# Panduan Administrasi Aplikasi Repositori Polinema
Versi 1.22
# Pendahuluan
Aplikasi Repositori yang merupakan sistem informasi penyimpanan dokumen berbasis web yang dibangun dalam rangka untuk memenuhi kebutuhan akan adanya penyimpanan (repository) dokumen, dari karya ilmiah mahasiswa, penelitian dosen, hingga berbagai jenis dokumen institusi yang ada di Politeknik Negeri Malang.
Adapun pada tahap ini, repositori dikembangkan untuk menyimpan dan mempublikasikan karya ilmiah mahasiswa, seperti Laporan PKL, Tugas Akhir, dan Skripsi.
### System Requirements
Aplikasi Repositori ini dapat berjalan dengan baik di perangkat mobile seperti smartphone ataupun tablet. Namun, untuk menjamin integritas sistem dan fitur, seperti pencetakan data dan dokumen, disarankan untuk dijalankan di browser desktop.
Adapun web browser modern yang didukung aplikasi ini, diantaranya:
<img src="https://fv9-3.failiem.lv/thumb_show.php?i=bykexfdje&view" height="60">
Sedangkan penggunaan Internet Explorer sangat tidak disarankan.
# Struktur Aplikasi
## 1. Tampilan Umum Aplikasi
### ✤ Halaman Login
> Alamat URL Demo: [Halaman Publik](https://poli-repo.gangsar.com)
> Alamat URL Demo: [Halaman Administrasi](https://poli-repo.gangsar.com/login)
<img src="https://fv9-3.failiem.lv/thumb_show.php?i=9nywuu4n9&view">
Akses aplikasi Repositori hanya tersedia setelah dibuatkan secara manual oleh user Administrator.
### ✤ Halaman Backend
<img src="https://fv9-2.failiem.lv/thumb_show.php?i=3w36nzc7h&view">
## 2. Jenis Wewenang Pengguna
### ✤ Super Admin
Superadmin dapat mengatur atau mengedit dan mengakses semua menu yang ada di aplikasi.
### ✤ Admin
User bertipe Admin hanya dapat mengatur atau mengedit dan mengakses menu-menu yang telah ditentukan oleh user Superadmin.
### ✤ Operator
User bertipe Operator hanya dapat mengakses menu-menu yang telah ditentukan oleh user Admin.
### ✤ Mahasiswa
User ini dapat mengakses beberapa menu yang telah diset oleh user Admin. Selain itu user ini juga diberi keterbatasan akses pada menu-menu tertentu.
# Struktur Menu & Penggunaannya
Secara struktur dan alur sistem, dalam panduan ini akan dibahas setiap menu dari posisi bawah ke atas, yakni sejak dari persiapan data atau migrasi, persiapan data master hingga sampai pada menu data Aplikasi Repositori yang merupakan menu transaksi utama dan hasil olahan data dari menu-menu di bawahnya. Alur menu ini dapat dilihat pada gambar berikut ini:
<img src="https://fv9-3.failiem.lv/thumb_show.php?i=umw8jsuje&view">
<img src="https://fv9-2.failiem.lv/thumb_show.php?i=82n4q8d9n&view">
## 1. Menu Dasbor/Beranda
Menu ini berisi tentang selayang pandang ketersediaan data Repositori dan juga beberapa shortcut menuju ke menu-menu yang dianggap esensial dan sering diakses.
## 2. Menu Administrasi
Adalah menu yang berisi data master yang harus di-set dan dikonfigurasi sejak awal untuk menunjang data aplikasi Repositori.
Menu Master memiliki 2 submenu diantaranya:
### 2.1. Hak Akses
Menu ini berfungsi untuk memberikan hak akses kepada setiap tipe pengguna. Menu-menu yang dapat diakses oleh setiap tipe pengguna aplikasi berbeda-beda sesuai dengan tingkat kewenangan masing-masing pengguna.
