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title: "\U0001F4DA BIBLIOTHÈQUE DE PROMPTS IA POUR LES RH"

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# 📚 BIBLIOTHÈQUE DE PROMPTS IA POUR LES RH
## Guide pratique pour PME québécoises | KODRA Conseils

**Version 1.0 - Novembre 2025**  
**Auteur : Sébastien Bélisle, KODRA Conseils**

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## 🎯 COMMENT UTILISER CETTE BIBLIOTHÈQUE

### Structure des prompts
Chaque prompt est conçu selon le modèle **C-R-T-F** :
- **C**ontexte : Qui est Claude, quel est le secteur, la taille de l'organisation
- **R**ôle : Quel rôle Claude doit adopter (RRH, recruteur, consultant, etc.)
- **T**âche : Qu'est-ce qu'on demande précisément
- **F**ormat : Comment présenter la réponse (tableau, liste, document, etc.)

### Niveaux de prompts
- 🟢 **DÉBUTANT** : Prompt simple, utilisation directe
- 🟡 **INTERMÉDIAIRE** : Prompt avec personnalisation nécessaire
- 🔴 **AVANCÉ** : Prompt complexe avec itérations multiples

### ⚠️ SÉCURITÉ ET CONFIDENTIALITÉ
**RÈGLE D'OR** : Toujours anonymiser les données avant de les utiliser
- ❌ Jamais de noms complets, NAS, adresses
- ✅ Utiliser des codes : ID-2024-001, Candidat A, Employé X
- ✅ Retirer toute information médicale ou sensible


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## 1. RECRUTEMENT ET ACQUISITION DE TALENTS {#1-recrutement}

### 1.1 Rédaction d'offres d'emploi 🟢

**Prompt de base :**
```
Tu es responsable RH dans une PME québécoise. 

Rédige une offre d'emploi pour un poste de [TITRE DU POSTE] qui :
- Présente clairement la mission du poste
- Liste les responsabilités principales (5-7 points)
- Décrit le profil recherché (formation, expérience, compétences)
- Met en valeur notre culture organisationnelle [DÉCRIRE BRIÈVEMENT]
- Mentionne les conditions de travail et avantages

Contexte de l'entreprise :
- Secteur : [SECTEUR]
- Taille : [NOMBRE] employés
- Localisation : [VILLE/RÉGION]
- Particularités : [EX: télétravail hybride, horaire flexible]

Ton : Professionnel mais chaleureux, inclusif
Longueur : 400-500 mots
Structure : Introduction | Mission | Profil recherché | Ce qu'on offre | Pour postuler
```

**Prompt avancé - Offre inclusive et attractive :** 🔴
```
Tu es expert en marque employeur et rédaction RH inclusive.

Contexte :
- Poste : [TITRE]
- Entreprise : [TYPE] de [NOMBRE] employés en [RÉGION]
- Secteur : [SECTEUR]
- Défis de recrutement : [EX: pénurie de main-d'œuvre, région éloignée]

Mission : Créer UNE offre d'emploi qui :

1. ATTIRE sans discriminer :
   - Utilise un langage épicène
   - Évite les biais genrés (ex: "force physique" vs "capacité à soulever 20kg")
   - Distingue "requis" vs "atouts"
   - Encourage la diversité

2. STRUCTURE optimale :
   - Titre accrocheur (max 60 caractères)
   - Chapeau vendeur (2-3 lignes qui donnent envie)
   - Mission du poste (le "pourquoi")
   - Responsabilités (7 maximum, verbes d'action)
   - Profil (séparé en "Essentiels" et "Atouts")
   - Avantages concrets et différenciants
   - Processus de candidature simplifié

3. INTÈGRE subtilement :
   - Valeurs organisationnelles
   - Impact du poste
   - Possibilités d'évolution
   - Éléments de conciliation travail-vie personnelle

4. RESPECTE :
   - Loi sur l'équité salariale (Québec)
   - Charte des droits et libertés
   - Meilleures pratiques d'inclusion

Produis DEUX versions :
- Version A : Format standard (LinkedIn, Indeed)
- Version B : Version courte pour réseaux sociaux (200 mots max)

Ajoute également :
- 5 mots-clés SEO pour le recrutement en ligne
- 3 hashtags pertinents
- Suggestion de visuel ou photo d'ambiance
```

### 1.2 Analyse de CV 🟡

**Prompt comparatif :**
```
Tu es consultant en recrutement avec 15 ans d'expérience.

J'ai reçu [NOMBRE] candidatures pour un poste de [TITRE]. 
Voici les CV anonymisés :

[COLLER CV 1 - anonymisé]
---
[COLLER CV 2 - anonymisé]
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[COLLER CV 3 - anonymisé]

Critères d'évaluation prioritaires :
1. [CRITÈRE 1 + pondération en %]
2. [CRITÈRE 2 + pondération en %]
3. [CRITÈRE 3 + pondération en %]

Analyse comparative sous forme de TABLEAU :

| Candidat | Forces (3 max) | Zones d'attention (3 max) | Score /100 | Recommandation |
|----------|----------------|---------------------------|------------|----------------|
| ID-001   |                |                           |            |                |

Ensuite, pour CHAQUE candidat recommandé pour entrevue :
- 3 questions spécifiques à poser basées sur son parcours
- 1 mise en situation adaptée à son profil
- Éléments à valider impérativement

Conclusion : Classement final avec justification en 2-3 phrases par candidat.
```

### 1.3 Questions d'entrevue 🟢

**Prompt par compétence :**
```
Tu es expert en entrevues comportementales (méthode STAR).

Génère 6 questions d'entrevue pour évaluer la compétence suivante : 
[NOM DE LA COMPÉTENCE]

Contexte du poste : [DESCRIPTION BRÈVE]

Pour chaque question :
1. Formule la question (méthode STAR)
2. Indique ce qu'on cherche à évaluer précisément
3. Donne un exemple de "bonne réponse" (indicateurs positifs)
4. Donne un exemple de "signal d'alerte" (indicateurs négatifs)

Format : Prêt à intégrer dans un guide d'entrevue

Compétences à évaluer :
- [LISTE DES COMPÉTENCES CLÉS DU POSTE]
```

**Prompt - Guide d'entrevue complet :** 🔴
```
Tu es directeur RH chevronné spécialisé en évaluation de candidats.

Crée un GUIDE D'ENTREVUE STRUCTURÉ pour le poste de [TITRE].

PARTIE 1 - PRÉPARATION
- Révision du CV : 5 points à valider/approfondir
- Documents à avoir sous la main
- Aménagement de l'entrevue (présentiel/virtuel)

PARTIE 2 - DÉROULEMENT (60 minutes)
Séquence proposée avec timing :

0-5 min : ACCUEIL
- Script d'introduction
- Mise en contexte
- Déroulement de l'entrevue

5-15 min : PARCOURS ET MOTIVATIONS
- 3 questions sur le parcours
- 2 questions sur les motivations pour le poste

15-40 min : COMPÉTENCES (MÉTHODE STAR)
Pour chaque compétence clé [LISTER] :
- 2 questions comportementales
- Indicateurs de réponse solide
- Questions de relance si réponse vague

40-50 min : MISES EN SITUATION
- 2 cas pratiques liés au poste réel
- Critères d'évaluation

50-55 min : QUESTIONS DU CANDIDAT
- Préparer 3-4 réponses types aux questions fréquentes

55-60 min : CONCLUSION
- Prochaines étapes
- Délais de réponse

PARTIE 3 - GRILLE D'ÉVALUATION
Tableau avec :
- Compétences évaluées
- Observations (espace pour notes)
- Cote (1-5)
- Commentaires
- Décision : Recommandé / À discuter / Non retenu

PARTIE 4 - POST-ENTREVUE
- Points à vérifier (références, diplômes)
- Questions restées sans réponse
- Impression générale

Adapte au contexte : PME québécoise, secteur [SECTEUR], équipe de [NOMBRE] personnes.
```

### 1.4 Lettres et communications aux candidats 🟢

**Prompt - Accusé de réception :**
```
Rédige un courriel d'accusé de réception de candidature qui :
- Remercie chaleureusement le candidat
- Confirme la réception de la candidature
- Explique les prochaines étapes
- Donne un délai réaliste de réponse
- Laisse une porte ouverte

Contexte :
- Poste : [TITRE]
- Organisation : [NOM]
- Délai de traitement : [NOMBRE] semaines
- Nombre de candidatures reçues : [NOMBRE si pertinent]

Ton : Professionnel et humain
Signature : [NOM, TITRE]
```

