# APA7 企業如何運用ERP系統，做好企業內部的資源整合，才能讓公司的經營能擁有最佳的效益(中庸取捨篇) 本篇GGIC繼續討論 企業如何運用ERP系統，做好企業內部的資源整合 才能讓公司的經營能擁有最佳的效益（上集） ******* 註： ERP的 P一般來說就是直接翻譯成‘規劃’ 而我個人則是認為 公司的資源不能只有規劃 還必需能被整合 讓它能夠被縮小 以及能夠讓它在公司資源上的消耗到最小程度 才能帶給企業最大的效益 以及給員工最好的幸福感 我對它的視角 就只是一個輔助企業經營的工具 不應該浪費太多時間在它身上 卻搞得公司越E化越糟糕 它一定必需是越簡單越好才對 就像洗衣機一樣 就應該按一下就連續自動的執行洗衣和脫水流程 連學習如何操作的時間都不需要有才對 。。。 但現今企業內部我所看到的ERP亂象 就是公司高層大都活在雲端 而看不見凡間的事 大家的談話內容都雲裡霧裡 實事都沒人願意求是 而專案經理人更是趁亂堀起 更進一步帶領公司陷入見樹不見林的迷霧中 他們所要推行ERP的方式 並不是以能帶給企業和員工更能夠發展或人性化為導向 **而是為推而推某專案** 甚至不惜把原本公司賴以唯生的系統拿來為自己的KPI所用 倒因為果的把公司最重要的生產注意力移開 全力去做無關痛癢的事 而把公司弄到人仰馬翻的結果 到頭來其實只是為了個人績效 或者是為了公司能延長他能續簽的機會 GGIC認為這種人就是典型的‘**一將功成萬骨枯**’的典範 在幾十年前沒有那麼多專業雜訊侵襲企業內部時 經理人當時的目標導向是很簡單的 就是想辦法用更高的效率以及更低的成本 為公司帶來實質的生產效益 如果他們要把公司的成員操到人仰馬翻 其目標最起碼還是能促進公司生存發展的 但是現在各大公司特聘的專案經理人 有不少就真的是上天派來毀掉該公司競爭力的 最愚蠢的是高層還吃這一套 令人不勝唏噓😭 勞工階層在這種環境下是何其可憐 安全、身心健康就成為貨真價實的企業口號 也是最常見到的謊言🤷‍♂️ 因此。。。 GGIC為了撥亂反正 所以非常強調 在公司的營運系統當中 最重要重心還是要擺在能真正能營利的項目 讓負責該部分的成員 他們能最有效率最輕鬆的為公司帶來獲利 而其餘的部門 都只能是輔助 而不應該倒因為果 去把原本公司最具有營運能力的成員將他操到人仰馬翻 讓他們日以繼夜在幫公司做真正能營利的工作時 又要他們不斷的去做出複雜的資料 而目的都只是為了各部門主管自己的業績 會發生這種怪異的事 就是一個願打一個願挨的結果 主管很聰明 通常都是利用最具生產力的員工的高能力 去做超負荷的事🤨 但是 這不就變成 能力越強的人負責越多？ 做越多則越容易出錯 越出錯越不想做 好像。。。 當廢人最好耶！！🤩 讓最有能力的人希望 我不想努力了😫 這。。。 這是什麼智障系統啊？？？ 。。。。 各位讀者或許你會覺得 聽起來這好像是個笑話 但卻是現在不少公司 真正的現在進行式🧐 原本是輔助營運的部門 卻變成真正在吃掉公司競爭力的部門 這真的是工程師的悲哀 明明就是真正能貢獻營業利益的人 卻因受限於公司的不良體制 成為各方壓榨的對象 因為能文書能工程 所以也要能協調能on call 其它部門或主管沒責任或什麼都不會通通沒關係 反正有工程師😔 因此我在這邊強調 只要能力夠 我非常鼓勵工程師跳槽！！ （這是真心話） 因為你們往往是公司真正有能力的一群人 如果有更好的待遇 就應該要向待你不好的公司說再見了 ******* 個人老調重彈一下 如果公司原本的ERP己經運行的很不錯 我是非常反對整個砍掉重練 去重頭學起的 最多只需要把可以優化的地方做小幅度修正即可 （甚至公司如果紙上作業就很順暢，沒有人規定一定要改成電子化） 大型的ERP系統非常的貴 而且公司成員往往有重新適應新系統的問題 因此為做而做只是在浪費錢浪費時間 只能爽到軟體公司和唱高調的經理人 帶領整間公司無效率化和浪費化 真的是起肖🤷‍♂️ 實在不該去做這些華而不實的事情 問題來了 那我為什麼還要寫這集？ 只要運作順暢不就好了嗎？ …. 這是因為👆 我知道我所期待的現象是禮運大同世界的場景 官僚體系這東西沒那麼單純 也不是每個人像GGIC的見解一樣理性 被唬爛過的老闆或員工也許會認為非大破大立不可😅 因此 在水清則無魚的狀況下 想做善事的經理人自然就會有生存需求而對現實妥協 試想 萬一他的老闆本身就是一個只會看文件的智障那怎麼辦？ （所聽聞的大多是企業第二代掌門人） 因此無論如何就是要浪費錢來規劃才開心🥳 如果此時的經理人有生存需求 但又不想搞的公司烏煙瘴氣 甚至有機會讓公司變的更好 取其中庸 他的心中至少要有一把尺 瞭解這套系統要怎麼玩對公司和對員工最好 才能讓公司用最少資源發揮最大的效益 這就是我寫這篇文章的原因 ********** 註1： 當企業主運到厲害的經理人時 這情況就好像是三國時代的劉禪 剛好遇到諸葛亮一樣幸運 老闆是智障也沒關係 只要經理人還算正常就好 個人對高階管理人才的看法是 他們最重要的任務就是做好各方的溝通協調 創新太難 只要能讓公司流程順暢運作就絕對是大功一件了！ 所謂的遠景，所聽聞的幾乎都是在畫唬爛 腳踏實地做好現在能想得到的東西才是最重要的 經理人不能只是每天就想拿部屬做的漂亮文件來邀功 搞的每一個文件看起來都漂漂亮亮的 結果公司卻爛成一團 不過他們之所以喜歡這樣 很可能就是因為有一個只會看文件的老闆 這種老闆通常只能聽到報喜不報憂的消息 經理人的主要行程就是對老闆歌功頌德以及粉飾太平 如果老闆夠昏庸 這個經理人才能一直簽下去 但公司就會開始失去競爭力 一直持續到大難臨頭才發現問題 這就像壓力鍋的壓力如果大到壓不住時 其局面就是炸到不可收拾 註2: 能做經理人的 通常嘴巴厲害 再普通的東西 都能把一個新系統說的能飛天能遁地 老闆被騙 所以應允 用巨額的花費投資在無關緊要的東西上面 而後經理人再和軟體公司分贜建系統的好處 （有時老闆也會參與其中，這通常是上巿公司老闆比較容易發生的怪事，沒什麼事能比得上拿股東的錢來豐滿自己的荷包更爽了） 未完待續。。。 #只分享好資訊不分享垃圾資訊 本篇繼續報導 企業如何運用ERP系統，做好企業內部的資源整合 才能讓公司的經營能擁有最佳的效益（下集） 公司在建置ERP系統的過程當中 最大的重點就是 **建立系統前的規劃方式** **次要的重點則是建立系統中的檢討** 最值得花費的就是這二段時間 沒規劃好如何施作前 甚至連開工都應該全面暫停 （除非是為了測試某些功能而作業） 這不應該是一個需要趕進度 然後完成後就沒事的專案 而是一個可以持續改進的無限期工程 （無限期是不包含整個砍掉重練的，而是無限期可做小幅優化） 因此重點絕對不是施工後的驗收 這時為時己晚 （當然只有經理人和軟體公司會很爽） 我猜大部份在講ERP專業的書藉都不會提到這個重點 但這真的無比重要 切記！ 