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tags: meeting, coscup, program, COSCUP-2022
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# 2022 社群軌 proposal

slides
https://drive.google.com/drive/u/0/folders/1D8YWHjpDh7tioa00RWESPcu26K3WxsH8

> 使用說明：這份文件是想幫助 task force leader 更容易 kickoff 展開今年的工作。
> 這份文件列出每個大項目在推動時可能需要考慮的事情，填寫時也可以思考一輪，也便於後續溝通。
> 這邊主要目標是思考，不用寫太細，參考寫作業時間 1hr 以內。
>
> 如果你已經有自己習慣做事的方式或想法，可以使用你的方式讓大家瞭解，不用依照這邊的形式。

## background

COSCUP 的特色是我們希望大部分內容可以與既有社群夥伴合作，類似 FOSDOM devrooms https://fosdem.org/2022/schedule/#devrooms。
詳情可以看[社群議程文件](/c/Sk6JmgIHm/)

## 今年目標及推動方式

> 👉 以下是期初目標。請妳以此為基礎補完拓展，規劃今年如何帶著夥伴完成。
> 若妳有更好的想法，歡迎把這些目標推翻掉 and relace w/ yours.

### 讓社群參與更多以往無法涉入的 COSCUP 細節

可能指標：會後社群問卷主觀感受、一張議程組實際操作事項中的外部社群參與可能性總表

* 讓社群提名 Prime Session 甚至提供大咖補助
> Why? 我們希望讓社群感受到更 open 更有參與感，因此想要邀請大家參加一起提名自己想要邀請的大人物
* 執行方法
* 2 階段徵求
* 第一階段，社群徵求
* 事先提供資訊，告訴社群我們今年將會邀社群提名大人物
* 第二階段，大人物推薦發布
- **讓社群推薦想要邀請看看的**三位大人物(optional,max)
- 設計表單：
1. **推薦的人**
2. **被推薦的人**
3. **推薦的原因**
4. **相關連結 (Github, Twitter, Facebook)**

* 於招募議程前舉辦說明會，讓社群參與決策
- 執行方法：
- 在社群表單公布後一周，舉辦**線上說明會**，說明
- 今年新做的事情
- 社群軌要做的事情
- 合作的方式等
* 更開放的進行議程組運作：1. 研究讓社群加入 mattermost 2. 以直播等形式讓社群瞭解我們決定的過程, e.g., https://twitter.com/PyConAU/status/1288412277427720192

### 讓更多社群願意參與

可能指標：參與社群數目、會後社群問卷主觀感受、明年度社群參與留存狀況

* 主動、積極地招募社群參與議程軌，包含與商業公司相關的開源社群
* 確定網站上能提供各社群的宣傳頁（社群介紹、社群議程、社群工作人員等） => 預計「合作社群及審稿委員」

- 跨社群**會議方案**
- 執行概念
- 發起社群例會
- 雙周一次跨社群同步例會，每周五晚上 2100~2200，0401 開始
- 已評估過 loading，可行性高
- 月例會，每月 01 晚上 2100~2200
- 對外公布議程相關籌備進度 (可揭露的資訊)
- 提醒下一階段時間 DL，若有問題或是 concern 點可以討論
- 了解社群目前是否有遇到困難
- 風險
- what if 壓不住其他社群的社群負責人?
- 不知道有沒有前人嘗試過，但我覺得有點太理想
- **替代方案：**雙周發布一次**執行狀況周報**給各社群
- 若有問題 or 需要了解 and 反映的地方，可以回覆信件
- 信件 always BCC !!!
- **Hybrid 方案：雙周收報，月跨社群會議**
- 在社群招募表單新增
- 參與跨社會議方案意願調查
- 是否願意參與
- 願意參與頻率
- 雙周一次
- 每月一次
- 若想要了解 COSCUP 更多工作資訊，歡迎加入 mattermost

