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title: イベント準備
tags: event,template,
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イベント企画・運営ガイドライン
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###### tags: `event` `guide`
###### update: 2020.09.05

## この文書の目的
Code for Japanのイベント企画・運営を行う人に向けてのガイドラインです。

## 関連資料
CTLイベント用（適宜更新）https://hackmd.io/@codeforjapan/CTL_staff

## コミュニティメンバーとしてCoCを守ろう・参加者のUXやアクセシビリティを考えよう
Code for Japanのイベントを企画・運営するということは、その場にくる参加者は「Code for Japanとはこういう場所だ」「Code for Japanにはこんな人がいる」と体感します。自分たちが作る雰囲気、自分たちの発言・スライドが与える影響を考え、真摯に対応しましょう。
- CoC https://github.com/codeforjapan
- HackMD版： https://hackmd.io/@codeforjapan/CodeOfConduct
- イベントCoC(編集中)： https://hackmd.io/@codeforjapan/CoConline
- ハラスメント
- アンコンシャスバイアス

## イベントの開催目的を明確にしよう
* ターゲットは誰か？
* メインターゲットは誰なのか。シビックテックに初めて参加する人なのか、テクノロジー寄りなのか、地方自治体や行政の人なのか、学生や若い世代なのか、誰に対しているのかを言語化して明確にしましょう。
* シビックテックコミュニティは開かれた場所なので、できれば、いつも同じ人が来るのではなく、常に色々な領域から新しい人が入ってくるような、疎外感を誰もが感じないフラットな場を作りましょう。そのためにゲストや募集の方法なども常に工夫、改善していきましょう。
* コンセプト(訴求したいこと)は何か？
* メッセージが複数になればなるほど、イベントのコンセプトは伝わりづらく、ぼやけてしまいます。一番大事にしているメッセージ・コンセプトは何なのか、明確にしましょう。
* リスクや万が一の対策方法は想定できているか？
* 想定よりも参加者が多かった…突然コメント欄を荒らす人がいた…想定していないと突然の出来事に対応するのは大変です。どんなことが起きうるのか、その場合はどうするのか、可能な限り広く想定しておきましょう。

## 運営手順
### 企画立案
- [ ] ターゲットの明確化
- [ ] コンセプトの明確化
- [ ] 目標参加人数・KPIの設定
- [ ] 集客方法の選定
- [ ] 開催後のログ・展開の想定

### 事前準備
- [ ] 登壇者候補選定
- [ ] 登壇者アポイントメント→決定
- [ ] 登壇者・運営メンバーグループチャット設定
- [ ] peatixチケットの作成
- [ ] Connpass・FBイベントの作成
- [ ] SNS(FBページ・Twitter・Slack各種アカウント)で告知開始
- [ ] 当日運営スライドの作成
- [ ] 当日運営スタッフへの日程や集合の連絡
- [ ] 会場手配（オンラインの場合はzoom準備）
- [ ] ケータリング予約（オフラインのみ）
- [ ] 登壇者事前打ち合わせ
- [ ] 登壇者スライド格納準備依頼
- [ ] UDトークに関する告知（単語登録・マイク使用のお願い）
- [ ] 登壇者スライド回収（前日まで）
- [ ] 運営リハーサル（全スライドに目を通しながら確認）
- [ ] 参加者向けの会場・開始時間・諸注意リマインド（あると丁寧）
- [ ] 開催後振り返りミーティングの日程決定

### 当日

- [ ] zoom・YouTubeなど動作確認
- [ ] UDトーク設定
- [ ] 当日登壇者・運営リハーサル
- [ ] Twitter実況・イベントレポート準備
- [ ] 参加者アンケート回収
- [ ] インターンの募集・イベントの告知など
- [ ] 次回日程の案内
- [ ] 集合写真撮影
- [ ] イベントレポート材料集め（写真撮って回るなど）
- [ ] プロジェクトシートへのKPT記載

### 開催後

当日夜ー翌日（最低でも１週間以内）

- [ ] 参加者のアフターフォロー ・お礼メッセージ
- [ ] 運営振り返りミーティング（開催後1週間以内）
- アンケートの振り返り
- 登壇者からのフィードバック
- 運営チーム内での洗い出し
- [ ] イベントレポート執筆 -> noteで公開

## チェックリスト
* 開催前に課題点がないか確認しましょう
- [ ] 登壇者のジェンダーバイアスは意識して設定できていますか？
- [ ] スライドやスクリプトにアンコンシャスバイアスを含みそうなものはないですか？
- [ ] 登壇者にもCode of conductなどが理解してもらえるように伝わっていますか？
- [ ] 司会進行の準備はきちんとできていますか？参加者が能動的に参加できる工夫はありますか？
* 開催後に課題点がなかったか確認しましょう
- [ ] 参加者全員の表情を意識してみることはできていましたか？
- [ ] 困っていた・悩んでいた・不服そうにしていた人にはきちんと声かけやヒアリングできましたか？
- [ ] 次回のイベントが今回よりも良いものにできるよう、PDCAのチェック・アクションは具体化できましたか？

お疲れ様でした！シビックテックの仲間が増え、Code forコミュニティの活性化になっていたら嬉しいです :smile: