---
# System prepended metadata

title: Guide inför e-arkivering
tags: ["E-arkivering\_", How-to-guide, Documentation]

---

---
title: 'Guide inför e-arkivering'
---

Guide inför e-arkivering
===
Denna guide är skapad av kommunarkiven i Falkenberg, Hylte och Laholms kommun. 
Lämna gärna synpunkter på innehållet i guiden genom att kontakta något av kommunarkiven.

## Innehåll

[TOC]

## Kom igång

Kul att ni vill leverera digitalt till kommunarkivet!
Detta är en guide till dig som skall vara med och förbereda information och handlingar inför e-arkivering. Här beskrivs de förberedelser som behövs innan vi påbörjar ett leveransprojekt tillsammans.

:::info
:file_cabinet: **Tekniskt info**
Vi har Ciceron e-arkiv som levererats och supportas av Twoday. Det består av en databas, SQL, och en filserver, CouchDB. Det ägs och driftas av arkivmyndigheten i respektive kommun och används som ett **slutarkiv**. Det uppfyller nivå 3 vad gäller informationssäkerhet.
:::

## Behov och förväntningar

Det första steget är att ha tänkt igenom varför handlingar eller annan information behöver långtidsbevaras hos kommunarkivet. Det är viktigt att ha kunskap om verksamhetssystemet, dess typ av information, funktion för gallring och arkivering. Kommunarkivets e-arkiv är ett slutarkiv vilket innebär att informationens ägarskap och lagring övergår till arkivmyndigheten.

:::info
:bulb: Reflektera över era förväntningar av e-arkiveringen;  om ni planerar att byta system och skall flytta information eller vilket behov ni har av åtkomst efter arkivering. Vad ni har för närarkiv eller mellanarkiv i nuläget kan också påverka behov av slutarkivering.
:::
:::info
:wastebasket: Grundregeln är att handlingar som lämnas över till Kommunarkivet skall, efter bekräftelse om mottagande, raderas i verksamhetssystemet. 
:::

## Dokumenthanteringsplan / Informationshanteringsplan

Att ha en aktuell och uppdaterad plan för sin information är viktigt inför arkiveringen. Den innehåller vad som skall **bevaras eller gallras**. Det är som regel verksamhetens arkivredogörare eller arkivansvarig som ser till att den hålls uppdaterad. För råd och stöd till att uppdatera planen kontaktar ni kommunarkivet.

## Handlingstyper

Alla handlingstyper behöver framgå av Dokumenthanteringplan eller Informationshanteringsplanen för er verksamhet. Vid digital arkviering är det nödvändigt att handlingarna är definierade för att avgöra vad som skall bevaras och vad som skall gallras.
:::info
:bulb: Idag består allt fler allmänna handlingar av  digital information i annan form än vad man kanske är van att skriva ut på papper, eller ens kan skriva ut: webbsidor, sociala medier, filmer. I ett vanligt verksamhetssystem finns uppgifter som kan behöva bevaras även om det inte är överförbart till papper. Den digitala informationens styrka är att den inte är begränsad till pappersformatet.
:::

## Informationsklassning och sekretess
Innan kommunarkivet tar över verksamhetens handlingar och annan information, behöver den vara värderad och klassad. Om ni inte har detta utrett och är osäkra på hur ni skall göra, kontakta verksamhetens personuppgiftssamordnare (PUS). 
Handlingar som omfattas av någon grad av sekretess behöver vara identifierbara vid överföring till arkivet. 

## Export från verksamhetssystem

Kontakta leverantören av ert verksamhetssystem för att ta reda på hur informationen kan hämtas för att flyttas till ett digitalt slutarkiv (e-arkiv). Vilka filformat används och vilken metadata följer med? Det är inte ovanligt att man behöver installera ett tillägg för export. Det är därför bra att vara ute i god tid inför slutarkivering.
Hör om det går att få SIP, en särskild paketering för att arkivera, att strukturen följer gällande FGS:er från Riksarkivet.


