# 小白的實體活動舉辦指南
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- 本文大方向參考 EVENTX 的[這篇](https://www.eventx.io/zh/blog/event)，細緻的細節會再補充其他文章如 [讓狂人飛](https://www.facebook.com/flying.crazyer)

- 行政組名單：

## 活動發想、提案 - 活動前兩個月
確定行政組最近沒有太多的事要忙後，就可以約一天開會告知大家近期會舉辦一場活動，依照以下的東西討論完後填寫打勾吧w，接下來需要每兩周開會一次確認進度和規劃
這裡採 [5W2H 思考法](https://www.managertoday.com.tw/articles/view/1304) 做主要發想

### What、Why 活動主題及目標
- 請先讀完 > [這篇](https://www.eventx.io/zh/blog/goals-objectives-successful-event)、[還有這篇](https://www.facebook.com/flying.crazyer/posts/pfbid02YQTNyLnVK61gXALu1iSNzwVaGBkojdjHWGYWxCJcptKR1dkt9wrJ5DYPepYZq1i3l)
- 活動主題：
- 請閱讀 [這篇](https://www.facebook.com/flying.crazyer/posts/pfbid032isEQVtCuUebxTs4fVSSG5KVg9eW9oyxLR4yPtuUAMgifeJh2skNjrfbLua1MxeQl)
- 凝聚、體驗、推廣、號召、啟發、學習、交流、解題八大主題，選一個當主要主體，三個當附加主題
- 例子（from [讓狂人飛](https://www.facebook.com/flying.crazyer/posts/pfbid032isEQVtCuUebxTs4fVSSG5KVg9eW9oyxLR4yPtuUAMgifeJh2skNjrfbLua1MxeQl)）
- 主要主題：
- 次要主題：
- 預期目標：
- 觸及人數：
- 參與人數：
- 活動效益：
- 新認識的社群、人：

### When、Where 活動日期及舉辦地點
- [ ] 活動日期：
- 安排活動日期時，需依照選出來的客群，設身處地的想那個時段是否有同性質的活動 or 任何會影響到參與意願的因素如：連假、周末、期中考
- [ ] 活動時程規劃：
- 需具體到每階段活動的時數、場地
- 須注意轉換兩個場地之間的距離
- [ ] 規劃時程

| 日期 | 時間 | 活動規劃 | 地點 |
| -------- | -------- | -------- | --- |
| 01/30 | 9:00~12:00 | xx 課 | xx 教室 |