- 社群禮包
- 執行方向
- 公布 COSCUP 可公開資訊
- COSCUP 議程組 Trello
- COSCUP Mattermost
- 公布各社群的聯絡對象：
- 社群議程總連絡人：Beauty
- 各社群聯絡人：__________
- **負責寄信者**
- 問題反應：Beauty
- 議程組組長：Peter
- 提醒今年的一些新東西
- 跨社群會議
- Mattermost 之類的
- COSCUP 跨組會議例會時間與連結
- 重要 deadline 時辰
- 03/21(一) 社群議程截止申請
- 03/23 (一) 於 COSCUP Blog 公布通過的社群議程 將於 04/08 與徵稿資訊一併公布
- 04/01 (五) 通過的社群議程提供徵稿資訊，由 COSCUP 統一發佈並徵稿
> 0402~0405 清明連假，三天 response time
- 04/06 (三) 公告徵稿訊息
- 04/08 (五) 徵稿開始
- 05/08 (日) 徵稿截止
- 06/08 (三) 社群提供所配發時段內的完整議程表

> 0603~0605 端午連假，設定三天的 response time，最低底線要 06/17 要收完資訊
>
- 07/01(五) 總議程表發佈
- 07/30~07-31 COSCUP 2022！
- 日程 agenda
- 把各事項的 deadline 日程寫在 google 日曆中
- 設定提前一天寄信

## WBS

> 👉 要完成上述目標，需要完成哪些 tasks？請先在這邊大致盤點列出。之後以此為基礎細切卡片，帶著妳的組員一起完成。
1. 日文、英文翻譯
2. 跨社群合作會議事項整理
3. 各社群負責人，**預計一個工人負責三個社群**
* 處理常規任務
* 解社群問題
* 社群議程溝通
5. 他組協調者
6. pretalx 研究/監督者

## 時程
> 👉 3 min. 參考大會 timeline 整理出與你負責項目有關部分 https://volunteer.coscup.org/team/2022/program/plan/edit
> 之後再執行工作的時候，就可以此為依據決定輕重緩急

* 03/09 (三) 社群招募表單 Open !
* 03/18 (五) 社群議程招募說明會
* **03/23 (三) 社群議程截止申請**
* 03/25 (五)
- 公布社群錄取名單 !
- keynote speaker 推薦表單 Open !
* 04/01 (五) keynote speaker 推薦表單 Close !
* **04/08 (五)**
> **0402~0405 清明連假，三天 response time**
- **COSCUP Blog 公布通過的社群議程 將於 04/11 與徵稿資訊一併公布**
- pretalx pay deadline

* **04/11 (一) 通過的社群議程提供徵稿資訊，由 COSCUP 統一發佈並徵稿**
- prtalx website building, adding all community and sending invitation
* 04/05 ~ 04/ 07
- confirm pretalx ready
* **04/11 (一) 公告徵稿訊息**
* **04/13 (三) 徵稿開始**
* **05/15 (日) 徵稿截止**
* 05/16~06/20 審稿
* **06/26 (日) 社群提供所配發時段內的完整議程表**
* **07/01(五) 總議程表發佈**
* **07/30~07-31 COSCUP 2022！**

## 哪些項目需要與其他組協調？

> 👉 請先花 3 min. 初步評估，以作為後續工作推動參考

* 網站加頁面資訊細節確認
* 需要的資訊調查
* 社群 ICON、社群介紹、社群工作人員
* 各組對於社群加入 mattermost 意願、隱憂調查
* 是否願意直接轉為 private
## 轉線上可能影響及應變？

> 👉 請先花 3 min. 初步評估，以作為後續工作推動參考
* 目前無，都線上合作
* 因案例已開，保險起見可以建議社群同樣收集預錄影片

## 回顧去年執行及檢討事項

> 👉 去年的卡片在此，或許有些心得可以供今年參考？ https://trello.com/b/6n7EXjdE/2021-backup
>
> 👉 若還有時間，可以再稍微參考去年問券及檢討事項，列出你認為今年最值得參考的一些項目。但不建議看著後照鏡開車。
> * https://docs.google.com/document/d/1ATgk6Jh935bA-R5cXkcYcR__JsAPyQ09l89uVIMN_aY/edit
> * https://docs.google.com/spreadsheets/d/1kOmShc9XFXEJe-BbgnnIR1mkd4ApuC5hORcKqjZfhoE/edit#gid=1394374109
> * https://hackmd.io/Tf6Vg_vARgeTk9RIqC2QCg#20210814