# APA6 如何用長遠目光 做好電子資料的編輯和整理的技巧(公司經營篇) 各位讀者大家好 本次要介紹如何用長遠目光 做好電子資料的編輯和整理的技巧（公司經營篇上集） 這次要介紹的就是各公司如何應付內外部資料管理和編輯的技巧了 公司內部有主管、同事 以及和別的部門往來的資料處理問題 公司外部有政府單位來要資料的問題 簡直前門趕虎，後面進狼啊！ 這些問題該怎麼解決呢? 真煩啊...😩 。。。 我個人因為在多家大公司待過 雖然職位不高 但閱歷也算是豐富 因此 能給的建議絕不會是紙上談兵 希望企業主如果看到本篇文章 能夠看出公司在資料處理的盲點 可以去做修正 為公司帶來更好的發展 🤖🤖🤖🤖🤖🤖🤖🤖🤖 註1: 關於公司內部的資料處理問題 首先要有正確的觀念 ### 資料的產出是為了輔助公司營運 而不是為了某些人而去做 去為產出而產出 這就像👆 要如何刷卡最省錢？ 當然就是不刷卡最省錢 如何整理居家環境最整齊？ 當然是少買東西最整齊 。。。 當然我們不太可能不刷卡或不買東西 我主要強調的重點就是”**有需要才去做**” 資料的生產當然也是一樣 有必要才製作 這個觀念很重要! 。。 但這種觀念 其實很違反人性 (許多高明的技巧真的不是難，只是違反人性而己) 因為😎 真正好用的人、事、物 平時他們不會有任何存在感的 通常都是等他們不在 或者是有損壞等問題時 才會知道他們有多好用 因此大部份的公司 其實並不知道要怎麼給員工打績效 好的員工或部門 他們在平時就是不會有存在感 而容易被忽略重要性 (但不包括那種真的什麼都不做的廢物) 不少經理人瞭解 大部份的老闆也覺得"做越多越好" 所以才會拚命表現 拚命開無用的會議 拚命做無用資料 來刷存在感 老闆才會覺得他們有用 但他們在實質上 卻造成公司效率每況愈下 因此本身經營者要有識人之明 才不會請到破壞力超強的人將公司亂搞😱 而身為平民老百姓的我們 要懂得分辨什麼樣的人、事、物 是你值得花時間精力去追求的 因為他們如果真的好 你是不會有感覺的 能給你有感覺的 一定是類似石油正二、宏達電 而不會是AOA XD 以我個人而言 如果我要研究某一個專業 除非他能滿足我的興趣 或者它根本就是我的本業 （例如學生就比較不能去選擇自己要學什麼，而是學校教什麼就要學什麼） 不然我只要發現它需要我用太多的時間、精力或資金成本，才能夠維持住，表面看起來很厲害的樣子，而在實質上會造成我嚴重內傷 我會立刻退而求其次 去尋找也許等級沒那麼高 但效果也不差 而且可更省時間、省資金的方式去執行 例如onenote轉換為Joplin (而不是 Evernote) 或word搭配資料夾等等的方式 去取代原本看似最優秀的資料處理方式 這樣 時間、精力、安全 就通通可以顧得到了 就像人生的五顆球 工作、家庭、健康、朋友、尊嚴 不能為了維持某一顆的優秀 而讓其它顆破掉 因為只要有一顆破 其它的都無法維持 所以請用方法 讓自己行有餘力吧! 需要拚命去努力才能得到的 那不一定能叫做優秀 ### 請用多重視角看世界去理解什麼是最好的做事方式 註2: 目前有不少大公司 有可能是錢太多🤔 或者是經理人為刷存在吧 常有耳聞會去搞一個新的ERP系統 來處理內部資料的傳遞方式 去取代原本運行良好的系統 不禁讓人懷疑 他這個動作 是為了展現個人有在做事的表面工夫 而不是站在公司經營的立場來考量🤔 因此做出‘**企業資源浪費規劃**’的事情 …. 