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title: 2021 議程組啟動文件 & 工作方式說明
tags: [COSCUP2021]

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2021 議程組啟動文件 & 工作方式說明
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###### tags: `COSCUP2021`

## 你的待辦事項

* [ ] 登入  https://volunteer.coscup.org/team/2021/program/ 申請成為議程組成員，申請的說明表單不必特別填。
* [ ] 看這份文件，提出問題
* [ ] 看[2020的檢討文件](https://docs.google.com/document/d/1UZ6YwW9uL7s-nCAMBaduusVH76P0S4oUh89gBmFlvY4/edit)，提出問題
* [ ] 看[社群議程文件](/c/Sk6JmgIHm/)，提出問題
* [ ] 將自己今年度的期待[寫在志工系統的 Intro](https://volunteer.coscup.org/setting/profile) 裡，可參考[Bob 的 profile 頁](https://volunteer.coscup.org/user/3bed74e7)
* [ ] 準備一分鐘的自我介紹（技能經歷、使用說明等）
* [ ] 加入 Trello board（請見啟動會議邀請中的連結）

## 議程組工作內容

此處列出目前暫定的 2021 負責項目

### 2020 回顧事項
* [文件大全](https://hackmd.io/@coscup/SyFRhMk_8)
* 

### 招募議程

* Community Tracks: 招募社群自行籌辦，參考 2018 模式略做改進
* Main Tracks: 雖然沒有社群辦理、但 COSCUP 希望要有所以致力推動的議程軌，有想法可儘早提出。今年可能有：
  * 綜合軌（收較重要或跨領域的議題）
  * 帶您讀源碼
  * [Open Source Education](/S-IUc8qWRYW2a3yOurmKgg)
  * [Open Source MarTech]
  * [開源新手村](/S-IUc8qWRYW2a3yOurmKgg)
* Prime Sessions: 獨佔時段，同時間內沒有其他議程的大演講。
* Partner Tracks: 此處 Partner 指 COSCUP 的國際合作夥伴如 HKOSCon、COSCon、OSC Japan 等等。
* Lightning Talks: 閃電秀，每人五分鐘的演講。可臨場報名、具娛樂性。

### BoF 招募與管理

BoF 是社群同樂會，可能嚴肅也可能歡樂。我們會空出一間教室讓社群登記並辦理自己的聚會活動。

### 前夜派對

前夜派對的目標是讓盡可能多的開源人有較為輕鬆的社交機會。形式原則上比照去年 [參考連結](https://coscup2019.kktix.cc/events/welcomeparty-2019)，目前為行政組主辦，但議程組需進行協助，例如統計社群負責人、講者酒券人數，協助發放酒券。另外可以思考能怎麼在會場中更容易找到社群。

### 社群攤位

讓開源社群在 COSCUP 期間可以擺攤宣傳自己的東西，此處社群並不限制「是否為志工組織」，唯在目前架構下我們會更期待商業組織透過贊助組取得擺攤機會。攤位內容根據場地方要求不可銷售食品，不反對商業行為但不可太用力推銷商品。

我們對「開源」的定義是看 License，申請者必須至少與一項「透過 FSF/OSI 認證之授權條款所釋出的資源」有關，例如程式、文件、圖資、設計品等等。

### 社群關係

藉主流科技媒體之力讓亞洲/台灣開源社群更認識、更能參與 COSCUP。加強對社群溝通讓社群理解 COSCUP by the community for the community 的精神，視 COSCUP 為他們能共同籌辦的東西，不只是「參加」這個會議。

## 工作方式

### 分工

本組十人的分工原則大致此節所述，可留意雖各有負責項目我們還是會希望大家彼此照應，超越「只做好自己的事」的範疇：

1. 原則上大部分的事情不依專案分組，每個人都有可能在不同時間參與不同專案的不同事項。每次 Planning meeting 切完工作後就是各自認領，做完有餘力就依次序接下一件事情做。但初期會採用小隊方式共同解任務，帶著新夥伴熟悉議程組的工作流程，並且互相照應。
2. 若你有特別專長或特別興趣，請在 volunteer.coscup.org 個人資料紀錄，提早向夥伴表達。
3. 特例：@Bobchao @JoeAngel.tw 是顧問型態的影子組員，雖然時間無法配合參與分工，但遇到問題時，在頻道上發問，他們或許可以協助大家釐清問題。


### 專案管理：看板

議程組看板： https://trello.com/b/dJBkYvOi/coscup20-program-main

1. 絕大部分工作都要必須列在看板上備查
2. 建立工作事項卡片時，標題追求言簡意賅，描述內容請追求團隊裡有兩個人以上可以完全看懂；建立工作事項卡片後，請將其歸屬至相關的標籤
3. 工作細節的討論、相關檔案與連結等，請一律集結到對應的 Trello 卡上，方便後人了解全貌
4. 請隨時移動卡片所在列表，更新工作進度

卡片移動與建立說明，請參考[票的一生](https://drive.google.com/open?id=1XZcB0SgxWUM3P9BlAEbF1wZYbh636jZQq9KonQjy4JE)文件。

