Апостилювання документів в Україні: Що потрібно знати у 2025 році

У сучасному світі міжнародної взаємодії питання легалізації документів стало вкрай актуальним для українців. Робота за кордоном, навчання, укладення шлюбів, відкриття бізнесу — ці та інші життєві ситуації часто вимагають підтвердження автентичності українських документів для використання їх за межами країни. Одним із найпоширеніших способів такої легалізації є [апостилювання документів в Україні](https://bip.net.ua/services/posluga-apostilyuvannya/).

У цій статті розглянемо, що таке апостиль, кому та для чого він потрібен, як проходить процедура апостилювання документів в Україні, а також які органи цим займаються і скільки це коштує.

Що таке апостилювання документів?
Апостилювання документів в Україні — це офіційна процедура підтвердження справжності підпису, посади особи, що підписала документ, та, за потреби, справжності печатки чи штампа на документі, для подальшого його використання в інших державах.

Апостиль — це спеціальний штамп, який проставляється на офіційному документі або на окремому аркуші, що додається до нього. Він запроваджений Гаазькою конвенцією від 5 жовтня 1961 року, до якої Україна приєдналася у 2003 році.

Головна перевага апостилю полягає в тому, що після його проставлення документ не потребує додаткового консульського засвідчення в посольстві тієї держави, де він буде використовуватись.

Анкор: апостилювання документів в Україні.

Які документи підлягають апостилю?
Апостиль в Україні можна поставити на такі документи:

свідоцтва РАЦС (про народження, шлюб, розлучення, зміну імені);

дипломи, атестати, додатки до них;

довідки (про несудимість, про місце проживання тощо);

нотаріально завірені документи (доручення, згоди, заяви);

судові рішення та інші документи органів юстиції;

документи, видані органами державної влади.

Не підлягають апостилю:

документи приватного характеру (листи, договори, особисті заяви без нотаріального посвідчення);

документи, пов’язані з комерційною діяльністю, які не є офіційними (рахунки, контракти, специфікації).

Для чого потрібне апостилювання документів в Україні?
Апостиль потрібен у випадках, коли українські документи планується використовувати в країнах, що є учасниками Гаазької конвенції. Серед основних ситуацій:

оформлення на роботу за кордоном;

вступ до навчального закладу;

укладення шлюбу або реєстрація дітей за кордоном;

отримання посвідки на проживання чи громадянства іншої країни;

відкриття банківських рахунків або реєстрація бізнесу.

Анкор: апостилювання документів в Україні.

Які органи в Україні займаються апостилюванням документів?
У залежності від типу документів, апостиль в Україні проставляють різні державні органи:

Міністерство юстиції України (Мін’юст):
Апостилює документи органів юстиції, нотаріальні документи, судові рішення, довідки РАЦС.

Міністерство освіти і науки України (МОН):
Апостилює дипломи, атестати, довідки навчальних закладів тощо.

Міністерство закордонних справ України (МЗС):
Апостилює довідки, видані державними органами, а також інші документи, які не належать до компетенції Мін’юсту або МОН.

З 2019 року в Україні діє електронна система подання заявок на апостиль через спеціальні портали, що значно спрощує процедуру.

Як відбувається процедура апостилювання документів в Україні?
Процедура апостилювання документів в Україні виглядає наступним чином:

Підготовка документів.
Оригінал документа має бути у належному стані. Якщо йдеться про нотаріально завірені копії, вони повинні бути зроблені українським нотаріусом.

Подача документів до відповідного органу.
Подати документи можна:

Особисто через відділи прийому громадян;

Через уповноваженого представника;

Через онлайн-сервіс (наприклад, для Мін’юсту або МОН).

Оплата державного мита.
Розмір мита залежить від типу документу та органу, який апостилює.

Очікування.
Термін розгляду заявки зазвичай складає від 2 до 5 робочих днів, у деяких випадках можливе прискорене оформлення.

Отримання готового документа з апостилем.
Документ повертається із проставленим апостилем або вклеєним аркушем з апостилем.

Скільки коштує апостилювання документів в Україні?
Станом на 2025 рік, вартість апостилювання документів в Україні регулюється відповідними постановами Кабінету Міністрів та наказами міністерств. Приблизні тарифи:

Стандартне апостилювання (до 5 робочих днів) — від 150 до 300 грн за документ.

Термінове апостилювання (1–2 робочі дні) — від 450 до 800 грн за документ.

У приватних компаніях, які займаються супроводом цієї процедури, ціна може бути вищою, оскільки до неї додається сервісний збір.

Анкор: апостилювання документів в Україні.

Чи можна зробити апостиль онлайн?
Так, в Україні вже кілька років діє можливість подання заявки на апостилювання документів через електронний портал Міністерства юстиції України або спеціальні сервіси на базі ЦНАПів.

Переваги онлайн-апостилювання:

Економія часу;

Відсутність черг;

Можливість відслідковувати статус заявки в особистому кабінеті.

Однак, навіть при подачі онлайн готовий документ потрібно отримати фізично, оскільки апостиль проставляється безпосередньо на паперовому документі.

Важливі нюанси апостилювання документів в Україні
Переклад документів: У багатьох випадках після апостилювання документ потрібно перекласти на мову країни призначення і нотаріально завірити переклад.

Термін дії апостилю: Формально апостиль не має терміну дії, але деякі країни можуть вимагати, щоб документ був виданий не пізніше ніж за 6–12 місяців до подачі.

Перевірка справжності апостилю: Усі апостилі, видані в Україні, можна перевірити через офіційний реєстр Міністерства юстиції або інші державні сервіси.

У яких країнах визнається апостиль?
Апостиль визнається у країнах-учасницях Гаазької конвенції. Станом на 2025 рік до неї входять понад 120 країн, включаючи:

США

Канада

Велика Британія

Німеччина

Польща

Чехія

Іспанія

Італія

Франція

Австралія

Японія та інші.

Важливо: деякі країни, наприклад Китай, ОАЕ або Канада, мають окремі вимоги щодо легалізації документів, і в таких випадках апостиль може не підходити.

Підсумки
Апостилювання документів в Україні — важливий крок для тих, хто планує використовувати українські документи за кордоном. Процедура є чітко регламентованою, а завдяки сучасним електронним сервісам вона стала значно простішою і швидшою.

Головне — точно знати, до якого органу звертатися, зібрати правильний пакет документів та заздалегідь уточнити вимоги тієї країни, де документи будуть використовуватись.

Якщо вам потрібно отримати апостиль на документи, варто звернути увагу на офіційні сайти Міністерства юстиції, Міністерства освіти і науки, Міністерства закордонних справ України, а також сервіси ЦНАП.