# 📄 Ping.

# Documentação do Ping. V.1.3

Data da última revisão: `13 de Dezembro de 2022.`

O presente manual destina-se para uso em treinamento da ferramenta Ping. bem como para consulta a qualquer tempo dos recursos e *features* pelos seus usuários, ao longo do uso. Sugestões, dúvidas e erros constatados por favor entrar em contato com a equipe do Ping. pelo e-mail [e-mail] ou mesmo pelo sítio da Internet meuping.io . Seu *feedback* e sua opinião são muito importantes para nós!

## Apresentação do Ping. (o ponto é parte do nome do produto)

Seja Bem Vindo ao **Ping.**!

O **Ping.**, por definição simples, é um Sistema de Gerenciamento de Documentos e Processos voltado para organizações funcionais, orientadas a processos, que ainda estão tramitando documentos em papel e protocolos físicos, que precisam dar o primeiro passo para entrar no mundo digital e utilizar das tecnologias atuais para melhoria dos seus fluxos de trabalho.

A ferramenta **Ping.** será o seu primeiro degrau para o mundo do processo digital e para o uso de novas tecnologias que aperfeiçoarão a forma de trabalho de sua organização. A adoção desta solução permitirá uma série de ganhos de performance e de gestão dos processos que são importantes para o seu negócio, dentre eles podemos citar:

* **Economia de Recursos**: menos papéis, pastas, arquivos, impressoras, insumos de impressão, clipes, grampos, entre outros;
* **Celeridade:** processos 80% mais rápidos em média, considerando ainda a possibilidade de aferir e controlar prazos e períodos de tempo dentro do processo;
* **Transparência**: processos e documentos são acompanhados em tempo real pela gestão, por interessados, órgãos de controle ou mesmo a população;
* **Sustentabilidade**: o uso consciente de insumos, energia e matéria prima cai drasticamente, contribuindo para o desenvolvimento de políticas sustentáveis e ambientais da organização;
* **Acessível**: além de uma plataforma intuitiva e de rápida resposta, o Ping. é acessível de qualquer lugar que tenha conexão com a Internet, podendo ser utilizado a partir de equipamentos diversos como notebooks, smartphones e tablets.
* **Integração**: mediante demanda específica é possível a integração da plataforma com outros software corporativos, permitindo adequação da aplicação dentro do fluxo de trabalho da instituição, auxiliando o desenvolvimento dos trabalhos corporativos dentro do Ping. bem como também a cultura e os recursos já implantados.

O **Ping.** foi concebido para funcionamento em nuvem, especificamente como SaaS (*Software as a Service*, Aplicativo como Serviço em português). Ou seja, seu funcionamento na forma nativa depende somente de um computador e da conectividade com a Internet e sua contratação é feita como serviço, por pagamento mensal, assim como serviços de músicas e filmes on-line, muito comuns atualmente.
Esta forma de distribuição traz algumas vantagens para o uso:
* Independência da Infraestrutura: não é preciso possuir ambiente de Datacenter disponível para hospedar a plataforma, todo o custo relativo ao ambiente de TI está incluído no curso do serviço;
* Suporte: todo o suporte ao usuário é feito pela equipe do Ping., que prestará o serviço ao contratante e atenderá o usuário final para o uso da ferramenta.
* Confiabilidade: graças a arquitetura em nuvem, os serviços da plataforma Ping. ficam disponíveis 24/7 e os dados produzidos e gerados pelos usuários ficam em ambiente de baixo risco para perda de dados, o que significa que backups e a proteção dos dados de processos e documentos já ficam garantidos nativamente.
* Acesso facilitado: uma vez a plataforma disponível em ambiente de nuvem, o acesso ao Ping. pode ocorrer a qualquer tempo, em qualquer lugar que tenha conexão com a Internet, sendo possível por exemplo, criar, assinar e tramitar documentos da organização em qualquer situação, por exemplo, durante viagens.
* Os documentos e processos criados na plataforma, caso necessário, podem ser impressos e manterão a sua validade, sendo possível checar a autenticidade do documento por meio do código de documento e o código verificador, na página do Ping.

### Ping. - Quem Somos.

A Ping. é uma empresa sediada em Porto-Velho, Rondônia, e tem em seu corpo técnico um grupo de experientes profissionais das áreas de Tecnologia da Informação, Administração Pública e Ciências Jurídicas. Este grupo de técnicos, com expertise em grandes projetos no setor público, trabalham em aplicações que transformem seus clientes, agregando as soluções mais adequadas e inovadoras, incluindo as do campo da Gestão de Documentos e Processos, proporcionando eficiência de trabalho, economia de recursos e foco no negócio do contratante.

## Introdução à Gestão Eletrônica de Documentos

Gestão Eletrônica de Documentos tem como significado manter e gerir as informações de documentos em uma plataforma digital, independente da forma como estes documentos se apresenta (Lucca, 2006).
Para Andrade *apud* Lucca (2006), pode ser considerado também um método, ou mesmo um sistema, tecnologia para a conversão e processamento de documentos na forma digital.
É importante diferenciar o conceito da Gestão Eletrônica de Documentos do Gerenciamento de Informações de Conteúdo. A Gestão Eletrônica de Documentos trata dos dados relativos aos documentos armazenados no sistema, os metadados, dados gerenciais e contextuais dos arquivos. No Gerenciamento de Informações de Conteúdo, o conteúdo dos documentos também é considerado, seja para organização dos arquivos, gestão da informação ou buscas eficientes.
O Ping. executa estas duas tarefas, organizando os documentos inseridos no sistema com metadados e dados contextuais inseridos pelo usuário, assim como indexa e organiza para a pesquisa o conteúdo dos arquivos, tratando de forma segura o acesso a cada uma destas informações armazenadas por meio do seu sistema de acesso, baseado em credenciais únicas por usuário.

