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title: Charte de fonctionnement

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# Charte de fonctionnement

## Introduction

Le but de cette charte de fonctionnement est d’avoir une référence écrite sur le mode de fonctionnement de notre association, afin que chacun puisse   participer en connaissance de cause. Cette charte doit définir le processus   décisionnel et organisationnel de l’association. Elle doit définir et délimiter clairement les devoirs, pouvoirs et responsabilités des différentes personnes qui s’engagent à faire vivre l’association.

Le mode de fonctionnement de l’association est participatif. Cela signifie que chaque adhérent peut participer aux prises de décision et à la gestion des tâches nécessaires au bon fonctionnement de l’association.

          
## Article I - Engagements

### Les producteurs

- Assurent la fourniture des produits commandés
- Assurent une bonne qualité
- Assurent la transparence des actes d’achats, de production, de transformation et de vente de leurs produits
- Assurent le respect de l’environnement, le maintien de la biodiversité et du bien-être de l’animal
- Assurent être engagés dans une démarche d’agriculture biologique

Critères d'acceptation d'un nouveau producteur et de ses produits:
- le producteur doit respecter les engagements décrits ci-dessus
- sa production est locale dans la mesure du possible, et de saison
- ne fait pas concurrence aux producteurs de la zone de distribution de Gaïa ni aux autres producteurs fournissant Gaïa
- un adhérent doit se porter coordinateur

### L’adhérent·e
            
- Adhère aux statuts de l’association et à la présente charte de fonctionnement
- Assure le paiement de ses commandes
- Est solidaire du producteur dans les aléas de son activité de paysan ou d’artisan
- Participe aux distributions dans la mesure des besoins et de ses moyens
- Paie sa cotisation


## Article II - Commande

Les commandes sont organisées par les coordinateurs producteur en coordination avec les coordinateurs distribution.
Seuls les membres à jour de cotisation peuvent commander.
            
## Article III - Cotisation
            
Une cotisation par foyer, fixée par l’assemblée générale ordinaire pour la saison de septembre à juin, doit être acquittée par tous les adhérents.

Cette cotisation servira à couvrir les frais de fonctionnement de l’association.
            
## Article IV - Membres du conseil collegial 

Les coordinateurs constituent le conseil collégial, répartis selon les mandats suivants :

- Coordinateur « représentant légal » :
Représente l'association d'un point de vue légal vis-à-vis des tiers (c'est-à-dire des personnes extérieures à l'association). Ses actes engagent l'association à l'égard des tiers (banques, administrations, justice, autres associations,...)

- Coordinateur « trésorerie » :
Gestion de la trésorerie et des cotisations, des assurances, relations avec la banque, établissement du bilan financier…

- Coordinateur « distribution » :
Gestion de la communication avec les sites de distribution
Définition du nombre d'adhérents nécessaires pour aider à la distribution
Coordination de la distribution le jour J
                            
- Coordinateur « producteurs » :
Gestion des relations avec les producteurs (points réguliers avec ces derniers), médiation entre eux et les adhérents si nécessaire.
Gestion de l'envoi de la commande groupée
Suivi de la livraison

- Coordinateur « administration et communication » :
Gestion des dates et de l’ordre du jour de réunions du conseil collégial, de la réalisation et diffusion des comptes-rendus et de la diffusion des informations auprès des adhérents.
Gestion des relations avec les médias et intervenants extérieurs à l’association.
Gestion des outils informatiques.
Représentation de l’association auprès de l’administration.
Lien avec les référents de groupe.

- Coordinateur « animations » :
Formations
Ateliers
Manifestations et fêtes
Relation inter association
Information culturelle


Les coordinteurs peuvent déléguer une partie de leur travail à d’autres adhérents, mais ils restent responsables de la réalisation de leurs missions.

Les coordinateurs devront faire un bilan de leur mandat lors de l’assemblée générale ordinaire.

Il faudra a minima un adhérent par rôle.
            
## Article V - Conseil collégial

L’ensemble des coordinateurs constitue le conseil collégial.

Le conseil collégial met en œuvre les décisions de l’assemblée générale, organise et anime la vie de l’association, dans le cadre fixé par les status et la présente charte.

Chacun de ses membres peut être habilité par le conseil à remplir toutes les formalités de déclaration et de publication prescrites par la législation et tout autre acte nécessaire au fonctionnement de l’association et décidé par le conseil collégial. Tous les membres du conseil collégial sont responsables des engagements contractés par l’association.
            
