#### Implementing a "Globally Unique ID (GUID)" for Wildlife Health Data
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#### Mise en œuvre d'un « identifiant unique global (GUID) » pour les données sur la santé de la faune
<font size = 6>
*Best Practices for Data Sharing Sub-committee*
*21 October 2025*
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## Goals of presentation
<font size = 5>
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| - Overview of "Globally Unique IDs" | - Aperçu des «identifiants globalement uniques» |
| - Discuss barriers and opportunities | - Discussion sur les obstacles et les opportunités |
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<!--
%%{ init : {
"theme": "default",
"themeVariables": {
"primaryColor": "#EFE6C7",
"tertiaryColor": "#EFE6C7", /* Needed for nodes inside subgraphs */
"primaryTextColor": "#000000",
"primaryBorderColor": "#888888",
"lineColor": "#444444",
"textColor": "#000000"
}
} }%%
flowchart TD
%% Subgraph for Sick/Dead Wildlife Reports
subgraph SickDead["Reported Sick and Dead"]
Public[Public]
WildlifeRehab["Wildlife Rehab"]
FPT_Agencies1["FPT Agencies"]
CWHC
FPT_Labs["FPT Labs"]
Public -- greaterThan CWHC
WildlifeRehab -- greaterThan CWHC
FPT_Agencies1 -- greaterThan CWHC
Public -- greaterThan FPT_Labs
WildlifeRehab -- greaterThan FPT_Labs
FPT_Agencies1 -- greaterThan FPT_Labs
end
%% Subgraph for Live/Harvested Birds
subgraph LiveHarvested["Live/Harvested"]
ECCC
NWRC
BCCDC
MUN
AHL
ECCC -- greaterThan> NWRC
ECCC -- greaterThan> BCCDC
ECCC -- greaterThan> MUN
ECCC -- greaterThan> AHL
end
%% Shared downstream steps
FPT_Labs -- greaterThan> CAHNSNLabs["CAHNSN Labs"]
CWHC -- greaterThan> CAHNSNLabs
NWRC --greaterThan CAHNSNLabs
BCCDC --greaterThan CAHNSNLabs
MUN --greaterThan CAHNSNLabs
AHL --greaterThan NCFAD
CAHNSNLabs --greaterThan NCFAD
%% Styling (optional)
style SickDead fill:#cccccc,stroke:#888,stroke-width:1px,color:#000000
style LiveHarvested fill:#cccccc,stroke:#888,stroke-width:1px,color:#000000
style CAHNSNLabs fill:#1f3b57,stroke:#aaa,stroke-width:2px,color:#fff
style NCFAD fill:#FF0000,stroke:#ddd,stroke-width:2px,color:#fff
style CWHC fill:#2B919D,stroke:#ddd,stroke-width:2px,color:#fff
-->
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#### Current State of Data Management | État actuel de la gestion des données
<font size = 4>
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| Wildlife health data is collected from multiple sources. | Les données sur la santé de la faune sont recueillies auprès de multiples sources. |
| Data handling varies between institutions, leading to inconsistencies. | La gestion des données varie entre les institutions, entraînant des incohérences. |
| Communication and coordination between partners are challenging. | La communication et la coordination entre les partenaires sont difficiles. |
| Lack of standardized identifiers for specimens leads to duplication and inefficiencies. | L'absence d'identifiants normalisés pour les spécimens entraîne des doublons et des inefficacités. |
| Delayed information dissemination impacts disease response. | La diffusion tardive de l'information affecte la réponse aux maladies. |
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#### Identified Challenges | Défis identifiés
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|---|---|
| **Inconsistent Data Management**<br>- Different organizations use different methods to track specimens.<br>- No standard identifier means difficulty linking related data. | **Gestion incohérente des données**<br>- Différentes organisations utilisent des méthodes variées pour suivre les spécimens.<br>- L'absence d'identifiant standard complique le lien entre les données connexes. |
| **Communication & Coordination Issues**<br>- Multiple agencies are involved, but data interoperability is limited.<br>- Misalignment of tracking methods creates reporting gaps. | **Problèmes de communication et de coordination**<br>- Plusieurs agences sont impliquées, mais l'interopérabilité des données est limitée.<br>- Le décalage des méthodes de suivi entraîne des lacunes dans les rapports. |
| **Data Integrity & Accessibility**<br>- Lack of standardized tracking results in errors and redundancy.<br>- Difficulties in resolving historical data. | **Intégrité et accessibilité des données**<br>- L'absence de suivi normalisé entraîne des erreurs et des redondances.<br>- Difficultés à traiter les données historiques. |
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#### What is a GUID?