## O que é o "Ping."?

O Ping. é uma plataforma de Gestão e Gerenciamento de Processos e Documentos, que permite à organização armazenar, manter e disponibilizar documentos para seus usuários, clientes, fornecedores, parceiros externos diversos, incluindo a publicação, se desejado. Viabiliza a organização dos dados de forma estruturada e indexada, o que permite a localização rápida da informação, pesquisa por conteúdo e tramitação de forma totalmente digital.
Os dados armazenados na plataforma são identificados como documentos únicos, atrelados aos processos digitais com numeração controlada e que podem ser tramitados entre setores ou usuários externos, como fornecedores, terceirizados e etc.
O Ping. é uma aplicação web, o que significa que funciona a partir de um navegador de Internet, sem a necessidade de instalação de qualquer software adicional. Ele foi desenvolvido com foco na simplicidade, utilizando-se das tecnologias mais atuais do mercado, considerando as melhores práticas corporativas e confiáveis, no que se refere à segurança e robustez de um software que roda em nuvem.

## Configurações no Sistema

A configuração inicial do sistema é feita por meio da criação de instância do cliente. Após a definição automática do ambiente do novo ambiente, caso seja parte do contratado, a equipe de engenharia de software realiza o levantamento de dados e parametrização da instância.
Por meio de visitas técnicas e entrevistas, os processos escolhidos pelo cliente são mapeados (documentos físicos), os documentos importados, usuários criados e habilitados. A partir deste ponto a plataforma estará pronta para utilização.

## Acessando o Ping

O endereço do ping tem o seguinte formato *<cliente>.meuping.io* onde *<cliente>* é o órgão ao qual você está vinculado, verifique com a organização que você precisa acessar qual o endereço correto.

Uma vez acessado a tela de login, preencha o campo e-mail (sua credencial está associada ao seu e-mail de cadastro). Após inserir o e-mail de cadastro, clique em "**Próximo**":

[//]: 


Na próxima tela, insira a sua senha pessoal e intransferível e clique em "**Acessar**":


Pronto, você logou no Ping.

Dependendo do seu nível de acesso e das permissões do seu usuário, opções diversas poderão se apresentadas ao seu usuário.

O Ping. é bastante intuitivo e utilizando o seu mouse sobre os itens, aparecerão descrições e detalhamento sobre as opções. Além disso, na parte inferior estará disponível um chat para contato com o suporte da plataforma (poderão ser dirimidas dúvidas sobre o uso do sistema).


Qualquer dúvida, envie um e-mail para [e-mail] ou utilize o chat do Ping para solicitar auxílio.

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## Cadastrando o seu usuário (usuário novo)

Para cadastrar o seu usuário (caso não tenha sido cadastrado anteriormente) você deverá acessar a tela de login do Ping. da organização que você precisa acessar. O endereço do ping tem o seguinte formato *<cliente>.meuping.io* onde *<cliente>* é o órgão ao qual você está vinculado, verifique com a organização que você precisa acessar qual o endereço correto.

Uma vez acessado a tela de login, clique no línk "**Cadastro**", na parte inferior.

Você será redirecionado para um fomulário de cadastro para usuários.


Preencha todos os campos com seus dados, inclua uma senha segura, que deverá ser **pessoal e instransferível** (sob pena de responsabilização civil e penal). Após o preenchimento com os dados do seu usuário, revise todos os dados, caso estejam corretos clique no botão "**Cadastrar**".


O sistema criará seu usuário e enviará um e-mail para o endereço de cadastro para validação da sua credencial de login.


Clique no link "**Confirmar**" para validar se e-mail de cadastro e acessar o sistema pela primeira vez.


Se precisar recuperar a sua senha a qualquer momento, utilize o link "**Esqueceu a sua senha**?" na tela de login. [Mais detalhes aqui](https://hackmd.io/Z4v2WMfbS3ymhwfAeZk0UQ?view#Recuperando-a-sua-senha-de-acesso)

Pronto, o seu usuário foi cadastrado e a sua conta foi ativada. Proceda com o login da sua conta utilizndo o e-mail e a senha cadastrada.

Qualquer dúvida, envie um e-mail para [e-mail] ou utilize o chat do Ping para solicitar auxílio.

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## Acessando o Ping pela primeira vez

O endereço do ping tem o seguinte formato *<cliente>.meuping.io* onde *<cliente>* é o órgão ao qual você está vinculado, verifique com a organização que você precisa acessar qual o endereço correto.

Uma vez acessado a tela de login, preencha o campo e-mail (sua credencial está associada ao seu e-mail de cadastro). Após inserir o e-mail de cadastro, clique em "**Próximo**":


Na próxima tela, insira a sua senha pessoal e intransferível e clique em "**Acessar**":


Pronto, você logou no Ping.

Dependendo do seu nível de acesso e das permissões do seu usuário, opções diversas poderão se apresentadas ao seu usuário.

O Ping. é bastante intuitivo e utilizando o seu mouse sobre os itens, aparecerão descrições e detalhamento sobre as opções. Além disso, na parte inferior estará disponível um chat para contato com o suporte da plataforma (poderão ser dirimidas dúvidas sobre o uso do sistema).


Qualquer dúvida, envie um e-mail para [e-mail] ou utilize o chat do Ping para solicitar auxílio.

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## Atualizando os dados de telefone do usuário.

Acesse o menu do usuário, que consta o seu nome, no botão superior direito.

Clique na opção "Alterar meus dados"


Selecione o campo de "Telefone" do cadastro, ele estará disponível para edição.


Insira o seu telefone atual, com o DDD entre parenteses e **sem o dígito "9"**, uilizado para celulares.

Após preencher o campo com o número atualizado, salve as alterações no botão "**Salvar**"

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### Alterando a sua senha.

No primeiro acesso, o sistema redireciona o usuário para a troca de senha. A senha enviada para o e-mail do novo cadastro é gerada automaticamente e deve ser alterada no primeiro acesso.

