Sprint 1 - HackMD

--- title: Sprint 1 description: Abgabe von Team 2 im Sprint 1 lang: de --- # Team 2 - Sprint 1 [TOC] ## Vorbereitung & Lernziele ### Wie kann man die Lernziele erreichen? #### BPM - BPM Definition - Recherchieren. - Prüfen mit gegenseitigem Abfragen. - BPM Zyklus - Recherchieren und Beispiele anhand der Grafik üben. - Prüfen durch Beschreibung des Zyklus. - Eignung von Prozessen - Folien lesen und recherchieren. - Prüfen durch Aufschreiben von passenden Beispielen. - Wirtschaftlichkeit Prozessautomatisierung - Folien lesen und Kriterien für Wirtschaftlichkeit und Sinnhaftigkeit recherchieren. - Prüfen durch Aufschreiben von passenden Beispielen. #### Integration - Integration Kontext - Folien lesen und grundlegenden Anforderungen und relevante Eigenschaften recherchieren. - Prüfen durch gegenseitiges Abfragen. - Integrationstechniken - Folien lesen und recherchieren von Basistechniken für die Realisierung eines Integrationsschritts. - Prüfen durch gegenseitiges Abfragen. - Nutzung Integrationstechniken - Folien lesen und über Grundlagen und Vor- und Nachteile der Techniken informieren. - Prüfen durch Durchführen einer Pro-Contra Analyse. - Integrationsarchitektur - Folien lesen und über die verschiedenen Architekturvarianten zur Integration informieren. - Prüfen durch Integration eines Prototyps in mehreren Architekturvarianten. #### Praxis - Implementierung - Über Implementierung von Integrationstechniken informieren und Beispiele anschauen und verstehen. - Prüfen durch Demonstration relevanter Szenarien an einem Beispiel. ### Wie wollen wir unser Lernen organisieren? - Zeitplan erstellen und sinnvolle Deadlines setzen. - Aufgabenmanagement und Priorisierung mit Kanban. - Kollaboratives Arbeiten mit HackMD.io. - Wissen und Fakten mit Karteikarten festhalten und überprüfen. ## Aufgabe 1: BPM ### Beschreibt den BPM Lifecycle in eigenen Worten Der BPM Lifecycle beschreibt, wie Prozesse analysiert und verbessert werden. Zuerst müssen die relevanten Prozesse in der **Prozessidentifikation** gefunden werden. Ein solcher Prozess wird dann in der **Prozesserhebung** untersucht und dokumentiert. Dies ermöglicht die **Prozessanalyse**, in welcher Verbesserungspotenziale gesucht werden. Hieraus lassen sich dann in der **Prozessverbesserung** Maßnahmen entwickeln, welche in der **Prozessimplementierung** in die Praxis umgesetzt werden. Ist dies geschehen, wird bei der Ausführung des verbesserten Prozesses in der **Prozessüberwachung** anhand von Tools und Metriken überwacht, ob die Anpassung auch die Erwarteten Verbesserungen erbringt. Außerdem werden Daten für künftige Verbesserungszyklen gesammelt. ### Erklärt drei wichtige Kennzahlen für die Bewertung von Geschäftsprozessen Das oberste Ziel ist Kundenzufriedenheit und damit auch der Wert, der für den Kunden erzielt wird. Diese lässt sich schwer messen, weswegen quantifizierbare Kennzahlen verwendet werden. Darunter: - Durchlaufzeit, also die Zeit vom Beginn des Prozess bis zum Abschluss, ist diese sehr lang, kann dies den Kunden potenziellen Umsatz kosten. Genauso wenn sie sehr variabel und damit schwer planbar ist. - Eine Lange Wartezeit auf Ressourcen kann ein Hinweis auf einen schlecht optimierten Prozess sein. - Hohe Betriebskosten können auch ein Hinweis auf einen schlecht optimierten Prozess sein und somit helfen den Prozess zu optimieren und Kosten einzusparen. Da sie zum Beispiel bei der Identifikation von Kostentreibern helfen. ### Gebt für jede Kennzahl ein konkretes Beispiel aus einem Geschäftsprozess an - Durlaufzeit: Produktionsprozess in einer Auto-Fabrik. Die Durchlaufzeit ist die Zeit, die benötigt wird, von der Auftragserteilung, über die Produktion, bis zur Auslieferung des Autos an den Kunden. - Wartezeit: Bearbeitung eines IT-Support-Tickets. Hier misst die Wartezeit auf Ressourcen die Zeit, die ein Ticket in der Warteschlange verbringt, bevor ein IT-Techniker\*In verfügbar ist, um es zu bearbeiten. - Betriebskosten: Betriebskosten in einem Restaurant. Gesamtbetrag, der für den Unterhalt und die Führung des Restaurants in einem bestimmten Zeitraum benötigt wird. Dazu gehören z.B. die Kosten für Lebensmittel und Getränke, Mietkosten, Personalkosten, Energiekosten, Werbe- und Marketingkosten, Instandhaltungskosten und andere betriebliche Ausgaben.