# Gestión y evaluación de la producción científica: Gestores de referencias bibliográficas

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# Objetivos de esta sesión
* Aprender a crear y gestionar una biblioteca de referencias bibliográficas
* Conocer las diferentes formas de importación de referencias
* Aprender a exportar citas y referencias de manera eficiente
* Introducir aspectos avanzados de Zotero

# 1. ¿Para qué un gestor de referencias?
Una herramienta completamente imprescindible en la vida académica es el gestor de referencias bibliográficas. Si bien las funciones pueden variar en base al usuario, su principal potencial reside en:
* **Importar referencias** - Permite capturar y marcar referencias a cualquier documento (científico o no)
* **Gestionar y consultar referencias** - Permite organizar, anotar y buscar referencias
* **Generar citas y bibliografía** - Permite citar y referenciar en cualquier formato
* **Compartir referencias** - Permite la colaboración y difusión de referencias

No olvides que lo que estos gestores incluyen son **referencias bibliográficas**, igual que las bases de datos bibliográficas. Esto es un conjunto de metadatos (título, autores, año...) que representan un documento y permiten identificarlo, pero no es el documento en sí. Aunque, como veremos después, se pueden almacenar los documentos también.

# 2. ¿Qué gestor de referencias?
La primera duda que surge al usar estas herramientas es clara. De [todas las opciones](https://en.wikipedia.org/wiki/Comparison_of_reference_management_software), ¿cuál escojo?

Al igual que pasa con las bases de datos, la solución es más sencilla de lo que parece a primera vista. Si bien puedes detenerte a comprobar cuál es [la opción a tu medida](https://libguides.bodleian.ox.ac.uk/reference-management/comparison-tables), lo cierto es que a grandes rasgos hay tres grandes gestores muy similares entre sí:
- [Zotero](https://www.zotero.org/)
- [Mendeley](https://www.mendeley.com/)
- [RefWorks](https://refworks.proquest.com/)

En mi caso, puedo hacer mi trabajo de manera idéntica con cualquiera de los tres, pero me decanto por Zotero porque:
* Es **gratuito** (RefWorks no)
* Tiene **versión de escritorio** (RefWorks no)
* Es **ágil** (ligeramente más que Mendeley y RefWorks)

De igual forma, otra duda que puedes tener es respecto al usar la versión de escritorio o la *online*. Yo me decanto por la primera por ser la más completa, funcionar más rápido y permitir trabajar sin conexión.

**Recomendación**: Escoge el gestor que más te llame la atención de estos tres, por ser los que más comunidad y presencia tienen, y en caso de que algo no te convenza no temas en probar una alternativa.

# 3. Uso básico de un gestor de referencias
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<b>Nota:</b> Para ejemplificar el manejo de un gestor de referencias se va a utilizar Zotero, pero al final veremos cuán idéntico es el funcionamiento de las otras herramientas.
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## 3.1. Crear un usuario
Muchas de las herramientas, más allá de las tres mencionadas, cuentan con la posibilidad de crear un usuario al que vincular la biblioteca de referencias. Este es un punto fundamental para tener **sincronizadas** tus referencias en varios dispositivos, **evitar que se pierdan** en caso de algún problema y poder hacer uso de **funciones colaborativas**. Además, si existe una versión online del gestor, el usuario es imprescindible.

Por ello, el primer paso [crear un usuario](https://www.zotero.org/user/register) al que vincular la biblioteca de referencias.

Cuando hagas uso de la aplicación en escritorio no olvides **iniciar sesión**. En Zotero puedes hacerlo en su opción "Sincronizar", dentro de "Preferencias".

## 3.2. Importar referencias
La importación puede hacerse de manera manual o automática.

La manera manual implica crear que registro paso a paso, incluyendo los metadatos de los registros bibliográficos uno a uno.

La forma automática puede ser de tres maneras:
- [**Zotero Connector**](https://www.zotero.org/download/connectors)* - Completamente imprescindible. Esta extensión para navegador te permite capturar cualquier documento e importar la referencia a Zotero
- **Añadir por identificador** - Una opción básica de Zotero que a partir de un identificador (DOI, ISBN, URL...) captura e importa la referencia
- **Importar registro (Bib/RIS)** - Las revistas y bases de datos bibliográficas siempre permiten exportar referencias en formatos estándar, que luego pueden importarse fácilmente

*También existen los respectivos de [Mendeley](https://www.mendeley.com/reference-management/web-importer) y RefWorks

**Recomendación**: Ante cualquier importación, incluso una directa desde una revista, revisa siempre los metadatos del registro.

### Almacenar PDFs
Una opción que puede pasar desapercibida es la de adjuntar archivos. Los PDFs pueden incrustarse en la referencia y, si el PDF está disponible en abierto, Zotero automáticamente lo importa usando Zotero Connector y la importación por identificador. Mendeley también lo permite.