**Prompt - Refus après CV :**
```
Rédige un courriel de refus de candidature (présélection) qui :
- Reste positif et respectueux
- Ne donne pas de fausse espérance
- Encourage le candidat dans sa recherche
- Laisse une bonne impression de l'organisation
- Évite les formulations juridiquement risquées

Contexte :
- Candidat ID-[XXX]
- Raison du refus (pour ma compréhension) : [BRÈVE EXPLICATION]
- Type de poste : [TITRE]

Ton : Empathique mais clair
Longueur : Court (150 mots max)

Important : Ne pas mentionner la raison spécifique du refus dans le courriel.
```

**Prompt - Refus après entrevue :**
```
Rédige un courriel de refus post-entrevue qui :
- Remercie sincèrement pour le temps investi
- Reconnaît les qualités du candidat
- Explique que d'autres profils correspondaient mieux (sans détails)
- Offre un feedback constructif (optionnel, si pertinent)
- Garde la porte ouverte pour l'avenir

Candidat : ID-[XXX]
Nombre d'entrevues : [X]
Poste : [TITRE]
Points positifs à souligner : [LISTE]
Feedback constructif (si applicable) : [ÉLÉMENT]

Ton : Respectueux et humain
Inclure possibilité de feedback téléphonique si le candidat le souhaite.
```

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## 2. INTÉGRATION ET ONBOARDING {#2-intégration}

### 2.1 Plan d'intégration 30-60-90 jours 🟡

**Prompt détaillé :**
```
Tu es spécialiste en intégration d'employés.

Crée un plan d'onboarding 30-60-90 jours pour : [TITRE DU POSTE]

CONTEXTE ORGANISATIONNEL :
- Type d'organisation : [PME/OSBL/etc.]
- Secteur : [SECTEUR]
- Taille de l'équipe : [NOMBRE]
- Mode de travail : [Présentiel/Hybride/Télétravail]
- Particularités : [EX: plusieurs sites, clientèle spécifique]

NOUVEAU EMPLOYÉ :
- Niveau : [Junior/Intermédiaire/Senior]
- Expérience dans le secteur : [Oui/Non/Partielle]

FORMAT TABLEAU avec les colonnes suivantes :

| Période | Objectifs d'apprentissage | Activités et formations | Livrables attendus | Personnes-ressources | Indicateurs de réussite |
|---------|--------------------------|------------------------|-------------------|---------------------|------------------------|
| Jours 1-7 | | | | | |
| Jours 8-30 | | | | | |
| Jours 31-60 | | | | | |
| Jours 61-90 | | | | | |

Inclure également :

SECTION 1 - AVANT L'ARRIVÉE (J-7)
- Préparation technique et administrative
- Communications préalables

SECTION 2 - PARCOURS D'INTÉGRATION
Détailler pour chaque période :
- Formations techniques/outils
- Rencontres clés (équipe, partenaires, clients)
- Projets progressifs (faciles → complexes)
- Moments de feedback formels

SECTION 3 - INDICATEURS DE SUCCÈS
5 critères mesurables à 30, 60 et 90 jours

SECTION 4 - RISQUES ET MITIGATION
3 risques fréquents en intégration avec actions préventives

SECTION 5 - RÔLES
- Responsable direct : [RESPONSABILITÉS]
- Mentor/parrain : [RESPONSABILITÉS]
- RH : [RESPONSABILITÉS]
- Nouvel employé : [RESPONSABILITÉS]
```

### 2.2 Checklist d'accueil jour 1 🟢

**Prompt pratique :**
```
Génère une checklist complète pour l'accueil du premier jour d'un nouvel employé.

Poste : [TITRE]
Mode : [Présentiel/Hybride/Télétravail]
Équipe : [TAILLE et COMPOSITION]

STRUCTURE DE LA CHECKLIST :

□ PRÉPARATION AVANT ARRIVÉE
  □ Poste de travail prêt
  □ Accès informatiques créés
  □ Équipements préparés (liste détaillée)
  □ Documentation imprimée
  □ Équipe avisée
  □ Lunch d'équipe organisé

□ MATIN - ACCUEIL (9h-12h)
  □ Accueil personnalisé par [QUI]
  □ Tour des lieux
  □ Rencontre avec [GESTIONNAIRE]
  □ Présentation de l'équipe
  □ Remise du matériel
  □ Configuration des accès

□ APRÈS-MIDI - INTÉGRATION (13h-17h)
  □ Formation aux outils de base
  □ Présentation des processus clés
  □ Attribution du premier mini-projet
  □ Rencontre avec mentor/parrain
  □ Questions/réponses

□ FIN DE JOURNÉE
  □ Feedback sur la journée
  □ Plan pour le lendemain
  □ Contact d'urgence si questions

Ajoute 5 MODÈLES DE MESSAGES :
1. Courriel de bienvenue (envoi J-1)
2. Message d'annonce à l'équipe
3. Ordre du jour de la journée (à remettre le matin)
4. Questions pour le feedback de fin de journée
5. Rappel du plan de la semaine 1
```

### 2.3 Guide de l'employé personnalisé 🔴

**Prompt pour guide d'accueil :**
```
Tu es expert en expérience employé et communication RH.

Crée un GUIDE D'ACCUEIL pour nouveaux employés de [NOM ORGANISATION].

SECTION 1 - BIENVENUE
- Message du dirigeant
- Notre histoire en bref
- Notre mission et nos valeurs (avec exemples concrets)
- Organigramme simplifié

SECTION 2 - INFORMATIONS PRATIQUES
- Horaires et présences
- Politiques de télétravail/flexibilité
- Pauses et repas
- Stationnement/transport
- Code vestimentaire
- Accès aux bureaux

SECTION 3 - OUTILS ET SYSTÈMES
- Courriel et communications
- Logiciels principaux utilisés
- Téléphonie
- Demandes de soutien technique
- Ressources intranet

SECTION 4 - CONDITIONS DE TRAVAIL
- Structure salariale (général)
- Avantages sociaux (résumé)
- Vacances et congés
- Programme AÉSST
- Perfectionnement professionnel

SECTION 5 - VIE D'ÉQUIPE
- Activités sociales
- Comité social
- Événements annuels
- Tradition et rituels d'équipe

SECTION 6 - RESSOURCES UTILES
- Personnes-ressources par sujet
- FAQ des nouvelles recrues (10 questions fréquentes)
- Glossaire de termes/acronymes utilisés
- Contacts d'urgence

SECTION 7 - PREMIERS 90 JOURS
- À quoi s'attendre
- Moments clés de feedback
- Comment demander de l'aide

Ton : Accueillant, informatif, pas trop formel
Format : Document PDF de 12-15 pages, aéré et visuel
Éléments à personnaliser : [FOURNIR INFOS SPÉCIFIQUES]
```

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## 3. FORMATION ET DÉVELOPPEMENT {#3-formation}

### 3.1 Plan de développement individuel 🟡

**Prompt personnalisé :**
```
Tu es conseiller en développement des compétences.

Crée un plan de développement professionnel sur 12 mois pour :

PROFIL DE L'EMPLOYÉ :
- Poste actuel : [TITRE]
- Ancienneté : [ANNÉES]
- Formation initiale : [DOMAINE]
- Aspirations : [COURT TERME et LONG TERME]

BESOINS IDENTIFIÉS :
- Compétences à développer : [LISTE]
- Contexte : [Nouvelle responsabilité / Lacune identifiée / Ambition / Évolution du poste]

CONTRAINTES :
- Budget disponible : [MONTANT] $ CA
- Temps alloué : [HEURES] sur l'année
- Préférences d'apprentissage : [Présentiel/En ligne/Mixte]
- Langue : [Français/Bilingue]

PLAN DE DÉVELOPPEMENT :

FORMAT TABLEAU :
| Trimestre | Compétence visée | Activité de développement | Durée | Coût | Résultat attendu | Évaluation |
|-----------|------------------|---------------------------|-------|------|------------------|------------|
| T1 (janv-mars) | | | | | | |
| T2 (avril-juin) | | | | | | |
| T3 (juil-sept) | | | | | | |
| T4 (oct-déc) | | | | | | |

Pour CHAQUE activité, précise :
- Fournisseur/organisme (québécois de préférence)
- Modalité (formation, coaching, mentorat, auto-formation, projet)
- Lien avec les responsabilités actuelles ou futures
- Application concrète prévue

INCLURE :
- Mix 70-20-10 (70% apprentissage terrain, 20% social, 10% formel)
- Au moins une certification ou reconnaissance formelle
- Un projet d'application pratique par trimestre
- Moments de bilan (auto-évaluation + rencontre gestionnaire)

BUDGET DÉTAILLÉ :
- Formations : [X]$
- Matériel/livres : [X]$
- Déplacements : [X]$
- Contingence (10%) : [X]$
- TOTAL : [X]$

INDICATEURS DE SUCCÈS :
Comment saura-t-on que le développement a eu l'impact souhaité ?
```

