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tags: meeting, coscup, program, COSCUP2023
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# 2023 Community Tracks 提案規劃

## 填寫說明

> 這份文件是幫助 task force leader 更容易 kickoff 展開今年的工作。
> 這份文件列出每個大項目在推動時可能需要考慮的事情，填寫時也可以思考一輪，也便於後續溝通。
> 年度規劃主要目的是思考與表達，請把 effort 放在這上，避免做無謂的 paper work。
> 年度規劃是很大的 issue，可能會花上數週甚至數天的時間。建議可以先粗略花 1hr 產生一版，再來持續改善。
> 如果你已經有自己習慣做事的流程和方法，歡迎提出和大家溝通，不用 stick to。

> 寫多少才夠？check points for reference
> * 內容是否可以讓其他夥伴知道這個項目今年要做什麼？為何要做？要做到什麼程度？
> * 內容是否足以讓妳可以以此為基礎開出工作卡片，進行分工？
> * 內容是否足以幫助我們在期末回顧這些規劃目標是否有達成？

## 今年目標及推動方式

> 👉 以下是期初目標。請妳以此為基礎補完拓展，規劃今年如何帶著夥伴完成。
> 若妳有更好的想法，歡迎提出討論後把這些目標推翻掉 and relace w/ yours.

* 嘗試以 pretalx 徵求社群軌
* 今年錄影交由社群剪接
* 考慮讓用心經營的社群能有更大的舞台, e.g., RB
* 不特別尋求新社群加入，強化精緻度 - beauty
* 舉辦新手社群 holder 分享營
* 強化社群重點議程宣傳
* 社群大人物直升到 COSCUP 大人物
* 要求社群簽署 CoC/ 個資保護 (new)

## WBS

> 👉 要完成上述目標，需要完成哪些 tasks？請先在這邊大致盤點列出。之後以此為基礎細切卡片，帶著妳的組員一起完成。
* 以 pretalx 徵求社群軌
* 社群招募文案撰寫
* Basic Info
* as usual info
* New Info
* 合作新制度
* 社群需剪接影片
* 歡迎社群招募經驗分享人
* 說明 open hour
* branding 的使用規範、不能限定特定會眾參與、可以有自己的獨立規範、頁面、活動，但要規範需 mention 到 COSCUP 主辦。
* 今年 CFP 會同時提供各社群聯絡方式，讓會眾直接連絡社群軌
* others
* 社群招募說明會資訊應該都要上文案
* 建議調查新加入社群得知 COSCUP 的管道與參加的原因

* 社群招募說明會
* 線上/線下、訂時間、準備簡報
* 說明今年錄影交由社群剪接
* 說明社群招募經驗分享
* 說明社群 open hour
* 說明 prime session 社群大人物推薦
* 說明社群文案募集
* 社群招募開始
* 社群招募經驗分享
> 概念上就是新手 host 的經驗教學分享會
* 議程組說明怎麼辦社群議程
* 邀請有經驗的社群進行經驗分享
* 社群審核
* 邀請審核人
* 幾乎沒有在回覆信件或訊息的社群可以考慮不錄取
* 錄取社群的 pretalx 設定

* 強化社群參與精緻度
* 社群 open hour
* weekly meeting，開放讓社群線上問問題
* weekly 大會進度 updating
* 徵稿前會需要較密集籌備
* 社群大人物推薦
* 準備表單、修改文案
* 強調會是 prime speaker，獨享時段
* 議程徵稿文案撰寫/收集
* 準備表單
* 設定 pretralx
* 提供各議程軌的負責社群資訊
* 議程投稿/審核 and 社群軌宣傳
* 寫文案徵文案邀文案
* 小卓工單卡時段
* 社群宣傳/重點社群議程宣傳
* 文案募集、撰寫
* 新手 host 的經驗教學分享會
* 預訂場地、準備簡報、試講
* 邀請可以分享的社群
* 重要時辰的 Google Calendar 同步

## 時程

> 👉 可參考去年經驗整理出與你負責項目有關部分
> 之後再執行工作的時候，就可以此為依據決定輕重緩急

- 03/01 (三) 社群招募表單 Open !
- / () 社群議程招募說明會
- 03/24 (五) 社群議程截止申請
- **03/25 (六) 社群 open hour Start/公布錄取社群名單**
- weekly meeting
- 03/31 (五)
- prime session speaker 推薦表單 Open
- 社群議程提供徵稿資訊截止

> ~~- 04/07 (五) 社群議程提供徵稿資訊截止~~
- 04/14 (五)
- keynote speaker 推薦表單 Close !
- 公告徵稿資訊
>~~- 04/21 (五) 公告徵稿訊息~~
- 04/24 (一) 社群軌宣傳一
- 04/26 (三) 社群軌宣傳二
- 04/28 (五) 社群軌宣傳三
- 05/19 (五) 徵稿截止
- 06/16 (五) 審稿截止
- 06/23 (五)
- 公布錄取稿件
- 社群提供所配發時段內的完整議程表
- 06/26 (一) 議程宣傳一
- 06/28 (三) 議程宣傳二
> ~~- 06/30 (五) 社群提供所配發時段內的完整議程表~~
- 07/01 (一) 總議程表發佈
- 07/03 (一) 議程宣傳三
- 07/05 (三) 議程宣傳四
- 07/07 (五) 議程宣傳五
- ~~07/10 (一) 總議程表發佈~~
- / () 講者行前信
- 07/29~07/30 COSCUP Taiwan 2023！
- / () 提供錄影影片
- / () 影片剪接開始
- / () 議程影片公布

## 哪些項目需要與外部 stakeholder 協調？

> 👉 可能的 stakeholders 包含但不限於其他組、合作社群、講者、廠商等等，請先花 3 min. 初步評估，以在後續工作時準備好溝通互動。

* 與社群合作項目
* prime session：透過社群邀請一位有國內外知名度的講者來臺
* oscvpass workshop，邀請專案加入
* 社群經驗分享講者邀請
* 議程/社群分享文案供稿/邀稿

## 回顧去年執行及檢討事項

> 👉 去年的卡片在此，或許有些心得可以供今年參考？ https://trello.com/b/dJBkYvOi/coscup22-program-main
>
> 👉 若還有時間，可以再稍微參考去年問券及檢討事項，列出你認為今年最值得參考的一些項目。但不建議看著後照鏡開車。
> * 大會檢討報告 https://docs.google.com/document/d/1tB3FHkIjdvWojhVcRcP5oiBr5ORfBJQf6t1w09HYjF0/edit
> * 議程組檢討報告 https://hackmd.io/WDs6KWXoQN6utwD_Edlp_A
> * 合作社群檢討報告 https://docs.google.com/document/d/1Boa5_vC9svRfOdT3mKM_vPI10niQQjUZBH4MHFp-TXM/edit