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COSCUP 2024 跨組同步會議 第 3 次

這是 COSCUP 2024 跨組同步文件 的一部分

會議日期：2 月 20 日 (二)
會議時間：21:30 - 22:30
出席人員：Yanyiyi, IU, 四貓, Leaf, ㄆㄆ, Toomore, Denny, MAVINS, Hamster
主持：IU
請假人員：蘇蘇, 咪路

跨組追蹤事項

  • 行銷x贊助： 今年方案版面發想討論 -> 暫訂小年夜 14:00 感謝 @sponsorship-thelitchi / @plantghost / @nima3657893 泥馬犧牲奉獻。
  • 行銷x各組： 請各組記得初五/情人節 2/14 中午 前更新好各自的最新招募訊息，有特別不能對外揭露的訊息也再和泥馬說。預計初五會再發一篇文
    • 大家閒來沒事多多轉發
  • 總召xCOC： 去年事件記錄與今年度找協作小組事宜 @yoyo930021
  • 議程x贊助x總召： 怎提升外語議程比例，或提供特殊方案，預計議程組 2/24 會議討論 @singing 會參與該場議程會議
    • 議程x贊助：大禮包
  • 議程x交流： 對於交流到的議程可以怎樣有進一步 Reach 的連結。想有勞 @catcatcatcat @mavins.chen 先思考下可能要怎樣的連結，有需要找時間和交流組聊聊可以怎做。下ㄧ個出訪是 SCalX @petertc @sudosu.tw
  • 總召x行銷x記錄： 再約文字記錄的工作範疇，及必要和記錄組討論協作方式。
  • 交流x製播x總召： FOSDEM 錄影的交流
  • 議程x贊助x總召： 社群攤位上的揭露規範

各組報告

總召組

  • 說明事項
    • 3/1-3 團建
      • 可加床，就這間民宿，沒意外就不換了
      • 當天作業預計方向：
        • 當天會再有活動討論下述議題：
          1. 自我介紹 + 來聊聊期待大家怎麼使用你
          1. 自己與 COSCUP，分享一件自己與 COSCUP 的故事
          1. COSCUP 與社群。COSCUP 是一年一度的社群大拜拜，分享一件 COSCUP 與社群的故事
          1. 今年度我們有希望「立足國際・服務社群」你們這組有什麼希望一起實踐、實現的嗎？
    • 技術社群交流活動
  • 討論事項
    • AU 無法借用要整修
      • Image Not Showing Possible Reasons
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      • 需改用 RB-101 + RB-國際
      • ㄧ些在 5 樓樓上的議程過去
        • 今年有考量賣 Workshop
    • 專案補助
      • 國際相關（預計 Ruby、專案金額）
      • 學生/年輕學子相關 4w x 3 = 12 萬左右（先暫時這樣抓額度）
      • 承前次討論：
        • 目的在於支持開源項下紮根外，也同時 COSCUP 在學生、孩子之間有影響力
        • 如果這次教育軌等等還有要來來動用這筆
      • SITCON 補助

        • 第一次會議時要求他們提供財務報表與預算

        • 文件摘要

          • 2024 光年會預計花 180 萬 / 目前缺口約 90 萬
          • 2023 他們只辦夏令營：花 50 萬，贊助收 60 萬 / 剩下 290 萬左右
          • 2022 他們只有辦年會：花 160 萬，贊助收 200 萬/ 剩下 280 萬左右

        • 預計方案

          • 贊助新芽 35000 + OPASS 宣傳 4000 + 網路宣傳 4000 => 43000 元
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        • 大概運用策略：

          • OPASS 宣傳 -> SITCON 參與的感動不夠！來當當 COSCUP 志工，點擊快去！
          • 網路宣傳 -> COSCUP 給你更大的舞台 / 也歡迎您與妳有參與的社群一同來這邊打造你的自己的舞台。
      • 有申請 SITCON 擺攤目前有找場務
        • 找交流組討論
        • 下次要先知會交流組組長

行政組

  • 說明事項
    • 2024/02 電子報預計 2/29 或 3/1 發送。內容會提及：
      • Call for Participation
      • SCALE 21x 擺攤訊息
      • 志工招募
      • Call for Sponsorship(官網)
      • Call for Early Bird
    • 志工夥伴可以跨組參與，但記得在志工平台上參與的組別都要加入、成為正式組員，就會都收到透過組信箱寄出的信件。（可跨組數量上限為當年度所有組別數量。）
  • 討論事項

