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# System prepended metadata

title: 予約・受付・統制システム
tags: [GitHub, Published]

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description: 予約・受付・統制システム from 総務局ウェブサイト班
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# 予約・受付・統制システム

<span style="text-align: right; display: block">文責：総務局ウェブサイト班長 竹村龍悟</span>

## 1. 予約･受付･統制システムの仕組み

来場者が予め予約し、当日の入退場・また各展示の入退室を管理する、予約･受付･統制システムについての概要を記す。

### 1-1. 予約の流れ

1. 文化祭公式ウェブサイト [<ruby>afes<rt>ｴｰﾌｪｽ</rt></ruby>.info](https://afes.info) 上に設置された予約フォームから予約をする。
2. 予約時に、個人情報として「氏名」「住所」「緊急連絡先の電話番号」「メールアドレス」を取得する。
3. 当日の受付時に使用する QR コードをメールアドレス宛に送信する。

[→ 2-1. 個人情報の取り扱いについて](#2-1-個人情報の取り扱いについて)

### 1-2. 受付・入場の流れ

1. 入場口に受付用のタブレットを設置する。
2. 入場口の担当者が、予約者の提示した QR コードとリストバンドに印刷されている QR コードを読み取り、予約情報とリストバンドの紐付けをする。

#### 1-2-1. リストバンドについて

- 予約・入退室管理に、QR コード付きのカラーリストバンドを使用する。価格面や衛生面を考え紙製のものを採用する。
- 在校生には予め全員に配布し、来場者に対しては当日受付にて配布する。
- リストバンドは入場時刻/退場時刻ごとに違う色のものを使用する。ただし入場時間の制限を 120 分、30 分ごとの入場を予定しているので実際は 6 色使用し 3 時間おきに同じ色のリストバンドを使用する。

### 1-3. 展示教室への入退室の流れ

1. 展示入室時に、展示員が来場者のリストバンドの QR コードを読み取る。
2. この時、教室内の定員が超過していた場合、また退場時間が迫っている・退場時間を過ぎた場合に警告を表示するか入室を拒否するメッセージを表示する。
3. 退室時も同様に QR コードの読み取りをする。

### 1-4. その他管理システムを用いて行う事

- 各展示や統制局などに対して、各展示や学校全体での 滞在者数 / 滞在者上限 をリアルタイムに表示する機能を用意する
- 来場者の入退室情報は全て記録し、後日陽性者が出てしまった場合に、感染者の入退室記録を確認して感染者との濃厚接触者が居なかったかどうか確認や、感染者と同じ時間帯に同じ展示にいた人物に対する注意の連絡をすることができる。

## 2. システムの運用について

### 2-1. 個人情報の取り扱いについて

いたずらなどによる重複予約の防止と、検査陽性者が現れた時の対応・連絡のために個人情報を取得する。

当日の文化祭運営においては、予約情報との紐付けは必ず予約 id を介して行い、入退出の記録に個人情報を用いず、また一般展示員は個人情報を閲覧できない状況にする。

個人情報を閲覧できる人間は 4, 5 人に限定し、閲覧の際も複数件を同時に閲覧できないようにし、分あたりの閲覧件数を厳しく制限することで、リスクを可能な限り低減している。

班以外に個人情報を閲覧できる人物を用意する理由は、入場口で QR コードを提示できなかった人など不測の事態に備えるためである。

### 2-2. 退場時間について

文化祭終了時前後で出口に来場客が密集することを防ぐため、退場時刻を10分間隔でずらす。イメージは 3-4. を参照のこと。


### 2-3. テストとデモンストレーションについて

当日の混乱を避けるため、また不具合などを発見するために、最低で文実内で 2 回のテスト、各展示責任者を交えて 1 回のデモンストレーションを実施する。

### 2-4. 各種権限の設定について

個人情報の閲覧を不特定多数の人間が行う事を防いだり、入場処理などをいたずら目的などで不正に行われてしまう可能性を防ぐため、権限を詳細に設定できるようにしている。

### 2-5. 想定している入場者数と予算について

1 人あたりの滞在時間を 2 時間とする。
入場できる時間帯を 6 時間 (9:30 ~ 15:30) $\times$ 2 日間 としたとき、入場時刻を 30 分ごとに分けると入場時刻を 12 回に分けられるから、1 回 125 人入場できるとすると 1 日に 1,500 人が来場できる。
また、生徒に配布するために 1 日目 / 2 日目 別で合計 3,000 本使用する。
その他の用途は以下の通りで、合計 6,240 本の使用を予定している。

| 用途                   | 1 色の本数 | 色数  | 本数  |
| :--------------------- | ---------: | ----: | ----: |
| 当日使用               |        500 |     6 | 3,000 |
| 予備                   |         50 |     6 |   300 |
| 生徒用                 |      1,500 |     2 | 3,000 |
| 非常時用               |        250 |     1 |   250 |
| 受付説明用             |         50 |     1 |    50 |
| デモンストレーション用 |         50 |     3 |   150 |
| 文実内テスト用         |         30 |     3 |    90 |
| 合計                   |            |       | 6,840 |

単価 16 円 $\times$ 6,840 本 $=$ 105,440 円

- iPad Air 2 入場×2, 退場×2, 単価 1980円 = 9,900 円

計 115,340

＊ [想定している業者の商品ページ](http://www.active-life.co.jp/wristband/index.html#printin)

#### 2-5-1. リストバンドイメージ

![Wristband Example](https://i.imgur.com/2Mg9w8f.png)