參考某一位在研究所 具有ERP實務的教授的說法 他說👇 這種硬搞出來的系統 通常都是爽到軟體公司 還有要刷存在感的經理人 卻痛苦到內部實際作業的人員 也忽略了公司實際營運的需要 可謂百害而無一利🤢 並不是ERP就非得是oracle之類高大上的軟體不可啊！ 能高效處理資訊和達到安全的目的不就好了？ 因此👆 只要冷靜想想就知道問題出在那了 為什麼小公司在變成大公司之前沒有使用高貴的資源歸劃系統運作的需求? 而變成大公司就一定要用昂貴的系統來運作？ 這完全沒有道理可言🤔 聰明的老闆應立即制止這種愚蠢的行為 或者是 真的做好系統後 應自己跑幾趟流程看看 就有可能會發現敵人根本就在內部😅 （有的的確實做的還不差，但這也只是跟舊系統的效率差不多而己，卻要去多花一大筆錢） 這邏輯和理財一樣 如果懶的自己操作再平衡 明明買AOA就好了 為什麼要多花1%給沒有比較好的顧問公司操作？ 這完全沒道理可言 我們理財的目的 應該不是為了去養活某些特定營利機構吧😬 ... 如果是站在公司營運考量 有責任感的經理人 應該是覺得有那些地方可優化 經討論後 去做微幅的調整 來促進公司營運的效率就可以了 內部的員工也比較沒有適應的問題 (新系統還要特地辦教育訓練，真的非常勞民傷財) 也可省下一大筆錢做建置，以及日後的維護費用 而不是只考慮經理人自己的績效 粗暴的為做而做 把原本正常運作的系統都廢掉重做 不只建置系統要花錢 日後維護也要 然後搞不好又要升級 升級後又有新的問題 然後又要處理、要花錢、要習慣 員工變成事情一大堆 效率反而又更差 重覆這些原本不會發生的怪事 簡直是花錢找自己麻煩👎 ... 會需要將整個系統砍掉重練 **那是只有在原本的系統運作真的很差的時候** 才有必要這樣做 為了績效那是經理人和軟體公司的問題 為什麼是整間公司在承擔苦果？ 整間公司為經理人的錯誤決策在起肖 公司的政策也視經理人個人需要而調整 會發生這種怪事 有時候 甚至讓人懷疑這種經理人 是公司對手派來的🤣 去有計劃的破壞原本運行良好的系統 而該經理人 為了避免抱怨的聲音浮出擡面 影响自己的績效 所以在花費鉅資 把整間公司 將原來運行良好的系統搞爛後 還要全公司的人全力配合他的新政策 並且盡可能的把抱怨的聲音壓下 就變成是他在企業生存最重要的目的了 光想都覺得荒謬😫 🤖🤖🤖🤖🤖🤖🤖 各家公司的資料處理 往往都會呈現某些部門拚命寫資料 而某些部門為刷存在感去製作 相似、重覆 的表格來增加別的部門工件量 但卻無實際作用的資料 他們用心在製作表格給別的部門填寫資料，然後再收回來保存 是為了讓自己可以坐收成果 目的通常是為了自己在公司的績效需要 **因為人性就是喜歡看資料的量** **而不是資料的質** 去判斷他們有沒有認真工作 用資料量來判斷有沒有做事 當然會造成某些部門為搶業績 導致資料量無限擴張的問題 我們該如何制衡這種事情的發生呢？ 未完待續。。。 #只分享好資訊不分享垃圾資訊 各位讀者大家好 本次要繼續介紹如何用長遠目光 做好電子資料的編輯和整理的技巧（公司經營篇中集） 上集談到 公司有的單位會為了製造自己的業績 盲目生產表格讓別的單位填寫 由於生產的表單太多 使得全公司為了某些部門 拚命製造過多無意義的資料 讓整間公司忙到起肖 遇到這種事該怎麼辦呢？ 。。。。 這件事通常要由高層有決心來處理才有辦法 不過任何一個人都可以學習，如何處理人性矛盾的邏輯 有時多一份對人性的認識，就等於多學會一種處理事情的技巧，這沒什麼不好 。。。 