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🔗 Link To 2024 Community Tracks 提案規劃
2024 綜合軌提案規劃
填寫說明
這份文件是幫助 task force leader 更容易 kickoff 展開今年的工作。
這份文件列出每個大項目在推動時可能需要考慮的事情，填寫時也可以思考一輪，也便於後續溝通。
年度規劃主要目的是思考與表達，請把 effort 放在這上，避免做無謂的 paper work。
年度規劃是很大的 issue，可能會花上數週甚至數天的時間。建議可以先粗略花 1hr 產生一版，再來持續改善。
如果你已經有自己習慣做事的流程和方法，歡迎提出和大家溝通，不用 stick to。
寫多少才夠？check points for reference
- 內容是否可以讓其他夥伴知道這個項目今年要做什麼？為何要做？要做到什麼程度？
- 內容是否足以讓妳可以以此為基礎開出工作卡片，進行分工？
- 內容是否足以幫助我們在期末回顧這些規劃目標是否有達成？
今年目標及推動方式
👉 以下是期初目標。請妳以此為基礎補完拓展，規劃今年如何帶著夥伴完成。
若妳有更好的想法，歡迎提出討論後把這些目標推翻掉 and relace w/ yours.
- 目標：讓會眾確切明白綜合軌與其他社群軌不同，其他軌事務需要請去找其他社群溝通。
- 需要明確定義議程委員的標準在哪邊，有些稿件儘管符合開源精神，但技術內文可能有待加強。不過到底議程委員只要稿件是開源就給過，還是技術標準就降低，這部分可以思考一下。
- MAVINS建議統一用字，「自辦議程／自辦軌」是總稱，包含三種：主議程軌、綜合軌、協作／育成軌。
- 需要明確說明轉軌至社群的相關規定，不可以讓講者於綜合軌錄取後又被社群拒絕
主議程軌
定義：
- 在 CFP 中審稿分數比較高的會安排在主議程軌
- 比較重要、具有主題趨勢的議程
- 講者受會眾歡迎，讓講者能夠在備受尊重的場域演講
- 透過社群推薦的 keynote 講者
- 協調好主持人誰出
需注意：
- 跟場務組協調好動線，不要讓前排座位留空
- 議程一定要排滿，不用留 buffer
- 主持人慎選
- 0.5〜1 天英文議程
- AU 整修，改用
- RB-101（50人）
- RB-國際演講廳（96人）
- 稿件/邀請講者比例為？：？
- 大人物至少兩位
負責人：Lois
時程：
| 截止日期 | 事項 | 備註 |
|---|---|---|
| 4/30 前 | 大人物邀請到 3 位 | 最晚時限是審稿完前 |
| 與贊助組確認講者時間與位置 | ||
| 講者錄取通知 | ||
| 議程表公佈 | ||
| 7/21 前 | 主持人尋找 |
- 大人物邀請
- 主要稿件蒐集
- 邀請確認
- 贊助講者時間位置排好
- 其他講者的時間
- 公布議程表前要完成稿件蒐集、講者錄取、Prime Session …etc
- 主持人
2023 年大人物貼文參考
Lighting Talk
負責人：
時程
| 日期 | 事項 | 備註 |
|---|---|---|
綜合軌
定義：
- 綜合軌
- ㄧ定比例 first-timer 講者
- 無去處的優秀稿件
需注意：
- 抓至少兩堂的 buffer
- 時間需比社群議程早
期望目標：
- 提升英文演講稿件或以英文投影片數量達 10 件
- 融入 First timer Program 協助提供講者稿件回饋工改進的機制
負責人：Peter Li
時程
| 日期 | 事項 | 備註 |
|---|---|---|
| CFP 徵稿開始 | ||
| CFP 截止 | ||
| 講者錄取通知 | ||
| 講者試講 | ||
First-timer Program說明
- melissa
開始前，需要先找審稿委員，之前是跟綜合軌同樣委員群
- first timer 獨立處理
- 先宣傳有這活動（投稿開始至結束時間、投稿規則、告知「first timer 稿件將由 COSCUP 轉稿，在 first timer 投稿期間自行轉至其他軌的人不算 first timer 參與者」）
- 去 pretalx 開軌（到目前為止是獨立處理）
- 審稿委員給分並同時撰寫投稿建議（pretalx first timer 軌會暫時關起來，不給修改，並在評完後再開）
- 通知報名此軌的投稿者審稿建議（統一告知審稿委員建議，同時開啟 pretalx 修改權限）