無論你用什麼軟體規劃 沒有什麼比得上動土之前的規劃還重要 而動土之前必需先協調好的重點為 @使用的介面越一般越通俗越好（用很容易看懂的編排方式) 可大大減低人員適應時間，且費用可能會低很多 如果不會寫的部份可以立即在空格欄旁看到註解 而且要考慮到日後不會因類似windows作業系統升級就要做大幅修正的狀況 @能隨時或定期做整個系統的備份 @有SOP教導如何使用，並且時時更新，供大家參考 大部份公司的ERP系統都不會提供範本給使用者參考 這很可惜 如果在E化的過程 在填寫資料的人（尤其是新進人員） 還要四處去問如何填寫 那真的很掉漆 (他X這是那門子E化?) *可以直接列印成公司要的格式，無需另外花時間整理 可以直接轉成word或excel，以利有特殊需求時可快速整理 （如果遇到公司某些資料需要另外整理，卻又發現格式只能用PDF輸出，而無法做編排，這樣E化的好處就被大打折扣了） *ERP最好不要外包，由自己公司內部的軟體部門來做 個人造業個人擔，只有這種情況他們才會希望軟體最好能永遠順暢，永遠不用升級。 這代表內部作業的員工不用常常再特別花時間去適應新的系統 公司也可省下不定期大額的軟體維護成本 如果外包 問題會很多 最主要原因是他們會希望可以不停收割客戶 所以會設法做的符合合約 但內容物是有缺陷的產品 外包廠商因營利需求 會希望系統永遠可改進 也永遠可收錢 員工也永遠必需上新的課程 重新適應新介面 徒增公司經營上的困擾 這也是我為什麼非常反對ERP系統要為做而做的重要原因 原本沒事 E化後卻變成問題一大堆 註： 不要用“拒絕學習”這個字眼套用在GGIC 我們不是拒絕學習 而是拒絕為學習而盲目學習 讓自己在學習的過程中不但無法得到好處 反而浪費寶貴時間 @在員工簽核時要有辦法電子簽核並逐步自動向上呈給相關人員 有問題再打回來重寫 (目前所看過大部份的ERP系統，就這點做的最好，可能是因為沒什麼技術性或主管只在意這個重點吧） @在員工做好資料，然後往上呈時，只要下一位還沒有簽核時 都可以再把它轉為編輯的狀態 再做資料修正的動作 可減少人員在文件上的往返時間 也不用刻意再向下一個簽核者解釋文件要再做變動的原因 @可隨時存檔再登出 以利人員因有事必需中斷作業的狀況（如果能夠做到資料打到那個階段，就自動儲存到那當然更好） @在物料資訊的輸入和擷取方式 只要打入關鍵字（不管是品名還是料號或用途等等） 就能立刻出現相對應的物品 而且可以讓使用者輸入該產品的相關資訊 而且非常重要的是 在品名的旁邊一定要能打開對應該物品的照片（甚至有放尺在旁邊，讓人瞭解部品大小更好） 如果沒有照片的物料管理方式 這肯定是不及格的 因為查的人可能還要去倉庫去確認物品狀態 這根本就是在開玩笑 @己經E化並行之有年的文件，就必需能做到“能不需使用紙本文件再寫一次”的能力 個人過去曾經看過有幾家公司 明明文件早就可以電子化全部往上呈了 給果卻還是要實體文件再做一次簽核 哇哩勒！ 這麼喜歡紙上作業為什麼還要大家浪費時間線上作業? 結果公司的內網又慢的像烏龜 捨不得花錢升級 員工所浪費的這些時間公司都是要付錢的 這樣不是很智障嗎？ 真難以想像這種事發生在多家國際型的外商公司 如果他們不是因為運氣好 代理到強勢的產品 不然用這種效率辧事 公司早就倒了 @E化的過程中，在簽核的部份很難無紙化 GGIC提供二個方式來解決 第一種方式就是設計成可直接用手在螢幕上做電子簽核 不過這部份軟硬體的花費較大 所以企業可能不太願意花這個成本 第二種方式比較簡單，只要簽核的人有勾選“閱畢”的覽位 就視同看完文件上所有條文，而文件列印出來的時候，在簽名處會出現簽核人的章（包含姓名和日期） @如果是為了某部門去跑它的流程才能完成的資料（例如某部門要買東西，要跑採購流程；或者是工安部門要某部門配合做安全稽核的資料） 