- [ ] 活動地點：
- 討論時需列出至少兩項可選地點，地點的優劣在於以下（一個當備案）
- 正負因子：場地費、容納人數、場地設備質量（插座、網路、電腦、投影機、麥克風、喇叭、冷氣、廁所、飲水機、電梯）、地理位置（交通是否便利、附近是否有住宿地、餐廳、便利商店）、教室噪音（當日施工或交通情況）、是否有認識的對接人
- 記得確定活動所在單位及縣市的相關規定
- 如：不能飲食、不能營利、不能超過多少人、幾點後不允許、未成年需家長同意書
- [ ] 住宿地點：
- 正負因子：地理位置（交通是否便利、附近是否有餐廳、便利商店）、當天有足夠的房間、飯店現場及周遭環境、房價 / 人數、預定房間的最後期限、預付訂金、基本用品如(網路、插座、洗衣機、保險箱、餐廳）、禁菸、隔音、採光、治安問題、是否有早餐
### Who 參與者、課程組、活動組、贊助商
- [ ] 預計客群：
- 用以微整課程內容及助教人數
- 建立宣傳圖文的製作目標
- 建立分享管道
- [ ] 參與人數：
- 須顧忌課程品質、防疫規定、行政組（隊輔助教）人數，最好壓在約 1(隊輔助教):7(學員) 以下、
- 底線是場地的最大容納人數 - 助教講師行政組人數（有錢的話，必要時可以多借一間休息室）
- 可否線上直播（須確定線上學員不會被放生才開）
- 直播平台（YouTube、Webex、Discord、Meet...）
- 網路連線品質（所有講師、助教、活動組）
- 直播硬體設備（達標的電腦、麥克風、攝影機、電子白板）
#### 課程組
- [ ] 教學組負責人：
- 須負責尋找講師助教，並負責修正課程內容與目標客群的相容性
- [ ] 列出課程講師人選：
- 依照課程內容、預算、預期目標開始尋找
- [ ] 列出課程助教人選：
- 依照所需人數、課程內容、預算、常住縣市（省交通費）開始尋找
#### 活動組
- [ ] 活動地點對接人：
- 需問清楚各項資料要求及期限並負責繳交
如有資訊課程以外活動，或天數較長的話
- [ ] 住宿對接人：
- 須尋找住宿地點並聯絡，統計住宿人數及金額（含助教行政講師）並回報給總務
- [ ] 活動金流負責人：
- 詳細請閱底下的活動預算規劃
- [ ] 隊輔組負責人：
- [ ] 活動組負責人：
#### 贊助商
額，待補
### How 活動流程與方法
- 這裡要決定出大致的活動時程，以及依照活動目標而規劃的課程及活動時間占比，還有落實活動所需要的各項人力
- 規劃出大概的活動流程，在備註列入每個時段需要的人、事、時、地、物，以下舉晚上前往住宿地點為例，希望每個流程都能思考一下後備註
- 人
- 住宿地點對接人 － 接洽住宿方
- 隊輔 - 帶路、領房卡
- 事
- 需有秩序的發放房卡，並請各隊輔協助
- 隊輔需要熟悉活動地點~住宿地點的路程
- 一次人數過多需分流，需呼應參與者安靜避免造成不良觀感
- 告知參與者如需要協助可以撥打的電話，或負責人居住的房號
- 時
- 需提前詢問最晚入住時間
- 需了解晚上什麼東西會關閉導致沒有地方飲食、洗澡、交際
- 地
- 須提前規劃好每組人的住宿房間及同住人
- 需規劃好前往目的地的交通工具
- 可以提前整理附近的便利商店或日常用品店(如無附牙刷等)以供參考
- 物
- 若無基本用品，可以帶一點如醫藥箱（常備藥品）、熱水壺、牙刷牙膏、沐浴乳、麵包、泡麵等
### How much 活動預算
- 請先讀完 > [這篇](https://www.facebook.com/flying.crazyer/posts/pfbid02hbqX9wGfdVjAQoTpcqioF3SwDdiH6Y4DieCNbzrLK9nD9aAFZt37zGe9ErqwUkxql)、還有 [這篇](https://www.eventx.io/zh/blog/create-budget-virtual-event)
#### 預算記錄區
- 金流負責人需清楚所有金流來向及去向，並監督各項金流支付期限、以及保存場地收據或交通票根，以下所有東西都要收據
##### 活動預計收入
- 企業贊助：
- 往年餘額：
- 合辦單位集資：
- 門票收入：
##### 活動預計支出
- **若有任何變動請即時更新，並預留約 10% 的緊急資金**
- [ ] 預計講師費用：
- x 小時 x 元：
- 交通來回（高鐵火車要說好） + 計程車（防止未知狀況）：
- 午餐晚餐住宿：
- [ ] 預計助教費用：
- x 小時 x 元 x 人：
- 交通來回（高鐵火車要說好） + 計程車（防止未知狀況）：
- 午餐晚餐住宿：
- [ ] 預計活動場地費用：
- 訂金繳交費用、期限、繳交人：
- 選填：水電、清潔、設備租借
- A 場地 x 小時 x 元：
- B 場地 x 小時 x 元：
- [ ] 預計雜項費用：
- 記得每堂課時準備給講師的口香糖、喉糖、熱飲
- [ ] 預計宣傳費用：
- [ ] 行政組講師助教保險費用
##### 參與者自付額：
- [ ] 保險費用：
- [ ] 食物費用：
- [ ] 住宿費用：
- [ ] 參與費：

