# ChatGPTで効率的なミーティングを実現！時間を無駄にしないアプローチを身につけよう！

遠隔ワークが増加する現代において、ミーティングの効率化は企業の生産性に直結します。しかし、ミーティングの準備や後処理、そしてコミュニケーションの質を確保するのはなかなか難しい課題ではないでしょうか。

そんな課題を解決するのが、「ChatGPT」です。ChatGPTを活用すれば、ミーティングのアジェンダ作成から議事録の自動生成まで、一連の流れが劇的にスムーズになります。さらにMicrosoft Teamsとの連携により、遠隔でも円滑なコミュニケーションを実現します。

この記事では、ChatGPTを用いた効果的なミーティングの実現方法を具体的に解説します。新しい働き方の中で、あなたのミーティングを次のレベルへと引き上げましょう。

### 1.ChatGPTを用いた効果的なミーティング実現方法
ChatGPTは、ミーティングの効率化に役立つツールとして活用できます。ここからは、どのようなタスクを効率化するのに役立つのかを紹介します。

#### 1-1.ミーティングの背景、目的と議題設定
ChatGPTを使用すると、ミーティングの背景や目的、議題の設定をより明確に、そして共有しやすくできます。

ミーティングの背景や目的、議題が明確に設定されていない場合、そのミーティングは効果的な結果を生み出すことが難しいとされています。
ChatGPTは、提供された情報を元に、設定を具体的かつ明確に表現し、ミーティングの参加者間で共有されやすい形に整理することが可能です。

例えば、新製品の開発に関するミーティングを設定する際、ChatGPTに大まかな目標とその背景を説明すると、それを具体的な目的に落とし込み、ミーティングの主題とするための提案を行ってくれます。


具体的には、大まかな目標を「店舗売上、ECサイト売上UP」、その背景を「ECサイトからの購入率が上昇しているため」と指定すると、ChatGPTが以下のような提案を出力します。


出力した内容をミーティングのアジェンダに組み込む事や、アジェンダを考える際の素材とすることで、参加者全員がミーティングの目的を理解し、それに沿った議論を行うことを促します。

ChatGPTを活用すれば、ミーティングの背景や目的、議題の設定を明確に行い、かつ効果的な共有も可能です。これにより、ミーティングが有意義な議論を生み出す可能性を向上させられます。

#### 1-2.アジェンダの作成
ChatGPTは、アジェンダを作成する際の助けになるツールとして利用可能です。

対話型AIであるChatGPTは、入力されたテキストの解析スキルが高いため、その能力を活用して、アジェンダを作成することが可能です。
また、これにより手動でアジェンダを作成する従来の方法よりも時間を節約し、効率的に作業を進めることが可能になりました。

具体的には、ChatGPTに「ミーティングのアジェンダを作りたい」と伝えると、アジェンダを作るために必要な情報を教えてくれます。そうすると、必要な情報を埋めていくことで、自動的にアジェンダを完成させることが出来るのです。


アジェンダを1から考えるのは時間と労力を要しますが、ChatGPTを使いこなすことで、時間をかけないアジェンダ作成を実現できます。

#### 1-3.ミーティング招集用文章（主にメール）の作成
ChatGPTは、ミーティング招集用文章の作成を助け、準備をより効果的にすることができます。

ミーティング招集の際、メールを使う機会は今でも多いのではないでしょうか。働く環境によってチャットツールを使っているケースもあるかと思いますが、それでも招集用の文面作成は必要な事が多いでしょう。
ChatGPTを活用することで、そのような文面作成を円滑に行うことができます。

ChatGPTに「ミーティングの招集用メールの文面作成をお願いします」というプロンプトを与えることで、ミーティング招集用文章のテンプレートが作成できます。生成された文章を基に内容を追記することで、作成した文章をそのままメールやチャットツールを通じて配布することができます。


ChatGPTを活用することで、ミーティングの事前準備の1つである招集用文章の作成を容易にし、ミーティングの成果向上に繋げられる可能性を高められるでしょう。

### 2.ChatGPTを用いたミーティング後のフォローアップ効率化
ChatGPTはミーティングの準備と同じように、ミーティング後の業務にも有効活用することが可能です。ここからは、ミーティング実施後に行う必要がある多様な業務について、どのように効率化できるのかについて紹介します。