Le conseil collégial se réunira autant de fois que nécessaire pour assurer le bon fonctionnement de l’association.
            
La présence de la moitié au moins des membres est nécessaire pour que le  conseil collégial puisse délibérer valablement.

Le vote par procuration n’est pas autorisé.

## Article VI - Assemblée générale ordinaire

L’assemblée générale ordinaire se réunit chaque année en début de saison, fin septembre ou début octobre.
            
L’assemblée générale est convoquée par le conseil collégial. Quinze jours au moins avant la date fixée, les adhérents sont convoqués et l’ordre du jour est inscrit sur les convocations. Cette convocation pourra être faite par courriel.
            
Le conseil collégial anime l’assemblée générale. Le conseil collégial, après avoir délibéré, se prononce sur le rapport moral et/ou d’activités.
            
Le  conseil collégial rend compte de l’exercice financier clos et soumet le bilan de l’exercice clos à l’approbation de l’assemblée dans un délai d’un mois après la clôture des comptes. Elle pourvoit, par vote, à la nomination ou au renouvellement des membres du conseil collégial.

Elle fixe le montant de la cotisation annuelle.

Les décisions de l’assemblée sont prises par consentement, ou, à défaut, à la majorité des deux tiers des adhérents présents ou représentés. Chaque adhérent présent ne peut détenir plus de deux pouvoirs en plus du sien.

Seuls les adhérents à jour de leur cotisation peuvent voter.

En cas de nécessité, l'assemblée générale peut se dérouler en ligne.
           
## Article VII - Processus décisionnel
           
La prise de décision se fait au consentement ou à défaut par un vote aux deux tiers des adhérents présents ou représentés.

Le choix des coordinateurs, tout comme les prises de décisions, se fait d’abord au consentement. Si celui-ci ne se dégage pas, la désignation se fait par vote à la majorité simple.

Si le vote à la majorité simple ne dégage personne, la désignation se fera par tirage au sort.

## Article VIII - Mandatement

Le mandat est pour la durée de la saison, jusqu'au renouvellement du conseil collégial en assemblée générale. Il n'est pas reconduit implicitement.

## Article IX - Groupes

Les adhérents sont répartis par groupes géographiques.
Chaque groupe a un référent, mandaté lors de l'assemblée générale ordinaire. À cette occasion, il doit faire un rapport de son groupe et préciser s'il se repropose ou si quelqu'un prend son relais.
Rôle du référent:
- s'assurer que chaque adhérent a bien eu les communications de l'association
- s'assurer que chaque adhérent de son groupe s'est organisé pour récupérer ses produits
- s'assurer que chaque adhérent de son groupe a bien réglé ses commandes et sa cotisation

## Article X - Distribution
            
Chaque adhérent est responsable du retrait de ses produits. Le retrait peut être fait par un non-adhérent qui signe à sa place. Chaque adhérent doit signer la feuille de distribution avant de retirer ses produits ou se servir en respectant sa commande.

Chaque adhérent s’engage à participer bénévolement deux fois par saison à l’organisation des distributions, en coordination avec le référent distribution sur le site. Ils contribuent à s’assurer de la propreté du site à la fin de la distribution.

Il incombe à l’adhérent de trouver un remplaçant pour venir retirer ses produits en cas d'absence.

Chaque adhérent doit se munir de ses propres contenants si nécessaire.

## Article XI - Soutien exceptionnel aux producteurs

En cas d'excédent de trésorerie, l'association peut faire un don exceptionnel à un producteur.

Seuls les producteurs partenaires de l'association peuvent en bénéficier.

Pour cela, le producteur doit présenter un projet détaillé et budgetisé à présenter aux adhérents.

Le don devra être validé en assemblée générale par les adhérents.

## Article XII - Données personnelles

Les informations que l’adhérent communique lors de l’adhésion sont nécessaires au fonctionnement interne de l’association. Elles font l’objet d’un traitement informatique et sont destinées au conseil collégial de l’association. En application de la loi du 6 janvier 1978, l’adhérent peut accéder à ses données personnelles et les faire modifier, en s’adressant aux référents « administration ». Les adhérents sont donc informés, par la présente, qu’ils figureront dans l’un des fichiers internes, et l’approbation de la charte de fonctionnement vaut accord.
            