- 議程組收稿件時間（綜合、社群、first timer 同時）正式關閉，由審稿委員再看一次 first timer 稿件
- 正式定下誰上 first timer program
- first timer 合併至其他軌
- 與組內協議，哪些稿件可以轉到哪一軌（這時就沒有獨立的 first timer 軌了，這軌是開給人投稿，議程組會幫助這些人、但不公佈誰是 first timer，當然議程表也不會有這軌）
- first timer 獨立作業(已錄取)
- 安排 組內人員＋審稿委員（先發時間調查）、投稿者（後發時間調查）的 rehearsal 時間，並確保分配給講者的審稿委員人數一致
- 寄信給對應到的組別（組內人員 [理想是組內主持人＋另一位組內組員，至少要一位主持人] ＋審稿委員＋講者）
- 正式 rehearsal
- 最後的感謝信
- 寄信給審稿委員表示感謝並邀請參與前夜派對（之前 first timer 與綜合軌審稿委員同人，所以感謝暨邀請信同封）
- 寄信給講者邀請來前夜派對
- QA
- 你覺得有沒有需要續辦或者調整的地方？
調整：看有沒有比較好的宣傳時間，去年人數(4位)比起前年少幾位
續辦：看今年人力 - 輔導的投稿文件都有修改嗎？
yes - 修改後都成功錄取了嗎？
no - First-timer是已經通過錄取，才提供簡報諮詢建議的？
在 pretalx first timer 軌簡介中會寫建議提供簡報
對於已上的講者，也會建議於 rehearsal 前先做好簡報
- 你覺得有沒有需要續辦或者調整的地方？
決議事項： MAVINS
- First-timer Program（初心者計畫）改為講者與社群自主參與方案：
- 初心者篩選條件與配套措施：
(1) 至少近三年未曾在COSCUP發表。
(2) 必須在4/21前完成初稿，暫停修訂。
(3) 4/30獲得初審建議，截稿前完成定稿。 - 徵詢社群參與初心者計畫的意願？同意加入的社群軌：
(1) 徵稿說明加問兩題：a. 投稿人是否符合初心者資格？b. 是否加入預審方案？
(2) 社群審委應於4/30提早給予預審建議(與Early Bird審稿結果同時)，方便初心者補充修訂。
- 初心者篩選條件與配套措施：
- 5/9同步進入正式審稿。
- 一般徵件流程 (CFP)
- CFP 開始前找看看審稿委員
- (調查稿件數量) Early Bird (CFP 開始時結束)
- (調查稿件數量) CFP 審稿開始
- 給審稿委員看，給 DL 請他們給意見
- 議程組參考最後審稿意見給予錄取
- 轉搞、轉介等處理
- (調查稿件數量) 社群從天而降稿件
- 錄取通知
- 排稿件
== 2023 年底 early birds CfP 活動開始==
- - 2023/12 設定 early birds 的 pretalx 設定
- - 03/01 發佈 early birds CfP 活動貼文(感謝 Julia 處理)
- - 02/24 COSCUP 活動籌備開始
- - 02/28 議程委員邀請名單
- - 03/09 設定 pretalx - 綜合軌、議程委員評判標準、評分欄位
- - 03/09 撰寫議程顧問邀請信(中、英文)
- - 03/10 寄發議程顧問邀請信
- - 03/15 Early birds CfP 社群貼文
- - 03/20 確認審稿之核定規則
- - 03/20 撰寫綜合軌徵稿辦法
- - 03/24 確認議程顧問名單
- - 03/25 確定審稿規則
03/31(日) early bird CfP 截止
- - 04/02 通知議程顧問 early bird CfP 審稿
- - (如有需要)04/13 發送議程顧問審稿提醒信
- - 04/06 ~ 04/20 early bird CfP 審稿期間
- - 04/15 確定轉稿規則
03/31(日) CfP 開始
- - 04/22 ~ 05/01 - 觀測 CfP 投稿狀況。來看是否需要加強宣傳或是尋找知名的開源講者。
- - 04/01(一) ~ 04/14(日)檢閱 First-timer Program 稿件並給予回饋期間
- - 04/29(一) 給參與者議程顧問回饋
- - 04/30 通知 early bird CfP 審稿結果（需確認最終參加意願）
05/09(四) CfP 截稿
