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title: Reunião final PyBr2023

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# Reunião final PyBr2023 - 13/11/2023



### Participantes:
 - André Pastore
 - Fernando Massanori
 - Regis Tomkiel
 - Adriano Margarin
 - Talita
 - Ana Dulce
 - Perceu Bertoletti
 - Jonny Deitos
 - Everton 
 - Paula
 - Renan 
 - Belisa
 - Jules

### Talita

- Acompanhar mais de perto as pessoas palestrantes, pois varias "sumiram"
- Descentralizar coisas, muitas das vezes a coisa pegou pq tudo tava centralizado com pessoa x ou y
- Abrir espaço para todes tomarem decisões (a não ser que a pessoa não queira), assim evita o ponto de cima.
- Fechar as bases de identidade visual, que acho que foi um grande gargalo aqui
- Dividir trabalho em grupos de trabalho, assim ninguem se "pisa" e todo mundo sabe alguma direção (não que não pode se apoiar em momentos de tranquilidade)
- Deixar a grade de forma impressa no local do evento, muita gente fica confusa, e as vezes é só deixar na porta da sala a grade do dia
- Ninguém come 6 salgados e 3 doces, pode ser diminuido tranquilamente
- Escolha do CDC não foi assertiva
    - Teve incidente relatados não-tratados
    - ...
- Tivemos com problema com organização online
- S2 Marco Rougeth (salvou evento online)
- Faltou núcleos de organizações
- Precisa ter um "Gerente de Projeto"


### André Pastore

- Mapa do local
- Estrutura desenhada
- Qual estrutura minima?
- Pessoal voluntário, organização, é importante ter, mas tem que ter profissionais para atender serviços, exemplo, coffee break, funcionou, mas precisa ter profissionais atendendo
    - Falta de opções de fornecedores, e os poucos "caros". (Jonny Deitos)
- Patrocinio começou a executar muito próximo ao evento
    - Foi buscado empresas locais, mas todas com mentalidade fechada, planejamento de patrocinios já estava fechados.
    - Levar como aprendizado que precisam serem procurados antes da virada do ano
- Keynote da Andrezza, ela ficou sabendo da palestra dela durante a semana do evento, dar previsibilidade para se programarem
- Time online, mencionar o pessoal que está organizando online
    - Importante citar durante o evento presencial (everton costa)


### Everton Costa

- Muita decisão ignorada ou refeita a partir de fevereiro/23, causando desorganização no grupo, mas após um tempo voltou aos trilhos
- Algumas decisões centralizadas em um unica pessoa
- Foi tratado bem as pessoas que foram recebidas durante o evento
- Não deixamos cair a qualidade do evento, superou as expectativas de muitas pessoas
- Muita emoção envolvida durante as palestras / keynotes
- Grupo tem uma adaptabilidade incrivel em relação a operação "deixar bonito"
- Parabéns ao grupo que fez acontecer
- Palestrantes sumiram depois que enviaram propostas e foram aceitas


### Jonny Deitos

- Máximo de serviços possiveis centralizar / contratar fornecedores, exemplo fornecedor oficial da Python Brasil
- Como identificar / localizar palestrantes, achar alguma forma de facilitar essa busca, whatsapp, e-mail, telegram, sinal de fumaça...
- Ter um app talvez ajude para notificar participantes sobre palestras que irão acontecer, trocas e afins


### Regis Tomkiel

- Praticamente "tudo" ficou para os ultimos dias, não deixar para ultima hora, por exemplo, adesivos, café...
- Mesmo tendo muitas decisões em cima da hora, foi positivo a entrega do evento
- Acumulo de atividades em algumas pessoas
- Jeff (linuxtips), ficou apaixonado pela comunidade, agradeceu a todos
- Delegar e fazer o que foi delegado
- Muitas pessoas talentosas na organização
- Fornecedores oficiais, exemplo camisetas, stickers...