<img src="https://fv9-1.failiem.lv/thumb_show.php?i=fz5q73k2d&view">
1. Tombol **Dark Mode**.
2. Tombol **Pengaturan akun**.
3. Tombol **Pencarian data** tertentu.
4. Tombol untuk **Mereset** pencarian data tertentu.
5. Tombol yang berfungsi untuk **Mencetak data** pada menu aktif.
### 2.2 Pengguna
Menu ini berfungsi untuk menambahkan pengguna baru dan memberikan hak akses sesuai tipe pengguna.
<img src="https://fv9-2.failiem.lv/thumb_show.php?i=k9yq9a9xs&view">
### 2.2.1 Menambah Pengguna Baru
<img src="https://fv9-3.failiem.lv/thumb_show.php?i=a9vtunsx2&view">
1. Klik pada **Pengguna Baru** untuk memulai menambahkan topik baru.
<img src="https://fv9-3.failiem.lv/thumb_show.php?i=hj4gh5ske&view">
2. Isi Username
```ID Pengguna ketika login```
3. Isi Nama Lengkap pengguna
4. Isi Password
``` Minimal 8 karakter (perpaduan huruf, angka, dan simbol)```
5. Isi kembali pasword yang telah di isi sebelumnya
6. Klik dan pilih **Hak Akses**
```Admin, Mahasiswa, atau Operator```
<img src="https://fv9-1.failiem.lv/thumb_show.php?i=z7tz93f5d&view">
7. Pilik dan Klik **Akses Wilayah Kerja** ``` Khusus untuk pengguan Admin Wilaya
8. Klik **Simpan Data**
## 3. Menu Data Awal
Setelah pengaturan pada menu Administrasi, maka dapat dilakukan pengaturan Data Awal oleh Admin.
### 3.1 Topik
Dalam menu ini, seluruh topik yang akan digunakan dapat di atur dan di edit pada menu Topik.