在ERP的分配方式就是 各配合部門就只去寫該部門才能填入的資料就好 主要的資料都是對應該流程的部門來寫，如果自己想做資料修正，就自己去改（如採購議完價和請購單的價錢不同時就採購自己去寫去改；工安需要什麼廠內安全的資料就自己去寫，要配合的部門最多只給建議就好） 這樣也可防止對應的部門因為文件不用自己做就等著收成，因而製造一大堆無用資料要需求單位去填寫(應要讓他該擔資料產出責任時，就要出來擔) 不能老是一付爽樣 要別人整個做好再呈給他 結果出事都是別人的問題 當工安都不工安，採購都不採購，當然公司就都不公司了 這部分和高層有關係 如果無法協調好 再怎麼E化都是白搭 都是低效率 @再來一點很重要的是，大部份公司的ERP最智障的地方就是 同一個案子，因不同進度要回報時 需要在不同的進度時，又再輸入相同名稱或再夾帶檔案 （有的還要多次輸入） 這。。。。 這實在智障到無法想像 E化不就是為了要省工嗎？ 電腦能做的事為什麼要人工重覆多次輸入？ 真希望負責這種專案的經理人要跪在公司的系統前懺悔 連這種缺點都看不出來 好意思跟人家領高薪？ 公司需要的是有用的人才 而不是領高薪的人才 不要沒有用的那麼明顯 相同的資料在同一個案子就只需輸入一次 就立刻變成data base 可供後續使用 以力求減少人員輸入時間和方便審閱 這部份如果做的好 就立刻可以提升公司的效率 而員工輸入的資料 後面要用什麼格式產出 或變成多份資料 向只會看資料的老闆交待 就變成只是電腦轉換成不同的格式輸出而己 而不是人類的工作 @權限上做設定 某些人能看到什麼資料 這些都要做好規劃 以防資安等等問題發生 @防火牆等資訊安全問題依公司狀況設定 @老闆想看什麼資料，要能立刻自己找到 而且能以自己想要的格式呈現 不必去問部屬 如果做不到這程度 代表在規劃ERP系統時 主管肯定在睡覺或裝忙 @客戶如打電話來 想買東西 客服人員可立刻由系統看出庫存、型號、儲位等基本資料做客服 除非是技術等問題 否則不必再詢問其他人，浪費時間 而且找的時間不能超過二分鐘 這才能算是有效率的系統 我己經把ERP是否有用的判斷方式攤在陽光下 未來的人或許不會那麼笨 會讓經理人或軟體公司用專業術語唬弄過去 只要看懂門道就知是在搞真的系統還是在做自己的業績 也期待有一天有一些專業的股東 可以在股東會上直接問公司ERP的重點問題 說自己在打電話到該公司詢問某些物品的資訊時 有那些地方不足需要改進 這樣就能一次切重要點 考核企業真實的資源運用能力 而不是只會花股東的錢而己 @如果是要建ERP的企業初心者 個人給一個建議 就是不要一開始就全面E化 而是要讓員工有時間適應 而最剛開始就選幾個 “就算做錯也沒有關係而且使用頻率高”的資料來做 持續測試到它能被穩定的向上簽核、列印儲存或輸出成想要的檔案格式等等功能之後 之後再進行該項目的無紙化 運作一段時間沒有問題後 要再做別的項目的資源整合時 就依這個經驗 再一個一個項目的E化 切記這過程不要操之過急 不能完全用什麼時候完工當成經理人的績效 而是用他的想法是否真實有用為評核標準 也要讓實際作業的人都有時間去想該怎麼做比較好 有更好的方式就修正，不要執著於過去的做法 （當然有好的方式就要堅持保留） 這也是我為什麼建議ERP不要外包的重要原因 要做好這件事不會是一天二天或幾個月幾年的事 而且有時要視情況做修改 也不能因為外包廠商的經營考量而造成自己公司運作上的困擾 完工後如果老闆能用不同身份親自去跑各個流程就最好了 才知公司的ERP是做真的做假的😏