# APA5 如何用長遠的目光，來做好電子資料編輯和整理的技巧 這次要分享的是如何用長遠的目光 來做好電子資料編輯和整理的技巧(上集) 資料有點多，所以就分二集來說明了 個人在辦公室如收到紙製的文件 習慣掃成PDF後就用碎紙機軋掉😎 我之所以敢這樣做 就是因為我不怕文件找不到 所以才能用這種方式 儘可能減少實體物件占用可貴的辦公空間 因此學會該怎麼整理資料 絕對是現代人面對空間狹小問題 以及需高效率找到文件時的有利工具 😏😏😏😏😏😏 註： 讀者千萬別剛學 就像我這樣很自信的存完資料就把實體文件碎掉 這是需要時間練習的 要等到有把握找到每一份資料時 再考慮做這樣的事 否則個人是無法負責幫你找遺失的資料😅 😏😏😏😏😏 …. 朋友有介紹一個相當不錯的筆記軟體 [Joplin](https://www.kocpc.com.tw/archives/320630) 這和我過去使用onenote習慣很像 但功能又更強大！ 👹👹👹👹👹👹👹👹👹👹 註： 如果讀者和我一樣 對筆記有以下幾項需求的話 Joplin是可以考慮下載來安裝的 1.免費 相較之下 evernote雖然很不錯 但要錢 ... 請別誤會👆 要錢是是天經地義 但不用錢當然更好👍 （最近還聽聞有人剛在Evernote 做筆記，之後廣告就出現相關筆記訊息的八卦🤣🤣） 2.怕資料如建在雲端 服務的公司如果掛掉 可能造成資料外洩或不見 3.希望儘可能能夠長久使用同一套筆記軟體 而且可在多種系統使用 還可匯出多種資料格式 4.操作簡單直覺 ... 如果讀者有以上這些需求 就沒什麼好考慮的 Joplin就是地表最強最適合你的筆記軟體了 👹👹👹👹👹👹👹👹👹 原本我是微軟onenote的愛用者 因為真的超方便😎 但最近因爲發生一件事情之後 我就決定 以後 絕對不使用onenote整理資料...😡 這個事情就是 我原本的office軟體為2007 最近升級後卻發現不支援舊版的onenote 需要到他們官方網站做一些資料轉換 結果 花了我一個小時後還是無法順利轉換完成 雖然我不知道是發生什麼問題 但這對於長期有在整理電子筆記的人來說 是一件很可怕的事🙀 於是 當下做了一個重大決定 未來絕對不再使用onenote!! …. 後來我用另一台電腦直接把大部分經常需要修改的onenote資料 複製到Joplin 而少部分幾乎不會修改的資料轉存成word或其它軟體 放在層層的資料夾裡面 密碼則是存在其它加密軟體 Word主要是用在記事 沒辦法用word存資料的時候才用其它軟體 （如pdf文件 或 安裝檔案 等程式） 我覺得這可能會是筆記整理較為長久的對策 👻👻👻👻👻👻👻 註1： 個人會將不太會修改的固定資料移到微軟word的原因 是賭微軟應該不會大膽到 讓office被升級後不能向下相容 導致舊資料無法使用 因為使用word的人太多 如果真的發生這種事 我看以後大概也沒人敢用微軟的office了 而且也有其它相類似的軟體可開word的資料 可避免沒有微軟就不能使用資料的悲劇發生 註2: word的資料歸類 我是用最原始的架構 每個檔案放在不同的資料夾歸類 以微軟的營運考量 我猜他們大概也不敢因升級等原因 讓資料夾無法打開來使用裡面的資料 如果真發生這種事 我看以後大概也沒人敢用windows了 …. 