信
    - ライブ発表＋補助的にビデオ
- [x] Oral + Poster
    - Poster はリアルタイム
    - No-show の取り扱い

オンライン開催向けに全ての作業を更新。会議システムの選定、会議進行システムの構築、開催時ホームページの開設運用は別委員会へアウトソースしたい。

### SDC
- [x] オンラインセッション（１セッション）
- [x] 表彰式
- [x] 活性化準備金対策
- Category
    - 予定カテゴリは全て開催する
    - [x] A. Antenna Design
    - [x] B. Localization of RF Sources
    - [x] C. Inverse Problem

オンライン開催向けに全ての作業を更新。ＴＰＣ等のシステムをうまく活用する方向で検討。

### 財務委員会
- 財務委員会と執行部で検討する
- 各委員会の予算立案が肝心
- Registration Fee?
- 予算の決まってくる時期？

### 共通で必要なタスク
- [x] 会議システムの選定（日本旅行の提案後議論？）
    - 開催の箱、現地系タスク？
    - 国別で使える使えない、パラレル開催、聴講人数
    - Zoomが問題少ない (ドイツと台湾がダメ？)
        - IWEMはZoomであまり問題なかった
        - 台湾で使えない人もいる
        - Private で繋げればいいのではないか？
        - 決めてしまってレジストレーション前に周知してもいい？
        - 金額次第の面も大きい
    - EDAS にはリンクを貼れば良い？
    - Zoom が安定していい。
- [x] ポータルページ
- [x] 終了後のサポートサイト

※ 箱としての役割を考えると現地系にて担当するのが自然。

### 予想できないタスクが発生した場合
- MLで調整、必要に応じてオンライン会議
-->

<!--

## タスク割り当て

### 論文関係分担タスク
- オンライン開催のイメージ（催事？ ＆ 論文？）
- 会議ソフトの選定（展示？ or 会場？）
- ポータルページ（？）
- セッション用ホームページ（登録？）
- 運営用ホームページ（担当委員会？）
- 当日の運営（会場？ ＆ 催事？）

### 未分類追加タスク

- （）
- （）

*(Italic) TF判断マター*

## 論文委員会からのリエゾン割り当て

- SDC
- 会場
- 催事
- 登録
- 展示
- 財務

-->