### 3.2 Analyse de besoins de formation collective 🟡

**Prompt d'analyse :**
```
Tu es consultant en formation organisationnelle.

J'ai compilé les besoins de formation exprimés lors des entretiens annuels :

[COLLER LISTE ANONYMISÉE DES BESOINS EXPRIMÉS - format : ID employé | Poste | Besoins mentionnés]

ANALYSE DEMANDÉE :

1. BESOINS COLLECTIFS (récurrents chez 3+ personnes)
   - Identifier les thématiques communes
   - Quantifier la demande
   - Prioriser selon l'impact organisationnel

2. BESOINS PAR DÉPARTEMENT/FONCTION
   - Regrouper par équipe
   - Identifier les formations ciblées vs générales

3. BESOINS INDIVIDUELS SPÉCIFIQUES
   - Lister les demandes uniques mais pertinentes
   - Suggérer des solutions (ex: formation externe, mentorat)

4. PRIORISATION
   Créer une matrice avec :
   - Urgence (critique, important, souhaitable)
   - Impact (organisation, équipe, individu)
   - Coût estimé (3 niveaux : $, $$, $$$)
   - Nombre de personnes concernées

5. PLAN DE FORMATION ANNUEL (ÉBAUCHE)
   Format :
   | Trimestre | Formation | Public cible | Nb pers. | Modalité | Coût estimé | Fournisseur suggéré |
   |-----------|-----------|--------------|----------|----------|-------------|---------------------|

6. BUDGET PRÉVISIONNEL
   Basé sur :
   - Formations courtes (1-2 jours) : 300-800$ CA/pers
   - Formations longues (3-5 jours) : 1500-3000$ CA/pers
   - Certifications : 2000-5000$ CA/pers
   - Formation interne (coût facilitateur) : 500-1500$ CA/groupe

7. ROI ANTICIPÉ
   Pour chaque formation prioritaire, estimer :
   - Gain de productivité
   - Réduction d'erreurs
   - Amélioration de la qualité
   - Impact sur la rétention

Contexte organisation :
- Secteur : [SECTEUR]
- Taille : [NOMBRE] employés
- Budget formation total : [MONTANT]$ CA
```

### 3.3 Évaluation post-formation 🟢

**Prompt d'évaluation :**
```
Génère un questionnaire d'évaluation de formation basé sur le modèle Kirkpatrick (4 niveaux).

Formation évaluée : [TITRE DE LA FORMATION]
Durée : [HEURES/JOURS]
Participants : [NOMBRE]
Objectifs de la formation : [LISTER]

QUESTIONNAIRE STRUCTURÉ :

NIVEAU 1 - RÉACTION (satisfaction)
5 questions sur :
- Pertinence du contenu
- Qualité de l'animation
- Matériel pédagogique
- Organisation logistique
- Satisfaction globale
Échelle : 1-5 + commentaires

NIVEAU 2 - APPRENTISSAGE (acquis)
- 3 questions ouvertes sur les apprentissages clés
- 5 questions vrai/faux ou QCM sur le contenu
- Auto-évaluation avant/après (compétences visées)

NIVEAU 3 - COMPORTEMENT (transfert - à J+30)
Questions sur :
- Utilisation concrète des apprentissages
- Obstacles rencontrés
- Soutien reçu du gestionnaire
- Changements observables

NIVEAU 4 - RÉSULTATS (impact - à J+90)
- Impact mesurable sur le travail
- Indicateurs d'amélioration
- Bénéfices pour l'organisation
- Recommandation de la formation (oui/non + pourquoi)

Format : Google Forms / SurveyMonkey / Microsoft Forms
Temps de complétion estimé : 10-15 minutes
```

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## 4. GESTION DE LA PERFORMANCE {#4-performance}

### 4.1 Préparation d'entretien annuel 🟡

**Prompt pour l'employé :**
```
Tu es coach en développement professionnel.

Aide-moi à préparer mon entretien annuel d'évaluation.

MES INFORMATIONS :
- Poste : [TITRE]
- Équipe : [NOM/SECTEUR]
- Ancienneté dans le poste : [DURÉE]
- Objectifs fixés l'an dernier : [LISTER SI CONNUS]

Crée un GUIDE DE PRÉPARATION avec :

1. BILAN DE L'ANNÉE
   Questions réflexives :
   - Mes principales réalisations (5-7)
   - Projets marquants et résultats obtenus
   - Défis relevés et apprentissages
   - Contributions à l'équipe/organisation
   - Moments de fierté

2. AUTO-ÉVALUATION
   Mes forces :
   - 3 compétences que j'ai particulièrement utilisées
   - Situations où j'ai excellé
   
   Mes axes d'amélioration :
   - 2-3 compétences à développer (avec justification)
   - Situations difficiles et apprentissages

3. ASPIRATIONS ET DÉVELOPPEMENT
   - Mes intérêts pour l'année à venir
   - Compétences que je veux développer
   - Formations ou projets souhaités
   - Vision à 2-3 ans dans l'organisation

4. BESOINS ET ATTENTES
   - Soutien nécessaire de mon gestionnaire
   - Ressources/outils manquants
   - Suggestions d'amélioration (processus, équipe, organisation)

5. QUESTIONS À POSER
   - À mon gestionnaire sur ma performance
   - Sur les orientations de l'organisation
   - Sur les opportunités de développement

6. OBJECTIFS PROPOSÉS POUR L'AN PROCHAIN
   - 3-5 objectifs SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, Temporels)

Format : Document Word, 4-5 pages, à compléter et apporter en entretien
```

**Prompt pour le gestionnaire :**
```
Tu es expert en gestion de la performance.

Aide-moi à préparer l'entretien annuel d'évaluation de :

EMPLOYÉ :
- Nom (code) : [ID-XXX]
- Poste : [TITRE]
- Dans le poste depuis : [DURÉE]
- Objectifs 2024 : [LISTER]

MES OBSERVATIONS :
- Points forts observés : [LISTER]
- Points d'amélioration : [LISTER]
- Réalisations marquantes : [LISTER]
- Défis rencontrés : [LISTER]
- Comportements/attitudes (positifs et négatifs) : [LISTER]

GUIDE DE PRÉPARATION :

1. ÉVALUATION STRUCTURÉE
   Pour chaque objectif fixé l'an dernier :
   - Atteint / Partiellement atteint / Non atteint
   - Preuves et exemples concrets
   - Facteurs de succès ou obstacles

2. FEEDBACK CONSTRUCTIF
   Méthode sandwich à préparer :
   - 3 points forts avec exemples spécifiques
   - 1-2 axes d'amélioration (formulés positivement)
   - Encouragements et reconnaissance

3. DISCUSSION SUR LE DÉVELOPPEMENT
   Questions à poser :
   - Ses aspirations professionnelles
   - Compétences qu'il/elle souhaite développer
   - Projets qui l'intéressent
   - Vision de son rôle à court/moyen terme

4. OBJECTIFS POUR L'ANNÉE À VENIR
   Proposer 3-5 objectifs SMART alignés sur :
   - Priorités organisationnelles
   - Développement de l'employé
   - Amélioration continue

5. PLAN D'ACTION DÉVELOPPEMENT
   - Formations recommandées
   - Projets stretch à confier
   - Mentorat/coaching si pertinent
   - Ressources à mettre à disposition

6. DÉROULEMENT DE L'ENTRETIEN (90 min)
   Script chronologique :
   - 0-10 min : Accueil, mise en contexte
   - 10-40 min : Bilan de l'année (laisser l'employé parler en premier)
   - 40-60 min : Feedback structuré
   - 60-75 min : Objectifs et développement
   - 75-90 min : Questions, plan d'action, conclusion

7. APRÈS L'ENTRETIEN
   - Compte-rendu écrit à produire (modèle)
   - Suivis à prévoir (dates)
   - Documents à transmettre au dossier RH

Ton : Bienveillant mais factuel, orienté développement
```