### Jules

- PSF S2 - Respeitar guide lines de alterações do logo.
- Dividir melhor as equipes de Comunicação: gente para postar stories e gente para editar os assets no Canva
- Capacitação e recrutamento do voluntariado do Evento Online
- Engajamento das palestras online
- Recrutamento do CdC com um mês de antecedência
- Documentação do processo de transmissão das lives (Criação das _stream keys_, playlist do evento): Gravar fluxo além de documentação escrita? Como replicar transmissões das lives da OBS com Youtube Studio?
- Open Space deu certo demais!
- Recrutar voluntáries e Org. para as sprints
- Divulgar melhor o funcionamento das sprints (até o textinho explicativo no PP já ajudaria)
- Mas, mesmo assim, as sprints deram certo <3
- Cotas de patrocínio mais alinhadas com a realidade socio econômica
- Preenchimento da grade de Infra e Hosts durante os tutoriais: alto risco de ajuste
- APyB alinhar melhor a infraestrutura com a Org.: 
    - Alinhamento prévio com as equipes de sonorização e de transmissão
    - Alinhamento da APyB com a reserva da sala e live
    - APyB deve checar se a Assembleia está na grade
    - Palestra da APyB é obrigatória na PyBR? (Porque tivemos que chamar pessoas no hall do evento para comparecer à palestra:
    - 1. A palestra não estava na grade
    - 2. Talvez alguns conteúdos apresentados na talk poderiam ter sido brevemente apresentados na Assembleia


### Perceu 

- Nada foi errado ou falhas, fizemos o que estava no nosso alcance
- Faltou pessoas tomadoras de decisão
- No geral o evento foi legal, mas tem que ter fornecedores
- CDC e coffee foi um pouco "caotico"
- Precisava ter pessoas com experiencia de "organizador" profissional
- Local falhou em ter que separar o parte da escola do evento
    - Ambos os lados falharam antes / após evento
- Assembleia da Apyb foi "caotica", atrapalhou o andamento do evento, pré e durante a assembleia
- Dá de fazer um trabalho melhor, precisamos abraçar novas pessoas para eventos
- Ter mais pessoas nas reuniões de planejamento para que seja tomada decisões e abrir discussões
- Gestão do projeto em si foi falho


### Belisa

- Muita dificuldade de tomar decisões do evento
- Ter grupos focados para resolver questões especificas
- Pessoas tomar muita coisa pra si e sobrecarregadas
- Dividir as decisões nesses pequenos grupos
- Falhou em acessibilidade, no credenciamento chegou uma pessoa com muletas e não tinhamos sacola, mas o ponto mais grave foi o rolé (pós evento)

### Ana Dulce

- Falta de patrocinio
- Postergamos muitas decisões por falta de grana e o que iria entrar
- Redimensionamos 2x o evento, saimos de um planejamento de 1000, depois para 600 e fechamos em menos de 400


### Massanori

- Para solicitar apoio da PSF tem que ter muitas coisas orçadas
- Evento online tem que ter o cuidado com os palestrantes presenciais
- Video privados após a pybr, tem como liberar?
- CDC tem que ter camiseta chamativa
- CDC tem que ter pessoas com experiências

### Renan

- Coffee da mto trabalho, acho bem válido organizar e terceirizar tanto pra tutoriais como pra evento principal (considerando que temos patrocínio, mas visto que coffee sempre vai ter que ter acho válido ja contratar)
- Organizar quem vai ser host no mínimo 1 semana antes do evento. Perguntar pra as pessoas da org quem quer, em qual quer e se se sente confortável em falar em público. Comentando que é sempre legal pessoas diferentes serem hosts pra mostrar que tem pessoas diferentes ajudando no evento.
- Treinar as pessoas antes: cdc, hosts de palestras


### Paula 

- Pontos criticos, "enjoados" da comida no 3º dia
- Conseguimos fazer um evento com efeito positivo para os participantes
- Gritar com outras pessoas não é legal, as pessoas estão ali para ajudar, ouvir uma resposta não assertiva não é legal
- Ter empatia


### Conclusão

Precisamos fomentar comunidades locais, acompanhar mais novos participantes da comunidade, gerar lideranças e incentivar mais as pessoas a abraçarem a comunidade.