[^4] ### Gebt ein Beispiel für einen Geschäftsprozess an, der für BPM geeignet ist. Der also von strategischer Bedeutung, verbesserungswürdig und verbesserungsfähig ist Ein beispielhafter Geschäftsprozess könnte sein: "Rückrufprozess für defekte Produkte".[^1] #### Strategische Bedeutung Da die Einfachheit und Effizienz eines Rückrufprozesses eine große Rolle für das Image eines Unternehmens spielen, hat der Geschäftsprozess höhere strategische Bedeutung. #### Verbesserungswürdigkeit Bei langen Wartezeiten und komplizierten Abläufen, könnten Kunden lieber zu einer Firma mit besseren Rückgabeprozessen gehen. #### Verbesserungsfähigkeit Verbesserungen könnten sein: - Die Einführung einer Webseite um den Rückgabeprozess effizient zu gestalten. - Schulung von Mitarbeitern und Kundenservice. ## Aufgabe 2: Digitalisierung ### Was bedeutet Digitalisierung (von Geschäftsprozessen)? Im Bereich von Geschäftsprozessen bezeichnet man die Digitialisierung als Automatisierung von Prozessen über die gesamte Wertschöpfungskette durch die Vernetzung digitaler Technik, Informationen, Dingen und Menschen zur Optimierung und Realisierung von Geschäftsmodellen. Dabei werden digitale Technologien eingesetzt, um Geschäftsprozesse zu modifizieren, verbessern oder neuzugestalten, hierbei spielt z.B. die digitale Repräsentation eine große Rolle. Dabei wird besonders auf Effizienzsteigerung, Kostenreduzierung und höhere Kundenzufriedenheit abgezielt. Der Übergang kann verschiedene Bereiche des Unternehmens betreffen:[^3] - Automatisierung manueller Prozesse: Repetitive Aufgaben können durch Softwarelösungen automatisiert werden, was zu einer Fehlerreduzierung und verkürzter Arbeitszeit führen kann. - Verbesserung der Datenanalyse: Durch Analysetools oder KI können Einblicke Geschäftstrends, Kundenverhalten und Marktmöglichkeiten gewonnen werden. - Kundeninteraktion: Mithilfe von digitalen Plattformen wie Websites kann eine direkte Kundeninteraktion stattfinden und zu einer höheren Kundenzufriedenheit führen. - Zugänglichkeit: Cloud-basierte Technologien und mobile Anwendungen ermöglichen eine höhere Flexibiltät von Mitarbeiter\*innen durch den erleichterten Zugriff auf Unternehmensressourcen. ### Was sind die Erwartungen von Unternehmen, Staat und Gesellschaft an Digitalisierung? Erwartungen an die Digitalisierung von Unternehmen, Staat und Gesellschaft sind vielfältig und umfassen Verbesserungen in Effizienz, Zugänglichkeit, Transparenz und Partizipation. #### Unternehmen Aufgrund enormer Wachstumszahlen des digitalen Marktes[^5] und des ohnehin großen Wettbewerbs, ist die Digitalisierung für Unternehmen von großer Bedeutung. Zusätzlich ermöglicht zunehmend individualierte Software bspw. schnellere Reaktionen auf aktuelle Markttrends oder Ausbau der Kundeninteraktion. Schlüsselerwartungen bestehen meist aus: - **Effizienzsteigerung:** Durch Automatisierung von Prozessen und verbesserter Analyse können Unternehmen produktiver werden. - **Wettbewerbsvorteile:** Implementierung fortschrittlicher Technologien kann Unternehmen von ihrer Konkurrenz abheben, indem ggf. bessere Produkte schneller angeboten werden können. - **Kundenzufriedenheit:** Anwendungen wie Webseiten oder Apps bieten eine engere Schnittstelle mit Kund\*innen und potenzielle Erhöhung der Kundenzufriedenheit sowie Kundenbindung. - **Innovation:** Digitale Technologien eröffnen Möglichkeiten für neue Geschäftsmodelle und Einnahmequellen, etwa durch Online-Plattformen oder individualisierte Software.