### 4.2 Gestion d'un employé en difficulté 🔴

**Prompt pour plan d'amélioration :**
```
Tu es conseiller RH spécialisé en gestion de la performance.

SITUATION (confidentielle) :
- Employé : [ID-XXX]
- Poste : [TITRE]
- Ancienneté : [DURÉE]
- Problématiques observées : [DÉCRIRE FACTUELLEMENT]
- Durée de la situation : [PÉRIODE]
- Actions déjà prises : [LISTER]

Aide-moi à structurer un PLAN D'AMÉLIORATION DE LA PERFORMANCE (PAP).

DOCUMENT À PRODUIRE :

1. CONTEXTE
   - Rappel des attentes du poste
   - Standards de performance attendus

2. CONSTATS FACTUELS
   Pour chaque problématique :
   - Description objective (faits, dates, exemples)
   - Écart par rapport aux attentes
   - Impact sur l'équipe/organisation
   - Éviter tout jugement de valeur

3. OBJECTIFS D'AMÉLIORATION
   - 3-4 objectifs SMART très précis
   - Critères de succès mesurables
   - Échéancier (généralement 30-60-90 jours)

4. MOYENS ET SOUTIEN
   Ce que l'organisation met en place :
   - Formations
   - Coaching/mentorat
   - Ressources/outils
   - Rencontres de suivi (fréquence)

5. RESPONSABILITÉS
   De l'employé :
   - Actions attendues
   - Comportements à adopter
   - Livrables à produire
   
   Du gestionnaire :
   - Soutien offert
   - Feedback régulier
   - Disponibilité

6. PROCESSUS DE SUIVI
   - Rencontres hebdomadaires/bimensuelles
   - Grille d'évaluation continue
   - Points de contrôle (30, 60, 90 jours)

7. CONSÉQUENCES
   - Si amélioration : [PRÉCISER]
   - Si amélioration insuffisante : [PRÉCISER - processus progressif]

8. SIGNATURES
   - Employé (prise de connaissance)
   - Gestionnaire
   - RH
   - Date

IMPORTANT :
- Ton professionnel et factuel
- Éviter formulations négatives ou accusatrices
- Focus sur l'amélioration, pas la punition
- Documenter pour protection légale
- Consulter conseiller juridique si pertinent

Produis également :
- Script de rencontre pour présenter le PAP
- Modèle de compte-rendu de suivi
- Grille d'évaluation pour les rencontres
```

### 4.3 Reconnaissance et feedback positif 🟢

**Prompt pour message de reconnaissance :**
```
Aide-moi à rédiger un message de reconnaissance significatif pour un employé.

CONTEXTE :
- Employé : [ID ou prénom si non sensible]
- Poste : [TITRE]
- Réalisation/comportement à souligner : [DÉCRIRE]
- Impact : [SUR L'ÉQUIPE/PROJET/ORGANISATION]
- Valeurs organisationnelles démontrées : [LISTER SI APPLICABLE]

Rédige un message qui :
- Est sincère et spécifique (éviter les généralités)
- Nomme la réalisation concrète
- Explique l'impact positif
- Fait le lien avec les valeurs (si pertinent)
- Encourage la continuité

Format : Courriel personnel du gestionnaire
Ton : Chaleureux et authentique
Longueur : 150-200 mots

Variante : Produis aussi une version courte (2-3 phrases) pour :
- Reconnaissance publique en réunion d'équipe
- Publication intranet
- Infolettre interne
```

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## 5. RÉMUNÉRATION ET AVANTAGES SOCIAUX {#5-rémunération}

### 5.1 Analyse d'équité salariale 🔴

**Prompt d'analyse comparative :**
```
Tu es consultant en rémunération globale.

Analyse l'équité salariale interne pour le groupe de postes suivant :

DONNÉES (anonymisées) :
[Fournir tableau : ID | Poste | Ancienneté | Formation | Salaire | Genre | Autres variables pertinentes]

ANALYSE DEMANDÉE :

1. ÉQUITÉ INTERNE
   - Écarts salariaux par poste similaire
   - Cohérence selon l'ancienneté
   - Cohérence selon la formation/expérience
   - Identification des anomalies

2. ÉQUITÉ DE GENRE
   - Écarts homme/femme par catégorie de poste
   - Analyse statistique (si données suffisantes)
   - Conformité Loi sur l'équité salariale (Québec)

3. COMPRESSION SALARIALE
   - Nouveaux vs anciens employés
   - Risques de démotivation

4. POSITIONNEMENT MARCHÉ
   Comparer avec :
   - Secteur : [SECTEUR]
   - Région : [RÉGION - ex: Abitibi-Témiscamingue]
   - Taille d'organisation similaire

5. RECOMMANDATIONS
   - Ajustements suggérés (avec justification)
   - Priorisation (urgents vs à moyen terme)
   - Impact budgétaire estimé
   - Plan de correction sur 1-2 ans

IMPORTANT :
- Respect total de la confidentialité
- Approche factuelle et objective
- Conformité légale (Loi sur l'équité salariale)
- Considérer contraintes budgétaires PME

Format : Rapport de 5-8 pages avec tableaux et graphiques
```

### 5.2 Structure salariale 🔴

**Prompt de création :**
```
Tu es expert en rémunération pour PME.

Aide-moi à créer une STRUCTURE SALARIALE claire et équitable.

CONTEXTE ORGANISATION :
- Secteur : [SECTEUR]
- Taille : [NOMBRE] employés
- Région : [RÉGION]
- Budget masse salariale : [MONTANT]$ CA
- Postes à structurer : [LISTE DES CATÉGORIES]

OBJECTIFS :
- Équité interne
- Compétitivité externe (attraction et rétention)
- Transparence
- Soutenabilité financière

ÉLÉMENTS À DÉVELOPPER :

1. CLASSES D'EMPLOI
   Regrouper les postes par :
   - Niveau de responsabilité
   - Compétences requises
   - Complexité
   - Impact organisationnel

2. ÉCHELLES SALARIALES
   Pour chaque classe :
   - Minimum (embauche débutant)
   - Point milieu (performance satisfaisante, expérience)
   - Maximum (expert, performance exceptionnelle)
   - Progression typique (années)

3. CRITÈRES DE POSITIONNEMENT
   Facteurs déterminant le salaire :
   - Formation (pondération X%)
   - Expérience pertinente (pondération X%)
   - Compétences spécialisées (pondération X%)
   - Performance (pondération X%)

4. PROGRESSION SALARIALE
   - % d'augmentation annuelle (performance satisfaisante)
   - % d'augmentation (performance supérieure)
   - Promotion (changement de classe)

5. TABLEAU RÉCAPITULATIF
   | Classe | Exemples postes | Min | Milieu | Max | Écart (%) |
   |--------|----------------|-----|--------|-----|-----------|

6. POLITIQUE D'APPLICATION
   - Embauche : Où positionner selon profil
   - Augmentation annuelle : Critères et processus
   - Équité : Révision périodique
   - Exceptions : Quand et comment

7. SOURCES DE DONNÉES
   - Enquêtes salariales consultées
   - Comparateurs du secteur
   - Ajustements régionaux

Produis un document de 8-10 pages, prêt à présenter au CA.
```