<!-- ![Wristband Example](https://i.imgur.com/JYwVxFN.png) -->

## 3. 昼休み制を導入しなくて済む環境にするために
以上のようなシステムは、少しでも回転率及び安全性を高めるために用意してきているものである。以下にこのシステムを導入することで行なえるようになることを改めて列挙する。

### 3-1. 入退場口の混雑緩和
入場時刻を指定すれば、必然と入場時刻近辺に入場口に人が集まってしまう。現状の午前・午後の2回に分ける案では、500人という人数を短時間でさばく事は当然できないので、処理に時間がかかったり、混雑が予想される。これは期末試験より人数が少ないといっても1分間あたりに入口を通れる人数は非常に少なく、また麻布生と違って来場者の大半は時間通りにくるので明らかに詰まってしまう。

入場時刻を30分単位で分割することで、1回の入場数を減らし、短時間に入場者が集まらないようにできる。リストバンドでの可視化とシステムでの自動検知を用いることで、長居されることなく時間内に返す事ができる。

### 3-2. 滞留者管理が容易い事
どの展示にどれくらいの人数が滞留しているかがひと目で分かるので、チェックは容易い。

### 3-3. 展示室定員を文実・教員で操作できる事
問題が発生した展示室に入室できる人数を一時的に制限することで、昼休みの枠にとらわれず柔軟に対応できる。昼休み制を導入したとしても、結局密が発生しやすい・し得る場所は昼休みに入る前に閉鎖されるべきで、結局感染症対策としての効果を十分にあげる事はできない。
また、制限は数字の書き換えのみで行え、展示室の出入りはスキャンを強制しているので、制限や展示閉鎖に強制力をもたせやすい。
もちろんシステムがなくても展示閉鎖する事もできると考える。

### 3-4. 予約数を調整できること
時間帯別で入場できる客数を変える事で昼の時間帯の入場者数を減らし、展示閉鎖のタイミングを半分ずつでずらすなど対処できるようになる。1例として、12:00~13:00の間の滞在者数が定員の半分である250人になる入場の分け方を下表に提示する。これは 3-1. 3-2. を踏まえてもまだ昼休み制が必要だと考えてる場合の折衷案であることをご留意いただきたい。

## 4. このシステムや文化祭に関する所見

<!-- ### 4-1. 上記のようなシステムを導入する理由

1, 2 で挙げられてきたシステムを導入する理由は、以下のようなものが挙げられる。

1. 受付時間を均等に正確に分けることができるので入退場口での混雑や長い列が形成されてしまう事態を避ける事ができる。
   感染症の対策を考えると、列の形成の際に 2 m の間隔を空けなければならず、人数を減らさないと校外に非常に長い列が形成されてしまう恐れがある。
2. 当日リアルタイムで各展示・全体での滞在者数を確認できるので、統制や後日に文化祭に関する資料をまとめる際に非常に役立つ。
3. 来場者の行動を記録することで、感染者が出てしまった際の濃厚接触者が居ないかどうかを調べやすい。 ([→ 1-4. その他管理システムを用いて行う事](#1-4-その他管理システムを用いて行う事)) -->

### 4-1. ウェブサイト上での展示について

開催形態に関わらず、ウェブサイト上にて展示物の掲示を行う。

展示物掲載については、すでに作成したウェブサイトの機能を拡張して行う予定である。

現在各記事・寄稿は各団体から投稿された後、必ず文実による審査を得た後に公開される。教員からの要請があれば、教員によるチェックを行うことも考えられる。

Youtube Live などを行う可能性もあるが、これらの管理に関してはリンクをサイト上に掲示するのみで、当班の管轄外である。

### 4-2. オンラインでの開催について

オンラインでの文化祭は、文実内のみならず校内全体でオンラインに関する知識や能力がなければ十分なクオリティのものを作成することが困難であり、一般の展示でオンサイトよりもクオリティの高い展示物を出すことは到底できない。

また、行うとしても半年前の段階から取り組むようなプロジェクトであるので、実施には非常に消極的である。

動画制作等に関しては、文実内に動画制作関連の知識を持っているものが皆無であるので厳しいと考えている。

オンラインだからこそできること、というものがあるのではないかという話もあったが、一般生徒が慣れないもので更に企画をやる方が酷であるし、所謂 VTuber なるものは企業の協力がなければ不可能に近いし、他のこともハードルが高すぎる… 
Cluster というバーチャル空間でイベントを開くことができるサービスを用いた計画があったものの挫折してしまった事はこの議論の参考になると思う。

### 4-3. その他

当班含めた文実と教員を交えて直接話す場がないと、システム関連についての話は十分に行えないと考えている。

## 5. アプリ詳細・開発状況について

![](https://i.imgur.com/vDowigy.jpg)

- [GitHub Organization: afes-website](https://github.com/afes-website)
  ウェブサイト関連のコードはすべてこの Organization で管理している。
- [GitHub Milestone: v2.0.0](https://github.com/afes-website/docs/milestone/1)
  受付･統制システムはこの Milestone で管理している。
- [GitHub Milestone: v2.1.0](https://github.com/afes-website/docs/milestone/2)
  予約システムはこの Milestone で管理している。
- [Figma: afes-website/student-app/design](https://www.figma.com/file/KiMcvs2j5yy1QEHiQC9wO5/design)
  UI設計はこの design で行っている。 
- [Figma Prototype](https://www.figma.com/proto/KiMcvs2j5yy1QEHiQC9wO5/design)

## 6. ウェブサイト班連絡先

- [afes.info お問い合わせフォーム](https://afes.info/contact/)
- [contact@afes.info](mailto:contact@afes.info)
