# Reunião final PyBr2023 - 13/11/2023 ### Participantes: - André Pastore - Fernando Massanori - Regis Tomkiel - Adriano Margarin - Talita - Ana Dulce - Perceu Bertoletti - Jonny Deitos - Everton - Paula - Renan - Belisa - Jules ### Talita - Acompanhar mais de perto as pessoas palestrantes, pois varias "sumiram" - Descentralizar coisas, muitas das vezes a coisa pegou pq tudo tava centralizado com pessoa x ou y - Abrir espaço para todes tomarem decisões (a não ser que a pessoa não queira), assim evita o ponto de cima. - Fechar as bases de identidade visual, que acho que foi um grande gargalo aqui - Dividir trabalho em grupos de trabalho, assim ninguem se "pisa" e todo mundo sabe alguma direção (não que não pode se apoiar em momentos de tranquilidade) - Deixar a grade de forma impressa no local do evento, muita gente fica confusa, e as vezes é só deixar na porta da sala a grade do dia - Ninguém come 6 salgados e 3 doces, pode ser diminuido tranquilamente - Escolha do CDC não foi assertiva - Teve incidente relatados não-tratados - ... - Tivemos com problema com organização online - S2 Marco Rougeth (salvou evento online) - Faltou núcleos de organizações - Precisa ter um "Gerente de Projeto" ### André Pastore - Mapa do local - Estrutura desenhada - Qual estrutura minima? - Pessoal voluntário, organização, é importante ter, mas tem que ter profissionais para atender serviços, exemplo, coffee break, funcionou, mas precisa ter profissionais atendendo - Falta de opções de fornecedores, e os poucos "caros". (Jonny Deitos) - Patrocinio começou a executar muito próximo ao evento - Foi buscado empresas locais, mas todas com mentalidade fechada, planejamento de patrocinios já estava fechados. - Levar como aprendizado que precisam serem procurados antes da virada do ano - Keynote da Andrezza, ela ficou sabendo da palestra dela durante a semana do evento, dar previsibilidade para se programarem - Time online, mencionar o pessoal que está organizando online - Importante citar durante o evento presencial (everton costa) ### Everton Costa - Muita decisão ignorada ou refeita a partir de fevereiro/23, causando desorganização no grupo, mas após um tempo voltou aos trilhos - Algumas decisões centralizadas em um unica pessoa - Foi tratado bem as pessoas que foram recebidas durante o evento - Não deixamos cair a qualidade do evento, superou as expectativas de muitas pessoas - Muita emoção envolvida durante as palestras / keynotes - Grupo tem uma adaptabilidade incrivel em relação a operação "deixar bonito" - Parabéns ao grupo que fez acontecer - Palestrantes sumiram depois que enviaram propostas e foram aceitas ### Jonny Deitos - Máximo de serviços possiveis centralizar / contratar fornecedores, exemplo fornecedor oficial da Python Brasil - Como identificar / localizar palestrantes, achar alguma forma de facilitar essa busca, whatsapp, e-mail, telegram, sinal de fumaça... - Ter um app talvez ajude para notificar participantes sobre palestras que irão acontecer, trocas e afins ### Regis Tomkiel - Praticamente "tudo" ficou para os ultimos dias, não deixar para ultima hora, por exemplo, adesivos, café... - Mesmo tendo muitas decisões em cima da hora, foi positivo a entrega do evento - Acumulo de atividades em algumas pessoas - Jeff (linuxtips), ficou apaixonado pela comunidade, agradeceu a todos - Delegar e fazer o que foi delegado - Muitas pessoas talentosas na organização - Fornecedores oficiais, exemplo camisetas, stickers... ### Jules - PSF S2 - Respeitar guide lines de alterações do logo. - Dividir melhor as equipes de Comunicação: gente para postar stories e gente para editar os assets no Canva - Capacitação e recrutamento do voluntariado do Evento Online - Engajamento das palestras online - Recrutamento do CdC com um mês de antecedência - Documentação do processo de transmissão das lives (Criação das _stream keys_, playlist do evento): Gravar fluxo além de documentação escrita? Como replicar transmissões das lives da OBS com Youtube Studio? - Open Space deu certo demais! - Recrutar voluntáries e Org. para as sprints - Divulgar melhor o funcionamento das sprints (até o textinho explicativo no PP já ajudaria) - Mas, mesmo assim, as sprints deram certo <3 - Cotas de patrocínio mais alinhadas com a realidade socio econômica - Preenchimento da grade de Infra e Hosts durante os tutoriais: alto risco de ajuste - APyB alinhar melhor a infraestrutura com a Org.: - Alinhamento prévio com as equipes de sonorização e de transmissão - Alinhamento da APyB com a reserva da sala e live - APyB deve checar se a Assembleia está na grade - Palestra da APyB é obrigatória na PyBR? (Porque tivemos que chamar pessoas no hall do evento para comparecer à palestra: - 1. A palestra não estava na grade - 2. Talvez alguns conteúdos apresentados na talk poderiam ter sido brevemente apresentados na Assembleia ### Perceu - Nada foi errado ou falhas, fizemos o que estava no nosso alcance - Faltou pessoas tomadoras de decisão - No geral o evento foi legal, mas tem que ter fornecedores - CDC e coffee foi um pouco "caotico" - Precisava ter pessoas com experiencia de "organizador" profissional - Local falhou em ter que separar o parte da escola do evento - Ambos os lados falharam antes / após evento - Assembleia da Apyb foi "caotica", atrapalhou o andamento do evento, pré e durante a assembleia - Dá de fazer um trabalho melhor, precisamos abraçar novas pessoas para eventos - Ter mais pessoas nas reuniões de planejamento para que seja tomada decisões e abrir discussões - Gestão do projeto em si foi falho ### Belisa - Muita dificuldade de tomar decisões do evento - Ter grupos focados para resolver questões especificas - Pessoas tomar muita coisa pra si e sobrecarregadas - Dividir as decisões nesses pequenos grupos - Falhou em acessibilidade, no credenciamento chegou uma pessoa com muletas e não tinhamos sacola, mas o ponto mais grave foi o rolé (pós evento) ### Ana Dulce - Falta de patrocinio - Postergamos muitas decisões por falta de grana e o que iria entrar - Redimensionamos 2x o evento, saimos de um planejamento de 1000, depois para 600 e fechamos em menos de 400 ### Massanori - Para solicitar apoio da PSF tem que ter muitas coisas orçadas - Evento online tem que ter o cuidado com os palestrantes presenciais - Video privados após a pybr, tem como liberar? - CDC tem que ter camiseta chamativa - CDC tem que ter pessoas com experiências ### Renan - Coffee da mto trabalho, acho bem válido organizar e terceirizar tanto pra tutoriais como pra evento principal (considerando que temos patrocínio, mas visto que coffee sempre vai ter que ter acho válido ja contratar) - Organizar quem vai ser host no mínimo 1 semana antes do evento. Perguntar pra as pessoas da org quem quer, em qual quer e se se sente confortável em falar em público. Comentando que é sempre legal pessoas diferentes serem hosts pra mostrar que tem pessoas diferentes ajudando no evento. - Treinar as pessoas antes: cdc, hosts de palestras ### Paula - Pontos criticos, "enjoados" da comida no 3º dia - Conseguimos fazer um evento com efeito positivo para os participantes - Gritar com outras pessoas não é legal, as pessoas estão ali para ajudar, ouvir uma resposta não assertiva não é legal - Ter empatia ### Conclusão Precisamos fomentar comunidades locais, acompanhar mais novos participantes da comunidade, gerar lideranças e incentivar mais as pessoas a abraçarem a comunidade.