# Checklist de rentrée numérique 2023-2024 - Établissements privés

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> _Ce document est largement inspiré du travail du DRTIC de Normandie, modifié et adapté à notre contexte régional._ [color=#907bf7]
> Il vous permet de faire le point sur les différentes actions à réaliser au sein de votre établissement pour préparer une année scolaire sereine.
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## PILOTAGE
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Rappel : Le DRTIC est en appui de vos établissements en cas de besoin
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## Mettre à jour l'organigramme fonctionnel

:ballot_box_with_check: Revoir le fichier de la revue des habilitations actuelles envoyé par votre DRTIC.

:ballot_box_with_check: Demander la mise à jour de ces habilitations en cas de besoin sur le portail https://passage.educagri.fr

:ballot_box_with_check: Définir les rôles respectifs de vos agents sur les différents logiciels du SIEA / MENJ

Un tableau modèle est ici : https://resana.numerique.gouv.fr/public/information/consulterAccessUrl?cle_url=1912559756AWsPb1dbADxVOFUzBmhXd1NtXGFVdAZvBW4HOlEwDjNSYQQ3VTMIZFJlVWY=
Vous y trouverez également les liens rapides vers les applications.

### _Les habilitations sur les applications_ :

:information_source: Les procédures à effectuer, en Bourgogne-Franche-Comté, pour demander les habilitations aux différentes applications [sont récapitulées sur ce lien](https://pad.numerique.gouv.fr/s/_YSqHC6dI#)

## Organiser la formation des agents
:ballot_box_with_check: Proposer les parcours en ligne sur https://moodlga.educagri.fr/

:ballot_box_with_check: Identifier les ressources de formation et l'aide

Le guide du SIEA sur https://acoustice.educagri.fr/mod/book/view.php?id=17540
Le support CNERTA https://cnerta-support.fr/assistance/

## Agricoll
:ballot_box_with_check: Direction : Identifier, nommer ou révoquer ses GLA (il est conseillé d'en avoir 2 par structure)
- Consulter la liste actuelle en cliquant sur votre établissement dans l'annuaire https://annuaire.agricoll.agriculture.gouv.fr/

*Ces informations sont également disponibles sur la revue d'habilitation évoqués plus haut*

:ballot_box_with_check: GLA : Mettre à jour la liste des personnels

- Veiller à indiquer la fonction hiérarchique des agents
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Procédure pour nommer ou révoquer un·e GLA : https://cnerta-support.fr/fileadmin/form_definitions/Documents_AGRICOLL/Procedure_-_Nomination_-_Revocation_-_GLA_-_V1.0.pdf

Espace RESANA pour les GLA : https://cnerta-support.fr/fileadmin/form_definitions/documents_REFEA/Etapes_Eta-SRFD_Formations-MENJS-V4.pdf

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## RefEA

:ballot_box_with_check: Vérifier et demander la mise à jour des droits de modificateur sur l'application -> contact DRTIC. Le formulaire d'habilitation est disponible à partir de Portalis
La désignation est demandée sur le portail https://passage.educagri.fr

:ballot_box_with_check: Mettre à jour REFEA pour sa structure
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DGER/DAT/2023-316 - 16/05/2023

Chaque responsable d'établissement (EPLEFPA, AOR,Association, AFG, OG, …) doit veiller à ce que RefEA soit à jour dès qu'une modification est connue afin que les données publiées et répercutées dans les applications du SIEA et du SIEN (MENJ), le répertoire national des certifications professionnelles (RNCP), et sur les sites Internet - Aventure du vivant et Educagri soient les plus exactes. Ces modifications concernent tous les types d'établissement et de centre de formation publics ou privés.