[^6] #### Staat Während die Erwartungen von Unternehmen primär auf Effizienz und Wettbewerb liegen, fokussiert sich der Staat neben Effizienz besonders auf Partizipation, Transparenz und Bildung, aber auch Bereiche wie Cybersecurity. Dazu gehören insbesondere: - **Transparenz und Korruptionsbekämpfung:** Digitale Prozesse können eine Reduzierung direkter Kontakte und manuelle Prozesse herbeibringen. - **Bürgerbeteiligung:** Durch digitale Anwendungen wie Apps oder Webseiten kann die Bürgerbeteiligung bei politischen Prozessen wie Wahlen erleichtert werden. - **Datenkontrolle:** Mithilfe von digitalen Anwendungen können Bürger*\innen oder Unternehmen bspw. Steuerformulare, Arbeitsverträge, Mietverträge oder Bescheinigungen leichter verwalten. - **Cybersicherheit:** Aufgrund der Datenschutzprämissen muss ein Staat für sichere bzw. gehärtete Systeme sorgen, um potenzielle Data Leaks oder Veröffentlichungen von internen Dokumenten, wie Baupläne von Militärausrüstungen, vorzubeugen.[^6] #### Gesellschaft In der Gesellschaft konzentrieren sich die Erwartungen unter anderem auf soziale, ökonomische und ökologische Aspekte, aber auch Themen wie Datenschutz sind von Bedeutung. Wichtige Erwartungsbereiche der Gesellschaft an die Digitalisierung könnten hier sein: - **Bildung**: Zugang zu qualitativ hochwertiger Bildung durch Online-Plattformen, digitale Klassenzimmer oder E-Learning-Tools - **Soziale Inklusion:** Durch digitale Technologien, wie z.B. Anwendungen wie Jodel oder Parship, können soziale Barrieren abgebaut werden. - **Datenschutz:** Die Gesellschaft erwartet dass persönliche Daten von staatlichen Institutionen oder Unternehmen sicher gespeichert werden und nicht zu illegalen Zwecken verwendet werden. - **Umweltschutz:** An digitale Anwendungen und Prozesse besteht die Anforderung, diese umweltfreundlich umzusetzen, hierbei z.B. auf erneuerbare Energien statt herkömmlichen Kohlekraftwerken setzen.[^6] ### Was sind mögliche Risiken für Unternehmen, Staat und Gesellschaft? #### Unternehmen Aufgrund der angespannten Wettbewerbsstellung im Markt und hohen Datenschutzregularien sind für Unternehmen besonders Cyberangriffe und ein zu schneller technologischer Wandel eine große Bedrohung: - **Cybersicherheitsrisiko:** Durch die digitale Speicherung vieler wichtiger, unternehmensbezogener Daten ist eine Anfälligkeit für Cyberangriffe und ggf. dadurch erzeugte finanzielle Schäden oder Rufschäden hoch. - **Datenschutzverletzungen:** Data Leaks oder andere Sicherheitslücken, bei welchen persönliche Daten gestohlen werden, führen oft zu hohen rechtlichen und finanziellen Konsequenzen. - **Technologische Abhängigkeit:** Bei Ausfall von digitalen Systemen können große Teile eines Unternehmens lahmgelegt werden. Ebenso könnte der Support für eine im Unternehmen integrierte Prozesssoftware eingestellt werden, was ggf. zu hohen zeitlichen und finanziellen Kosten führen kann. - **Schneller Wandel:** Wenn ein Unternehmen mit dem digitalen Wandel nicht mithalten kann, kann ihre Marktstellung schnell durch andere Unternehmen ersetzt werden.[^7] #### Staat Die Digitalisierung birgt ähnliche Risikofaktoren wie bei Unternehmen, teilweise jedoch in anderem Kontext: - **Cybersicherheitsrisiko:** Sicherheitslücken in der IT-Infrastruktur des Staates können eine Gefährdung der nationalen Sicherheit, Bürgern oder staatlicher Infrastruktur wie Rathäusern führen. - **Mangelnde Kontrolle:** Durch die Anonymisierung, welche in der Digitalisierung vor allem durch das Darknet zum Vorschein kommt, steigt das Risiko vor z.B. Steuerhinterziehung, Verbreitung von Desinformation oder einer Unterwanderung der Demokratie. - **Herausforderungen in der Regulierung:** Durch die schnelle Entwicklung von digitalen Technologien stellen regulatorische Rahmenbedingungen eine große Herausforderung dar. Ein Beispiel wäre hier künstliche Intelligenz, da bei einem Verbot bspw. neue "illegale" Modelle erscheinen würden, über welche meist nur noch wenig Kontrolle herrschen würde.