---
## 活動籌備- 活動前一個半月
到這裡的規劃會利用活動發想時大致決定出來的方向和資訊了，重複的不多做闡述
### 人
#### 參與者
- [ ] 預計客群：
- [ ] 參與人數：
#### 課程組
- [ ] 課程講師：
- 須告知課程客群、大綱、人數、時數，活動時間、地點(縣市)、講師費預算（是否含交通或食宿）
- 須溝通課程是否可以公開簡報、錄影、直播
- [ ] 課程助教：
- 須告知課程客群、大綱、人數，活動時間、地點(縣市)、助教費預算（是否含交通或食宿）
#### 活動組
- [ ] 活動地點對接人：
- 需繳交各項資料並問清楚實際要求及期限，並填寫於下
- [ ] 活動申請表：
- [ ] 企畫書：
- [ ] 學員名冊：
- [ ] 場地訂金：
- [ ] 場地費收據：
- [ ] 額外請補充
- 需爭取場地折扣、校網或校內宣傳（如果是公益活動的話可以告知對方、如果能發學校公文大機率可以爭取折扣）
- 需於當天前場勘、建立上課所需環境，確認現場網路密碼，以及校網是否會擋上課用平台

如有資訊課程以外活動，或天數較長的話
- [ ] 住宿對接人：
- 須統計實際住宿人數及金額（含助教行政講師）並回報給總務
- [ ] 須提前詢問是否有足夠的房間、須實地探勘飯店現場及周遭環境
- [ ] 房價 / 人數：
- [ ] 未成年入住同意書：
- [ ] 入住時間和退房時間：
- [ ] 預定房間的最後期限：
- [ ] 預付訂金：
- [ ] 基本用品如(網路、插座、洗衣機、保險箱、餐廳）：
- [ ] 是否有早餐：
- [ ] 禁菸、隔音、採光、治安問題：
- [ ] 活動金流負責人：
- 詳細請閱底下的預算規劃
- [ ] 隊輔組負責人：
- 待補
- [ ] 活動組負責人：
- 待補
- [ ] 教學組負責人：
- 待補
#### 贊助商
待補