Recomendamos que os novos usuários alterem suas senhas nesse momento.


A qualquer momento, e a partir de qualquer tela, o usuário pode efetuar a troca de senha pelo **menu do usuário**, seção superior direita da tela.

Clique no botão que apresenta o nome do usuário, em seguida selecione a opção "**Senha e Segurança**".


Uma outra opção do menu do usuário é a edição dos dados pessoais. Para acessar esta configuração, clique novamente no **menu do usuário**, em seguida a opção "**Alterar meus dados**"


A depender das permissões do usuário no sistema, somente alguns campos estarão disponíveis para edição. Recomenda-se manter os dados de usuários atualizados.

### Autenticação de 2 fatores (2FA - *Two Factor Authentication*)

A autenticação de 2 fatores é um recurso de segurança adicional para os usuários do Ping., que agrega maior proteção para o uso do sistema e na assinatura de documentos. Em alguns casos especiais, é imprescindível para usuários que tomam decisões ou executam atos administrativos e financeiros de alta relevância para a organização.

Para usuários gestores e tomadores de decisão, é aconselhado a habilitação deste recurso.

O 2º fator de autenticação inclui como requisito para autenticação no sistema a inserção da senha do usuário e de um **código de segurança** (*token*), gerado pelo aplicativo "**Google Authenticator**".

Este aplicativo precisa ser instalado em um smartphone pessoal do usuário cadastrado, associando a conta Ping. com o aplicativo no smartphone.

Essa configuração impede que terceiros, que eventualmente obtenham a senha do usuário, consigam acessar e utilizar o Ping. com esses dados obtidos.

As ações do usuário que esteja utilizando o 2FA só serão efetivadas com a senha e o código gerado no celular cadastrado.

#### Habilitando a autenticação 2FA.

O primeiro passo para utilizar o 2FA é baixar o aplicativo "**Google Authenticator**" da loja de aplicativos do seu celular.

Android: [Google Authenticator no Google Play ](https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.apps.authenticator2&hl=pt_BR)

IOS: [Google Authenticator na App Store](https://apps.apple.com/us/app/google-authenticator/id388497605)

Após baixar o aplicativo e instalar no seu smartphone, você deve abrir o app e clicar no ícone para adicionar a sua conta do Ping. pelo botão "**+**"

<p style="text-align: center;">
<img src="https://raw.githubusercontent.com/claytoncova/DocPing/master/images/google_authenticator.jpg" width="300">
</p>

O aplicativo iniciará a câmera do smartphone. Neste momento você deve acessar o Ping. com o seu usuário e senha, clicando no **menu do usuário** e na sequência em "**Senha e segurança**", como já apresentado na seção "Alterando a sua senha".

Na tela de alteração de senha do Ping. clique na opção "**Ativar**" na área da "**Autenticação em 2 etapas (2FA)**".

Neste momento o Ping. apresentará um QR Code (código de barras).


Aponte a câmera do smartphone para o código, permitindo que o aplicativo Google Authenticator faça a associação, criando o token do seu acesso Ping. no app.

Uma vez habilitado e configurado, para toda ação de login ou assinatura de documentos dentro do Ping. o sistema solicitará um código de seis dígitos além da senha.

Para logar e assinar documentos, tenha em mãos o smartphone configurado com a conta Ping. Abra o Google Authenticator visualize e insira o código apresentado no campo correspontente no Ping.


Observação: os códigos são *tokens* temporários e são alterados a cada 30 segundos.

## Recuperando a sua senha de acesso.

O endereço do ping tem o seguinte formato *<cliente>.meuping.io* onde *<cliente>* é o órgão ao qual você está vinculado, verifique com a organização que você precisa acessar qual o endereço correto.

Uma vez acessado a tela de login, clique em "**Esqueceu a sua senha?**":


Você será redirecionado para a tela de recuperação de senha. Nesta seção, insira o seu e-mail de cadastro do seu usuário e clique em "**Redefinir minha senha**":


Pronto, se o seu e-mail de cadastro estiver correto, o sistema enviará uma mensagem para o endereço informado, com um link para o processo de recuperação do acesso.


Mensagem enviada para a troca de senha:


Clique no link "**Trocar a minha senha**", acesse a tela do Ping. e proceda com troca da sua senha, inserindo a senha, duas vezes para confirmação.

Lembre-se que a sua senha deverá ser **pessoal e instransferível** (sob pena de responsabilização civil e penal).

Após o preenchimento do formulário, clique em "**Alterar senha**" para efetivar a mudança.


Após a mudança de senha o seu usuário será direcionado para a tela inicial do Ping. Dependendo do seu nível de acesso e das permissões do seu usuário, opções diversas poderão se apresentadas ao seu usuário.

Qualquer dúvida, envie um e-mail para [e-mail] ou utilize o chat do Ping para solicitar auxílio.

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## Uso do Sistema

A tela principal do Ping. representa uma mesa de trabalho compartilhada por todos os usuários do setor. A ideia dessa abordagem é manter a informação sobre processos do setor compartilhado entre todos os colaboradores.

Essa forma de tratar os processos auxilia o processo colaborativo e mantém a inteligência de negócios entre todos os envolvidos, minimizando interrupções ou pausas no fluxo do trabalho em razão de ausências ou remanejamento da força de trabalho.

Cada processo pode ser atribuído a um usuário do sistema, de forma a permitir a divisão das atividades ou responsabilidades sobre os processos. A atribuição pode ser alterada a qualquer tempo e fica registrada na capa do processo, seção de andamento.

### Mesa de Trabalho

Esta é a seção do Ping. que será a mais frequentada. Ela representa a mesa de trabalho no setor e ograniza todos os processos abertos e em trâmite na unidade organizacional.

Cada setor possui uma mesa de trabalho. Caso o usuário esteja configurado para acessar mais de um setor, na mudança entre setores a mesa de trabalho será alterada de forma correspondente.