議程組

  • 說明事項
    • 2/24 議程組志工團隊啟動(核心 10 人+新進 5 人)
    • 2/25 合作社群招募說明會
  • 討論事項
    • 總召組：引薦社群合作經驗分享人。目前對方口頭答應但下一步，只有一位，有備案嗎？總召這邊會再跟他們確認嗎
      • 開放設計 Eva 雁繼續處理約。
    • 行銷組：有看到工單了，想問一下之後填好工單，發文前雙方要過一下內容嗎？
      • 建置完成之後有沒有要對
        • 建置完會有ㄧ個對的動作。
    • 贊助組：英文發表大禮包：
      - 初步想法：有意願給英文 talk 同時稿件也已經被錄取的人，在大會前提供他們 1 次英文彩排的機會（彩排是指他的稿子已經寫好了，直接 present給老師看），老師可以針對他的發音、用字做調整，每次彩排最多 10~15 分鐘（因為看前面就可以給一些 oral comments）
      - 也可以是：找專業經驗的人寫一個 Guideline Template 讓有意願被引導的人照著做簡報或口說，然後做一次彩排
      • 另外約贊助組會議
    • 交流組：議程組最近有一個點子，是想找一些國外的 conf 或 meetup 的主辦人，跟他們線上 pitch 介紹 COSCUP 是什麼活動，覺得這個活動可能跟交流組也有點關係，想問問看你們有沒有興趣一起做？希望可以達到以下目標任一（依難度排列）：
      • 希望他們的 SNS 轉貼我們的活動（徵稿、or 轉貼跟他們領域有關的議程介紹）
      • 希望他們 meetup 的時候，如果有 lightning talk 或什麼時段，給我們 5 分鐘介紹一下 COSCUP（可以是播放預錄影片或我們連進去對話）
      • 跟我們交換議程
        • 其他：有也不錯但不是主要目標的事：我們開一個國際社群交流時段，他們可以投稿 5~10 分鐘他們的年會/meetup/社群介紹影片，我們在該時段播放（我預設是中午）

交流組

資訊組

  • 說明事項
    • 更新 2023 個人贊助資訊 (re-build)
    • 更新 2024 日期資訊
      • 在麻煩各組用到年會日期要確認改成 8/3-8/4
  • 討論事項
    • 無

紀錄組

  • 說明事項
    • 預計分成三組
      • 活動攝影棚
      • 當天即時出圖
      • 其他記錄夥伴
  • 討論事項
    • 請寫需要跨組的事情

製播組

  • 說明事項
    • 暫無
  • 討論事項
    • 今年依然是錄影再上架。

場務組

  • 說明事項
  • 討論事項
    • 暫無

行銷組

  • 說明事項
    • 工單表格，啟動
  • 討論事項
    • 先抓ㄧ下預計已經會做的定番輸出物們列出來，各組比較清楚哪些東西是行銷組會做的東西 雁
      • 可再找總召組（看時間）

贊助組

  • 說明事項
    • 贊助組五人成團
      • 關閉招募（？
      • 可私下推薦
    • 文件整理中
      • 需要 Google Document 權限（？
      • 已確認，不用刪除權限，用人工在檔案上註明求刪除
    • 預計進行
      • 基本各等級贊助方案
      • 住宿、會前派對場地贊助
      • 英文軌的英文指導贊助（？）
        • 英文大禮包確認細節中
        • 議程組：希望口說為主，不願意講的人再指導
        • 目標：有一間教室都是英文的 talk？
        • 可能會散落在各處。
        • 先從想要做的東西盤出來
        • 想要一起發想可以再一起討論。
    • 2023 個人贊助求再更新一次（剛剛發現少一個，已補上）
      • 已戳 IU
      • 2024 個人贊助更新（寫信給 OCF 的雁雁）
  • 討論事項
    • 暫無
  • 要提供贊助商要填寫的資訊欄位有哪些（給 IU）2/25 前

財務組

  • 說明事項
    • 預計 2 月底結完 2023 的帳
      • 2023 淨收支：-198,240
    • 2/29 開 2023 財務組最後一次會議
    • 要報帳請一律先去寄信給財務組信箱 (accounting@coscup.org )，預算要經總召組審核通過

臨時動議

  • 資訊組 首頁的按鈕：議程招募、志工招募或個人贊助頁(2024)。Toomore

    剛剛已經加上去了呦！ 咪路Wed, Feb 21, 2024 1:18 PM

聊天室記錄

nfsnfs Lihan Chen
晚上9:41
有人知道過去 AU 裡面人數狀況嗎
楊笙宏
晚上9:56
Tag 的部份要不要開一個 Issue Template?
Ziege HuangFu 皇甫
晚上10:00
Toomore 請幫忙拉葉子當財務組長~
nfsnfs Lihan Chen
晚上10:14
去年我記得 Singing 有一直去問 fosdem 錄影的事情，不過後來就沒下文 QQ
nfsnfs Lihan Chen
晚上10:17
https://github.com/FOSDEM/video-hardware

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