**Ces mises à jour, qui relèvent de la responsabilité entière et directe des établissements, sont fondamentales pour répondre aux objectifs de pilotage et de communication sur la politique éducative portée par l'enseignement agricole**. Elles servent également pour certaines d'entre elles à mettre à jour la base centrale des établissements (BCE) du MENJ qui alimente les applications telles que ADAGE, AFFELNET

**Documentation** : https://ensagri.agriculture.gouv.fr/refea/resources/documents/ReFEA_Doc-Utilisateur.pdf

https://cnerta-support.fr/fileadmin/form_definitions/documents_REFEA/Etapes_Eta-SRFD_Formations-MENJS-V4.pdf

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## FREGATA
:ballot_box_with_check: Vérifier et demander la mise à jour des droits de vos agents sur l'application -> contact DRTIC. Le formulaire d'habilitation est disponible à partir de Portalis
La désignation est demandée sur le portail https://passage.educagri.fr

:ballot_box_with_check: Consulter le déroulé d'une année scolaire et reporter les étapes dans votre calendrier
https://cnerta-support.fr/fileadmin/form_definitions/Fiches_pratiques_FREGATA/Deroulement.pdf

### Eleves

:ballot_box_with_check: Inscrire et valider les élèves
https://cnerta-support.fr/support-fregata
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:warning: Prendre garde à la qualité des données !

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### Apprentis
:ballot_box_with_check: Inscrire et valider les apprentis

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NS DGER/DAT/2023-511 - 03/08/2023
Il est demandé aux établissements, avec l’outil informatique FREGATA, un décompte obligatoire des effectifs d’apprentis (y compris ceux en attente de contrat) :
- Une première échéance de décompte obligatoire est fixée au 15 novembre 2023. Ce décompte permettra d’établir des effectifs provisoires, ce qui donnera une première vision nationale consolidée.
- Une deuxième échéance de décompte obligatoire est fixée au 31 janvier 2024 pour obtenir les chiffres définitifs (les contrats d’apprentissage pouvant être signés jusqu’au 31 décembre). Pour cette deuxième échéance, il s’agit d’un travail de mise à jour des données, principalement pour intégrer les abandons (notamment des jeunes n’ayant pas obtenu de contrat d’apprentissage) ou les entrées en cours d’années.
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### Adultes
:ballot_box_with_check: Intégrer les adultes
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DGER/DAT/2023-418 - 29/06/2023

Intégrer dans FREGATA les adultes inscrits sur une formation évaluée via le Contrôle en Cours de Formation (CCF). **Date limite : 20 octobre 2023**

*Les adultes inscrits sur une formation par Unité Capitalisable (UC) ou sur une formation courte (attestation par exemple) ne font pas partie du périmètre.*

- FREGATA récupère les informations issues de RefEA. Aussi, pour permettre l’inscription des adultes, les offres de formation doivent être référencées dans RefEA, sur des structures ayant déclaré faire de la formation professionnelle continue (FPC).
- Validation de l’offre de formation par la voie de la FPC
L’offre de formation renseignée dans RefEA par les établissements doit ensuite être validée par Marie-Catherine Arbellot de Vacqueur - [e-mail], suite à habilitation.
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## KIKADROIT
:ballot_box_with_check: Identifier vo(s)tre habilitateur(s) établissement
:ballot_box_with_check: Demander si besoin au DRTIC d'attribuer le rôle habilitateur établissement en remplissant le formulaire ici : https://cnerta-support.fr/fileadmin/form_definitions/Fiches_pratiques_KIKADROIT/Formulaire_delegation_habilitation_Kikadroit.pdf

:ballot_box_with_check: Attribuer les droits à ses agents (PLANEVAL)

Les fiches pratiques sont ici :
https://cnerta-support.fr/assistance/support-kikadroit

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Cette application gère les droits d’accès à OGAPI

Un agent de votre sructure dispose normalement déjà des droits pour habiliter les personnels de son établissement (directeur.trice) -> habilitateur établissement. Vous pouvez en avoir plusieurs mais il vaut mieux qu'ils soient en nombre restreints car ce rôle a les droits l'ensemble de la structure.