<img src="https://fv9-3.failiem.lv/thumb_show.php?i=cd8jd8674&view">
1. Tombol yang digunakan untuk menambah topik.
2. Tombol yang berfungsi untuk mencari topik topik tertentu pada kolom pencarian.
3. Tombol yang berfungsi untuk memilih daftar seluruh topik yang sudah ada .
4. Tombol yang berfungsi untuk memilih daftar topik yang telah ada satu per satu.
5. Tombol yang berfungsi untuk **mengedit** topik terpilih.
6. Tombol yang berfungsi untuk **menghapus** topik yang terpilih.
### 3.1.1 Menambah Topik Baru
<img src="https://fv9-1.failiem.lv/thumb_show.php?i=8rvw5j7cp&view">
1. Klik pada **Data Baru** untuk memulai menambahkan topik baru.
<img src="https://i.imgur.com/90p17ac.png">
2. Ketik topik Baru.
3. Klik dan pilih **Type topik**.
4. Ketik Sumber data.
5. Klik **Simpan Data**.
### 3.1.2 Edit Topik
<img src="https://fv9-3.failiem.lv/thumb_show.php?i=hzxqby9ur&view">
1. Klik pada **tombol pensil** untuk memulai mengubah/mengedit topik yang telah ada.
<img src="https://fv9-2.failiem.lv/thumb_show.php?i=s7gu3mcaz&view">
2. Edit topik yang telah ada.
3. Klik dan **pilih Type** topik.
4. Ketik Sumber topik.
5. Klik **Simpan data** untuk menyimpan pembaruan topik.
## 3.2 Penerbit
<img src="https://fv9-2.failiem.lv/thumb_show.php?i=usfktzf5u&view">
### 3.2.1 Menambah Penerbit Baru
<img src="https://fv9-2.failiem.lv/thumb_show.php?i=3h7mu9kqb&view">
1. Klik pada **Data Baru** untuk memulai menambahkan penerbit baru.
<img src="https://fv9-1.failiem.lv/thumb_show.php?i=g9bfzp4q7&view">
2. Ketik Nama Penerbit Baru.
3. Ketik Email Penerbit Baru.
4. Ketik Telepon Penerbit Baru.
5. Ketik Kota Penerbit Baru.
6. Ketik sumber data.
7. Klik **Simpan data**.
### 3.2.3 Edit Penerbit
<img src="https://fv9-3.failiem.lv/thumb_show.php?i=nkbvwc7aq&view">
1. Klik pada tombol pensil untuk memulai mengubah/mengedit penerbit yang telah ada.
<img src="https://fv9-3.failiem.lv/thumb_show.php?i=p87sbaw68&view">
2. Edit Nama Penerbit Baru.
3. Edit Email Penerbit Baru.
4. Edit Telepon Penerbit Baru.
5. Edit Kota Penerbit Baru.
6. Ketik sumber data.
7. Klik **Simpan data**.
## 3.3 Status Verifikasi
<img src="https://fv9-2.failiem.lv/thumb_show.php?i=946m3mevt&view">
Menu ini berisi selayang pandang terkait status dan alur perubahan status dokumen mulai dari status Pembuatan dokumen repository ( 1 ) hingga status Tayang dokumen ( 8 ).
## 3.4 Unit Kerja
<img src="https://fv9-1.failiem.lv/thumb_show.php?i=pakkdgrrq&view">
1. Tombol yang berfungsi untuk mengintegrasi unit kerja dari **SIMPEG**.
### 3.4.1 Menambahkan Unit Kerja Baru
<img src="https://fv9-1.failiem.lv/thumb_show.php?i=k9eb4yw3d&view">
1. Klik pada **Data Baru** untuk memulai menambahkan penerbit baru.
<img src="https://fv9-3.failiem.lv/thumb_show.php?i=6hwhxkkqg&view">
2. Ketik nama Unit Kerja Baru.
3. Ketik singkatan Unit Kerja Baru.
4. Ketik sumber data Baru.
5. Ketik kode SIMPEG.
6. Ketik kode SIAKAD.
7. Ketik kode RAMA
8. Pilih **Ya** jika digunakan untuk pelaporan dan **Tidak** untuk tidak digunakan dalam pelaporan.
9. Klik **Simpan data**
### 3.4.2 Edit Unit Kerja
<img src="https://fv9-3.failiem.lv/thumb_show.php?i=tz7jva7y9&view">
1. Klik pada tombol pensil untuk memulai mengubah/mengedit Unit Kerja yang telah ada.
<img src="https://fv9-2.failiem.lv/thumb_show.php?i=hhh9qcazx&view">
2. Edit Unit Kerja.
3. Edit singkatan Unit Kerja
4. Edit Sumber Data
5. Edit Kode SIMPEG.
6. Edit Kode SIAKAD.
7. Edit Kode RAMA.
8. Pilih **Ya** jika digunakan untuk pelaporan dan **Tidak** untuk tidak digunakan dalam pelaporan.
9. Klik **Simpan data**.
### 3.4.3 Integrasi Unit Kerja
<img src="https://fv9-2.failiem.lv/thumb_show.php?i=yxdcgjdgy&view">
1. Klik pada tombol **Integrasi Unit Kerja** untuk memulai proses.
<img src="https://fv9-2.failiem.lv/thumb_show.php?i=uegepk623&view">
2. Klik **Simpan** untuk menambahkan data unit Kerja
3. Klik **Abaikan** untuk tidak menambahkan data Unit Kerja
4. Klik **Simpan data**.
## 4. Seting Dokumen
Setelah pengaturan pada menu Data Awal, dapat dilanjutkan dengan pengaturan Dokumen oleh Admin.
### 4.1 Jenis Komponen
<img src="https://fv9-3.failiem.lv/thumb_show.php?i=gn66js8q9&view">
Seperti tampilan pada menu menu sebelumnya, tampilan pada menu Jenis Komponen juga sama yang membedakan hanya pada isi dari konten Pada menu komponen.