### 5.3 Lettre d'offre d'emploi 🟡

**Prompt complet :**
```
Rédige une LETTRE D'OFFRE D'EMPLOI formelle et complète.

INFORMATIONS :
- Candidat : [PRÉNOM NOM]
- Poste offert : [TITRE EXACT]
- Supérieur immédiat : [TITRE]
- Date d'entrée en fonction : [DATE]
- Lieu de travail : [ADRESSE]

CONDITIONS :
- Statut : [Temps plein/Temps partiel] [Permanent/Contractuel]
- Salaire : [MONTANT]$ CA annuel (ou horaire si applicable)
- Paiement : [Fréquence - ex: aux 2 semaines]
- Horaire : [DESCRIPTION]
- Télétravail : [Modalités si applicable]

AVANTAGES :
- Assurances collectives (après [X] mois)
- REER collectif (détails)
- Vacances : [NOMBRE] semaines
- Congés mobiles : [NOMBRE] jours
- Congés maladie : [POLITIQUE]
- Autres : [LISTE]

PÉRIODE PROBATION :
- Durée : [NOMBRE] mois
- Conditions

STRUCTURE DE LA LETTRE :

[EN-TÊTE ORGANISATION]

[Date]

[Nom du candidat]
[Adresse]

Objet : Offre d'emploi - Poste de [TITRE]

Monsieur/Madame [NOM],

PARAGRAPHE 1 - OFFRE
Nous avons le plaisir de vous offrir le poste de [TITRE] au sein de [ORGANISATION]. Cette offre fait suite à [entretiens/processus de sélection].

PARAGRAPHE 2 - POSTE ET RESPONSABILITÉS
[Résumé de la mission et principales responsabilités]

PARAGRAPHE 3 - CONDITIONS D'EMPLOI
[Détailler toutes les conditions]

PARAGRAPHE 4 - AVANTAGES SOCIAUX
[Énumérer clairement]

PARAGRAPHE 5 - PÉRIODE DE PROBATION
[Expliquer]

PARAGRAPHE 6 - DOCUMENTS REQUIS
Avant votre entrée en fonction, nous vous demandons de fournir :
- [Liste]

PARAGRAPHE 7 - ACCEPTATION
Pour accepter cette offre, veuillez signer la présente lettre et nous la retourner avant le [DATE]. Cette offre sera alors caduque.

PARAGRAPHE 8 - CONCLUSION
Nous sommes impatients de vous accueillir dans notre équipe et convaincus que vous apporterez une contribution significative à [ORGANISATION].

SIGNATURE :
[Nom, titre]
[Organisation]

---
ACCEPTATION

J'accepte les termes de cette offre d'emploi.

Signature : _______________  Date : _______________
Nom : [PRÉNOM NOM]

IMPORTANT :
- Ton professionnel et chaleureux
- Toutes les conditions clairement énoncées
- Conformité : Code du travail du Québec, normes du travail
- Faire réviser par un juriste si première utilisation
```

---

## 6. RELATIONS DE TRAVAIL {#6-relations}

### 6.1 Gestion de conflit interpersonnel 🔴

**Prompt de médiation :**
```
Tu es médiateur professionnel en milieu de travail.

SITUATION CONFLICTUELLE (confidentielle) :
- Parties impliquées : [Personne A - rôle] et [Personne B - rôle]
- Nature du conflit : [DÉCRIRE BRIÈVEMENT]
- Durée : [PÉRIODE]
- Impact : [SUR L'ÉQUIPE/TRAVAIL]
- Tentatives de résolution : [CE QUI A ÉTÉ TENTÉ]

Aide-moi à structurer une DÉMARCHE DE MÉDIATION.

PHASE 1 - PRÉPARATION

1. Rencontres individuelles préalables
   Pour chaque partie, questions à poser :
   - Quelle est votre compréhension de la situation ?
   - Quel est l'impact sur vous et votre travail ?
   - Qu'est-ce qui est important pour vous dans cette situation ?
   - Qu'attendez-vous comme résolution ?

2. Évaluation de la situation
   - Le conflit est-il médiatisable ? (Critères à vérifier)
   - Y a-t-il un déséquilibre de pouvoir ?
   - Y a-t-il des enjeux de harcèlement ? (Si oui, autre processus)

PHASE 2 - MÉDIATION

Script de rencontre conjointe (2-3 heures) :

1. INTRODUCTION (15 min)
   - Rôle du médiateur
   - Règles de base (respect, écoute, confidentialité)
   - Objectif : trouver des solutions mutuellement acceptables

2. EXPOSÉ DES POINTS DE VUE (45 min)
   - Chaque partie s'exprime (15-20 min)
   - L'autre écoute sans interrompre
   - Reformulation par le médiateur
   - Questions de clarification

3. IDENTIFICATION DES ENJEUX (30 min)
   - Points communs et divergences
   - Besoins de chacun
   - Intérêts sous-jacents

4. RECHERCHE DE SOLUTIONS (45 min)
   - Brainstorming ouvert
   - Évaluation des options
   - Construction d'accords

5. CONCLUSION (15 min)
   - Rédaction de l'entente
   - Engagements de chacun
   - Suivi prévu

PHASE 3 - SUIVI

Plan de suivi :
- Rencontre à 2 semaines
- Rencontre à 1 mois
- Rencontre à 3 mois
- Critères de succès

MODÈLE D'ENTENTE :
Produire un modèle simple avec :
- Ce que chaque partie s'engage à faire/ne plus faire
- Comportements attendus
- Mécanisme de résolution si nouvelle difficulté
- Signatures

PLAN B :
Si la médiation échoue, prochaines étapes possibles.

Ton : Neutre, bienveillant, facilitateur
Documents à produire :
- Guide de préparation
- Script de médiation
- Modèle d'entente
- Grille de suivi
```

### 6.2 Politique de prévention du harcèlement 🔴

**Prompt pour politique :**
```
Tu es expert en relations de travail et conformité RH (Québec).

Rédige une POLITIQUE DE PRÉVENTION DU HARCÈLEMENT PSYCHOLOGIQUE ET SEXUEL conforme à la Loi sur les normes du travail du Québec.

Contexte organisation :
- Type : [PME/OSBL]
- Secteur : [SECTEUR]
- Taille : [NOMBRE] employés
- Syndiqué : [Oui/Non]

STRUCTURE DE LA POLITIQUE (15-20 pages) :

1. DÉCLARATION D'ENGAGEMENT
   - Message de la direction
   - Tolérance zéro
   - Responsabilité de tous

2. CHAMP D'APPLICATION
   - Qui est couvert (employés, bénévoles, stagiaires, fournisseurs)
   - Où ça s'applique (au travail et activités connexes)

3. DÉFINITIONS LÉGALES
   - Harcèlement psychologique (4 critères de la LNT)
   - Harcèlement sexuel (avec exemples concrets)
   - Droit de gérance vs harcèlement
   - Ce qui n'est PAS du harcèlement

4. EXEMPLES DE COMPORTEMENTS
   HARCELANTS :
   - Psychologiques (10 exemples concrets)
   - Sexuels (10 exemples concrets)
   - En personne et virtuels (courriels, messages)

   NON HARCELANTS :
   - Exercice normal du droit de gestion
   - Feedback constructif
   - Mesures disciplinaires justifiées

5. PRÉVENTION
   - Formation obligatoire
   - Sensibilisation continue
   - Promotion d'un milieu respectueux

6. RESPONSABILITÉS
   - Direction
   - Gestionnaires
   - Employés
   - Personne désignée pour recevoir les plaintes

7. PROCESSUS DE TRAITEMENT DES PLAINTES
   
   a) Signalement
      - À qui s'adresser (2 personnes minimum)
      - Comment signaler (verbal, écrit)
      - Délais

   b) Intervention rapide
      - Accusé de réception (24-48h)
      - Mesures provisoires si nécessaire
      - Confidentialité

   c) Enquête
      - Délai (généralement 30-60 jours)
      - Processus équitable (audition des parties)
      - Impartialité
      - Documentation

   d) Décision
      - Analyse des faits
      - Conclusion fondée
      - Communication aux parties

   e) Mesures correctives
      - Si plainte fondée : mesures possibles
      - Si plainte non fondée : fermeture dossier
      - Suivi

8. MESURES DISCIPLINAIRES
   - Échelle progressive (selon gravité)
   - Pouvant aller jusqu'au congédiement

9. CONFIDENTIALITÉ
   - Protection des renseignements
   - Personnes informées (minimum nécessaire)
   - Conservation des dossiers

10. PROTECTION CONTRE LES REPRÉSAILLES
    - Interdiction formelle
    - Conséquences si représailles

11. RÉVISION DE LA POLITIQUE
    - Fréquence (annuelle recommandée)
    - Mise à jour selon lois

ANNEXES :
- Formulaire de plainte
- Processus visuel (diagramme)
- Ressources d'aide externe
- Registre de formation (modèle)

IMPORTANT :
- Langage clair et accessible
- Exemples concrets et variés
- Conformité totale à la LNT
- Faire réviser par avocat en droit du travail

Produis aussi :
- Affiche résumé (1 page) à afficher
- Courriel d'annonce de la politique
- Présentation PowerPoint (20 diapositives) pour formation
```