Os processos na mesa de trabalho são classificados em dois tipos básicos:
- Processos recebidos: processos enviados para o setor para prosseguimento;
- Processos gerados: processos criados no setor, demandas originadas por colaboradores ou atividades da área.

O grupo de processos recebidos são a porta de entrada das demandas do setor, assim que chega um novo processo ele ficará em destaque, de forma similar a uma ferramenta de e-mail. Assim que qualquer colaborador acessar o processo recém encaminhado o sistema atribuirá o processo ao usuário receptor.

O grupo de processos gerados é o local em que os processos são montados, para tramitação e despacho. O sistema atribui o processo recém criado ao usuário criador.

A mesa de trabalho pode ser configurada de duas formas pelos botões "Abas" e "Grade" localizados na parte superior direita da tela, abaixo do menu do usuário.

Modo abas:
Neste modo privilegia-se a visão da descrição e do tipo dos processos, apresentando a quantidade e grupo de processos nas abas de apresentação.

Modo grade:
O modo grade permite a visão total dos processos e a aplicação de ações em massa (botões cinza) em qualquer processo da mesa de trabalho, facilitando definições que precisam alcançar vários processos, como atribuir, enviar, fechar, etc.

### Alternando entre Setores

A qualquer momento, alterne entre os setores acessando o menu superior e clicando no botão que informa o seu setor atual. Ao clicar no botão, serão listados os setores que estão configurados para o seu usuário. Clique no setor desejado e a mesa de trabalho será alterada para o setor escolhido.


Caso o setor desejado não esteja entre as opções, solicite a configuração ou correção para o responsável do setor, que deverá encaminhar uma solicitação para o suporte do Ping.

## Processos no Ping

Os processos dentro da plataforma Ping. são identificados por números únicos, padronizados em uma sequência numérica XXXX.XXXXX/YYYY-VV, criado e organizado pela própria aplicação.


Cada processo dentro da plataforma é único por instância, sendo referenciado como um link para a visualização da **Tela do processo**. A capa do processo pode ser acessado ao clicar no link no código do processo.


Nesta tela estarão os metadados (informações acessórias) do processo que foram inseridos por quem o criou. Na parte inferior poderá ser consultado toda a vida do processo, todos os atos e a tramitação estará detalhada na seção "**Andamento do processo**".

A árvore do processo é visualizada n seção lateral esquerda. Apresenta todos os documentos presentes no interior do processo. Cada item pode ser visualizado quando clicado no link correspondente. Observe que cada documento possui também um código alfanumérico único, o que facilita a identificação do item.


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## Fechando um processo no Ping.

Um processo criado no Ping. **nunca mais será deletado**, não tem como remover ele do sistema. Isso não é um problema, pois o custo para criá-lo não é significativo, quase não se utiliza espaço na nuvem para isso.

Uma vez o processo criado ele pode ser alterado em qualquer aspecto, a qualquer tempo, sendo possível mudar o tipo, metadados etc.

Erros podem acontecer e os documentos inseridos em determinado processo poderão ter sido incluídos de forma errada. Neste caso, se não for interessante justificar o erro (inserir Errata ou Justificativa) é melhor começar tudo denovo. Para isso você pode concluir o processo (encerrar ele).

O processo no Ping. é uma entidade virtual, ele pode estar em vários setores ao mesmo tempo. O que ocorre de fato é que o Ping guarda e gerencia os processos, e ele permite que os setores abram ou fechem os processos em cada setor, de maneira independente.
Caso você tenha um processo que precise ser fechado, basta acessar o processo e clicar no ícone "**Fechar Processo**"


Uma vez o processo fechado ele sairá da mesa de trabalho no seu setor atual. Ele poderá ainda estar aberto em outros setores, se outros setores tiverem acesso ao processo também.

Se o processo não estiver aberto em nenhum setor, pronto, o processo estará concluído. Isso significa que a sua função administrativa foi concluída.

O processo poderá ser reaberto a qualquer tempo. Por qualquer setor que teve acesso ao processo originalmente (setores que tramitaram o processo)

Qualquer dúvida, envie um e-mail para [e-mail] ou utilize o chat do Ping para solicitar auxílio.

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## Reabrir o Processo.

Para reabrir um processo no Ping. é preciso acessar o processo (Tela do processo) e clicar no botão "**Reabrir o Processo**"


Para localizar o processo de interesse, uma vez que ele não estará na mesa de trabalho, o usuário deverá utilizar o recurso de **Pesquisa Rápida** (barra de pesquisa no menu superior) e **Avançada** (ícone do funil no menu superior).

Um recurso que deve ser utilizado também para acompanhar processos de interesse (aqueles que foram fechados, encaminhados etc.) e não estão mais na mesa de trabalho, é o recurso de "**Monitoramento do Processo**", acionado pelo botão do "**olho**".

Qualquer dúvida, envie um e-mail para [e-mail] ou utilize o chat do Ping para solicitar auxílio.

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## Inserindo Documentos Externos

Acesse o seu processo no menu lateral esquerdo "**Meus Requerimentos**" ou mesmo na Mesa de Trabalho, caso seja um Usuário Interno:


Na sequência, você verá os seus requerimentos, cada linha é um processo. Clique no processo que você deseja inserir seus documentos:


Você acessará o processo que você criou quando enviou seu Requerimento. Nesta tela você poderá visualizar tudo do processo. Para inserir documentos nesse processo, selecione o **primeiro botão azul** (Arquivo com o sinal +):


Selecione o botão "**Documento Externo**", pois se tratam de documentos em PDF, via de regra:


Nesta tela você poderá arrastar os documentos que você quer enviar ou abrir a janela do seu sistema para escolher os arquivos (clicando no retângulo pontilhado):


Depois de selecionar o arquivo, clique em "**Enviar**". Os seus documentos serão enviados para a plataforma, mas ainda **NÃO** serão inseridos no processo. Para inserir você precisa definir os tipos dele e outros metadados, como data, descrição etc.:


Se tudo estiver ok, clique em "**Salvar documento**", assim seus documentos serão inseridos no processo.


