# COSCUP 2024 跨組同步會議 第 3 次
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這是 [COSCUP 2024 跨組同步文件](https://hackmd.io/@coscup/coscup-2024-meeting) 的一部分
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會議日期：2 月 20 日 (二)
會議時間：21:30 - 22:30
出席人員：Yanyiyi, IU, 四貓, Leaf, ㄆㄆ, Toomore, Denny, MAVINS, Hamster
主持：IU
請假人員：蘇蘇, 咪路

## 跨組追蹤事項
- [x] 行銷x贊助： 今年方案版面發想討論 -> 暫訂小年夜 14:00 感謝 @sponsorship-thelitchi / @plantghost / @nima3657893 泥馬犧牲奉獻。
- [x] 行銷x各組： 請各組記得初五/情人節 2/14 中午 前更新好各自的最新招募訊息，有特別不能對外揭露的訊息也再和泥馬說。預計初五會再發一篇文
- 大家閒來沒事多多轉發
- [ ] 總召xCOC： 去年事件記錄與今年度找協作小組事宜 @yoyo930021
- [ ] 議程x贊助x總召： 怎提升外語議程比例，或提供特殊方案，預計議程組 2/24 會議討論 @singing 會參與該場議程會議
- [ ] 議程x贊助：大禮包
- [ ] 議程x交流： 對於交流到的議程可以怎樣有進一步 Reach 的連結。想有勞 @catcatcatcat @mavins.chen 先思考下可能要怎樣的連結，有需要找時間和交流組聊聊可以怎做。下ㄧ個出訪是 SCalX @petertc @sudosu.tw
- [ ] 總召x行銷x記錄： 再約文字記錄的工作範疇，及必要和記錄組討論協作方式。
- [ ] 交流x製播x總召： FOSDEM 錄影的交流
- [ ] 議程x贊助x總召： 社群攤位上的揭露規範

## 各組報告

### 總召組
- 說明事項
- 3/1-3 團建
- 可加床，就[這間民宿](https://www.booking.com/hotel/tw/mu-yan-an-nong.zh-tw.html)，沒意外就不換了
- 當天作業預計方向：
- 當天會再有活動討論下述議題：
- 0. 自我介紹 + 來聊聊期待大家怎麼使用你
- 1. 自己與 COSCUP，分享一件自己與 COSCUP 的故事
- 2. COSCUP 與社群。COSCUP 是一年一度的社群大拜拜，分享一件 COSCUP 與社群的故事
- 3. 今年度我們有希望「立足國際・服務社群」你們這組有什麼希望一起實踐、實現的嗎？
- 技術社群交流活動
- 剛剛有人在 TG 群提到這個活動，如果有興趣接觸其他社群的，也可以一起來報名。https://hackmd.io/5tf8L4k6QNGGatCpIX31_Q
- 會去的可再留言ㄧ下
- 討論事項
- AU 無法借用要整修
- 
- 需改用 RB-101 + RB-國際
- ㄧ些在 5 樓樓上的議程過去
- 今年有考量賣 Workshop
- 專案補助
- 國際相關（預計 Ruby、專案金額）
- 學生/年輕學子相關 4w x 3 = 12 萬左右（先暫時這樣抓額度）
- 承前次討論：
- 目的在於支持開源項下紮根外，也同時 COSCUP 在學生、孩子之間有影響力
- 如果這次教育軌等等還有要來來動用這筆
- SITCON 補助
- 第一次會議時要求他們提供財務報表與預算
- 文件摘要
- 2024 光年會預計花 180 萬 / 目前缺口約 90 萬
- 2023 他們只辦夏令營：花 50 萬，贊助收 60 萬 / 剩下 290 萬左右
- 2022 他們只有辦年會：花 160 萬，贊助收 200 萬/ 剩下 280 萬左右
- 預計方案
- 贊助新芽 35000 + OPASS 宣傳 4000 + 網路宣傳 4000 => 43000 元
- 
- 