---

## 7. SANTÉ ET MIEUX-ÊTRE {#7-santé}

### 7.1 Programme de mieux-être 🟡

**Prompt de développement :**
```
Tu es consultant en santé organisationnelle et qualité de vie au travail.

Crée un PROGRAMME DE MIEUX-ÊTRE AU TRAVAIL adapté à une PME.

CONTEXTE :
- Organisation : [TYPE]
- Secteur : [SECTEUR]
- Nombre d'employés : [NOMBRE]
- Âge moyen : [SI CONNU]
- Répartition H/F : [SI CONNU]
- Mode de travail : [Présentiel/Hybride/Télétravail]
- Budget disponible : [MONTANT]$ CA par employé/an

DÉFIS IDENTIFIÉS :
- [Ex: Stress élevé, sédentarité, difficultés conciliation travail-famille]

PROGRAMME SUR 12 MOIS :

1. DIAGNOSTIC
   - Questionnaire de besoins (créer modèle avec 15 questions)
   - Analyse des données existantes (absentéisme, épuisement)

2. AXES D'INTERVENTION

   AXE 1 - SANTÉ PHYSIQUE
   - Activités proposées (mensuelles)
   - Ressources mises à disposition
   - Incitatifs/reconnaissance

   AXE 2 - SANTÉ PSYCHOLOGIQUE
   - Programme d'aide aux employés (PAE)
   - Formation sur la gestion du stress
   - Ateliers (pleine conscience, résilience)
   - Accès à ressources

   AXE 3 - CONCILIATION TRAVAIL-VIE PERSONNELLE
   - Flexibilité horaires
   - Télétravail
   - Congés pour responsabilités familiales
   - Initiatives concrètes

   AXE 4 - ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
   - Ergonomie
   - Espaces de détente
   - Luminosité, qualité de l'air
   - Aménagements

   AXE 5 - CLIMAT ORGANISATIONNEL
   - Activités sociales
   - Reconnaissance
   - Communication ouverte
   - Team building

3. CALENDRIER ANNUEL
   | Mois | Activité/Initiative | Axe | Responsable | Budget |
   |------|-------------------|------|-------------|--------|
   | Janv | | | | |
   [etc.]

4. COMMUNICATION DU PROGRAMME
   - Nom accrocheur pour le programme
   - Visuels/branding interne
   - Canaux de promotion
   - Champions du mieux-être

5. MESURE D'IMPACT
   Indicateurs à suivre :
   - Taux de participation aux activités
   - Satisfaction (sondage annuel)
   - Absentéisme (comparaison avant/après)
   - Taux de roulement
   - Climat de travail (sondage)

6. BUDGET DÉTAILLÉ
   - Par axe d'intervention
   - Coûts directs et indirects
   - ROI estimé

7. GOUVERNANCE
   - Comité mieux-être (composition)
   - Rôles et responsabilités
   - Fréquence des rencontres

Ton : Positif, mobilisateur
Format : Présentation de 20-25 diapositives + document détaillé de 10 pages
```

### 7.2 Gestion du retour au travail (après absence) 🔴

**Prompt pour plan de retour :**
```
Tu es conseiller en santé au travail et gestion des absences.

Aide-moi à planifier un RETOUR AU TRAVAIL PROGRESSIF.

CONTEXTE (confidentiel) :
- Employé : [ID-XXX]
- Poste : [TITRE]
- Type d'absence : [Maladie/Accident/Épuisement/Autre]
- Durée de l'absence : [PÉRIODE]
- Restrictions médicales : [SI CONNUES - ex: limitations physiques, heures réduites]
- Autorisation médicale de retour : [Date]

IMPORTANT : Respecter la confidentialité médicale. Le gestionnaire n'a pas accès au diagnostic, seulement aux limitations fonctionnelles.

PLAN DE RETOUR AU TRAVAIL :

1. PRÉPARATION DU RETOUR

   a) Contact pré-retour (1-2 semaines avant)
      - Qui contacte : [RH/Gestionnaire]
      - Objectifs de l'appel
      - Questions à poser
      - Information à transmettre

   b) Aménagements nécessaires
      - Physiques (poste de travail, ergonomie)
      - Organisationnels (horaires, tâches)
      - Relationnels (équipe informée ? comment ?)

   c) Communication à l'équipe
      - Que dire / Ne pas dire
      - Qui communique
      - Préserver la confidentialité

2. PLAN PROGRESSIF (si applicable)

   | Semaine | Heures/jour | Jours/semaine | Tâches | Accommodements | Suivi |
   |---------|-------------|---------------|--------|----------------|-------|
   | 1 | | | | | |
   | 2-4 | | | | | |
   | 5-8 | | | | | |

   Adaptation selon :
   - Recommandations médicales
   - Énergie de l'employé
   - Complexité des tâches
   - Rythme de réadaptation

3. MESURES DE SOUTIEN

   - Rencontres de suivi : [Fréquence]
   - Personne ressource désignée
   - Flexibilité si symptômes/fatigue
   - Accès à ressources (PAE, médecin, ergo)

4. COMMUNICATION GESTIONNAIRE-EMPLOYÉ

   Questions à poser régulièrement :
   - Comment vous sentez-vous ?
   - Le rythme est-il adéquat ?
   - Y a-t-il des ajustements nécessaires ?
   - De quoi avez-vous besoin ?

   Signaux à surveiller :
   - Fatigue excessive
   - Absences répétées
   - Difficulté de concentration
   - Stress visible

5. CRITÈRES DE SUCCÈS

   Retour complet lorsque :
   - Horaire normal repris
   - Toutes tâches réintégrées
   - Aucune limitation médicale
   - Employé se sent prêt
   - Performance satisfaisante

6. PLAN B

   Si difficulté ou rechute :
   - Processus à suivre
   - Personnes à consulter
   - Ajustements possibles

DOCUMENTS À PRODUIRE :
- Formulaire de plan de retour (signature employé + gestionnaire + RH)
- Calendrier de suivi
- Guide pour le gestionnaire
- Ressources pour l'employé

Conformité : 
- CNESST (si accident travail)
- Assureur (si invalidité)
- Loi sur les normes du travail
- Droits de la personne (obligation d'accommodement)

Ton : Bienveillant, soutenant, respectueux
```

---

## 8. POLITIQUES ET CONFORMITÉ {#8-politiques}

### 8.1 Politique de télétravail 🟡

**Prompt complet :**
```
Tu es consultant RH spécialisé en organisation du travail.

Rédige une POLITIQUE DE TÉLÉTRAVAIL HYBRIDE adaptée à une PME québécoise.

Contexte :
- Secteur : [SECTEUR]
- Taille : [NOMBRE] employés
- Présence physique nécessaire : [OUI pour certains postes/NON]
- Culture organisationnelle : [Collaborative, autonomie, etc.]
- Expérience télétravail : [Depuis pandémie/Nouveau]

STRUCTURE DE LA POLITIQUE :

1. OBJECTIFS ET PRINCIPES
   - Pourquoi offrir le télétravail
   - Équilibre flexibilité et besoins organisationnels
   - Équité entre employés

2. DÉFINITIONS
   - Télétravail
   - Télétravail hybride
   - Lieu de travail principal

3. ADMISSIBILITÉ

   Critères d'admissibilité :
   - Types de postes admissibles
   - Ancienneté minimale (si applicable)
   - Performance satisfaisante
   - Autonomie et compétences requises

   Postes NON admissibles :
   - Raisons claires et objectives

4. MODALITÉS

   a) Fréquence et horaire
      - Nombre de jours de télétravail par semaine
      - Jours fixes ou flexibles
      - Jours de présence obligatoire (si applicable)
      - Horaires de travail et disponibilité

   b) Lieu de télétravail
      - Résidence principale (précisions)
      - Hors Québec/Canada (conditions)
      - Espace de travail adéquat (critères)

   c) Approbation
      - Processus de demande
      - Qui approuve
      - Révision périodique
      - Modification ou retrait (conditions)

5. ÉQUIPEMENTS ET FRAIS

   Fourni par l'employeur :
   - [Liste équipement : ordinateur, écran, etc.]

   Responsabilité de l'employé :
   - Internet haute vitesse
   - Électricité
   - Mobilier (ou allocation si fournie)

   Remboursements :
   - Forfait internet : [OUI/NON - montant si oui]
   - Cellulaire : [Conditions]

6. SANTÉ ET SÉCURITÉ

   - Responsabilités de l'employeur (CNESST)
   - Responsabilités de l'employé
   - Ergonomie du poste
   - Inspection (processus si applicable)
   - Accident du travail à domicile

7. CONFIDENTIALITÉ ET SÉCURITÉ DE L'INFORMATION

   - Protection des données
   - Utilisation d'équipement sécurisé
   - VPN et accès réseau
   - Espace de travail confidentiel
   - Utilisation par des tiers (interdite)

8. PERFORMANCE ET COMMUNICATION

   - Attentes de performance (inchangées)
   - Disponibilité et temps de réponse
   - Participation aux réunions (présence ou virtuel)
   - Outils de communication à utiliser

9. RESPONSABILITÉS

   De l'employé :
   - [Liste 8-10 responsabilités]

   Du gestionnaire :
   - [Liste 6-8 responsabilités]

   Des RH :
   - [Support, équité, révision politique]

10. CONSIDÉRATIONS FISCALES ET LÉGALES

    - Déductions fiscales (pas la responsabilité de l'employeur)
    - Assurance habitation (informer assureur)

11. RÉVISION ET RÉSILIATION

    - Révision annuelle de la politique
    - Modification des modalités (préavis)
    - Fin du télétravail (avec ou sans cause, préavis)

12. ENTRÉE EN VIGUEUR
    - Date
    - Période de transition si applicable

ANNEXES :
- Formulaire de demande de télétravail
- Entente individuelle (modèle)
- Liste de vérification ergonomie
- Guide des meilleures pratiques

IMPORTANT :
- Ton professionnel mais accessible
- Conformité : CNESST, Code du travail, normes du travail
- Flexibilité vs encadrement (équilibre PME)
- Considérer implications fiscales et légales

Format : 10-12 pages
```