但放在資料夾內 除了word以外的其它軟體 有的軟體在windows升級後 可能就沒辦法用 這一點我就無解了🤷‍♂️ 不過別擔心 這問題大部分的人也都是無解的🤪 所以別想太多 重點還是放在資料需要的時候 能夠快速找到就好了 註3: 用資料夾整理資料 有一個很重要的訣竅 才能確保資料想找都找的到 就是最外層的資料夾名稱盡可能不要是模糊的概念 ### 它必需是個實體 而與它有關的資訊再歸在這個資料夾下面 這種歸類分式和人腦運作方式有關 可以用最不費力的方式 用直覺尋找陳年資料 …. 例如 某個AI機器人叫做魔鬼終結者 他的安裝軟體叫 Finish 那麼最外層的資料夾名稱肯定不是叫Finish 而是魔鬼終結者（實體名稱） 然後再把Finish放在資料夾裡面 一些如何做維修保養 耗材和操作手冊的資料也都放在該資料夾裡面 如果你用這種外層資料夾的名稱為 硬體、人名、設備 這種可直接看得到實體東西的方式做歸類 你會發現不管資料再大 再久沒去碰 想要的時候都能找的到 只要你會這種技巧 就可大幅降低對筆記軟體的依賴（如onenote) 也因此 若開發筆記軟體的公司 讓該產品出了什麼狀況時 對你的損傷就會減輕不少 。。。 如果再稍複雜一些 還有其它機器人 如液態金屬機器人 有 T2000,T3000型 那麼外層的資夾就叫 液態金屬機器人 裡面再放二個資料夾 就是 T2000、T3000 裡面再放細部資料 但不管魔鬼終結者 或 液態金屬機器人 都只是我的 某一家客戶 的機器人 這家叫天網 於是又把 魔鬼終結者 和 液態金屬機器人 放在叫 天網 的資料夾 其它像 鋼彈 天網 特斯拉 異形 等公司 也是用這種方式歸類 這種歸類方式就是以實體為主 再往下歸類 往下歸類仍是以實體為主 到了沒辦法有一個主要的實體當代表時 細部的資料再放在最下層實體的資料夾 讀者在Joplin的資料整理邏輯 也是用這種方式 這樣要找東西就很快 再久沒碰也找的到 ...... 整理筆記的高手如果看到Jpolin 或許是認同的 因為他免費、操作直覺、支援多種作業軟體、可夾帶附檔、不只支援Evernote 等資料匯入、還能以多種資料格式匯出等等... 實在有夠方便 但如又看到我介紹的word 以及用資料夾歸類的方式可能會覺得太low 怎麼會這樣？ 未完待續.... #只分享好資訊不分享垃圾資訊 如何用長遠目光 做好電子資料的編輯和整理的技巧（下集） 上集談到 我介紹到高手可能會使用的Joplin 但為什麼又要介紹用資料夾配合word的”低手”歸類方式呢？ 這看起來好low啊！🙄 哈哈！ 代誌不是表面上所看的那麼簡單😏 我這種歸類方式 是屬於軟體公司"維護營運命脈等級"的歸類方式 因為太基本 所以基本到不能夠被廢掉 或因營運考量變更 而造成消費者無法使用 因此此時客戶的需求 能和公司營運需求是處於同一陣線 這才叫安全 因為他們跟本不敢踩這個紅線 而就算微軟倒了 也可以在其他系統使用 這種東西才叫做超級安全 （當然這是我個人我看法） 以我個人 或其他重度使用資料的人而言 肯定不希望自己到六十歲時 非常依賴看資料才能處理事情的情況下 有一天 卻發現資料打不開.. 還要再去學別的軟體 這樣的話 問題可能會很大條...