- 大概運用策略：
- OPASS 宣傳 -> SITCON 參與的感動不夠！來當當 COSCUP 志工，點擊快去！
- 網路宣傳 -> COSCUP 給你更大的舞台 / 也歡迎您與妳有參與的社群一同來這邊打造你的自己的舞台。
- 有申請 SITCON 擺攤目前有找場務
- 找交流組討論
- 下次要先知會交流組組長
### 行政組
- 說明事項
- 2024/02 電子報預計 2/29 或 3/1 發送。內容會提及：
- Call for Participation
- SCALE 21x 擺攤訊息
- 志工招募
- Call for Sponsorship(官網)
- Call for Early Bird
- 志工夥伴可以跨組參與，但記得在志工平台上參與的組別都要加入、成為正式組員，就會都收到透過組信箱寄出的信件。（可跨組數量上限為當年度所有組別數量。）
- 討論事項
- [Q：有留 issue 了，好像沒有辦法 TAG 標籤](https://github.com/COSCUP/COSCUP-Volunteer/issues/194) 想求救 [name=雁]
- 就留給行政組自行 TAG
- 可能可以開 Template
- 2024 雲端硬碟可否開給組長刪除權限
- 要刪的，請先一律標記 [刪]
### 議程組
- 說明事項
- 2/24 議程組志工團隊啟動(核心 10 人+新進 5 人)
- 2/25 合作社群招募說明會
- 討論事項
- 總召組：引薦社群合作經驗分享人。目前對方口頭答應但下一步，只有一位，有備案嗎？總召這邊會再跟他們確認嗎
- 開放設計 Eva 雁繼續處理約。
- 行銷組：有看到工單了，想問一下之後填好工單，發文前雙方要過一下內容嗎？
- 建置完成之後有沒有要對
- 建置完會有ㄧ個對的動作。
-
- 贊助組：英文發表大禮包：
- 初步想法：有意願給英文 talk 同時稿件也已經被錄取的人，在大會前提供他們 1 次英文彩排的機會（彩排是指他的稿子已經寫好了，直接 present給老師看），老師可以針對他的發音、用字做調整，每次彩排最多 10~15 分鐘（因為看前面就可以給一些 oral comments）
- 也可以是：找專業經驗的人寫一個 Guideline Template 讓有意願被引導的人照著做簡報或口說，然後做一次彩排
- 另外約贊助組會議
- 交流組：議程組最近有一個點子，是想找一些國外的 conf 或 meetup 的主辦人，跟他們線上 pitch 介紹 COSCUP 是什麼活動，覺得這個活動可能跟交流組也有點關係，想問問看你們有沒有興趣一起做？希望可以達到以下目標任一（依難度排列）：
* 希望他們的 SNS 轉貼我們的活動（徵稿、or 轉貼跟他們領域有關的議程介紹）
* 希望他們 meetup 的時候，如果有 lightning talk 或什麼時段，給我們 5 分鐘介紹一下 COSCUP（可以是播放預錄影片或我們連進去對話）
* 跟我們交換議程
* 其他：有也不錯但不是主要目標的事：我們開一個國際社群交流時段，他們可以投稿 5~10 分鐘他們的年會/meetup/社群介紹影片，我們在該時段播放（我預設是中午）

### 交流組
- 討論事項
- [COSCUP@SCaLE 21x 徵求參展志工 / COSCUP is Seeking Volunteers for the SCaLE 21x Exhibition](https://hackmd.io/@coscup/ByypSooda)
> 招募狀況，想問問有人報名嗎～ [name=雁]
- 三個贊助
- 直接寄送到贊助組信箱
- 賣了 2 組禮包
- 2023 個人贊助感謝名單希望被完整
- 已處理
- 匯款後，要新增到 2024 個人贊助感謝名單
- 找資訊組
- 國外有多ㄧ些捐款
- 贊助款 10990 元台幣
### 資訊組
- 說明事項
- 更新 2023 個人贊助資訊 (re-build)
- 更新 2024 日期資訊
- 在麻煩各組用到年會日期要確認改成 8/3-8/4
- 討論事項
- 無