[^7] #### Gesellschaft Für die Gesellschaft birgt die Digitalisierung Risiken im Bereich der Privatsphäre, des Datenschutzes, psychologische Auswirkungen und Arbeitsmarkt: - **Privatsphäre und Datenschutz:** Die Sammlung und Analyse großer Mengen persönlicher Daten durch Unternehmen und staatliche Institutionen können Data Leaks und somit ein Risiko der individuellen Sicherheit hervorrufen. Ebenso steigt das Risiko vor staatlicher Überwachung durch Weiterentwicklung von Kameras und künstlicher Intelligenz. - **Arbeitsplatzverlust:** Durch die Digitalisierung und dazugehörige Automatisierung von Prozessen besteht bei vielen Arbeitsplätzen die Gefahr vor maschinellem Ersatz. - **Psychologische Auswirkungen:** Die intensive Nutzung von sozialen bzw. digitalen Medien kann zu Isolation, Stress und Überforderung führen. Ebenso besteht die Gefahr, keine anderen Meinungen mehr nachvollziehen zu können, da Algorithmen darauf ausgelegt sind, nach eigenen Interessen zu filtern. - **Digitale Kluft:** Unterschiedliche Zugangsmöglichkeiten und Fähigkeiten im Umgang mit Technologien können soziale Ungleichheiten verschärfen.[^7] ### Beschreibt drei konkrete Beispiele für Digitalisierung? Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen findet sich fast jeder Branche wieder. Im Folgenden sind drei Beispiele: - **Kundensupport:** Die Nutzung eines Chatbots um Kundenberater und/oder Helpdesk zu entlasten. Mit einem Chatbot könnten sich viele einfache Probleme und Anliegen von Kunden schnell und kostengünstig lösen lassen. Der Chatbot könnte z.B. auf einem LLM basieren, welches mit spezifischen Unternehmensdaten trainiert wurde. - **Archivierung:** Die Digitalisierung ermöglicht es z.B. anhand spezieller Software Dokumente digital zu archivieren. So könnten z.B. SEPA-Mandate von Kunden und Mahnungen archiviert werden.[^inoxision] - **Industrie 4.0:** VR/AR-Brillen können benutzt werden um das Prototyping von Bauteilen zu verbessern. So können diese z.B. genutzt werden, um den Prototyp eines Autos maßstabsgetreu und in 3D zu betrachten. ## Aufgabe 3: Quiz :::info Zum Anzeigen der Antworten, auf die Frage klicken. ::: ### Fünf Fragen zum Thema Digitalisierung :::spoiler Was ist der Unterschied zwischen Digitization und Digitalization? - **Digitization** bezeichnet den Prozess der Umwandlung von der analogen in digitale Welt, z.B. von Formularen und Dokumenten, während **Digitalization** die Verwendung digitaler Technologien zur Optimierung von Prozessen beschreibt.[^8] ::: :::spoiler Welche Funktionalität des Bankensystems übernimmt die Blockchain? - Die Funktionalität des **vertrauenswürdigen Vermittlers**, es wird keine "Institution in der Mitte" mehr benötigt. ::: :::spoiler Gibt es Berufe, die vermutlich nie digitalisiert werden? - Vermutlich gibt es bei jedem Beruf organisatorische Angelegenheiten, welche digitalisiert werden können. Doch redet man nur vom Hauptbestandteil des Berufs, könnte man sich vorstellen, dass z.B. Physiotherapeuten (aber auch Psychotherapeuten) noch sehr lange mit einer weiteren Person stattfinden werden. Also Berufe, die sehr hohen Wert auf **menschlichen** und **physischen** Kontakt legen. ::: :::spoiler Was ist die Auswirkung der Digitalisierung auf Arbeitsplätze und könnte sich in Zukunft ein Problem dadurch ergeben? - Durch Digitalisierung könnten viele automatisierbare **Arbeitsplätze wegfallen**.