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| A **Globally Unique Identifier (GUID)** is a persistent, unique reference to a digital or physical entity. | Un **identifiant globalement unique (GUID)** est une référence persistante et unique à une entité numérique ou physique. |
| It ensures that information systems can identify and link records **without confusion or duplication**, even across institutions. | Il permet aux systèmes d'information d'identifier et de relier les enregistrements **sans confusion ni duplication**, même entre institutions. |
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#### Examples of Well-Known GUIDs
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| - **DOI** (Digital Object Identifier)<br> *Used to uniquely identify academic articles and datasets*<br> Example: `https://doi.org/10.1038/s41586-020-2649-2` | - **DOI** (Identifiant d’objet numérique)<br> *Utilisé pour identifier de façon unique les articles scientifiques et les ensembles de données*<br> Exemple : `https://doi.org/10.1038/s41586-020-2649-2` |
| - **UUID** (Universally Unique Identifier)<br> *Common in software systems and databases*<br> Example: `550e8400-e29b-41d4-a716-446655440000` | - **UUID** (Identifiant unique universel)<br> *Couramment utilisé dans les systèmes logiciels et les bases de données*<br> Exemple : `550e8400-e29b-41d4-a716-446655440000` |
| - **ORCID** (Open Researcher and Contributor ID)<br> *Identifies individual researchers globally*<br> Example: `https://orcid.org/0000-0002-1825-0097` | - **ORCID** (Identifiant ouvert de chercheur et collaborateur)<br> *Identifie les chercheurs individuels à l’échelle mondiale*<br> Exemple : `https://orcid.org/0000-0002-1825-0097` |
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#### Why a GUID is Important | Pourquoi un GUID est important
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A **Globally Unique Identifier (GUID)** improves ... | Un **Identifiant Unique Global (GUID)** améliore ...
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|---|---|
| **Traceability**: Ensures every sample is uniquely identifiable across databases. | **Traçabilité** : Garantit que chaque échantillon est identifiable de manière unique dans les bases de données. |
| **Integration**: Allows seamless data sharing between partners. | **Intégration** : Permet un partage fluide des données entre partenaires. |
| **Persistence**: A GUID remains constant, avoiding data fragmentation. | **Persistance** : Un GUID reste constant, évitant la fragmentation des données. |
| **Resolvability**: Enables data retrieval using a stable reference. | **Résolution** : Permet la récupération des données à l’aide d’une référence stable. |
| **Uniqueness**: Eliminates duplication of specimen records. | **Unicité** : Élimine la duplication des enregistrements de spécimens. |
| **Standardization**: Provides a consistent approach across agencies. | **Standardisation** : Offre une approche cohérente entre les agences. |
| **Efficiency**: Improves data management | **Efficacité** : Améliore la gestion des données |
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</font>
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#### Principles from Nelson et al. 2018 <br> Principes tirés de Nelson et al. 2018
<font size = 4>
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| **Representation**: Defines what the GUID represents (e.g., physical specimen, database entry). | **Représentation** : Définit ce que le GUID représente (ex. spécimen physique, entrée de base de données). |
| **Persistence**: Ensures GUID remains unchanged over time. | **Persistance** : Garantit que le GUID demeure inchangé dans le temps. |
| **Uniqueness**: Guarantees no duplication across systems. | **Unicité** : Garantit l'absence de duplication entre les systèmes. |
| **Resolvability**: GUID can retrieve associated data. | **Résolubilité** : Le GUID permet de récupérer les données associées. |
| **Opacity**: GUID does not reveal details about the specimen itself. | **Opacité** : Le GUID ne révèle aucun détail sur le spécimen lui-même. |
| **Physical Placement**: Determines where the GUID is stored (e.g., database, specimen label). | **Emplacement physique** : Détermine où le GUID est conservé (ex. base de données, étiquette du spécimen). |
| **Minting**: Defines how GUIDs are created and assigned. | **Génération** : Définit comment les GUID sont créés et attribués. |
| | |
Nelson, G., Sweeney, P. and Gilbert, E., 2018. _Appl. in Plant Sciences_, _6_(2), p.e1027.