😱😱😱 😎😎😎😎😎😎 註: 個人的機密資料建議不要上傳雲端 因為會發生什麼事沒人知道 😎😎😎😎😎😎 如果資料可以存入 原本就熟悉的word以及放在資料夾裡面 （資料夾除了word文件也可放其它資料或軟體） 就可很方便的操作 我不會認為一定要整合在某個新的筆記軟體 以減少可能的困擾產生 （如作業系統升級後也許會影響筆記軟體的操作） 但如果一定要用筆記軟體的話 則要整合在學習的時間成本很低的工具 Joplin是目前我所知道最親民的筆記工具 #GGIC反對為做而做 #同一項工具能長久使用非常重要 😀😀😀😀😀 註1: 我是用什麼樣的方式去區分 資料到底要放在word或Joplin？ 都放在Joplin或word不就好了嗎？ 因為🤨 這是以 編輯效率 和 資料儲存安全性 來做區分的 比較確定不會變動的資訊放word 這是一個恆定長久的安全儲存對策 或者占用空間太大的軟體也只能放在資料夾裡面 (占用空間太大的軟體放在Joplin反而並不適合) 比較可能會經常變更的資料放Joplin 這是因為用它整理資料的速度很快 （word遇到需要整理很多頁面的資料時，速度比Joplin慢多了，而且整理時的思緒容易中斷，影响編輯品質） 而且可以更快整理相關聯 且不同頁面的資料做整合歸類的動作 而放在Joplin的資料如發現很固定了 幾乎不會去做任何變動 日後就可考慮再存入word 放在資料夾內做安全的儲存 。。。。 附帶一提 如果有更快速簡短的筆記需求 則建議放在google keep （手機可隨時輸入，非常方便） 日後再依實際需求做刪除、放在Joplin或資料夾的word 這樣資料就有三個不同需求的地方可放 (短、中、長期的資料管理都有了） 絕對可滿足大多數人對資料存取的功能要求 註2: 如果有計算需求的資料 可儘量放google excel 因為“可能”比較不會因為有系統更新 而造成無法正常操作的問題 這是為了方便異地件業 （但如果google倒了或因某些問題而導致資料不見別來找我XD) 或者是有多人在不同地方共用資料的需求時 （google word亦可） 就很方便 （可設定使用權限） 如果涉及個人隱私 為了怕放在雲端 有資料外洩的問題 則只好以微軟的excel 放在硬碟等設備儲存 。。。 附帶一提 個人是不太喜歡用微軟excel的 原因是以後如果升級 就有可能會產生巨集不相容 而不能操作等等的問題 做的越複雜就越容易出現這種問題 只要發生一次 就知道有多乾😱 𣎴過如果沒有巨集 就比較沒聽過有因版本不同 就不能正常運作的問題 微軟excel的撰寫 如果能不使用巨集就不要用 以免升級後會產生意想不到的困擾 ... 而公司的表單製作 如果填寫的內容很少 很容易理解如何填寫的時候 就盡量以word為主 來製作表單 但是。。 如果是有很多空格要填寫的文件 資料的製作方式就要用微軟的excel為主了 。。。。 公司的文件通常不會有巨集 所以就算office升級 通常也不會產生向下無法相容的問題 而公司文件通常也不允許用google excel儲存 （資料太多，用google excel可能也不適合） 因此 如果是有很多空格要填寫的表單 而且空格的內容常讓人疑惑不知要如何填寫時 這時不要懷疑 使用微軟的excel去製作表單就對了！ 為什麼？ 因為文件在傳遞給各部門填寫時 通常最讓人困惑的就是 某些資料要不要寫？ 該如何寫？ 常有很多細部資訊要找人問來問去 很浪費時間 因此利用excel提供儲存格註解的功能 製作者將很容易產生疑惑的問題在註解中詳細說明 問題就可以解決了 有些公司的會議開的很可笑 ### 根本就是為開而開🙄 會議主旨是在指導會議成員 表格的內容該如何填寫資料 可是明明在註解寫好填寫的方式 就可讓大多數的人清楚的知道該如何填寫內容 這種會議根本就不用開啊🤷‍♂️ 結果開完會後內容又忘記60%的重點 這不叫開會，而是開玩笑 (這種工作看製作者有沒有心啦，不過也是老闆大概都在睡覺才沒注意這種基本問題） 這樣填寫表格的人就不用四處問問題 可讓不同的人 速度又快、又正確的撰寫資料 這不是很爽？ 