# Pretalx 教學

[TOC]

## Youtube 影片清單(被 youtube 擋上傳上限，未完成)
https://www.youtube.com/watch?v=WlEDCf9CpcY&list=PL4XI30SqyrkO4XfkbpuoXMbw9JeLJ6R_D

## 徵稿系統 Pretalx 介紹

### 什麼是 Pretalx？

1. 他是一套 Open Source 的 Conference 管理系統，可以幫助工作人員從徵稿到安排議程表的各種流程協作

2. 詳情可參考他的官網： https://pretalx.com

### 為什麼要使用 Pretalx？

1. COSCUP 以往是使用 Google Form 的方式徵稿，但在編排議程表的協作上，往往花費許多人工的成本。因此尋找與我們形式相近的工具輔助我們使用。
2. 我們仍然在尋覓與我們流程契合度更高的工具，若您有任何 idea，歡迎與我們聯繫。

## 建立活動
1. 沒有帳號：到官網點 try it，並填寫所需資料

2. 登入後開始設定相關資訊
**語言:**

**設定活動資訊:**

**活動日期:**

**其他:**

**資料輸入完畢後，會自動生成活動管理介面**
包含活動倒數、投稿人數、投稿搞件數、團隊大小等資訊
下方為 pretalx 任何操作活動發生時的 log 紀錄

3. 進入設定，建立活動相關資訊，如團隊資訊、活動資訊等
3.0 一般：活動基本資訊社定，若初始值的資料有需要修改的地方，可以到這邊修改，如活動名稱 (非組織名)、日期、使用語系等


3.1 團隊建立：

點選**設定** -> **團隊**後，會進入以下畫面，不要緊張，這是正常的，此時點選右下方的 **+新團隊**

開始填寫團隊資訊，並設定權限，完成後按儲存即可

當選擇「是名檢閱者」時，可以綁定對應的議程軌

儲存後回到主畫面會發現團隊已經新增完畢

**注意：pretalx 以組織為單位，一個團隊可以有 N 種活動，不同活動
可有不同團隊。針對不同團隊，可以綁定到不同活動中，並設定不同權限。如下圖舉例**


4. 投稿資訊建立
點選徵求議程投稿，選取內容，開始填寫徵稿資訊
注意：語系會根據使用者(看見實際 CFP 頁面的人)，所選擇的語系不同，出不同的結果

5. 議程軌建立
創建完畢後，就可以在議程軌頁面中，看見設定的議程軌名稱

> 使用經驗上，建議不同議程軌可以用不同顏色，未來稿件進來後，再對應議程軌會有對應顏色出現再投稿欄位，會比較好辨識


7. 建立客製化問題，點選問題->新增

進到新的頁面後，可以開始選問題相關設定，包括題目、類型、選項等(如下圖框框3~6)，同時可以綁定議程軌 (但這個功能再新版被關掉，需要時可以寄信跟 pretalx 團隊請他們開啟)

8. 活動上架
拉取對應的規模與票價，會提供資費方案，並進行付款


**Note**
- 針對免費的開源活動會提供折扣，但需寄信與 pretalx 團隊說明，pretalx 團隊會提供其他付款方式
- 可以走信用卡付款，一樣告知團隊需求即可
- 需付費完畢後，活動才可以上架並開始徵稿

## For 團隊成員(含議程組員、社群議程軌負責人、審稿者)

### 1. 收邀請信

:::info
如果你加入了三個團隊，就會有三個團隊的信，三個連結都要點，不然會漏
:::

#### 圖文教學

1. 找到 pretalx 寄給你的信，可能在促銷信件，也可能在垃圾信箱，總之用全力找到他

2. 點擊裡面的連結

### 2. 我想把語系改掉

#### 影片教學
{%youtube WlEDCf9CpcY %}

#### 圖文教學

1. 預覽活動

2. 改語系


## For 議程組員

### 1. 建立議程軌

:::info
1. 一個團隊（包含 [main]議程負責人 與 [reviewer]審稿者），對應一個議程軌
2. 徵稿時，講者必須選擇要投稿至哪個議程軌
:::