O Documento aparecerá no processo, **SOMENTE SE FOR NECESSÁRIO ASSINAR**, é só clicar no botão verde da caneta antiga,


**Se não precisar assinar, deixe da forma que está.**

Informe o seu supervisor que você inseriu os documentos solicitados e aguarde.

Se for necessário inserir mais documentos, repita o procedimento para os arquivos adicionais.

Qualquer dúvida, envie um e-mail para [e-mail] ou utilize o chat do Ping para solicitar auxílio.

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## Inserindo um Documento Interno (tipo Errata)

Erros acontecem, por esse motivo você pode a qualquer tempo solicitar desconsiderar ou informar corretamente o conteúdo de algum documento já inserido no processo.

O documento do tipo ERRATA ou INFORMAÇÃO podem servir para esse propósito.

Para criar um documento do tipo INTERNO no processo do seu requerimento, você deve seguir os seguintes passos:

Acesse o processo do seu requerimento no item do menu "Meus Requerimentos" ou mesmo na sua mesa de trabalho (no caso do USUÁRIO INTERNO)


Na sequência, você verá os seus requerimentos, cada linha é um processo. Clique no processo que você deseja inserir seus documentos:


Você acessará o processo que você criou quando enviou seu Requerimento. Nesta tela você poderá visualizar tudo do processo. Para inserir documentos nesse processo, selecione o **primeiro botão azul** (Arquivo com o sinal +):


Na tela de seleção do tipo, mantenha a opção "Documento Interno". Uma errata é um documento interno porque é um documento que você vai elaborar no próprio Ping. Depois será assinado, tudo na plataforma.


Digite o nome do tipo: Errata


Selecione o tipo correspondente e preencha os metadados solicitados. Se tudo estiver ok, clique no botão "Criar documento".


O documento foi criado, agora basta editar o modelo conforme a sua necessidade e assinar o documento final.

## Editando um Documento INTERNO

Após o documento ser criado você poderá editar ele no próprio Ping. Se você estiver com bloqueador de popup habilitado no seu navegador o documento não será aberto automaticamente para você editar. Neste caso clique no botão verde com o ícone do lápis.


O editor de texto do Ping abrirá o documento para você editar e preencher o Documento Interno. Os documentos do Ping já virão com um modelo padrão (que podem ser personalizados), facilitando a edição e a criação destes itens.


Se for necessário inserir mais documentos, repita o procedimento para os arquivos adicionais.

Qualquer dúvida, envie um e-mail para [e-mail] ou utilize o chat do Ping para solicitar auxílio.

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## Assinando Documentos no Ping

### Assinando Documentos Individualmente

Após a edição do documento, informando detalhadamente o que precisa ser considerado, assine o documento pelo ícone/botão da "Caneta Antiga".


Será solicitado salvar o documento e na sequência a senha e o cargo para assinatura. Clique no botão "Assinar"


Após assinar o documento você será redirecionado para a tela do documento. Pronto, seu documento está inserido no processo e assinado.

Caso o documento já esteja criado, basta acessar o item na árvore de processo, clicando no documento.


Dentre as opções disponíveis, clique no botão verde com o ícone da caneta antiga.


Se desejado, selecione outros itens para assinatura também. Aós preencher a sua senha, clique em "Assinar"


### Assinando Documentos em Grupo

Para solicitar assinatura de documentos no Ping. basta acessar a tela do documento e clicar no botão verde com o ícone do "boneco com a caneta", de cor verde. Esse botão é o item "solicitar assinaturas", que possibilita a solicitação de assinaturas para o documento apresentado.


Após clicar no botão a tela apresentará opções para que você selecione outros arquivos para assinatura em conjunto, ou seja, em lote. Na parte inferior estará disponível uma caixa de pesquisa para selecionar os nomes dos usuários que deverão assinar os documentos. **Se você vai assinar o documento também, inclua o seu usuário!**


Caso o usuário que necessita assinar o documento não estaja no rol dos listados na caixa de pesquisa, o sistema permite o cadastro de novos usuários pela opção "Adicionar assinante externo".


Selecionando a opção para adicionar assinante externo uma nova tela se abrirá, apresentando os campos e opções abaixo:


Para cadastro de um novo assinante será necessário preencher todos os campos obrigatórios e submeter os dados pelo botão "Adicionar à Lista". Perceba que é possível adicionar mais de um novo usuário por vez, via opção "Adicionar Outra +"


Listados os nomes que devem assinar o documento desejado, deverá ser definida a forma de assinatura para cada usuário. Usuários Externos possuem formas distintas de assintura em razão de não possuírem ainda acesso ao Ping.


As opções de assinatura para Usuário Interno são:

Autenticação:

**- Usuário e Senha;**

Notificação:

**- Via Ping. (padrão);
- Via e-mail;
- Via Whatsapp (beta);**

As opções de assinatura para Usuário Assinante (Externo) são:

Autenticação:

**- Rúbrica e Código;
- Rúbrica e Selfie;**

Notificação:

**- Via e-mail;
- Via Whatsapp;**


Solicitada a assinatura no(s) documento(s) um e-mail será enviado para o usuário, ou ainda uma mensagem de Whatsapp para o telefone que consta no cadastro do assinante.
O assinante, dependendo do perfil de usuário, poderá assinar o documento acessando o link encaminhado, utilizando um navegador padrão. O link permitirá ler o documento e assinar o item por meio do login e senha (Usuãrio Interno) ou ainda pelo desenho de rública na tela, selfie e um código token presente no e-mail (Usuário Assinante).
A forma efetiva de assinatura será escolhida por quem solicita a assinatura e todas as intruções vão para o usuário via notificação escolhida.