而且能馬上產生效率 註3: 密碼等超重要的資料 無法建議讀者該使用什麼軟體去存 因為我自己也不確定那種方式絕對安全 不過讀者不必失望 別人大概也很難告訴你 什麼樣的儲存方式能絕對安全🤷‍♂️ 註4: 不是每個人都有應付大量資料的困擾 如果你的資料並不多 那你只用word 配合資料夾的方式去管理就好 其它的筆記軟體就不要去碰了 註5: 關於簡報的製作 有一陣子很流行用一些插圖 輔助理解的方式寫簡報 企圖讓文字更少 更容易理解 你所想表達的內容 … 原本我是有想跟流行 後來轉念一想 我覺得 這東西很可能會退流行😗 因此先不做跟進的動作 而是先觀察 後來果然就沒看到有什麼人 繼續用這種方式做簡報了 … 當時我的想法很簡單 就是新的東西 我不會輕易花太多時間學習 除非過了一段時間 越來越多人使用 而且評價很好 我才會考慮跟進 畢竟時間成本很高 不能輕易浪費 也因為我沒有資訊恐慌症 所以才能冷靜觀察😏 ... 再來就是用理性去推敲 這種東西有沒有可能流行的起來？ 或者是真的能長久使用？ 再去學習 我當時的判斷是 沒辦法👐 主要原因是圖像有限 而且很難記得什麼圖案放那邊 所以肯定會有取用的問題🤨 像有人在寫文章時會插入表情符號 但為什麼總是沒辦法有很多種變化？🤔 （除非你是專職的人員，時間分配都只有在那邊） 原因就是這樣寫文章就會變的非常困擾 要非常花時間去選取適合的圖 而且如果每個人簡報都用這種方式顯示 太多相似的圖很可能會導致理解混亂 （我相信他提供的圖不會是無限多種） 因此我寫簡報時 會使用的四個主要元素 就是 照片、擷圖、文字、和自製圖表 圖表之所以要自製 就是因為要去挑圖還不如自己做圖 用挑的時間圖都做好了 而且還更客製化 一個圖形不可能有辦法做太多種詮釋 所以去選圖做資料將會非常浪費時間 客製化製作的簡報 會使客戶更容易理解 自己也容易複習 因此 是不是要用他提供的圖來做表達根本不重要 重點是要在 製作的時間成本 和 容易理解 之間取得平衡 這樣才不會花費太多時間去做一個簡報 如果非用他的圖來解釋某個東西 將會很浪費社會成本 希望在宣導這類觀念的人 不要以個人想法為考量 而是要宣導真正能促進社會效率的方法 想好再宣導 才不會理想很豐滿 現實很骨感 製作過多無意義的資訊垃圾 讓一堆人瞎忙 😀😀😀😀😀😀 個人人生到現在四十餘年 深刻領略到真正的高手 並非總是用最高明的技術 或最厲害的工具處理問題 而是他遇到事情時 他總能用較輕鬆的方式面對 不需氣喘噓噓或神精兮兮 個人認為 真正的高手 是要讓自己處於 看起來無用的狀態 用最簡單的方式達成高效目的 （簡單來說就是要用多元視角找到平衡點去做事） 遇到事情時能夠知道 要找誰給建議或幫忙 或者是如果知道那些工具比人還好用 那就不需人類出手了 ... 由於這時代的人才或工具 太容易藉由資訊找到 所以我們必需要懂資源如何應用 而且是縱觀全局式的平衡運用 這過程會產生取捨問題 但整體會很穩定 但有時你要能耐的住性子去使用看起來很low的工具 忍住誘惑不要去跟流行 並經由滴水穿石的歲月後 才能知自己居然是如此的厲害！