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title: 20181215 檢討會議共筆 - 行雲研討會
tags: 共筆, 研討會, 107 學年
GA: UA-54884750-6
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請各位將本次檢討內容與結果輸入

目錄：
[TOC]

## 議程組
1. 保留貴賓座位數量（講師數量+當場議程小天使數量）
- 提早印立牌
2. 講師杯水準備：講師數量*3 （最好先調查，會帶幾個家屬）
3. 講師休息室放葷素點心（問餐飲組葷素點心種類）
4. 要請講師家眷也簽到
5. 提前跟講師確認，是否需要音訊 & 講師電腦是否為Mac，講師是否有mac轉接頭
6. 提前跟講師確認有無ppt & 講師是否用自己電腦播放簡報（盡量拿到講師的簡報）
7. 安排講師接待者，一對一 （小天使要有講師電話）
8. 要”議程現場測試”過全部資訊設備（含轉接頭）
9. 提前跟小天使訓練聊天內容&能力
10. 跟攝影組確認議程錄影角度，以免小天使無法坐在座位上
11. 跟講師確認，針對的對象，請講師內容不要過於艱深
12. 提早印標示牌（“講師休息室”、”議程進行中”、”午餐用餐區”）

流程：
- 先寄信邀請講師，並且告知研討會目的、對象
- 跟講師要議程大綱 &　講師是否製作ｐｐｔ，會以什麼方式做分享（（先擬定大概議程時間、當天流程））
- 詢問講師　午餐數量＆葷素＆攜帶家眷數量＆是否需要車證（車牌號碼）＆講師當天什麼時候會來＆當天是否可以攝影　　
- 告知當天流程　＆　當天講師的議程時間　

## 報到組
1. 借用物品遇到特殊情況是否告知負責人（例：借馬克筆時院辦說可直接購買並報帳，並告知總招）
2. 不只可以邀請校長與院長也可邀請教職人員
3. 講師家眷的簽到流程不清楚
- 統計誰會來，然後簽到
4. 流程距離太長（隔壁桌簽名）

## 機動組
1. 借東西（預借問題）。
- 統一借還
- 要有設備清單、借用者、借用時間等
2. 搞清楚小組職責分配（非組內細部分配，而是小組職責，有事找組長）
- 總彩排時確實把所有流程跑過一次
3. 遇到緊急問題無人在場時的SOP：
- 簡單問題：解決問題優先 >>> 通報該問題負責組別。
- 複雜以至於無法獨自解決時：找負責組別組長要求救援。

## 餐飲組
1. 買零食時至少帶一位素食者
2. 訂餐需分配給組員執行
3. 確定工作人員取餐時間
4. 所需借用物品以清單列出再一次借
5. 收拾餐區時先跳過人還在的位子
6. 工作人員領餐應以列表登記或是餐卷等等的方式

## 媒體組
1. 進入下階段前先通知各組

## 宣傳組
1. 提早寄邀請函
2. 周邊廠商多比較

## 臨時動議
1. 工作人員是否需要各組名單（小手冊）？就可知道誰是哪裡的負責'部份'（每個人都要一份所有人的細流（紙本，可以放在名牌後面））
2. 可以先收的東西就要先收（有空的就先收）（例：裡面在抽獎，外面就先收拾，可節省時間）
3. 五分鐘後下一階段要做什麼事情，要先做提醒大家的動作
4. 統一借，統一還（院辦物品，星期一，每組東西統一在一起，然後物品一起還）
5. 垃圾要清