我們假設 工安部門為刷存在感、搶績效 就有可能把一份資料做成五份 讓工程部門做到歪腰😆 而又為了再刷存在感 所以每年都會做無意義的資料填寫格式轉換 （這樣做是為了讓自己看起來像有在做事） 這樣工程部門每年又要承受一次重新適應的酷刑 但工作安全根本𣎴會因此提升 （反而有可能為了趕製資料而造成工程意外） 這樣 **要求安全的部門，反而會讓公司變得更不安全** (個人曾待過一間做資料做到很變態的公司，工程人員疲於應付大量資料，導致現場的工作，時間被嚴重壓縮，所以做事都很趕，很容易發生事故;內部人員如果有受傷都不敢讓公司知道，因為只要呈報上去，就又會有一堆表單要撰寫，以及要開檢討會議，會忙上加忙，基本上一間總是0公安事故，但離職率又高的公司，反而可能是最有問題的；但不要以為這些事情內部的工安部門不知情，他們對廠內安全沒有興趣，只對如何讓安全事件不浮上檯面有興趣) 如果 能夠同時管理 工安 以及 工程部門 的老闆 能夠要求 工安的資料要工安部門撰寫 而工程部門只負責把自己才能拿到的資訊轉給工安部門後 剩下的資料都由工安部門自行處理 此時 就會產生微妙的變化 。。。 這時**各人造業各人擔** 工安部門為縮小自己的工作量 才能準時上下班 才能划手機😛 此時 才有可能意識到要去精減 並整合資料讓它單純容易整理 意識到只能去製作 合乎法規、以及合乎公司生產流程所需的公安注意事項的文件就好 以避免自己整理資料忙到昏天暗地 忙到沒時間去現場巡視 忙到資料過多而填寫錯誤 忙到沒時間聊天 他們自然就會因考慮到自己的權益 而改變做法了 #### 工作分配要考慮人性 … 再來就是採購部門 他們通常除了會製造很多資料給需要買東西的部門填寫外 （文件處理的部分，要和上述處理工安部門的做法一樣，文件自己寫，自己承擔後果） 各公司的採購部門常有一個問題 他們為了自己的績效 通常只會選便宜的東西 這樣對公司比較好交代 可是... 他們為什麼有的人自己不用安卓手機 而用蘋果手機呢？ 去買安卓手機不是便宜很多嗎？🤔 他們此時的考量方式就很精明 不會把價錢當成唯一考量 他們買蘋果手機 除了‘潮’以外當然就是性能取向 因此 如果想要喚醒他們 在採購時 除了價格以外 品質也是很重要的考慮因素的同理心 合理的作法是 需求部門要求採購去買東西後 如果因為採購只會找便宜的廠商 所以找到的廠商或設備品質太爛 而造成維修頻繁 或工程進度延遲等問題時 採購主管是必須要一起來擔責任 一起來開會檢討的👍 只有這種情境 採購才會有動機去做更有益於公司營運的採購方式 如果只會拚短期績效或價低者得 這種事就只要叫會加減乘除的小朋友來做就可以了 用不著大人去比價 最低價得標 只是在秀智商下限👎 （有的設備廠商很強勢，要求客戶只能買他們指定的產品做汰換，否則合約會失效，雖然他們是為了自己的營利，但同時也保護到業主，防止公司內部的採購亂搞；當然，這對於企業的成本支出，也是一項考驗） 當然 也許需求部門的要求品項或施工的工程費用 有時價格真的高到不合理 這時才會輪到採購的專業真正發揮作用 使各部門能互相在專業上做制衡 這比起無意義的部門內鬥好多了 ... 如果是一家很會內鬥的公司 一天本來內鬥六小時 只有二小時在工作 現在拿二小時來做專業上的制衡 內鬥的時間剩二個小時 由於效率增加又多二個小時的休息時間 這樣對公司而言也是比較有利的😏 。。。 