### 8.2 Code de conduite et éthique 🟡

**Prompt de rédaction :**
```
Tu es expert en éthique organisationnelle.

Rédige un CODE DE CONDUITE ET D'ÉTHIQUE pour notre organisation.

Contexte :
- Type : [PME/OSBL/Coopérative]
- Secteur : [SECTEUR]
- Taille : [NOMBRE] employés
- Valeurs organisationnelles : [LISTER 4-5 VALEURS]
- Particularités : [Ex: travail avec clientèle vulnérable, fonds publics]

STRUCTURE (8-10 pages) :

1. MESSAGE DE LA DIRECTION
   - Importance de l'éthique
   - Engagement de la direction

2. OBJECTIFS DU CODE
   - Guider les comportements
   - Protéger la réputation
   - Promouvoir un milieu sain

3. APPLICATION
   - Qui doit respecter (employés, bénévoles, CA, etc.)
   - Portée (au travail et représentation externe)

4. VALEURS ORGANISATIONNELLES
   Pour chaque valeur :
   - Définition
   - Comportements attendus (3-4 exemples concrets)

5. PRINCIPES ÉTHIQUES

   a) Intégrité et honnêteté
      - Vérité dans les communications
      - Transparence
      - Conformité aux lois

   b) Respect
      - Dignité de tous
      - Diversité et inclusion
      - Civilité

   c) Professionnalisme
      - Compétence
      - Diligence
      - Image de l'organisation

   d) Responsabilité
      - Obligation de rendre compte
      - Utilisation responsable des ressources
      - Protection de l'environnement

6. SITUATIONS SPÉCIFIQUES

   a) Conflits d'intérêts
      - Définition et exemples
      - Déclaration obligatoire
      - Processus de gestion

   b) Cadeaux et avantages
      - Politique (seuils acceptables)
      - Exceptions
      - Déclaration

   c) Utilisation des ressources
      - Équipements
      - Temps de travail
      - Propriété intellectuelle

   d) Confidentialité
      - Informations protégées
      - Durée de l'obligation
      - Exceptions légales

   e) Utilisation des médias sociaux
      - Représentation de l'organisation
      - Séparation vie privée/professionnelle
      - Contenu prohibé

   f) Relations avec :
      - Clients/usagers (limites professionnelles)
      - Fournisseurs (impartialité)
      - Concurrents (pratiques loyales)
      - Médias (porte-parole autorisés)

   g) Santé et sécurité
      - Obligation de chacun
      - Signalement des dangers

   h) Environnement
      - Pratiques écoresponsables
      - Gestion des matières résiduelles

7. SIGNALEMENT D'UNE CONDUITE CONTRAIRE À L'ÉTHIQUE

   - Obligation de signaler
   - À qui signaler (2-3 personnes)
   - Confidentialité du processus
   - Protection contre les représailles
   - Investigation et suivi

8. CONSÉQUENCES D'UN MANQUEMENT
   - Mesures disciplinaires progressives
   - Possibilité de congédiement
   - Conséquences légales si applicable

9. RESPONSABILITÉS

   - De chaque employé
   - Des gestionnaires (modèle, application)
   - De la direction (révision, culture)

10. RÉVISION ET AMÉLIORATION CONTINUE
    - Révision bisannuelle
    - Mise à jour selon lois et contexte

11. ATTESTATION DE LECTURE
    [Formulaire à signer annuellement]

Ton : Clair, affirmatif, éducatif (pas punitif)
Exemples concrets et adaptés au secteur
```

---

## 9. ANALYSE ET INDICATEURS RH {#9-analyse}

### 9.1 Tableau de bord RH 🔴

**Prompt de création :**
```
Tu es analyste RH et expert en indicateurs de performance.

Crée un TABLEAU DE BORD RH complet pour suivre la santé organisationnelle.

Contexte :
- Organisation : [TYPE]
- Secteur : [SECTEUR]
- Taille : [NOMBRE] employés
- Priorités stratégiques : [LISTER 3-4 PRIORITÉS]

CATÉGORIES D'INDICATEURS :

1. EFFECTIFS

   a) Composition
      - Nombre total d'employés (actifs)
      - Par statut (permanent, temporaire, occasionnel)
      - Par fonction/département
      - Par ancienneté
      - Pyramide des âges

   b) Mouvements
      - Embauches (mois, année)
      - Départs (démissions, licenciements, retraites)
      - Promotions internes
      - Mutations

2. RECRUTEMENT

   - Nombre de postes affichés
   - Nombre de candidatures reçues (par poste)
   - Ratio candidatures/poste
   - Délai moyen de recrutement (jours)
   - Coût moyen d'embauche
   - Taux d'acceptation des offres
   - Taux de rétention à 6 mois / 1 an
   - Source de recrutement (efficacité par canal)

3. ROULEMENT DU PERSONNEL

   - Taux de roulement global (formule)
   - Taux de roulement volontaire
   - Taux de roulement involontaire
   - Par département/fonction
   - Par ancienneté
   - Coût du roulement (estimé)

4. ABSENTÉISME

   - Taux d'absentéisme (formule)
   - Jours perdus (par employé)
   - Par type (maladie, accident, personnel)
   - Par département
   - Tendances (mensuel, annuel)

5. FORMATION ET DÉVELOPPEMENT

   - Heures de formation/employé
   - Budget formation investi
   - % employés formés
   - Taux de satisfaction formations
   - Certifications obtenues

6. PERFORMANCE

   - % entretiens annuels réalisés
   - Distribution des évaluations (si cotation)
   - % objectifs atteints (agrégé)
   - Nombre de plans d'amélioration en cours

7. RÉMUNÉRATION

   - Masse salariale totale
   - Salaire moyen (par catégorie)
   - % augmentations salariales (annuel)
   - Ratio comparaison marché
   - Ratio masse salariale/revenus (%)

8. ENGAGEMENT ET CLIMAT

   - Taux de participation sondage
   - Score d'engagement (si sondage)
   - Taux de recommandation (eNPS)
   - Nombre de griefs/plaintes
   - Participation activités sociales

9. DIVERSITÉ ET INCLUSION

   - Ratio hommes/femmes (global et par niveau)
   - % minorités visibles (si collecté légalement)
   - % personnes handicapées
   - Écart salarial H/F (par catégorie)

10. SANTÉ ET SÉCURITÉ

    - Nombre d'accidents de travail
    - Taux de fréquence (formule CNESST)
    - Taux de gravité
    - Jours perdus (accidents)
    - Coût des accidents

FORMAT DU TABLEAU DE BORD :

Pour CHAQUE indicateur, créer une fiche :

| Indicateur | [NOM] |
|---|---|
| Définition | [Explication claire] |
| Formule de calcul | [Formule précise] |
| Fréquence de mesure | [Mensuel/Trimestriel/Annuel] |
| Source de données | [Système RH, paie, etc.] |
| Responsable | [Qui collecte et analyse] |
| Cible | [Objectif à atteindre] |
| Benchmark | [Référence secteur si disponible] |
| Tendance souhaitée | [↑ ↓ ou stable] |

VISUALISATION :

Propose pour chaque catégorie :
- Type de graphique recommandé (courbe, barre, secteur)
- Couleurs (vert = bon, jaune = attention, rouge = problème)

RAPPORT MENSUEL SUGGÉRÉ :

Structure du rapport mensuel au COMEX :
1. Faits saillants (3-5 points)
2. Indicateurs clés (5-8 top KPIs)
3. Alertes (si dépassement seuils)
4. Analyse et tendances
5. Actions recommandées

Produis :
- Document explicatif (15 pages)
- Modèle Excel de tableau de bord
- Guide d'utilisation pour RH
```