#### 影片教學
{%youtube jrMAIAOszx4 %}

#### 圖文教學

1. 點開議程軌

<img src="https://i.imgur.com/mT4o3oo.png" height="350px">

2. 新增議程軌

3. 填寫資料

### 2. 建立 [main] 社群 Team
:::info
議程負責人所屬的 Team 為 [main]，審稿者負責的 Team 為 [reviewer]
:::

#### 影片教學
{%youtube A7yGtaIvU3I %}

#### 圖文教學

1. 點開「團隊」
<img src="https://i.imgur.com/6G2IVIx.png" height="350px">

2. 新增團隊

3. 設定團隊


4. 儲存後，修改，限定 負責人 可以在「檢閱」看見的稿件




### 3. 建立 [reviewer] 社群 Team
:::info
議程負責人所屬的 Team 為 [main]，審稿者負責的 Team 為 [reviewer]
:::

#### 影片教學
{%youtube vZ72wGRpjxA %}

#### 圖文教學

1. 點開「團隊」
<img src="https://i.imgur.com/6G2IVIx.png" height="350px">

2. 新增團隊

3. 設定團隊

4. 限定 審稿者 可以看見的 track



### 4. 加入社群負責人／審稿者

:::info
議程負責人所屬的 Team 為 [main]，審稿者負責的 Team 為 [reviewer]
:::

#### 影片教學
{%youtube 15JxppGUfy0 %}

#### 圖文教學

1. 點開「團隊」
<img src="https://i.imgur.com/6G2IVIx.png" height="350px">

2. 編輯團隊


3. 加入 Email


**==4. 請團隊成員去收信==**

### 5. 建立徵稿表單

:::info
1. 「時間長度」的問題交給「社群」自己去決定，議程組不會干涉
1. Publish anwsers - 意思是公開這個問題的回答，若此問題與「個資」有關，請不要勾選
2. Show answers to reviewers - 意思是給「審稿者」看這個問題的回答，若此問題為「審稿者不需要知道的個資」，請不要勾選
3. 若沒有限定議程軌（按住 shift 可多選），則所有議程軌的稿件都要填寫此問題
4. Answers contain personal data - 此問題包含個資
:::

#### 影片教學
{%youtube WheRin-keU8 %}

#### 圖文教學

1. 點開「問題」

<img src="https://i.imgur.com/JucUeSn.png" height="350px">

2. 建立問題

3. 填寫問題



### 6. 設定議程廳

:::info
1. 一個議程軌配一間教室，大會時段有兩天，因此第一天所屬的議程軌跟第二天會不一樣
2. 兩天給社群議程軌的時間都是：10:00 - 16:00
:::

#### 影片教學
{%youtube m0SIJnZY9z4 %}

#### 圖文教學

1. 點開「會議室」

<img src="https://i.imgur.com/zfNplsr.png" height="350px">

2. 建立會議室


3. 填寫資料


### 7. 新增時間長度 (submission type 提交形態)

:::danger
submission type 提交形態是「排議程表」的時候，才會用到
但如果新增提交形態的話，提交形態就會出現在徵稿表單中
所以務必，在 **徵稿結束後** 再處理這間事
:::

:::info
「時間」是跟「Submission Type 提交形態」綁在一起的，所以編排議程的時候，一定要幫社群設定好「Submission Type 提交形態」
:::

#### 影片教學
{%youtube moq0K37j3IA %}

#### 圖文教學

1. 點開「提交形態」

<img src="https://i.imgur.com/INCCEYD.png" height="350px">

2. 新增時間長度


3. 寫時間長度


### 8. 發佈議程表

#### 影片教學
{%youtube xetexIr_InQ %}

#### 圖文教學

1. 點選「編輯器」

<img src="https://i.imgur.com/BF0oPFo.png" height="350px">

2. 新版發佈


3. 發佈


## For 社群議程軌負責人
:::info
負責人擁有比較大的權限，請隨時留意不要刪改他軌的稿件
:::

### 1. 稿件在哪裡？

#### 影片教學
{%youtube yhxanLsdtWw %}

#### 圖文教學

1. 點開「投稿議程」

<img src="https://i.imgur.com/dX4W5S9.png" height="350px">

2. 篩選「議程軌」


### 2. 稿件狀態整理

| 狀態 | 說明 | 備註 |
| :--------: | :--------: | :---: |
| 已提交 Submitted | 投稿者提交稿件 | |
| 已接受 accepted | 負責人「錄取」稿件 | |
| 已確認 confirmed | 投稿者「確認」稿件 | 稿件可被排入議程表中 |
| 未接受 not accepted | 負責人「不錄取」稿件 | |
| 已取消 canceled | 負責人「取消」稿件 | |
| 已撤回 withdrawn | 投稿者「撤回」稿件 | |
| 已刪除 deleted | 負責人「刪除」稿件 | |