### 紀錄組
- 說明事項
- 預計分成三組
- 活動攝影棚
- 當天即時出圖
- 其他記錄夥伴
- 討論事項
- 請寫需要跨組的事情

### 製播組
- 說明事項
- 暫無
- 討論事項
- 今年依然是錄影再上架。

### 場務組
- 說明事項
- [服務台需求調查](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1AhFbX8ZOGCNgTng4Xf_ft3DoXf8FONtshOU9UwFrFrA/edit?usp=sharing)
- 去 SITCON 幫忙顧攤位，順便拉新人來參加場務組
- 討論事項
- 暫無

### 行銷組
- 說明事項
- 工單表格，啟動
- 大家有預定要給出的設計/發文需求可以來這邊寫
- https://forms.gle/nS25KPPe3uiy8fhb7
- 有特別需求，可以在群組找行銷組溝通。
- 討論事項
- 先抓ㄧ下預計已經會做的定番輸出物們列出來，各組比較清楚哪些東西是行銷組會做的東西 [name=雁]
- 可再找總召組（看時間）

### 贊助組
- 說明事項
- 贊助組五人成團
- 關閉招募（？
- 可私下推薦
- 文件整理中
- 需要 Google Document 權限（？
- 已確認，不用刪除權限，用人工在檔案上註明求刪除
- 預計進行
- 基本各等級贊助方案
- 住宿、會前派對場地贊助
- 英文軌的英文指導贊助（？）
- 英文大禮包確認細節中
- 議程組：希望口說為主，不願意講的人再指導
- 目標：有一間教室都是英文的 talk？
- 可能會散落在各處。
- 先從想要做的東西盤出來
- 想要一起發想可以再一起討論。
- 2023 個人贊助求再更新一次（剛剛發現少一個，已補上）
- 已戳 [name=IU]
- 2024 個人贊助更新（寫信給 OCF 的雁雁）
- 討論事項
- 暫無
- [要提供贊助商要填寫的資訊欄位有哪些（給 IU）2/25 前](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1GrRT20_XPS0edbyzHJmLhF0yuhjb6pE0an_M8t_lDOU/edit#gid=0)

### 財務組
- 說明事項
- 預計 2 月底結完 2023 的帳
- 2023 淨收支：-198,240
- 2/29 開 2023 財務組最後一次會議
- 要報帳請一律先去寄信給財務組信箱 ([e-mail] )，預算要經總召組審核通過
- [2024 預算表](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1tQ6vTWZm5whZD4xkDNXiY8vGMv3j_1DyTyEH9ysxgDg/edit#gid=461198668)
- 單據、匯款帳戶先寄送到財務組信箱

## 臨時動議

- ==資訊組== [首頁的按鈕](https://github.com/COSCUP/2024/blob/master/locales/zh-TW/landing.json)：議程招募、志工招募或個人贊助頁(2024)。[name=Toomore]
> 剛剛已經加上去了呦！ [name=咪路] [time=Wed, Feb 21, 2024 1:18 PM]

## 聊天室記錄

nfsnfs Lihan Chen
晚上9:41
有人知道過去 AU 裡面人數狀況嗎
楊笙宏
晚上9:56
Tag 的部份要不要開一個 Issue Template?
Ziege HuangFu 皇甫
晚上10:00
Toomore 請幫忙拉葉子當財務組長~
nfsnfs Lihan Chen
晚上10:14
去年我記得 Singing 有一直去問 fosdem 錄影的事情，不過後來就沒下文 QQ
nfsnfs Lihan Chen
晚上10:17
https://github.com/FOSDEM/video-hardware