# 遠距開會做共筆，想法互通零距離

在家工作，免不了遠端開會。怎麼開會才能減少中途手忙腳亂、會後丟三落四呢？HackMD 可以讓開會流程更順暢。

# 四大訣竅

1. 會前準備會議大綱
2. 看你的角色來協作
3. 會議在開，共筆要動
4. 利用待辦清單，追蹤下一步行動

## 會前準備會議大綱

開會成效要好，第一條守則是：只開必要的會。

遇到必要的會，事前務必準備大綱。大綱讓與會者了解為什麼要開這個會，更能在會前抽空了解同事已經做的功課、拋出的疑問，事先想過，再把各自的想法帶到會議上討論。

大部分會議都有固定的流程，善用[範本](https://hackmd.io/c/tutorials-tw/%2Fs%2Fhow-to-use-template-tw)讓與會者分頭填寫事先設計好的欄位，大家就不容易忘記準備必要的資料。

會前在你的團隊裡開啟一份會議大綱，將連結附在會議邀請的「備註」裡，~~約定好沒先做功課的人要吞一千根針，~~ 這是高效會議的第一步。

## 開會囉，每個人的角色都很重要！

你的團隊有人專門做會議紀錄嗎？我們建議用即時協同編輯的筆記軟體，完成會議**共筆**，增進與會者的參與感。

開會時，你可能會是不同角色：

- **報告人**：輪到你報告就專心報告。
- **會議主揪**或**專案主持人**：通常最能掌握「為什麼要開這場會」，隨時注意是否跑題，善用色框提醒與會者目前的「大問題」是什麼。
- **利害關係人**：聆聽的同時，你想到待會想回應的內容，不妨就直接記錄下來。事先「劇透」你要講的事情不會惹人厭，有時還能為正在發言的人省下確認或重複發言的時間。

HackMD 在「雙欄模式」下也能即時留言，一邊共筆，一邊還能對同事已經紀錄的事情提出進一步的疑問。


別忘了，你還可以 `@` 同事的帳號，HackMD 會自動通知她／他。善用系統降低大腦負擔吧！

## 會議在開，共筆要動

會議是進行式，共筆當然也可以隨之調整。討論完的事項，不妨移到共筆結尾，反之，臨時動議也可以隨時提上來前面，幫助與會者聚焦。

如果有人掉線，一時連不回來，雖然委屈了點，應急的話還是可以從共筆貢獻想法。

## 利用待辦清單，追蹤下一步行動

開會最怕開完會就沒下文，討論過的事情石沉大海，所以討論出具體的下一步行動，並指派負責人，是重要的當責機制。

團隊可能有任務管理系統，或者與會者各自用習慣的方式管理任務，但無論如何，會議記錄應該包含下一步行動的清單，會後再根據這份清單做整理。

- [ ] 待會兒要把這件事整理起來

# 明天的晨會就這樣開吧！

在家工作，遠端工作，會議不會比較少，更因為沒辦法在實體空間、面對面溝通，開完會可沒辦法直接走去 Jesse 的座位問她剛才開會的細節，會議記錄更是重要。

善用即時協作的共筆軟體，例如 HackMD，你也可以高效開會，而且會後不必再為自己的金魚腦打擾同事啦！

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