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## PLANEVAL

:ballot_box_with_check: Consulter le guide de démarrage rapide : https://cnerta-support.fr/fileadmin/form_definitions/Fiches_pratiques_PlanEval/guideDemarrage_V1.0.pdf

:ballot_box_with_check: Consulter le guide de démarrage rapide : https://cnerta-support.fr/fileadmin/form_definitions/Fiches_pratiques_PlanEval/guideDemarrage_V1.0.pdf

:warning: Ne demandez à mettre tout le monde Habilitateur établissement ! Un ou deux personnels suffisent. L'habilitateur donne les droits de chef d'établissement et/ou gestionnaire administratif. Ces derniers déclarent ensuite les profs coordo et les évaluateurs. CF section KIKADROIT

Ressources : https://cnerta-support.fr/assistance/support-planeval

## PHOENIX

Votre référent SRFD est Marie MICHELIN [e-mail]

## ODISSEE

:ballot_box_with_check: Vérifier les droits d'accès à ODISSEE et signaler les agents partis de l'établissement.

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L'habilitation des agents se fait sur décision du R-PROG (le responsable de la programmation, la DGER), selon la procédure suivante :
- Complétion du formulaire de demande d'habilitation par le demandeur, avec signature du supérieur hiérarchique ;
- Transmission du formulaire par l’utilisateur sur la boîte fonctionnelle : [e-mail] ;
- Le R-PROG est en charge de l’habilitation (Répartition entre R-PROG) ;
- Le R-PROG habilite l’agent aux rôles et aux périmètres indiqués dans le formulaire, pour une durée de deux ans ;
- Le R-PROG confirme l’habilitation par retour de message envoyé sur la boîte fonctionnelle [e-mail] au demandeur ;
- Le R-PROG met à jour les listes de diffusion ODISSEE dans Sympa https://agriculture.listes.m2.e2.rie.gouv.fr/sympa/ ;

- La structure doit signaler le départ d'un agent habilité pour révocation de ses droits et retrait des listes de diffusion ODISSEE.

**Assistance**
Technique : [e-mail]

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## COLENTAGRI/SAPIA

:ballot_box_with_check: Vérifier que tous les agents (formateurs y compris!) sont à jour et sans erreurs (ne pas oublier d'indiquer une fonction pour chaque agent) -> Travail du référent Colentagri (enseignant·e de TIM, TFR ou référent ENT...)

:ballot_box_with_check: Distribuer les codes d’accès aux apprenants et parents (suivant votre politique ENT)
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L'application Colentagri fait partie du dispositif SAPIA qui fournit les données sur les apprenants, leurs responsables et les agents de l'enseignement agricole aux ENT régionaux. **Pour le bon fonctionnement des ENT et de l'accès aux GAR** (Le Gestionnaire d'accès aux ressources - comme les manuels numériques), il est important que les données dans Colentagri soient complètes et à jour.

•**Pass Culture et ADAGE** : pour le bon fonctionnement d'accès à ADAGE, l'application de gestion de la part collective du Pass Culture, les enseignants et les chefs d'établissements doivent être présents dans l'application Colentagri et **avoir leurs fonctions renseignées**.

•**Authentification des apprenants** : l'ENT s'appuye sur le guichet d'authentification SAPIA pour l'accès à l'ENT ou aux plate-formes pédagogiques comme Moodle. Dans ce cas là sont utilisés les comptes qui sont générés par SAPIA et édités via l'application Colentagri.

•**Authentification des responsables** : l'ENT s'appuye sur le guichet d'authentification SAPIA pour l'accès à l'ENT. Dans ce cas là sont utilisés les comptes qui sont générés par SAPIA et édités via l'application Colentagri.

•**Authentification des agents** : de nombreux services s'appuient sur le guichet d'authentification de l'enseignement agricole SAPIA, connu aussi sous le nom historique "CAS educagri" : ENT régionaux, GAR, Galexia, ADAGE pour les enseignants etc...