</font>
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#### Proposed Approach for Defining a GUID <br> Approche proposée pour définir un GUID
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| **Institutional Prefix + Internal ID** <br> **Préfixe institutionnel + identifiant interne** |
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#### Proposed Approach for Defining a GUID
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**Structure:**
**Institutional Prefix + Internal ID**
**Préfixe institutionnel + identifiant interne**
| Institution | Prefix / Préfixe | Example / Exemple |
|----------|--------|---------|
| Federal Government / Gouvernement fédéral | Official Abbreviation / Abréviation officielle | ECCC-AIV-2023-01714 |
| Provincial Government / Gouvernement provincial | Provincial Initials + Ministry Abbreviation / Initiales provinciales + abréviation du ministère | SKMOE-2022-AIV-171 |
| Educational Institution / Établissement d'enseignement | Standard Educational Code / Code éducatif standard | EAUK-AHL_G22-0211453 |
| Other Organizations / Autres organisations | Organizational Abbreviation / Abréviation organisationnelle | CWHC.219205.1 |
</font>
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### *Secret: we're not really proposing a truly Globally Unique ID so we'll need a name*
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### *Secret : on ne propose pas vraiment un identifiant véritablement globalement unique, alors il va nous falloir un nom*
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| **Animal Verified ID (AVID)** | **Animal Vérifié avec Identifiant Désigné (AVID)** |
| **Globally Unique ID (GUID)** | **Identifiant Globalement Unique (GUID)** |
| **Federal Animal & UNified Entity ID (FAUNE-ID)** | **Identifiant Fédéral pour les Animaux et les UNités Entifiées (FAUNE-ID)** |
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</font>
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#### Proposed Approach for Defining a GUID
<font size =4>
| Institution | Prefix / Préfixe | Source |
|----------|--------|---------|
| Federal Government / Gouvernement fédéral | Official Abbreviation / Abréviation officielle | [Official List of Federal Departments and agencies](https://www.canada.ca/en/government/dept.html) |
| Provincial Government / Gouvernement provincial | Provincial Initials + Ministry Abbreviation / Initiales provinciales + abréviation du ministère | [Statistics Canada](https://www12.statcan.gc.ca/census-recensement/2021/ref/dict/tab/index-eng.cfm?ID=t1_8), plus internal abbreviations |
| Educational Institution / Établissement d’enseignement | Standard Educational Code / Code éducatif standard | [Master list of designated educational institutions](https://www.canada.ca/en/employment-social-development/programs/designated-schools.html) |
| Other Organizations / Autres organisations | Organizational Abbreviation / Abréviation organisationnelle | CWHC will maintain list |
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#### Notes for implementation | Notes pour la mise en œuvre
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|---|---|
| **Representation**: GUID represents the **physical specimen**, not metadata. | **Représentation** : Le GUID représente le **spécimen physique**, et non les métadonnées. |
| **Persistence**: All institutions commit to maintaining the GUID once assigned. | **Persistance** : Toutes les institutions s'engagent à conserver le GUID une fois attribué. |
| **Resolvability**: Partners agree to reference the GUID in their databases. | **Résolution** : Les partenaires acceptent de référencer le GUID dans leurs bases de données. |
| **Uniqueness**: Use **org-specific prefixes** to ensure uniqueness. | **Unicité** : Utilisation de **préfixes spécifiques aux organisations** pour garantir l'unicité. |
| **Opacity**: Prefix may be readable, but full GUID structure remains flexible. | **Opacité** : Le préfixe peut être lisible, mais la structure complète du GUID reste flexible. |
| **Physical Placement**: Each organization determines its own labeling process. | **Emplacement physique** : Chaque organisation détermine son propre processus d’étiquetage. |
| **Minting Process**: Prefixed GUIDs are created before sending specimens outside the local lab. | **Processus de génération** : Les GUID avec préfixe sont créés avant l’envoi des spécimens hors du laboratoire local. |
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</font>
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#### Expected Benefits | Avantages attendus
<font size = 4>
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|---|---|
| Improved Coordination & Data Sharing | Amélioration de la coordination et du partage des données |
| Reduced Effort & Redundancy | Réduction des efforts et des redondances |
| Fewer Data Errors | Moins d'erreurs dans les données |
| Faster Information Dissemination | Diffusion plus rapide de l'information |
| Improved Situational Awareness | Meilleure connaissance de la situation |
| Lower Operational Costs | Réduction des coûts opérationnels |
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#### The "Ask" (not for today!) <br> La « demande » (mais pas pour aujourd’hui!)
<font size = 5>
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| - Agree to preface samples with an institutional code | - Accepter de faire précéder les échantillons d’un code institutionnel |
| - Agree to develop and maintain an internal system for uniquely labeling specimens that meets your needs | - Accepter de développer et de maintenir un système interne d’étiquetage unique des spécimens qui répond à vos besoins |
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#### Proposed Next Steps | Prochaines étapes proposées
<font size = 4>
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|---|---|
| Develop use cases and scenarios to test concept | Développer des cas d’utilisation et des scénarios pour tester le concept |
| Finalize GUID structure and institutional prefixes. | Finaliser la structure du GUID et les préfixes institutionnels. |
| Develop briefing note or short paper. | Rédiger une note d'information ou un court document. |
| Promote adoption within our agencies. | Encourager l'adoption au sein de nos agences. |
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</font>
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#### Discussion
<font size = 6>
- Overall thoughts?
- Questions?
- Challenges?
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