**OBS**: Ao ativar a opção "**Ativar ordenação das assinaturas**", o Ping somente enviará as solicitações das assinaturas na ordem apresentada na seleção dos usuários. As notificaçõese e e-mails serão enviados em sequência, ao primeiro assinante quando criada a solicitação, e aos demais somente após a efetiva assinatura do anterior na sequência. A ordem é a de inserção na lista, de cima para baixo.

### Assinatura de Documentos Externos (PDF)

A assinatura de documentos do tipo PDF possui algumas particularidades em razão da tecnologia e da forma que o Ping. trata estes documentos.

Primeiro, se um documento já assinado digitalmente for inserido na plataforma, esse documento e a sua assinatura estarão protegidas porque **não será permitido a assinatura no Ping.** de documentos que tenham assinatura digital prévia. Sendo assim, caso o seu documento já tenha assinatura digital, essa assinatura será válida no Ping., porém não será possível adicionar novos assinantes ao documento.

Na assinatura de arquivos PDF no Ping. serão adicionados dados de autenticação no documento, página de autenticação e dados de rodapé. O documento final gerado é assinado digitalmente com um certificado digital do Ping.

**Em razão da forma de assinatura na ferramenta, o documento só é assinado uma única vez diferentemente do documento do tipo Interno.**

Neste caso as solicitações de assinatura de documentos PDF devem ser feitas **uma vez só**, incluindo todos os assinantes que deverão assinar o documento. Para realizar esta operação, utiliza-se o botão de "Solicitar Assinaturas"


### Assinaturas Pendentes

Caso você seja solicitado a assinar um documento no Ping. você deverá acessar o sistema com as suas credenciais, e-mail e senha.

O endereço do ping tem o seguinte formato *<cliente>.meuping.io* onde *<cliente>* é o órgão ao qual você está vinculado, verifique com a organização que você precisa acessar qual o endereço correto.

Uma vez acessado a tela de login, preencha o campo e-mail (sua credencial está associada ao seu e-mail de cadastro). Após inserir o e-mail de cadastro, clique em "**Próximo**":


Na próxima tela, insira a sua senha pessoal e intransferível e clique em "**Acessar**":


Pronto, você logou no Ping.

A partir deste ponto, basta acessar o item do menu lateral esquerdo "**Assinaturas Pendentes**".


Caso existam assinaturas pra você existirá um balão vermelho indicando o número de assinaturas solicitadas. Se não existir esse sinalizador é provável que ainda não solicitaram a sua assinatura.

Na tela das Assinaturas Pendentes estarão listados todos os documentos que você pode assinar. Você deve ler o conteúdo dos documentos clicando nos links de cada documento.


Existe a possibilidade de assinar vários documentos de uma única vez, selecionando eles na lista apresentada e clicando no botão verde "Assinar Selecionados".

A seleção dos documentos que você quer assinar pode ser efetuada ao passo que você lê cada um deles, na própria tela de leitura.


Após selecionar aqueles que você deseja assinar, basta sair do modo leitura e os documentos estarão selecionados para assinatura em lote.

Existe a possibilidade de assinar o documento direto na tela de leitura, mas a ação será executada somente no documento visualizado.

Ao clicar no botão "Assinar Selecionados" o sistema solicitará a senha de acesso para efetivar a assinatura.



Após esta etapa o documento estará assinado.

Qualquer dúvida, envie um e-mail para [e-mail] ou utilize o chat do Ping para solicitar auxílio.

### Assinatura de documentos para Usuários Assinantes

O link para assinatura do documento será enviado para o e-mail do usuário assinante. O usuário que irá assinar o documento deverá acessar o e-mail mais recente.

O **TOKEN** de assinatura (número de confirmação) estará apresentado no e-mail.


Clicando no botão "**Clique aqui para assinar o documento**" o usuário será direcionado para o documento a ser assinado, permitindo a leitura e a ciência do documento.


Se estiver de acordo com o conteúdo do documento, o usuário deverá clicar no botão "**Assinar**". Será aberta uma tela para a confirmação dos dados e autenticação do usuário.

Caso o botão "**Assinar**" esteja desabilitado, significa que o documento já foi assinado pelo usuário anteriormente.


O usuário deverá desenhar a sua rubrica, clicando no quadrado pontilhado e efetuando o desenho correspondente. Se preferir, poderá utilizar o modo "**Tela cheia**" que maximizará a área para o desenho, alcançando a tela inteira do dispositivo. Se for necessário refazer a rúbrica, basta clicar no item "**Limpar**".


Após concluir o desenho, o usuário deverá clicar em "**Próximo**" para inserir o **TOKEN** de assinatura.


Após desenhar a rubrica e digitar o código TOKEN de assinatura o botão "**Assinar**" será habilitado para permitir o clique. Ao clicar em "**Assinar**" o documento será efetivamente assinado.

OBS.: Caso o botão "**Assinar**" não esteja habilitado, verifique se a rubrica foi feita. Caso o usuário tenha problemas para inserir o TOKEN ou desenhar a rubrica, verifique a existência de bloqueadores de script ou a necessidade de atualização do navegador do dispositivo utilizado para assinar. **Deve-se desabilitar bloqueadores para o site em questão e o navegador utilizado deve estar atualizado.**


Clicando no botão "**Assinar**" o documento será efetivamente assinado pelo usuário.

Se tratar de um documento **PDF**, a versão assinada será gerada após os demais usuários solicitados assinarem o documento.

Caso seja necessário uma cópia do documento assinado, a cópia deverá ser providenciada pelo **Solicitante** da assinatura.

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## Cancelando um Documento no Ping

O cancelamento de documentos só poderá ser efetivado pelos usuários do setor que criou o documento.

Acesse o processo e o documento que você deseja cancelar.


Clique no botão "Cancelar documento"


Após, leia a tela de confirmação e clique no botão de confirmação.


Como observado, a reversão do cancelamento somente poderá ser feita via contato administrativo pelo e-mail [e-mail].