GGIC非常強調 大部分的事情都要取得平衡點 不同的部門在彼此之間 對別的部門的事 不可能全懂，但也不能完全不懂 不可能完全負責，但也不能完全不負責 採購他們認為自己不能做工程的事 但也不能完全不懂什麼樣的工程採購方法 對公司才是有利的 。。 對懂工程部門的人而言 雖不懂採購 但也要懂得什麼樣的產品或承包商有利於公司的營運 才能給採購適當的建議 一起為公司的營運把關 **需共同擔責任的同理心才可能會出現** 。。。 而工程部門因工作的危險問題 他不能完全不懂安全問題 反過來說 工安部門當然也不能完全不懂工程的事 然後就只想要表單寫完丟出去 就要大家為了他的業績拚命寫資料 他們必須要懂一些工程 然後去處理好工安的資料 這樣才能意識到該如何做出符合法規要求的資料 如果工安部門需要自己去處理自己生產出來的資料 就不會讓製作資料的量 無意義的擴張 這樣公司因為減少掉很多無意識的瞎忙 自然就能提升工作效率了 🙂🙂🙂🙂🙂🙂🙂 在各公司有許多部門會有應付政府文件的需求 像ISO或勞安等等 政府有的單位會自己跑過來監督 或者是請外包廠商對業主進行輔導或上課 。。。 無論政府或輔導單位 來上課或要文件原本都是有監督的作用的 但現在 卻變成總是有過度執行的現象 就會變成👆 業主除了要花冤枉錢接受輔導以外 還非常浪費時間，去上學習如何製作無意義資料的課程 雖然我覺的他們輔導企業的方式像在騙錢🤨 目的只是為了向企業要文件向政府交待 或者上完課拍照 以及請公司內部受訓人員簽名 再交給政府機關 這樣錢就可以申請下來 這樣廠商就可把錢裝入口袋 （其實他們這種受訓方式，就不如開個戶頭請公司將錢匯入，教學過程放在網路，大家看完簽名就好，何必每場人都要到？反正大家不就只是裝裝樣子，實際上就只是要錢要資料嗎？又何必浪費大家的通勤往來的時間？） 但這樣的做法 對企業和員工而言 實際能有好處的作用不大 卻造成企業經營成本大幅上升的問題 （時間和資金上的浪費） 這時又該怎麼辦呢？ 未完待續... #只分享好資訊不分享垃圾資訊 各位讀者大家好 本次要繼續介紹如何用長遠目光 做好電子資料的編輯和整理的技巧（公司經營篇下集） 在上一集提到 政府本身 或政府單位外包廠商對企業進行監督或輔導動作時 因為過度執行，造成文件或會議過多 導致企業成本上升，效率下降 此時該怎麼辦呢? 。。。 我認為企業應正視這種問題 因為企業為配合政府法令 實際上也是不得不做 公司才能繼續營運 但它確實是個大麻煩 因此 要設法減少這種傷害 才是這一集最大的重點 。。 企業為了配合法令 除了某些課程不得不去上 在各部門還要安排人 專門製造資料交差 讓他們專心去製造無益於公司的垃圾資料給政府單位 使各部門可回歸到正常的作用 讓工程部門做好技術上的事 工安部門做好工安督導的事 財務部門做好財務的事 其它部門也一樣 同樣的，這些專門製造資料的人 對所屬部門的專業不可能全懂 但也不能完全不懂 這樣製造資料才有效率👍 ….. 對大企業而言 多出這些專門製造資料的人員薪資負擔 不一定是真的負擔 比起管理階層亂搞 這些人力成本根本就不算什麼 反而更能夠集中心力讓公司成長 這不是更好嗎？ …. 很多主管以為自己不應該介入這種小事 導致資料盲目被製造出來 (更有的主管本身就是無用資料製造者，他的部屬真的很倒霉) 這種老闆 基本上就跟在說工作效率不重要一樣 吃公司的米 不做份內的事 不在公司的話 才會知道他對公司真的沒有路用☠️ ... 我們身處的這個時代 習慣用資料當成KPI衡量標準 我覺得這是有一定監督作用的 但如果主管只會在辦公室看資料來打考績 公司一定會被瘋狂產生的資料淹沒 ... 所以重點就是要取平衡點 主管若想要瞭解部屬的能力 或他有為公司做多少事 做為打考績的依據 判斷的方式 可藉由現場查看、聊天、考試、看資料等等較全面的方式來解讀 而不能只看文件 因為只看文件 一定會產生誤判 （因為有的人就是特別會寫報告，結果事情也許都是別人在處理；更扯的是，有的人所交的報告還不是自己做的） 以及扭曲公司內部的運作方式 （主管如果只會看資料，就會變成員工為了KPI拚命做資料給他看） ….. 因此 若能妥善制衡資料量的無限擴張 以及任用專門生產資料的人員 去對付來騙錢(誤）來督導的單位要資料交差 在這種情況下 才有辦法讓公司和員工有最好的發展 （不得不說政府的確是該介入企業的經營，以避免企業內部缺乏人性的管理方式，但現在最大的麻煩好像都是來自政府單位和內部亂搞的經理人，企業內部為了配合他們的要求，越來越像在研究所寫論文，大家都在拚資料量，幻想做好資料，公司就會達成資料上製定的目標，要安全有安全，要品質有品質，結果大家都在寫自己能力上做不到的書面保證，整間公司內部都用詐騙的方式在運作） #資料量應列入國安問題 #複雜化真是人類高智商的低能極緻表現 **以上批評歸批評，但公司內部維持運作的正經資料還是要做好** 公司內部基於效率 還是要把內部的SOP製作出來 讓新進或不熟悉的人一看就懂 儘可能沒有遺漏的 指導完任一主題的流程 而且寫這種資料的人 **最好本身是熟門熟路的人** 才能真正做好經驗傳承 這種專業的人才 **應和專門生產應付各單位垃圾資訊的人區隔開來** 要讓他覺得有尊嚴去為公司辦事 才能真正產出高品質、有意義的文件 （如果是不會寫文件的工程人員則要以口述的方式給編輯人員製作） 而不要用盲目製造出來的文件 去耗掉他的鬥志 讓他變成過一天、算一天 只想橕到退休的人 那就可惜了😩 如果我們懂得資料的產出 主要是用來 做為輔助公司營運的工具 那麼 我們先不談艱難的程式設計那種高調 而是利用基本的資料 使整間公司營運的流程順暢 有簡單明確的依據來維持公司運作 自然會產生工作效率 還有安全提升 公司成員也會更加愉快的想去上班 。。。。 不過👆 上述的這些做法雖然很明顯對公司有利 但如果是用這種方式運作 就很有可能會讓大多數的經理人 以及軟體公司 和來騙錢的輔導單位不開心🤷‍♂️ 所以囉🙄~ #期待有一天經理人績效不好是因為公司出現太多資料 #期待有一天經理人的績效好是來自於為公司精簡大量無用資料 #期待政府和輔導單位績效不好因為要求太多資料 #ISO本身應把ISO自己製造出來的無意義資料做檢討 。。。。 其實我也知道自己所敘述的東西都很基本 但如果連這麼基本的事都做不好 公司還能希望如何去鴻圖大展？ 難道呼口號業績就會變好嗎？ 別再自欺欺人了! **只會唱高調是沒用的** 舉個例子 個人曾接觸過某些優秀廠商的老闆 他們可以提供客戶非常高品質的服務 而且價格合理，不會坐地起價 那家公司能請他們入廠協助處理技術上的問題都算賺到 但是 有的承商老闆非常明確的表示 某些客戶他絕對不會去接觸 **原因是有的客戶會要求他們去寫太多資料，以及上太多的課** 這對他們的營運而言非常不利 所以他們不會去接那種case 因此業主只能找到更差的廠商來服務 **這代表業主的競爭力下滑了** 因此 資料管理問題絕對是現在經營管理的大事 公司若想經營得好 絕對不能小看資料問題 處理不好的嚴重性(尤其是被刻意複雜化) **資料猛於虎**