- - 05/12 ~ 05/26 綜合軌 CfP 審稿期間
- - (如有需要)05/20 發送議程顧問審稿提醒信
- - 06/09(日) 綜合軌公告稿件徵選結果（抓兩個月時間讓講者準備研討會），寄發徵選結果通知信
- - 06/16(日) 綜合軌安排稿件時間位置
- - 06/29(六) ~ 07/14(日)First-timer Program Rehearsal 期間
- - 07/15(一) 寄發講者行前通知信（也請對方協助宣傳 COSCUP 活動貼文）
- - 07/15(一) 寄發議程顧問行前通知信（也請對方協助宣傳 COSCUP 活動貼文）
08/03 - 08/04 COSCUP 活動開始
- - 08/10(六) - 寄發講者感謝信（告知後續會上傳公開講者影片，盡請關注 COSCUP youtube 頻道）
- - 08/10(六) - 寄發議程委員感謝信
自辦軌(mattermost討論串)
定義：COSCUP 希望可以培養新的人、新的主題、新的社群
需注意：
- 需要預留至少兩堂 Buffer 給意外進入的稿件
- 組長：如果今年沒有人願意做，今年傾向不會自己做
- 跟一般議程軌走一樣的時程
- 可以走全邀稿，也可以走徵件
- 由核心志工認領
- 只要有負責社群接手該主題就畢業了
- 負責人嘗試尋找與接洽社群合作
負責人：
目前尚未找到負責的社群：
| 名稱 | 負責人/社群 | 備註 |
|---|---|---|
| 開源與職涯 | Beauty | MAVINS聯繫：這軌去年是Beauty一個人的武林，今年由MAVINS繼續舞 |
| Open AI | 四貓聯繫 | |
| Open Design | Julia, IxDA (Justin) | 今年Bob想邀UX四神湯+ixda+Eva 聊聊合作的可能及形式 |
| Open World Tour | Mac | 可能會傾向接著做半日議程 |
| 台科學生軌 | NFS, MAVINS | nfsnfs已提案申請。 |
去年有社群接手：
| 名稱 | 負責人/社群 | 議程組窗口 | 備註 |
|---|---|---|---|
| 開源新手村 | OCF李盈萱 | Jeff | 已來信確認申辦議程與攤位 |
| 今年不辦 | |||
| 開源韌體 | Beauty | 請蘇蘇幫忙問 | |
| Open Source Education | Ted | 逸平, Leon | 已於Pretalx完成提交 |
| 帶您讀源碼 | cataska | 已於Pretalx完成提交 |
時程
- 建議開始尋找負責人、找人脈認識
- 徵求合作社群截止前（3/17）要確認有負責人 (不管內外)，把徵稿說明提出 (需要徵稿對象、徵稿內容、議程時長、計畫)
WBS
👉 要完成上述目標，需要完成哪些 tasks？請先在這邊大致盤點列出。之後以此為基礎細切卡片，帶著妳的組員一起完成。
- pretalx 發送 email 功能再次許願MAVINS：mac努力中
時程
👉 可參考去年經驗整理出與你負責項目有關部分
之後再執行工作的時候，就可以此為依據決定輕重緩急
重要時間點
| 日期 | 事項 | 備註 |
|---|---|---|
| 2024/02/22 | 綜合軌 pre-kickoff | |
| 2023/12 | early birds CfP 活動開始 | |
| 2024/03/31 | early bird CfP 截止 | |
| 2024/03/31 | CfP 開始 | |
| 2024/05/09 | CfP 截稿 | |
| 2024/08/03 | COSCUP 活動開始 |
細項待補
CFP 社群搶人規則
哪些項目需要與外部 stakeholder 協調？
👉 可能的 stakeholders 包含但不限於其他組、合作社群、講者、廠商等等，請先花 3 min. 初步評估，以在後續工作時準備好溝通互動。
- 育成軌負責人MAVINS開卡徵詢確認。
- 製播組
- 確定錄影流程及場地教室品質及音質是否有問題（例如：單聲道）
- 行銷組（負責 FB po 文及 blog 發布組別）
- 協助發佈公關文案
- 贊助組MAVINS跨組會議協調。
- 贊助講者 - 需注意留幾個位置贊助講者
- 場務組
- 引導人流到 RB
回顧去年執行及檢討事項
👉 若還有時間，可以再稍微參考去年問券及檢討事項，列出你認為今年最值得參考的一些項目。但不建議看著後照鏡開車。