**Advertencia**: Un detalle menor al principio. Zotero cuenta con un espacio gratuito de 300MB y su uso puede [consultarse en la web](https://www.zotero.org/settings/storage). Mientras que Mendeley tiene 2GB y puedes consultarlo en tu [perfil](https://www.mendeley.com/settings/subscription/).

## 3.3. Gestionar y consultar referencias
Todo lo que importes al gestor de referencias se almacena en tu biblioteca general, aunque lo hagas incluyéndolo directamente en una colección o carpeta concreta.

### Organización
En los gestores de referencias se distinguen dos sistemas de etiquetado o clasificación:
* **Colecciones/Carpetas** - Permiten crear conjuntos de referencias. Útil para trabajar por proyectos.
* **Etiquetas/Palabras clave** - Permiten caracterizar el documento. Útil para identificar documentos.

**Recomendación**: Adapta la vista de la biblioteca de referencias a tu gusto e incluye los campos que te sean de mayor interés.

### Anotaciones
Otra función que no falta es el sistema de notas. En cada referencia puedes incluir pequeños comentarios. Muy útil para destacar aspectos relevantes del trabajo, resumirlo...

### Adjuntos
Si bien en estos gestores de referencias se pueden adjuntar a las referencias archivos, como PDFs, en el caso de Zotero y Mendeley está disponible un **lector de PDF** con sistema de **subrayado y anotación** que es otra de las opciones casi indispensables en la vida académica. Una opción muy util de Zotero es convertir las anotaciones del PDF en notas de la referencia.

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## 3.4. Generar citas y bibliografía
Una vez tenemos nuestras referencias almacenadas y curadas puedes facilitar la redacción de una bibliografía y las citas de un documento usando el estilo que quieras.

Existen dos opciones básicas para hacerlo:
* **Estática**: Generar las citas y bibliografías desde el gestor de referencias seleccionando los documentos concretos
* **Dinámica**: Conectar el gestor de referencias al procesador de texto (Word, Google Docs) e ir indicando qué citar

Conectar el gestor de referencias a los procesadores de texto es muy sencillo. Lo normal es que con Word sea un proceso casi invisible y nada más instalar la versión de escritorio de Zotero o Mendeley se conecte o pida permiso para hacerlo. Con Google Docs, en el caso de Zotero, solo necesitas tener instalado Zotero Connector.

Si tienes problemas al conectar el gestor a Word, revisa la configuración de este.
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### Estilos
Estos gestores tienen por defecto instalados los estilos bibliográficos más populares, pero son extensibles a miles más. Los tres dan soporte al proyecto [Citation Style Language (CSL)](https://citationstyles.org/) y permiten en todo momento buscar entre más de 10.000 estilos y añadirlos al gestor. Zotero tiene su [repositorio](https://www.zotero.org/styles) incluso en abierto.

## 3.5. Compartir referencias
Una última opción es la de compartir las referencias o crear grupos colaborativos. Estos grupos pueden tener diferentes niveles de restricción y son una opción ideal para trabajar en equipo ya que cada integrante puede realizar sus aportaciones y tener así una biblioteca en común.

# 4. Zotero avanzado
## 4.1. Gestión de duplicados
A menudo puedes generar referencias duplicadas, incluso con variaciones entre sus metadatos. Este es un problema común y que aumenta con el paso del tiempo al ir creciendo la biblioteca.

Una vez más, está todo pensado. Los tres gestores permiten la identificación de potenciales duplicados (referencias con muchas similitudes) y permiten combinarlas en una sola.

**Recomendación**: Lleva a cabo esta revisión cada poco tiempo para evitar problemas en el futuro.

## 4.2. RTF
Una opción casi desconocida, pero con mucha utilidad, es el escaneo RTF (Rich Text Format). Es una tercera manera de generar citas y referencias. Permite en un documento, por ejemplo Word, realizar diferentes citas en un formato cómo el APA *{apellidos del autor, año}* indicador donde queremos crear la bibliografía con *{Bibliography}* y tras ello escanearlo con Zotero para transformar las citas e incluir las referencias en el formato deseado.

## 4.3. Plugins
Por último, si estas opciones te acaban sabiendo a poco, Zotero dispone de un [completo listado de plugins](https://www.zotero.org/support/plugins) que aumentan las opciones del gestor de referencias. Por ejemplo, pueden recuperar las [citas de los documentos](https://github.com/eschnett/zotero-citationcounts) o [mejorar los metadatos](https://github.com/leonkt/zotero-memento).

# Extra: herramientas para un apuro
Más allá de los gestores de referencias aquí vistos y con un enfoque diferente, también existen herramientas para generar citas y referencias. Estas son de utilidad para momentos concretos, pero no para construir una bibliografía.

Algunos ejemplos:
* [ZoteroBib](https://zbib.org/)
* [AnyStyle.io](https://anystyle.io/)

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# Información
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<b>Autor:</b> <a href="https://orcid.org/0000-0001-9437-8757">Wenceslao Arroyo-Machado</a></br>
<b>Fecha de actualización:</b> 09/03/2023</br>
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