[^10] Das könnte bedeuten, dass die Anzahl an Berufen für Menschen mit geringen Vorkenntnissen sinkt und durch eine geringere Anzahl an gutverdienenden Berufen ersetzt wird. Das könnte wiederum zu mehr Arbeitslosigkeit führen. ::: :::spoiler Bei welchen Prozessen ist Digitalisierung nicht sinnvoll? - Bei Prozessen, ... - die bereits sehr schnell und effizient sind. Also bei denen durch die Digitalisierung nur Mehrkosten entstehen würden. - welche den menschlichen Kontakt als wichtigen Bestandteil innehalten. ::: ### Fünf Fragen zum Thema :::spoiler Wie können Menschen in einen softwareunterstützten Prozess eingebunden werden? - Mittels asynchroner Kommunikation, die Software sendet dem Menschen eine Nachricht, wenn dessen Input benötigt wird und dieser kann die Nachricht zu einem beliebigen Zeitpunkt abarbeiten. ::: :::spoiler Warum startet man bei der Softwareentwicklung in Unternehmen nicht auf einer grünen Wiese? - Im Normalfall hat ein Unternehmen bereits viele (Software-)Systeme im Einsatz, in welche ein neues System dann eingebunden wird um zusätzliche Funktionalität bereitzustellen. Außerdem ist es nicht effizient für jedes neue Projekt "das Rad neu zu erfinden", wenn es bereits existierende Lösungen gibt. ::: :::spoiler Warum ist Shadowing nicht immer optimal um einen Prozess zu analysieren? - Es ist kostenaufwendig - Es garantiert nicht, dass der Prozess verstanden wurde - Die Person die beobachtet wird, könnte Beobachtung sabotieren wollen ::: :::spoiler Nenne ein Problem, das mit einer Prozessoptimierung einhergehen könnte und begründe. - Durch Vereinfachung und Optimierung von Aufgaben, könnte es passieren, dass ein Mitarbeiter Rollen bekommt, mit welchen er nicht über sich selbst bestimmen sollte. Ein Beispiel dafür wäre eine Person, die nach einer Umstellung auch über die Genehmigung von eigenen Urlaubsterminen entscheiden muss. ::: :::spoiler Was wäre der nächste Schritt bei folgendem Szenario: Der Prozess zur analogen Archivierung wurde für die Optimierung ausgewählt und analysiert. - Der nächste Schritt wäre die Prozessverbesserung, in welcher über die Maßnahmen zur Verbesserung des Prozesses nachgedacht wird. ::: *[PDCA]: Plan Do Check Act [^1]: ChatGPT 3.5: Gebt ein Beispiel für einen Geschäftsprozess an, der für BPM geeignet ist. Der also von strategischer Bedeutung, verbesserungswürdig und verbesserungsfähig ist. - Strategische Bedeutung: - Ziel ist es, herauszufinden, welche Prozesse den größten Einfluss auf die strategischen Ziele eines Unternehmens haben, insbesondere auf Rentabilität, Alleinstellungsmerkmale und Wettbewerbsvorteile. - Leistungsziele werden mit Prozesskennzahlen konkret definiert - Verbesserungswürdigkeit - Welche Prozesse haben die größten Schwierigkeiten - Welche Prozesse sind im Vergleich zur Konkurrenz schwach? - Verbesserungsfähigkeit - Im Allgemeinen sollte man sich auf diejenigen Prozesse konzentrieren, bei denen eine Verbesserung machbar erscheint. - Hindernisse können die mit dem Prozess in Zusammenhang stehende Kultur und Politik sein oder die technische Realisierbarkeit von Verbesserungen. Nenne mir ein Beispiel, auf das man nicht ganz so schnell kommen würde [^3]: ChatGPT 4: Was bedeutet Digitalisierung von Geschäftsprozessen? [^4]: ChatGPT 3.5: Gib mir für jede der drei Folgenden Kennzahlen ein konkretes Beispiel aus einem Geschäftsprozess an: 1. Durchlaufzeit 2. Wartezeit auf Ressourcen 3. Betriebskosten [^5]: [https://de.statista.com/statistik/daten/studie/603805/umfrage/erwartetes-wachstum-des-digitalen-werbemarktes-in-deutschland/](https://de.statista.com/statistik/daten/studie/603805/umfrage/erwartetes-wachstum-des-digitalen-werbemarktes-in-deutschland/) [^inoxision]:[https://www.inoxision.de/index.php/loesungspaket-finanzbuchhaltung-mahnungen.html](https://www.inoxision.de/index.php/loesungspaket-finanzbuchhaltung-mahnungen.html) [^6]: ChatGPT 4: Beschreib die Erwartungen von Unternehmen, Staat und Gesellschaft gegenüber der Digitalisierung. Bitte liste jeweils 3-4 kurze Stichpunkte. [^7]: ChatGPT 4: Was sind mögliche Risiken für Unternehmen, Staat und Gesellschaft in Hinsicht auf die Digitalisierung? Bitte liste jeweils 3-4 kurze Stichpunkte. [^8]: Formulierung zum Teil aus Promt ChatGPT 3.5: Digitization vs digitalisation [^10]: [https://www.faz.net/pro/d-economy/digitalisierung-wird-jeden-zehnten-die-arbeit-kosten-15428341.html](https://www.faz.net/pro/d-economy/digitalisierung-wird-jeden-zehnten-die-arbeit-kosten-15428341.html)