### 3. 寄出錄取通知信

:::info

**1 錄取通知信需要包含**

- 確認講者時間
- Pretalx 的確認連結

**2. 可以使用任何可以聯繫上講者的工具，不一定要使用 Pretalx**
:::

#### 影片教學
{%youtube eJA_8zez_Ug %}

#### 圖文教學

1. 將稿件狀態改為 已接受 accepted

2. 可以使用 Pretalx 提供的工具寄信，進入 Mails 後，找到稿件，編輯信件後寄出
※重要：自動停留(pending)在Outbox的信件，並未寄出。

3. 如果不用 Pretalx， 信件中有可以讓講者 確認 confirmed 的連結，可以複製出來，丟給講者

4. 如果不用講者確認 comfirmed 的連結，社群負責人可以直接修改稿件狀態為已確認。


### 4. 寄出未錄取通知信

:::info
未錄取通知信，務必確認完所有錄取議程後，再寄出
:::

#### 影片教學
{%youtube 0criEfD4WSE %}

#### 圖文教學

1. 將稿件狀態改為 未接受 not accepted


2. 可以使用 Pretalx 提供的工具寄信，進入 Mails/Outbox 後，找到稿件，編輯信件後寄出
※重要：自動停留(pending)在Outbox的信件，並未寄出。

### 5. 補件

:::info
補件的時候，記得一定要填「議程軌」，不然會不容易找到自己的稿件
:::

#### 影片教學
{%youtube oPP9VmrbBZ8 %}

#### 圖文教學

1. 事先收集好講者的資料

2. 新增稿件


3. 填寫資料

### 6. 編排議程

#### 影片教學
{%youtube 25jxLawnkAE %}

#### 圖文教學

1. 確認議程長度
:::danger
因為編排議程是根據 Session type 的時間長度決定，所以必須要修改 Session type 才能調整議程時間長度
:::

2. 找到議程


3. 修改 Session type 並儲存


4. 編排議程 - 用拖曳的方式從清單中拖放議程到時間表上

:::info
1. 注意日期，請不要改到其他社群的時間表
2. 灰色不能編輯，白色可以，時間開始或結束有異狀，請通知議程組員
3. 不需要儲存，他會自動儲存
:::


### 7. 調整議程長度
1. 進入議程軌以後，可以利用 sesstion type 或是 Duration (以分鐘為單位) 調整議程長度
> sesstion Type 以 30 min ，Duration 以 360 分鐘為例


2. **Duration 的權重 > Sesstion Type**，只要有設定Duration，議程表的議程會以 Duration 為主

3. 若要修改時間長度，可以直接修改 Duration，此時議程表的議程時間就會自動修改 (假設將 Duration 調整成 48 min)

此時就會發現議程表上的時間已經調整完畢
> 註：點進去後會發現議程結束時間是原本的時間，但這是 pretalx 系統還沒同步的問題，可以不用管他，不影響議程表上的呈現

## For 審稿者

### 1. 審稿

#### 影片教學
{%youtube _yUONau-_IQ %}

#### 圖文教學

1. 進入審稿頁面，並選取稿件


2. 評分後儲存


## For 投稿者

### 我想修改稿件，該去哪裡？

#### 影片教學
{%youtube 7Psc0RDrPjo %}

#### 圖文教學

1. 進入徵稿頁面


2. 選擇查看自己的稿件


# Reference
* [官方文件](https://docs.pretalx.org/user/)
* [Pretalx's deepdoc](https://deepwiki.com/pretalx/pretalx)
* [2023 給 reviewer 文件](https://hackmd.io/@coscup/pretalx-review-flow)
* [2024 給 reviewer 文件](https://hackmd.io/@coscup/rkeuSYona)
* [2025 給 reviewer 文件](https://hackmd.io/WXzN9ZYCRFKEIfnEtES3Pg?view)