### 4.1.1 Menambah Jenis Komponen Baru
<img src="https://fv9-2.failiem.lv/thumb_show.php?i=7ucurpyqn&view">
1. Klik pada **Data Baru** untuk memulai menambahkan Jenis Komponen baru.
<img src="https://fv9-3.failiem.lv/thumb_show.php?i=u8a6ytuv8&view">
2. Ketik Komponen Baru.
3. Klik dan pilih salah satu** Kontributor** (Tidak Berpengaruh, Kontributor, dan Kontributor Tambahan)
4. Klik dan Pilih salah satu **Integrasi** (Tidak ada, Simpeg dan Siakad).
5. Klik **Simpan data**.
## 4.2 Kelompok Dokumen
<img src="https://fv9-1.failiem.lv/thumb_show.php?i=u4zeyzvwj&view">
### 4.2.1 Menambah Kelompok Dokumen Baru
<img src="https://fv9-3.failiem.lv/thumb_show.php?i=k25hag32c&view">
1. Klik pada **Data Baru** untuk memulai menambahkan Kelompok Dokumen baru.
<img src="https://fv9-3.failiem.lv/thumb_show.php?i=zwcnfq2uv&view">
2. Ketik Kelompok Dokumen.
3. Ketik Kelompok Dokumen dalam bahasa Inggris.
4. Klik dan pilih salah satu **Ya** atau **Tidak**.
5. Klik dan pilih salah satu **Ya** atau **Tidak**.
6. Klik dan pilih salah satu **Ya** atau **Tidak**.
7. Klik **Simpan data**.
## 4.3 Komponen Dokumen
<img src="https://fv9-2.failiem.lv/thumb_show.php?i=cxmar7m4g&view">
### 4.3.1 Menambah Komponen Dokumen Baru
<img src="https://fv9-2.failiem.lv/thumb_show.php?i=mwr8nnm7t&view">
1. Klik pada Komponen **Dokumen Baru** untuk memulai menambahkan Komponen Dokumen baru.
<img src="https://fv9-1.failiem.lv/thumb_show.php?i=ce2bcatq3&view">
2. Klik dan pilih **Jenis Kelompok**.
3. Klik dan pilih **Jenis Dokumen**.
<img src="https://fv9-3.failiem.lv/thumb_show.php?i=n3wmme2by&view">
4. Pilih komponen mana saja yang akan digunakan dan Klik tipe komponen **Wajib** atau **Tidak Wajib**.
5. Klik **Simpan data**.
## 4.4 Bagan Upload
<img src="https://fv9-2.failiem.lv/thumb_show.php?i=u9mxa7c5q&view">
### 4.4.1 Menambah Bagan Upload Baru
<img src="https://fv9-2.failiem.lv/thumb_show.php?i=x5se83tnr&view">
1. Klik pada **Bagan Upload Baru** untuk memulai menambahkan Bagan upload baru.
<img src="https://fv9-1.failiem.lv/thumb_show.php?i=xckdcbcfx&view">
2. Klik dan pilih **Jenis Kelompok**.
3. Klik dan pilih **Jenis Dokumen**.
<img src="https://fv9-3.failiem.lv/thumb_show.php?i=kpphgbx5b&view">
4. Ketik Nomor Urut.
5. Ketik Nama Bab
6. Ketik Nama Bab dalam Bahasa Inggris.
7. Klik dan pilih **Wajib Upload** atau **Tidak Wajib**.
8. Klik dan pilih tipe **Download Diijinkan** atau **Tidak Diijinkan**.
9. Klik dan **pilih Tayang** atau **Tidak Tayang**.
10. Klik **Simpan data**.
# Penutup
Diharapkan dengan adanya panduan ini dapat membantu para staf operator dan administrator dalam mengoperasikan aplikasi Repositori.
Dokumen ini tentu akan disesuaikan kembali, apabila nantinya ada update/ pembaruan aplikasi, baik jika ada perubahan di sisi fitur, maupun tampilan.
Sign in with Wallet
Connect another wallet