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## Enviando e Recebendo e-mails no Ping.

Enviar documentos ou o processo inteiro pelo Ping., poderá ser utilizada a opção de envio via e-mail, disponível no botão do "avião de papel".


Na tela de envio do processo, estará selecionada por padrão o envio para setores. Escolha a opção secundária, "Enviar para e-mail".


Digite e selecione o e-mail de destino.


Poderão ser incluídos outros e-mails para receber as cópias dos documentos enviados.


Selecione as opções desejadas. Importante, caso seja necessário registrar a resposta do e-mail enviado no Ping., selecione a opção **"Receber e-mail de resposta"**


Caso não seja marcada a opção "**Manter esse processo aberto no setor atual**", ao enviar o e-mail **o processo será fechado no setor atual**, sendo reaberto de forma automática quando a resposta do e-mail for recebida ou quando o processo for reenviado ao setor.


Selecione os documentos desejados para envio. É importante destacar que **o limite para envio dos documentos é o tamanho de 20MB no total** dos documentos, esse é o limite de recebimento da maioria dos provedores de e-mail. Assim sendo, verifique o número de documentos selecionados. Caso necessite enviar o processo inteiro, prefira a opção "**Exportar processo**", detalhado neste manual.


Após clicar no botão de envio o e-mail e os documentos serão preparados, o que pode levar alguns segundos. Aguarde até a apresentação da mensagem de status na tela.


O e-mail será enviado para os endereços definidos no destinatário.


Incluindo os documentos selecionados como anexo.


Caso tenha sido marcada a opção para a resposta, "**Manter esse processo aberto no setor atual**", o destinatário poderá responder o e-mail enviado, incluindo documentos se desejado. O e-mail de resposta será inserido no processo de origem de forma automática pelo Ping.


Após o envio da resposta, depois de alguns minutos, o conteúdo de resposta do e-mail e arquivos anexos estarão dentro do processo do Ping.

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## Exportando Processos e Documentos.

Exportar itens no Ping. permitirá ao usuário disponibilizar o conteúdo dos documento e processos para terceiros. Entretanto toda as ações de exportação são registrados para fins de auditoria. Os dados disponibilizados são responsabilidade do usuário após a exportação.

### Exportando Processo

Exportar Processos no ping é uma operação que pode demorar, dependendo do tamanho e do volume do processo. Essa execução é feita em segundo plano e o resultado final é enviado para o e-mail do usuário, de forma registrada e para fins de auditoria.


Ao clicar no botão azul de exportação de processo, o usuário será direcionado para a tela de configuração da exportação.


Basta selecionar as opções de inclusão de metadados, se for desejado. Também a forma de exportação dos documentos está disponível.


Selecione os documentos que serão exportados no processo. Ainda que documentos não sejam selecionados para serem exportados, a presença destes documentos será listada no conjunto do arquivo final enviado.


Ao clicar no botão "Exportar" o Ping. processará o pedido, enviando uma mensagem após a conclusão da tarefa. Essa mensagem será encaminhada para o e-mail do usuário, disponibilizando um link para o download do conjunto exportado. O link para acesso aos dados é exclusivo do usuário solicitante da exportação do processo, sendo responsabilidade deste o acesso ao link por terceiros.


O link de download do processo exportado fica ativo por um período padrão de 24h. Após esse intervalo o link expira, ficando indisponível.

### Exportando Documento

Exportar documentos é uma operação simples, a versão presente na ferramenta será exportada no formato PDF.


Basta clicar no botão verde "Exportar para PDF".


Ao final do processamento o documento será disponibilizado para download no navegador do usuário.

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## Pesquisando

O recurso de pesquisa permite acessar e localizar qualquer processo e documento criado no sistema. Os documentos e processos possuem códigos e numerações únicas, além desses parâmetros podem ser utilizadas palavras ou textos para a pesquisa. Existem duas formas de pesquisa no Ping. Pesquisa rápida e avançada.

### Pesquisa Rápida

Apresenta os documentos e processos mais recentes que são compatíveis com o termo pesquisado. É como se fosse um "Google" do Ping.


Ao longo da digitação do termo os resultados compatíveis são apresentados em uma lista na parte de baixo da caixa de pesquisa. Utilize esse recurso para fazer pesquisas rápidas, quando se sabe um termo, código ou número específico que conste no item procurado.


Essa pesquisa aproxima valores, com o objetivo de trazer correspondências próximas. Não se trata de uma pesquisa exata pois permite trazer resultados aproximados. Ex. Wellington, Uellington serão correspondentes próximos na pesquisa.

Se o termo buscado não possuir correspondente, a lista apresentada será vazia. Ainda sem resultados, experimente termos menos específicos e busque utilizando a Pesquisa Avançada.

### Pesquisa Avançada

Essa forma de pesquisa é acessível pelo ícone do funil, ao lado da barra de pesquisa rápida. Esse recurso permite combinar um conjunto de filtros para triagem dos resultados da pesquisa.


Deve-se definir o tipo de item a ser pesquisado, se Processo ou Documento. De acordo com cada opção os campos disponíveis serão ajustados.


Dentre as opções disponíveis, combine aquelas que atendem o que deseja ser pesquisado. Todos os campos selecionados serão combinados para filtrar os resultados. A operção lógica nesse caso é o "E lógico (AND)".


Pode ser utilizado dados da origem do item.


Assim como o período em que o mesmo foi criado.


Importante atentar que a pesquisa corresponderá a data em relação à criação do item.


Dentre outras opções disponíveis, destaca-se a utilização do status do processo para efetuar a pesquisa.


Resultado da pesquisa listará os itens correspondentes em uma lista paginada.


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## Monitoramento de Processos

O objetivo da mesa de trabalho é manter os processos que estão sendo trabalhados pelo setor disponíveis para os usuários.

