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# System prepended metadata

title: W5 Weekly Meeting
tags: [Project Management, Bizthinking, Meeting]

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W5 Weekly Meeting
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###### tags: `Meeting` `Bizthinking` `Project Management`

:::info
- **Date:** Apr 14, 2021 9:00-10:30 PM
- **Agenda**
1. W4學習進度討論 `10min`
2. W5案例討論 `10min`
3. 老闆OfficeHour `30min`
4. AfterOfficeHour `10min`
5. W5任務討論 `30min`
6. 交流與臨時動議 `15min`
7. 本次會議覆盤 `5min`
- **參與者:**
    - Austin
    - Chin
    - Desmond
    - Issa
    - Lucia
    - Sandy
    - Shine
- **主持人:** Lucia
- **紀錄:** Lucia、Chin
- **參考:** [W4 Weekly Meeting](https://hackmd.io/HzRB6M-rTFqrWf7wIHe6sA?both)
- **下週主持人:** 無:::
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## W4學習進度討論
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點名結論：**專案報告之老闆想知道的是**
- 你有沒有問題
- 其他人有沒有問題
- 專案進度有沒有問題
- 專案資源有沒有問題



## W5案例討論
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- 資源不足：
    - 時間/範疇/成本
    - 範疇：砍功能
    - Q：語音技術
    > Agora
 
- 沒有後端工程師與語音即時對話技術
    - Q：Mike：無相關經驗，無法評估時數

    > 我在網路上有看到新聞報導，Clubhouse的語音核心功能，其實是跟一家叫做「agora」的公司買技術，也許這塊直接外包，可以節省許多時間，也可以避免許多風險，我來研究一下跟老闆提案。

 
- 共用資源卡關：
    - 主專案（Sr.PM Shirley）：
        - 設計：1/11-1/18
        - 測試：2/1-2/5
    > 公司只有一個QA跟一個設計師，Shirley說他的專案也在進行當中，今天是1/11，她的案子開始進設計，預計1/18結束，我太慢搶資源了呀！後續她的案子也是過年前要進測，2/1-2/5的測試時間也已經被她預定好了，怎麼正好案子都擠在一起呢？

- 老闆支援
    - 僑資源：讓老闆去跟雪莉僑
    - 需僑的資源有
        - QA
        - Designer
        - BE
        - Agora資金


## 老闆OfficeHour
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1. QA
Q: 沒有 QA 會怎麼樣
A: 要有 QA 
Q: QA 兩個專案的共享，時程如何敲定，finished early & postponed 時程最多兩天可以嗎？
A: 不需要管對方專案，時間到就把資源拿過來
2. Designer
Q: Designer 兩個專案的共享，時程如何敲定，finished early & postponed 時程最多兩天可以嗎？
A: 不需要管對方專案，時間到就把資源拿過來

3. Backend
Backend 需要專職一人
Q: 23 天可以嗎？
A: 太久了，不確定 Shirley 專案需求
Q: 如果縮減功能，變成 15 - 20 天呢？
A: 勉強可以

Assumption by chin WBS
![](https://i.imgur.com/gGbKAFN.png)


## AfterOfficeHour
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分享事情規劃 by chin
- [Modules Flow](https://app.creately.com/diagram/N6buY1KGaw2)
- [Wireframe](https://app.creately.com/diagram/49ozQIYyV8c)
- [Table schema](https://app.creately.com/diagram/FGTw9L2ZaNM)

## W5討論任務
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- 如何發出會議邀請?(流程)
    - 約時間
    - 確認會議目的
    - 確認會議時間
    - 確認會議結論

- 會議邀請內容?
    - 參與人
    - 日期時間
    - 會議時長
    - 會議主題
    - 會議結論
    - 會議前閱讀資料
    - 需要達成的會議結論

- 會前準備
    - 需要大家看過的會前資料
    
    
- 簡報準備

- 會議討論規則
    - Mind-Setting
        - Open-Mind
        - 不要否定他人的意見
    - 定義會議目標
        - 本次會議要產出的結果

- 會後事項
    - 會議記錄：詳細 @ notion  + 摘要 (TAKE AWAY) @ slack-channel
    - 後續追蹤：將任務開成 Ticket，將 Tickets 的關聯建立起來，後續依照 Ticket 系統來提醒

- 分享
    - 通常有一個Rough Issue進來，直接做跨部們溝通，是最浪費時間的
    - 好的做法，是兩邊有固定單一窗口，先讓這兩人去做清楚的定義，釐清問題和範疇，等一切確認之後，再進行後續會議等等。
    - Non-Techical PM，先釐清問題背後的需求，再回去跟工程師們討論，請工程師提出一至二方案，可能是包含時間、項目、參與人員：
        1. 工最少解決，最快的方法
        2. 工比較多，但是可以讓產品更好的方法
    - Product Engineer：
        - 技術之外，有沒有興趣跟人溝通 (人格特質)
        - 是否在意產品功能是否被使用
    - PM和Engineer之間，若有一個可以做溝通的人員，可以節省很多時間。
    - 坑/雷
        - 無效的會議紀錄，會讓會議失去價值，之後還要將議題重新討論，浪費時間。
        - 當討論發散的時候，沒有會議主持人將議題拉回來，浪費時間在討論非本次會議重點的細節，讓工程師們很痛苦。
        - 參與會議的人，如果不是擁有決策權的人，那麼當次會議沒辦法決議共識，這會使該會議目標無法達成，並拉長會議時間和次數。

## 交流與臨時動議
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- [會議管理/李君婷](https://learn.bizthinking.com.tw/packages/f6883e/units/fe613E)
- [Better Uptime](https://betteruptime.com/)

## Action Item
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- 請看過 [會議管理/李君婷](https://learn.bizthinking.com.tw/packages/f6883e/units/fe613E)
- Chin會分享Principle PM的作法
- W6會議主持人：Issa / W6會議紀錄：Sandy 
- W6：
    - Austin的近況
    - Austin的「工程師間的政治」

## 本次會議覆盤
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- 時間管理：
    - 需要做好時間控管，像是每一部分的討論時間，和每個人的發言時間。
    - 可以利用工具協助
        - 計時App iOS 內建的時間/stopwatch (Chin分享)