### 事
#### 企劃書
- [ ] 活動負責人聯繫方式：
- [ ] 主辦單位：
- [ ] 協辦單位：
- [ ] 活動日期：
- [ ] 活動時程規劃：

| 日期 | 時間 | 地點 | 活動規劃 |
| -------- | -------- | -------- | --- |
| 01/30 | 9:00~12:00 | xx 教室 | xx 課 |
- [ ] 活動地點：
- 討論時需列出至少兩項可選地點（一個當備案）
- [ ] 住宿地點：
- [ ] 參加對象與人數：
- [ ] 參加費用：
- [ ] 活動預期目標：
- 寫給學校和贊助單位看ㄉ
- [ ] 預期活動受益人數：
- [ ] 活動受益程度：
- 學到什麼，激發了什麼
- 談到了什麼合作（實習、參訪、社課、討論）
- [ ] 檢驗活動成效的日期與方式：
- [ ] 日期：
- [ ] 方式(成果簡報、上課影片照片、課程簡報、回饋表單）：
- [ ] 防疫規劃(依照疫情嚴峻程度)
- [ ] 準備 75% 酒精、體溫計、衛生紙、些許備用口罩
- [ ] 學員報到前以酒精消毒鍵盤、滑鼠、桌椅，現場開啟冷氣時須保持通風
- [ ] 每場活動地點設立防疫入口及固定出口，令工作人員以酒精消毒學員手部、量測體溫，並請學員將體溫量測結果紀錄於簽到表上備註欄
- [ ] 錄取信中需含有"身體不適者請勿到課，活動當天會公告線上直播連結，請在家上課即可"、"自主防疫者請主動告知，並於活動報到時出示快篩陰性證明"、"如在活動中有任何飲食相關事宜，請至電腦教室外走廊，並與他人保持 1 公尺距離，喝水除外"、"活動時間請同學們全程配戴口罩，並不隨意更換座位"、"學員若有特殊疾病（如氣喘等），請先行告知主辦方"；"當天參與活動時需自備個人藥品並攜帶健保卡"
- [ ] 若活動現場有學員身體不適，協助學員於活動地外xx公尺處 "xx診所或醫院" 先行就醫、並聯繫家長告知情況，協助返家或於走廊外空曠處於工作人員陪同下暫時休息，症狀嚴重者撥打 119 協助送醫至附近 xx 公里處"醫院"
#### 招生圖文製作
小編和美宣請先閱讀：[這篇](https://www.facebook.com/flying.crazyer/photos/pcb.1946518038936633/1946517075603396)、[這篇](https://www.facebook.com/flying.crazyer/posts/pfbid05wcnWGe3SP1yJxA1YPwYZMoqWAgSjc6GvXSVqxdqKNeSG4iNYCTzgYZfSJEni3tSl)、[還有這篇](https://www.facebook.com/flying.crazyer/photos/pcb.1814765232111915/1814764785445293)
所有文字製作者都需要閱讀：[最後是這篇](https://github.com/sparanoid/chinese-copywriting-guidelines)
- [ ] 招生宣傳圖：
- 在製作圖片時，務必要注意尺寸和排版是否符合社群軟體規定，否則會被切圖造成不便閱讀
- [ ] FB 圖：
- [ ] IG 圖：
- [ ] 宣傳海報：
- [ ] 招生宣傳文：
- 文字和圖片盡量不要有重複資訊，並避免文章和圖片同時使用較為創意突兀的方式呈現資訊，至少要有一方以簡潔好閱讀為主
- [ ] FB：
- [ ] IG：
- [ ] 校網宣傳文：
- [ ] 招生表單：
- 可利用 KKTIX 和 Accupass 等免費平台
- [ ] 基本問題
- [ ] 需特別注意的個人疾病
- [ ] 飲食需求
- [ ] 住宿需求
- 參考連結：https://www.facebook.com/flying.crazyer/photos/pcb.1967259806862456/1967259346862502
- 請先定好預期目標（觸及或報名人數）：
- 觀察宣傳效益(圖片 from [讓狂人飛](https://www.facebook.com/flying.crazyer/photos/pcb.1967259806862456/1967259346862502))
- 
- [ ] FB 資訊社團（慎選社團，不要亂撒網，要找有目標客群的）
- Taiwan 程式語言讀書會
- 學霸模擬器
- APCS實作題檢測
- APCS程式語言解題討論 - 高中升大學情報分享
- 自行增加
- [ ] IG 合辦單位限動
- [ ] Discord 伺服器
- SCIST 南臺灣學生資訊社群
- CISC 中學資訊討論群
- 自行增加
- [ ] 各校校網（需發公文）
### 活動預算
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#### 預算記錄區
- 金流負責人需清楚所有金流來向及去向，並監督各項金流支付期限、以及保存場地收據或交通票根，以下所有東西都要收據
- **若有任何變動請即時更新，並預留約 10% 的緊急資金**
##### 確定收入
- 參與者自付額：
- 企業贊助：
- 往年餘額：
##### 確定支出
- [ ] 講師費用：
- [ ] 助教費用：
- [ ] 活動場地費用：
- [ ] 保險費用（加上助教行政講師）：
- [ ] 食物費用：
- [ ] 住宿費用：
- [ ] 雜項費用：
- 記得每堂課時準備給講師的口香糖、喉糖、熱飲
## 活動規劃 - 活動前一個月 持續

## 事前準備 - 活動前三周 拖稿
## 發文當天 - 活動前兩周 中
## 活動前一周
## 活動當天
### 會前一小時

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