•**Plan'Éval et KikaDroit** : La récupération des agents dans Plan'Éval se base systématiquement sur l’annuaire SAPIA qui est une réplique de l’annuaire AGRICOLL pour la branche Enseignement Agricole. Plan'Éval complète ensuite les informations issues de l'annuaire à partir de Colentagri. Cela permet d’afficher l’établissement de l’agent, de vérifier si l’agent sélectionné se trouve bien sur l’établissement de connexion, d’afficher sa ou ses fonctions ainsi que sa ou ses familles de disciplines.
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Le document "Préparer le rentrée dans Colentagri et Sapia" donne les indications indispensables pour le bon fonctionnement des échanges à partir de cette application. Rédigé par le Cnerta, il est disponible ici : https://cnerta-support.fr/fileadmin/form_definitions/Fiches_Pratique_Colentagri/Preparer_la_rentree_dans_Colentagri_SAPIA.pdf

## PIX
:ballot_box_with_check: Nommer un·e référent·e PIX
:ballot_box_with_check: Importer les apprenants dans PIX-ORGA
https://pix.fr/enseignement-scolaire

## TEST DE POSITIONNEMENT SECONDES
NS DGER/SDPFE/2023-3789 - 14/06/2023

L’évaluation, entièrement réalisée sur support numérique, sera conduite entre le **lundi 11 septembre 2023 et le vendredi 29 septembre 2023**.

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**Le DRTIC envoie les codes d’accès à la plateforme.**

Pour que la plateforme d’évaluation fonctionne à son ouverture le 04 septembre 2023, une attention toute particulière est portée sur la nécessité de saisir les élèves dans l’application FREGATA impérativement le 28 août 2023 au plus tard (il est conseillé de ne pas attendre le dernier jour afin d’effectuer les saisies). Une seule extraction nationale sera effectuée pour alimenter le dispositif.
Les établissements n’ayant pas saisi les élèves de de seconde générale et technologique et de seconde professionnelle de l’enseignement agricole dans FREGATA ou n’ayant pas fait d’import de ces élèves depuis leur logiciel de gestion d’éditeur privé (PRONOTE,GESTIBASE, CHARLEMAGNE, etc…) dans FREGATA avant le 28 août 2023 devront renseigner de nouveau directement dans l’application de suivi de l’évaluation (ASP) de la DEPP les informations attendues pour les élèves de seconde (nom, prénom, division, sexe, date de naissance …).
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## ACCES LOGICIELS MENJ
:ballot_box_with_check: Vérifier que vous avez accès à ces logiciels grâce à une clé OTP physique ou logicielle.
#### Pour l'académie de Dijon :
URL : http://e-services.ac-dijon.fr/

#### Pour l'académie de Besançon :
URL : https://pia.ac-besancon.fr/accueil/

- SIECLE-BEE
- LSU (si vous avez des 4/3), LSL
- ADAGE

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Le Rectorat permet désormais l’accès par le dispositif ODA. **Si vous n’avez pas d’accès, il faut en faire la demande en utilisant https://passage.educagri.fr**. Il vous sera demandé de fournir votre date de naissance ainsi que votre adresse courriel nominative professionnelle, votre numéro de téléphone portable et le type de smartphone que vous avez - Android ou IOS/Apple.
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## ADAGE - PASSCULTURE
:ballot_box_with_check: Pour les directions nouvellement arrivées, être identifiée comme directeur par le Rectorat. Voir section sur l'accès aux logiciels du MENJ.

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La présentation du dispositif est disponible sur la [page dédiée sur Chrolofil](https://chlorofil.fr/actions/action-culturelle/pass-culture)

Tutoriels
[Tutoriels videos disponibles](https://dai.ly/x7u97r1)

Référent SRFD : Hervé NOEL ([e-mail])

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:information_source: Les apprentis des CFA ont accès à la part individuelle de PassCulture

## LUCIOLE (BOURSES)
Toutes les fiches sont ici
https://cnerta-support.fr//assistance/support-agricoll