#### 2-1.議事録の自動生成と要点整理
ChatGPTは議事録の要約を自動的に作成する能力を持っています。これにより、時間のかかる要約作業を効率化することが可能です。

ChatGPTは与えられた情報を解析し、自然なテキストを生成する能力を持っています。この能力を使い、効率的な要約を実現できます。

具体的には、ミーティングの内容をひたすらメモする（この際、体裁は気にしない）ことに集中し、体裁が整っていない煩雑な文章を全てChatGPTに貼り付けた上で「上記議事録の内容を要約してください」というプロンプトを与えることで、自動で要約が可能です。


さらに、要約された文章を使い「議事録の要点を整理してください」というプロンプトを与えることで、要点整理まで実施してくれます。


ChatGPTの機能をフル活用することで、議事録作成の手間が減り、他業務にかけられる時間を増やすことが可能です。

#### 2-2.アクションプランの作成
ChatGPTは、ミーティングからアクションプランを作成するために使用することができます。これは、次のステップやタスクを明確にし、ミーティング後のフォローアップを助けます。

ChatGPTはテキストから特定の情報を抽出する能力を持っています。これを利用して、ミーティングの文字起こしからアクションプランを作成することが可能です。

2-1.で作成した議事録を基に、「議事録で主要な行動項目を特定してください」というプロンプトを使うことで、議事録を参照の上、アクションプランを生成してくれます。


ChatGPTを使うことで、議事録からアクションプランを作成する手間を削減し、効率的なネクストアクションを実現できます。

### 3.ChatGPTと他ソフトの連携によるミーティングの効率化
ChatGPTは、単体でもその分析能力を活かしたサポートが可能です。しかし、既存のソフトウェアと組み合わせることで、さらなる効率化の実現が可能です。

ここからは、そんな例をいくつかご紹介します。

#### 3-1.Microsoft Teamsとの連携
ChatGPTのミーティング効率化のために連携をおすすめするソフトウェアの1つに、Microsoft社が開発・提供するビデオ通話・チャットアプリの[「Microsoft Teams」](https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software)があります。

Microsoft Teamsには、会話の文字起こしと保存ができる「トランスクリプション」という機能があり、ミーティングで行われた会話の文字起こしとダウンロードを実施することが可能です。

具体的には、Microsoft Teamsから議事録をドキュメント形式でダウンロードし、ダウンロードしたデータから、全文をChatGPTにコピーします、
その上で、ChatGPTに「この議事録を要約してください」という具体的なプロンプトを与えます。すると自動で要約の生成を行ってくれるのです。

Microsoft Teams自体にも議事録生成機能は存在しますが、そこにChatGPTを加えることで、煩雑な議事録要約の作業を軽減し、ミーティング後の作業をより効率的に行うことができます。

#### 3-2.Slackとの連携
ChatGPTのミーティング効率化のために連携をおすすめするもう1つのソフトウェアとして、Slack Technology社が開発・提供するビジネスチャットツールの[「Slack」](https://slack.com/intl/ja-jp)があります。

SlackにもMicrosoft Teamsと同じく文字起こし機能が搭載されており、音声ファイルや動画ファイルをアップロードすることで、精度の高い文字起こしを自動で行うことが可能です。

Slackで文字起こしした文章だけでも内容はある程度理解できますが、ChatGPTを併用することで、長い会話の要約や、要点の整理を素早く行うことが出来るため、内容理解の効率化に繋げられます。

また、合同会社Qinが開発・提供する「Assort」というアプリも登場しています。
このアプリでは、Slack内でChatGPTのAIチャット機能が利用可能になっており、ChatGPTを別途起動する必要がなく、ツール起動の手間を省く事ができます。

SlackとChatGPTを併用することで、長い文章でも素早い要約・要点整理が実現することができます。加えて、Slack内でChatGPTが使えるようになるアプリも登場するなど、より効率化な利用方法の開発も進んでいるのです。

### 4.まとめ
ChatGPTを活用することで、ミーティングの事前準備やフォローアップが効率化され、生産性の向上に繋げられます。また、ミーティングのアジェンダ作成や目的設定に役立つだけでなく、議事録の自動生成やアクションプラン作成を可能にします。

AIを活用したツールの導入は、オンラインコミュニケーションの質を向上させ、より効果的なミーティングを実現します。
ミーティングの質をより高めるため、ChatGPTを是非使いこなしてください。