tags: meeting, coscup, program, COSCUP2024 --- 去年參考文件 https://hackmd.io/@coscup/rk-rJm-qj # 2024 Community Tracks 提案規劃 ## 填寫說明 > 這份文件是幫助 task force leader 更容易 kickoff 展開今年的工作。 > 這份文件列出每個大項目在推動時可能需要考慮的事情,填寫時也可以思考一輪,也便於後續溝通。 > 年度規劃主要目的是思考與表達,請把 effort 放在這上,避免做無謂的 paper work。 > 年度規劃是很大的 issue,可能會花上數週甚至數天的時間。建議可以先粗略花 1hr 產生一版,再來持續改善。 > 如果你已經有自己習慣做事的流程和方法,歡迎提出和大家溝通,不用 stick to。 > 寫多少才夠?check points for reference > * 內容是否可以讓其他夥伴知道這個項目今年要做什麼?為何要做?要做到什麼程度? > * 內容是否足以讓妳可以以此為基礎開出工作卡片,進行分工? > * 內容是否足以幫助我們在期末回顧這些規劃目標是否有達成? ## 今年目標及推動方式 > 👉 以下是期初目標。請妳以此為基礎補完拓展,規劃今年如何帶著夥伴完成。 > 若妳有更好的想法,歡迎提出討論後把這些目標推翻掉 and relace w/ yours. * Pretalx 做一些新的功能減少一些人力 Mac會去做: 通知信功能改善等等功能 * 使用英文講程講者需增加-外國人講者 or Speaker 願意以英文開講 可去找去年的人數來估算今年目標10~15位(可討論,我亂抓) * 要怎麼提高誘因 * 可以再分成口說就是英文 or 中文口說英文簡報 * 多元議程形式:工作坊、Pannel、debate、roundtable..etc * Pannel/rountable 先來,debate等到先敢做再說(不要吵架為主的主題AI的影響Postive/Negative-Bof:Beauty 來主持) * 議程x交流:對於出國的議程及對於交流到的議程可以怎樣有進一步 Reach 的連結(TBC) * 擴展新TA??? * Virtual meet up? (Global FOSS Community)x3?簡單的做個介紹COSCUP跟台灣開源環境,看拉到的社群多少每個社群發表不超過20~30 mins * 可增加國際稿件 * 擴展新TA * 需發文宣傳讓有觀賞的觀眾會有點像是Panel的形式可開放Q&A * 放入open world tour 裡面一個講題 -先整理出來一個Global FOSS Community list 請國際交流組+國際組來做+議程組 -在徵稿截止前來做2次至少(目標做兩次,如不行至少一次)Peter/Mac ## WBS > 👉 要完成上述目標,需要完成哪些 tasks?請先在這邊大致盤點列出。之後以此為基礎細切卡片,帶著妳的組員一起完成。 * 以 pretalx 徵求社群軌 * 社群招募文案撰寫 * Basic Info * as usual info * New Info * 合作新制度 * 社群需剪接影片 * 歡迎社群招募經驗分享人 * 說明 open hour:如開放時間時可以直接變成working hour+open hour沒有例會的那週可挑個時段來做COSCUP 的時段來服務社群(徵稿開始前最多+問最多pretalx) * branding 的使用規範、不能限定特定會眾參與、可以有自己的獨立規範、頁面、活動,但要規範需 mention 到 COSCUP 主辦。 * 今年 CFP 會同時提供各社群聯絡方式,讓會眾直接連絡社群軌(社群負責人email會在blog 上+Pretaxl ) * others * 社群招募說明會資訊應該都要上文案 * 建議調查新加入社群得知 COSCUP 的管道與參加的原因 * 社群招募說明會 * 線上、訂時間、準備簡報 * 說明今年錄影交由社群剪接 * 說明社群招募經驗分享 * 備注今年由兩位不同人推薦兩位不同人並且同時答應,我因事先有和分享者聯繫給予活動連結,並有通話所以有事先發現了,對方對於這個分享會的內容的想像跟我們預定的不同。之後有溝通清楚了。 * 提早發給分享者的聯繫資訊,給簡報+連結+通話(確認分享內容、時間等等細節) * 說明社群 open hour * 說明 prime session社群大人物推薦 * 說明社群文案募集 * 社群招募經驗分享-請雁雁幫忙 * 議程組說明怎麼辦社群議程 * 邀請有經驗的社群進行經驗分享 * 社群軌審核 * 請訂下標準社群跟開源裡說明清楚(在社群截止前停止寫好標準)-可補充我需要看一下有沒有說清楚+並且在裡面加個欄位有無興趣參加社群進行經驗分享 * 強化社群參與精緻度 * 社群 open hour * Online meeting,開放讓社群線上問問題 * bi-weekly 大會進度 update * 徵稿前會需要較密集籌備 * 社群大人物推薦 * 準備表單、修改文案 * 強調會是 prime speaker,獨享時段 * 議程徵稿文案撰寫/收集- 徵稿前一個月Pretalx 內文 * 準備表單 * 設定 pretalx - 別人做+需要研究一下+Mac * 提供各議程軌的負責社群資訊 * 議程投稿/審核 and 社群軌宣傳- 提供給我們文案(社群本身介紹+講者介紹等等文案)email給我們-需要寫一下該怎麼在COSCUP裡面宣傳 * 寫文案徵文案邀文案 * 小啄工單卡時段 * 重要時辰的 Google Calendar 同步-自己另外設定如原本calendar沒辦法自己加 *可以不要做,在tg上直接重要日期公布提醒 * 提升外語議程比例 * 後來再補充............ * ..... * 議程x交流 * 後來再補充............ * ..... ## 時程 > 👉 可參考去年經驗整理出與你負責項目有關部分 > 之後再執行工作的時候,就可以此為依據決定輕重緩急 - 02/11 社群招募 Open ! - 02/20 COSCUP 2024 - Early Bird - Call for Proposals 部落格文案 - 02/25 社群議程招募說明會 - 03/01 請Mavins 與「贊助組」確認需要留多少位置給贊助議程 [name=MAVINS]贊助議程?攤位? 主軌去年兩天/16個議程(贊助商買走,4個時段) - 03/17 社群議程截止申請 - 03/17 大人物進度update - Early Bird CfP - 03/31 Early Bird CfP 投稿截止 - 04/30 Early Bird CfP 稿件錄取通知(4/20確定稿件審稿完畢COSCUP內部:審稿人-所有議程組組員按照去年模式給分標準給出文件,加入顧問的給分來做評鑑)4/10? - 05/15 Early bird CfP 開始進行社群媒合動作(google sheet 上面有ealry bird 稿件,在幾號前需請社群回傳表單)- 4/15進行社群媒合動作 04/10 做好表單/ -04/20社群回傳表單? - 03/18 社群 open hour Start/公布錄取社群名單(03/11 提醒議程組去準備社群名單,議程組組員選好負責名單) - Online Meeting - 03/24 (03/20 提醒議程組是否收齊相關資訊) - prime session speaker (獨立移出來的時段早上9am)推薦表單 Open(COSCUP內部截止日期找到為止) - 社群議程提供徵稿資訊截止 - 03/31 大人物進度update - 03/31 公告徵稿訊息- 0325 徵稿訊息ready(blog/social media) - 04/14 - keynote speaker 推薦表單 Close !(對外日期) - 05/09 - 徵稿截止 - 審稿開始(COUSCUP綜合審稿05/02ready,每一自辦軌都要有審稿人odd number) - 04/15大人物進度update - 04/30大人物進度update - 04/24 社群軌宣傳一(前置工作:邀請文案,文案截止,工單製圖)邀請文案0415 - 04/26 社群軌宣傳二(前置工作:邀請文案,文案截止,工單製圖) - 04/28 社群軌宣傳三(前置工作:邀請文案,文案截止,工單製圖) - 05/15 審稿 paper狀況-請關心社群負責人目前狀況 1st Follow up (審稿狀況目前審稿幾%,需要變成一天的軌嗎?) - 