### 週間工作及請假

1. 每兩週作為一個週期，在週期結束的當週六晚間檢討執行狀況（retrospective, "retro"），並且確認下個週期的計畫 (planning)。
2. 每週六需在 mattermost 上回報當週工作內容、遭遇的問題、下週預定工作項目。沒做什麼事也要回報。
3. 若非請假期間，每七日內一定要上 mattermost 了解籌備狀況並回應眾人問題
4. 如有長期無法工作的狀況，可先行報備請假，尋求其他夥伴接手你的工作進度。請假期間不受前述 1、2、3 條的限制，唯假期結束當日應上線回應問題。

### 會議規範

以下的「會議」指的是議程組全員會議，各工作小組的會議規範可自行訂立。

1. 會議主席輪流擔任，準時開始、盡可能準時結束。若輪值主席在會議應開始時缺席，依順位由次回主席暫時代理。
2. 會議開始前向當次主席請假或預告會遲到者不予記錄。沒有預告者記錄之，情節嚴重時由組長視情形定奪。組長未預告則一律是請全員喝飲料。
3. 原則上，線上會議期間請都開 Webcam

絕大多數狀況下，本組的決策模型是共識決 -- 若提案無人反對且有人執行，就通過。為求速度，有些事情可能組長自己決定了，有意見還是請隨時提出，而組長保留開明專制的權利。

## 使用工具

議程組平日籌辦事務的指定工具是 [Mattermost](https://chat.coscup.org/)（即時通訊）、HackMD（文件）、Google Drive（檔案分享）、Trello（工作管理）、Google Hangouts（線上會議）。

* 平時會議籌備事務，文字訊息上只用 Mattermost，請常態掛機。沒事不會透過其他 IM 工具打擾你（因此，想休假的時候可以保持清靜），一旦透過其他 IM 找你表示事情大條。請依據下列原則決定討論事項頻道：
  * 一般議程事務，無隱私疑慮，可於 ~program 公開討論
  * 對全體工作人員公告事項，請於 ~coscup-2021 公開發佈討論。
    * 如有必要，可以善用 @here 提醒現在正在線上的夥伴。
    * 非常緊急的項目，可以善用 @channel 提醒全體夥伴。
  * 尋求其他組別協助時，可在 ~coscup-2021 找人或直接前往該組公開頻道討論
  * 有隱私疑慮的組內事宜，請於 ~private-program 討論
  * 沒有特殊理由時，請避免用私訊討論公務。私訊一旦聊到公務，請盡量轉往有第三人在場的公開頻道。
* 可公開的純文字文件原則上使用 HackMD.io 編寫，請盡可能開放登入者編寫權限，並別忘了將文件連結加入至 Trello 文件大全的卡片中。
* 除純文字文件外，檔案分享以 Google Drive 進行，分三類：
  * 無隱私疑慮的資料，請丟議程組公開資料夾。此資料夾是公開可見的。
  * 有隱私疑慮、僅能於組內分享的文件，請丟議程組隱私資料夾。此資料夾僅有現任議程組員可以閱讀編輯。
  * 高度隱私資料，請自己開私密資料夾收好，僅分享給特定有需要的人。
* 工作項目與進度管理使用 Trello，看板卡片移動原則請參考 [票的一生](https://drive.google.com/open?id=1XZcB0SgxWUM3P9BlAEbF1wZYbh636jZQq9KonQjy4JE) （範例中的清單可能與當前狀況不符，但原則相同）
* 線上會議採用 Google Hangouts 或 Google Hangouts Meet。會發行事曆邀請，開會都請直接點擊行事曆裡的會議連結。請在會議「前」先測試好設備確保可以順利使用。
* 對外的信件請一律 cc program@coscup.org

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## 基調：社群即 COSCUP

這邊是我今年的個人目標與待推動事項，比較細節一點，請大家在想工作內容的時候多考量。

### 讓社群參與更多以往無法涉入的 COSCUP 細節

可能指標：會後社群問卷主觀感受、一張議程組實際操作事項中的外部社群參與可能性總表

* 研究讓社群提名 Prime Session 甚至提供大咖補助
* 確實要求社群提供照片、投影片，並且將照片整合到 COSCUP 主要頻道
* 提前提供共筆網址，讓大家自由發揮

### 讓更多社群願意參與

可能指標：參與社群數目、會後社群問卷主觀感受、明年度社群參與留存狀況

* 主動、積極地招募社群參與議程軌，包含與商業公司相關的開源社群
* 確定網站上能提供各社群的宣傳頁（社群介紹、社群議程、社群工作人員等）
* 研究社群自行宣布不需報名即可入場的方式（重點評估對象可能是 Wikidata、農經院、開源合規）

### 讓國外社群參與 COSCUP

可能指標：跨境交流合作單位數、海外講者參與比例、海外社群工作人員數、海外訪客

* 跨境交流：維持既有連線，多研究其他合作對象及合作型態
* 遊說社群將亞洲會議與 COSCUP 整合辦理
* 全英文資訊