Caso um processo seja de interesse do setor ou do usuário, ainda quando enviado a outros setores, pode ser utilizado o recurso de Monitoramento.

Este recurso organiza os processos de interesse do setor e dos usuários, ainda que estes itens tenham sido encaminhados a outros setores.

Para Monitorar um processo basta acessar o item e no menu do processo (botões azul) clicar no botão com o ícone do Olho.


O usuário deverá informar uma descrição no monitoramente do processo. Pode ser o motivo ou uma informação que detalhe o motivo do monitoramento.


Os monitoramentos podem ser agrupados por rótulos, que devem ser criados e organizados pelo setor. Essa classificação serve para agrupar processos semelhantes, de acordo com a necessidade do setor.


Ao criar o rótulo, este ficará disponível para todos os processos monitorados no setor.


Pode-se inclusive definir a cor do rótulo, digitando o código de cor ou escolhendo um aleatoriamente no botão colorido.



Definindo o monitoramento no processo escolhido, o processo apresentará o ícone do olho na raiz do processo. Ao clicar no ícone o usuário será direcionado para a configuração deste monitoramento.



Os monitoramentos do setor podem ser acessados no menu lateral esquerdo, no item correspondente.


Os processos de um mesmo rótulo ficarão aninhados, como apresentado acima.

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## Notificação de Processos.

Se for necessário acompanhar um processo de forma mais frequente e personalizada, pode-se utilizar o recurso de notificação. De forma diferente do monitoramento, a notificação é uma configuração do usuário, somente o usuário é notificado quando habilitado.

Para habilitar a notificação em um processo, basta acessar o item e clicar no botão azul do sino.


A tela de configuração será carregada e estarão disponíveis as opções de notificação pelo sistema, balão vermelho no ícone do sino na parte superior do menu ou pelo e-mail do usuário.


Habilite aquelas opções que for desejada, podendo-se alternar ou selecionar somente parte das opções.


Após a configuração das opções, basta clicar em "salvar" para definir a notificação no processo.


Para desativar as notificações no processo, deve-se desabilitar as opções, deixando-as como o padrão.

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[//]: # (### Criando um Modelo Favorito)

[//]: # (### Usando Marcadores)

[//]: # (### Usando Ações em Massa)

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## Requerimentos e Formulários.

O recurso de Requerimento do Ping. é uma ferramenta que tem como objetivo facilitar a inserção de documentos e arquivos no sistema, por via de um fluxo parametrizável pelo cliente.

Esse fluxo permite o controle dos dados inseridos e facilita a triagem dos dados apresentados pelos usuários.

Funcionando de forma semelhante ao "Google Forms" ou o "Microsoft Forms" disponibiliza uma série de tipos de entradas de dados para criação de documentos e itens em processos no Ping.

Para solicitar a parametrização de um Requerimento, solicite via e-mail, para [e-mail].

Os Requerimentos são criados e parametrizados pela equipe do Ping. Seguindo as especificações e solicitações dos clientes.

Para criar um novo Requerimento, deve-se acessar o menu lateral esquerdo no item "**Meus Requerimentos**".

Clicando em "**Novo requerimento**" o usuário será apresentado às opções de requerimentos disponíveis no sistema. É como se fosse um portal de solicitação de serviços para a organização.


Ao escolher a opção compatível com a necessidade do usuário, o formulário de preenchimento do Requerimento será aberto.


Instruções e orientações poderão ser apresentadas. Os usuários deverão ler o conteúdo, verificar a compatibilidade entre o que desejam requerer e as informações e características do formulário selecionado.


Estarão disponíveis campos variados. Campos com o caractere asterísco "*" são considerados de preenchimento obrigatório.


Campos numéricos, seletores, listas etc poderão compor o formulário.


Poderão ser solicitados arquivos para anexo ao formulário, que serão enviados ao Ping. e constarão no processo.

Cada arquivo deve conter apenas um documento, por questões de norma processual. cada arquivo enviado deverá ter no **máximo 20MB** de tamanho efetivo.

Podem ser enviados de **um a vários documentos** por item, dependendo da parametrização.

O total dos arquivos inseridos em anexo ao formulário não poderá ser superior ao total de **400MB** por formulário enviado.


Após a seleção dos arquivos, deve-se aguardar o carregamento do item. Após o carregamento e a carga total dos itens em 100%, deve-se clicar no botão "Enviar" para a submissão do formulário.

Após o envio do Requerimento, um processo será criado para o usuário, sendo apresentado o número deste processo na listagem do "Meus Requerimentos", na aba "Abertos".

Os usuários poderão acompanhar seus Requerimentos nesta seção do sistema, observando a mudança de status de cada processo criado.

Pode-se acessar o processo e habilitar também o acompanhamento por meio da notificação, via e-mail ou sistema.

### Tramitação e Aprovação dos Requerimentos

Os Requerimentos poderão ser parametrizados para **avaliação** ao serem recebidos. Todo o fluxo será registrado no andamento do processo e poderá ser acessado pelo usuário clicando no número correspondente.

Os documentos no Requerimento/Processo só são liberados para assinatura, inserção de novos documentos e despachos, após a **APROVAÇÃO** do setor que recebeu seu processo. O Ping. não disponibiliza o processo para o usuário se o conjunto não estiver **APROVADO**.

Ao ser **REPROVADO**, o formulário retornará ao usuário para correção. O usuário deverá acessar a seção "Meus requerimentos" e clicar no status apresentado no item reprovado. Ao clicar será aberto o formulário submetido originalmente, para correção.

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## Referências

ANCONA LOPEZ, André Porto. Princípios arquivísticos e documentos digitais. 2004.

LUCCA, Giana; CHARÃO, Andrea Schwertner; STEIN, Benhur de Oliveira. Metadados para um sistema de gestão eletrônica de documentos arquivísticos. **Arquivística. net, Rio de Janeiro**, v. 2, n. 1, p. 70-84, 2006.