去年參考文件
https://hackmd.io/@coscup/rk-rJm-qj
這份文件是幫助 task force leader 更容易 kickoff 展開今年的工作。
這份文件列出每個大項目在推動時可能需要考慮的事情,填寫時也可以思考一輪,也便於後續溝通。
年度規劃主要目的是思考與表達,請把 effort 放在這上,避免做無謂的 paper work。
年度規劃是很大的 issue,可能會花上數週甚至數天的時間。建議可以先粗略花 1hr 產生一版,再來持續改善。
如果你已經有自己習慣做事的流程和方法,歡迎提出和大家溝通,不用 stick to。
寫多少才夠?check points for reference
- 內容是否可以讓其他夥伴知道這個項目今年要做什麼?為何要做?要做到什麼程度?
- 內容是否足以讓妳可以以此為基礎開出工作卡片,進行分工?
- 內容是否足以幫助我們在期末回顧這些規劃目標是否有達成?
👉 以下是期初目標。請妳以此為基礎補完拓展,規劃今年如何帶著夥伴完成。
若妳有更好的想法,歡迎提出討論後把這些目標推翻掉 and relace w/ yours.
👉 要完成上述目標,需要完成哪些 tasks?請先在這邊大致盤點列出。之後以此為基礎細切卡片,帶著妳的組員一起完成。
以 pretalx 徵求社群軌
社群招募文案撰寫
社群招募說明會
社群軌審核
強化社群參與精緻度
提升外語議程比例
議程x交流
👉 可參考去年經驗整理出與你負責項目有關部分
之後再執行工作的時候,就可以此為依據決定輕重緩急
02/11 社群招募 Open !
02/20 COSCUP 2024 - Early Bird - Call for Proposals 部落格文案
02/25 社群議程招募說明會
03/01 請Mavins 與「贊助組」確認需要留多少位置給贊助議程
MAVINS贊助議程?攤位?
主軌去年兩天/16個議程(贊助商買走,4個時段)
03/17 社群議程截止申請
03/17 大人物進度update
Early Bird CfP
03/18 社群 open hour Start/公布錄取社群名單(03/11 提醒議程組去準備社群名單,議程組組員選好負責名單)
03/24 (03/20 提醒議程組是否收齊相關資訊)
03/31 大人物進度update
03/31 公告徵稿訊息- 0325 徵稿訊息ready(blog/social media)
04/14
05/09
04/15大人物進度update
04/30大人物進度update
04/24 社群軌宣傳一(前置工作:邀請文案,文案截止,工單製圖)邀請文案0415
04/26 社群軌宣傳二(前置工作:邀請文案,文案截止,工單製圖)
04/28 社群軌宣傳三(前置工作:邀請文案,文案截止,工單製圖)
05/15 審稿 paper狀況-請關心社群負責人目前狀況 1st Follow up (審稿狀況目前審稿幾%,需要變成一天的軌嗎?)
05/25 審稿 paper狀況-請關心社群負責人目前狀況 2st Follow up (審稿狀況)
06/09
06/09
06/09 尋找綜合軌主持人
06/10 議程顧問調查中、
06/10 出社群攤位規格書 (行銷組拿寄給社群攤位申請的組)
06/17 教室發布給社群
06/17 審/排/開議程教室
06/17 排社群攤位(贊助商先選完-先給贊助組選完位置,社群再選,開另一張卡紀錄社群的special request我想要跟誰在隔壁)
06/17 議程表上官網(跟資訊組06/05測試截止日期,請把data 在pretaxl拉出來幾號可以提供給社群看)
06/20 社群人力招募 ?0608 可以發信壓06/16,還有在志工系統裡撈志工拿去幫社群MAVINS人力短缺的社群議程需要支援主持、接待…
06/26 議程宣傳一
明年議程組建議先拉所有相關貼文時辰
議程宣傳建議拉到活動前一個半月就開始宣傳
我不很懂,請問是說要幫社群徵稿還是請人去聽議程還是兩者都是,(社群徵稿+COSCUP房間we're at R112 etc)只有宣傳議程上面那個是宣傳社群
06/28 議程宣傳二
07/07 總議程表發佈
07/14 議程宣傳三(前置工作:邀請文案,文案截止,工單製圖)
07/18 議程宣傳四(前置工作:邀請文案,文案截止,工單製圖)
07/22 議程宣傳五(前置工作:邀請文案,文案截止,工單製圖)
寄發議程委員行前通知信MAVINS委員與顧問的分別?審主軌、early bird,舊同事=顧問
議程顧問行前通知自辦
7/26 講者行前信
08/03~08/04 COSCUP Taiwan 2024
?? 提供錄影影片
???影片剪接開始
???議程影片公布
要看別人的進度喔!我們再來跟進度即可
今年自辦?軌
今年自辦11軌(含國際)負擔太重了Peter說過的如很多可多加人手?
👉 可能的 stakeholders 包含但不限於其他組、合作社群、講者、廠商等等,請先花 3 min. 初步評估,以在後續工作時準備好溝通互動。
其他:會不會有社群稿件收不足的問題,Quality?
Beauty 之前提過社群-人員配置上,一個處理內部相關資訊,四個社群提供一人當窗口的配置,實作後不合理,應該要反過來,請問這是什麼意思
因招募表單沒有設計社群來源,因此社群招募說明會效益無法評估?
社群招募說明會的資訊有些沒有同步加進表單中?
國際交流timeline to do需要補進去
自辦軌timeline to do
-我們以此來開卡
議程表 review 中、提醒社群檢查講者英文信?
👉 去年的卡片在此,或許有些心得可以供今年參考? https://trello.com/b/dJBkYvOi/coscup22-program-main
👉 若還有時間,可以再稍微參考去年問券及檢討事項,列出你認為今年最值得參考的一些項目。但不建議看著後照鏡開車。