05/25 審稿 paper狀況-請關心社群負責人目前狀況 2st Follow up (審稿狀況) - 06/09 - 公布錄取稿件 - 社群提供所配發時段內的完整議程表 - 06/09 - 排完綜合軌議程表-完成排搞、寄錄取通知 - 06/09 尋找綜合軌主持人 - 06/10 議程顧問調查中、 - 06/10 出社群攤位規格書 (行銷組拿寄給社群攤位申請的組) - 06/17 教室發布給社群 - 06/17 審/排/開議程教室 - 06/17 排社群攤位(贊助商先選完-先給贊助組選完位置,社群再選,開另一張卡紀錄社群的special request我想要跟誰在隔壁) - 06/17 議程表上官網(跟資訊組06/05測試截止日期,請把data 在pretaxl拉出來幾號可以提供給社群看) - 06/20 社群人力招募 ?0608 可以發信壓06/16,還有在志工系統裡撈志工拿去幫社群[name=MAVINS]人力短缺的社群議程需要支援主持、接待...... - 06/26 議程宣傳一 明年議程組建議先拉所有相關貼文時辰 議程宣傳建議拉到活動前一個半月就開始宣傳 我不很懂,請問是說要幫社群徵稿還是請人去聽議程還是兩者都是,(社群徵稿+COSCUP房間we're at R112 etc)只有宣傳議程上面那個是宣傳社群 - 06/28 議程宣傳二 - 07/07 總議程表發佈 - 07/14 議程宣傳三(前置工作:邀請文案,文案截止,工單製圖) - 07/18 議程宣傳四(前置工作:邀請文案,文案截止,工單製圖) - 07/22 議程宣傳五(前置工作:邀請文案,文案截止,工單製圖) - 寄發議程委員行前通知信[name=MAVINS]委員與顧問的分別?審主軌、early bird,舊同事=顧問 - 議程顧問行前通知自辦 - 7/26 講者行前信 - 08/03~08/04 COSCUP Taiwan 2024 - ?? 提供錄影影片 - ???影片剪接開始 - ???議程影片公布 要看別人的進度喔!我們再來跟進度即可 - 今年自辦?軌 - 今年自辦11軌(含國際)負擔太重了Peter說過的如很多可多加人手? ## 哪些項目需要與外部 stakeholder 協調? > 👉 可能的 stakeholders 包含但不限於其他組、合作社群、講者、廠商等等,請先花 3 min. 初步評估,以在後續工作時準備好溝通互動。 * 與社群合作項目 * prime session:透過社群邀請一位有國內外知名度的講者來臺 * oscvpass workshop,邀請專案加入 * 社群經驗分享講者邀請 * 議程/社群分享文案供稿/邀稿 其他:會不會有社群稿件收不足的問題,Quality? Beauty 之前提過社群-人員配置上,一個處理內部相關資訊,四個社群提供一人當窗口的配置,實作後不合理,應該要反過來,請問這是什麼意思 因招募表單沒有設計社群來源,因此社群招募說明會效益無法評估? 社群招募說明會的資訊有些沒有同步加進表單中? 國際交流timeline to do需要補進去 自辦軌timeline to do -我們以此來開卡 議程表 review 中、提醒社群檢查講者英文信? ## 回顧去年執行及檢討事項 > 👉 去年的卡片在此,或許有些心得可以供今年參考? https://trello.com/b/dJBkYvOi/coscup22-program-main > > 👉 若還有時間,可以再稍微參考去年問券及檢討事項,列出你認為今年最值得參考的一些項目。但不建議看著後照鏡開車。 > * 大會檢討報告 https://docs.google.com/document/d/1tB3FHkIjdvWojhVcRcP5oiBr5ORfBJQf6t1w09HYjF0/edit > * 議程組檢討報告 https://hackmd.io/WDs6KWXoQN6utwD_Edlp_A > * 合作社群檢討報告 https://docs.google.com/document/d/1Boa5_vC9svRfOdT3mKM_vPI10niQQjUZBH4MHFp-TXM/edit
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