:::info
:question: **Vadå metadata?**
Det betyder ungefär "data om data" och är den text och de sökord som hjälper till att hitta informationen igen i arkivet. Rådgör med arkivarie för att bestämma lämpliga metadata som är bra att kunna söka på vid utlämnande av handling.
:::

Tid och planering
---
Att genomföra en digital leverans till kommunarkivet kräver planering, särskilt första gången. Fundera på när det finns tid och andra resurser att avsätta i er verksamhet. Ju mer förberedda ni är med det som beskrivs här i guiden, ju snabbare kommer leveransen gå. Första gången kan det vara mer att förbereda än vid efterföljande leveranser.


Flera personer med olika kunskap behövs vid en digital arkivering. I tabellen nedan beskrivs de personer som är kopplade till ert verksamhetssystem som behöver identifieras inför en leverans. Om det är osäkert vem som har dessa roller, kontakta närmaste chef. 


| Roll | Beskrivning |
|:------ |:----------- |
| Systemägare  | Ägare till verksamhetssystemet och budgetansvarig. Kan vara samma som informationsägare.|
| Informationsägare  | En fysisk person inom verksamheten, oftast verksamhetschef eller den person som chef delegerat till. Ytterst kan det anses vara nämnden som är ägare men här behövs en fysisk person. |
| Arkivansvarig alt. arkivredogörare | En person inom verksamheten som ansvarar för arkivering och Dokument- / Informationshanteringsplan. |
| Systemförvaltare alt. Objektspecialist    | En person om har teknisk kunskap om verksamhetssystemet, har kontakt med leverantören och kan svara på eller förmedla tekniska frågor som rör systemet. |
| IT-tekniker     | En person hos kommunens IT som har hand om verksamhetens system eller har kontakt med leverantör om det är en "moln-tjänst".
| Verksamhetsutvecklare     | Finns det tillgång till  verksamhetsutvecklare är det en bra resurs att ha med vid första leveransen då det kan innebära nya arbetsrutiner.

:::info
:question: **Varför alla dessa?**
Samma person kan ha flera roller. Andra personer som inte är direkt kopplade till ett verksamhetssystem kan ge stöd och råd i förberedelserna. Uppstår det frågor och funderingar under förberedelserna kontaktar ni någon av kommunens andra resurser: arkivarie, personuppgiftssamordnare (PUS), informationssäkerhetsansvarig, verksamhetsutvecklare,  IT-avdelning etc. 
:::


:::warning
:mega: **Tänk på** att ni skall kunna gallra innan arkivering. Till kommunarkivet lämnar ni det som skall sparas för all framtid.
:::


Schematisk översikt 
---
```flow
st=>start: Dokumenthanteringsplan / Informationshanteringsplan
e=>end: Kommunarkivet
op=>operation: Ett IT-system eller annan digital information
op2=>operation: Gallras
cond=>condition: Långtidsbevaras

st->op->op2->cond
cond(yes)->e
cond(no)->op2
```

## En sista kontroll - checklista
Det kan vara bra att göra en sista avstämning inför leverans. Använd gärna checklistan här.

**Checklista inför e-arkivering**
- [ ] Behov och förväntningar har vi koll på
- [ ] Dokument-/ Informationshanteringsplan är aktuell
- [ ] Handlingstyper identifierade
- [ ] Informationssäkerhet och sekretess har vi koll på
- [ ] Tid och resurser är avsatta
- [ ] Uttag av information har vi eller är på gång
- [ ] Dokumenterat stegen som underlag till leverans



:::success
**Hurra** :tada: Ni är nu redo att starta en digital leverans till kommunarkivet!
:::



## Vad händer sedan?
När ni är redo att arkivera digitalt meddelar ni det till kommunarkivet. Vi planerar då in leveranser i tur och ordning. Är det första gången blir det ett mer strukturerat leveransprojekt än om det är en återkommande leverans från ett system som levererat innan.




###### tags: `E-arkivering` `E-arkiv` `Slutarkivering` `Kommunarkiv` `Bli redo att slutarkivera digitalt`