### 9.2 Analyse de sondage d'engagement 🟡

**Prompt d'analyse :**
```
Tu es expert en analyse de données RH et engagement employé.

Analyse les résultats de notre sondage d'engagement employé.

DONNÉES DU SONDAGE :
[Coller résultats anonymisés - format : Question | Score moyen /5 | % favorable | Commentaires qualitatifs]

Contexte :
- Nombre de répondants : [X] / [Total] employés = [X]% participation
- Période du sondage : [DATES]
- Outil utilisé : [NOM]

ANALYSE DEMANDÉE :

1. SYNTHÈSE EXÉCUTIVE (1 page)
   - Taux de participation (analyse)
   - Score global d'engagement
   - 3 forces principales
   - 3 défis principaux
   - Recommandation prioritaire

2. ANALYSE DÉTAILLÉE PAR DIMENSION

   Pour chaque dimension évaluée :
   - Score moyen
   - Évolution vs année précédente (si applicable)
   - Questions avec scores élevés (forces)
   - Questions avec scores faibles (amélioration)
   - Analyse des commentaires (thèmes récurrents)

3. ANALYSE COMPARATIVE

   Si données disponibles :
   - Par département/équipe
   - Par ancienneté
   - Par niveau hiérarchique
   - Par statut (permanent/temporaire)

   Identifier :
   - Groupes plus engagés
   - Groupes moins engagés
   - Écarts significatifs

4. CORRÉLATIONS

   Analyser liens entre :
   - Engagement et intention de rester
   - Engagement et reconnaissance
   - Engagement et développement
   - Engagement et relation avec gestionnaire

5. ANALYSE QUALITATIVE

   Des commentaires ouverts :
   - Catégorisation par thèmes
   - Fréquence de mention
   - Sentiment (positif/négatif/neutre)
   - Citations représentatives (anonymisées)

6. BENCHMARKING

   Comparer avec :
   - Secteur d'activité
   - Taille d'organisation similaire
   - Résultats antérieurs

7. FACTEURS DE RISQUE

   Identifier :
   - Signaux d'alerte (roulement potentiel)
   - Départements à risque
   - Problématiques systémiques

8. PLAN D'ACTION RECOMMANDÉ

   Structuré en :

   PRIORITÉ 1 - URGENT (0-3 mois)
   - [Problème identifié]
   - Action recommandée
   - Responsable
   - Indicateur de succès

   PRIORITÉ 2 - IMPORTANT (3-6 mois)
   - [...]

   PRIORITÉ 3 - SOUHAITABLE (6-12 mois)
   - [...]

   Quick wins : 3-5 actions rapides à impact visible

9. COMMUNICATION DES RÉSULTATS

   Proposer :
   - Message général aux employés (transparence)
   - Présentation au comité de direction
   - Retour par département
   - Processus de suivi (town hall, rencontres)

10. SUIVI ET MESURE

    - Indicateurs à suivre trimestriellement
    - Prochain sondage (quand, fréquence)
    - Pulse surveys entre-temps (thèmes)

Format : Rapport de 20-25 pages avec graphiques
```

---

## 10. COMMUNICATIONS RH {#10-communications}

### 10.1 Infolettre RH mensuelle 🟢

**Prompt de création :**
```
Tu es spécialiste en communications internes.

Rédige une INFOLETTRE RH pour le mois de [MOIS/ANNÉE].

Ton : Chaleureux, informatif, mobilisant
Public : Tous les employés
Longueur : 600-800 mots

CONTENU À INCLURE :

1. MOT DE BIENVENUE
   - Thème du mois
   - Message court et positif

2. NOUVELLES DE L'ÉQUIPE
   - Arrivées (nouveaux employés - 2-3 lignes par personne)
   - Départs (retraites, nouveaux défis - avec consentement)
   - Promotions / changements de rôle
   - Anniversaires de service (5, 10, 15, 20 ans)

3. RECONNAISSANCE
   - Employé du mois (si applicable)
   - Réalisations marquantes d'équipe
   - Projets complétés avec succès

4. FORMATIONS ET DÉVELOPPEMENT
   - Formations à venir (3 prochains mois)
   - Certifications obtenues (félicitations)
   - Opportunités d'apprentissage

5. MIEUX-ÊTRE ET SST
   - Capsule santé / bien-être
   - Activité du mois (défi, activité sociale)
   - Rappel sécurité si pertinent

6. RAPPELS RH
   - Échéances importantes (évaluations, sondage, etc.)
   - Changements de politiques
   - Nouveaux avantages ou programmes

7. VIE D'ÉQUIPE
   - Événements à venir
   - Photos d'activités passées
   - Anniversaires du mois (prénoms)

8. COIN PRATIQUE
   - FAQ RH du mois (1-2 questions courantes)
   - Truc ou astuce

9. LE SAVIEZ-VOUS ?
   - Fait intéressant sur l'organisation
   - Statistique positive
   - Élément historique

10. CONCLUSION
    - Invitation à participer/s'impliquer
    - Contact RH pour questions

STRUCTURE VISUELLE :
- Sections avec icônes
- Encadrés pour informations importantes
- Photos d'équipe (avec consentement)
- Couleurs organisationnelles

ADAPTATION REQUISE :
Personnalise avec :
- Événements du mois : [LISTER]
- Nouvelles équipe : [DÉTAILS]
- Thème ou focus : [SI APPLICABLE]
- Ton de l'organisation : [Formel/Décontracté/Entre-deux]
```

### 10.2 Communication de changement organisationnel 🔴

**Prompt stratégique :**
```
Tu es expert en gestion du changement et communications.

Aide-moi à structurer un PLAN DE COMMUNICATION pour un changement organisationnel majeur.

CHANGEMENT :
- Nature : [Réorganisation/Nouveau système/Fusion/Changement de leadership/etc.]
- Description : [DÉTAILLER]
- Impact : [Qui est touché, comment]
- Échéancier : [Dates clés]
- Raisons : [Pourquoi ce changement]

ANALYSE DES PARTIES PRENANTES :

| Groupe | Niveau d'impact | Préoccupations anticipées | Niveau d'influence | Stratégie |
|--------|----------------|--------------------------|-------------------|-----------|
| Direction | | | | |
| Gestionnaires | | | | |
| Employés (groupe A) | | | | |
| Employés (groupe B) | | | | |
| Clients/partenaires | | | | |

PLAN DE COMMUNICATION :

PHASE 1 - PRÉPARATION (AVANT L'ANNONCE)
- Messages clés à développer (Q&A)
- Formations des gestionnaires (leur rôle)
- Matériel de communication à préparer

PHASE 2 - ANNONCE INITIALE
Moment : [DATE/TIMING]

- Qui annonce : [Qui]
- À qui d'abord : [Ordre d'information]
- Comment :
  * Rencontre générale (script)
  * Courriel officiel (rédiger)
  * Intranet/affichage

Messages :
- QUOI : Ce qui change exactement
- POURQUOI : Raisons et contexte
- QUI : Qui est affecté
- QUAND : Calendrier détaillé
- COMMENT : Processus de transition
- SOUTIEN : Ressources disponibles

PHASE 3 - SUIVI ET ACCOMPAGNEMENT
Calendrier :
| Semaine | Action communication | Responsable | Public |
|---------|---------------------|-------------|--------|
| 1 | | | |
| 2 | | | |
[...] | | | |

Canaux à utiliser :
- Rencontres d'équipe (fréquence)
- Courriels de suivi
- Affichage/intranet
- FAQ évolutive
- Boîte à questions

PHASE 4 - GESTION DES RÉSISTANCES
Stratégies :
- Écoute active (forums, focus groups)
- Réponses aux préoccupations
- Ajustements si nécessaire
- Champions du changement

PHASE 5 - ANCRAGE
- Communication des succès rapides
- Reconnaissance de l'adaptation
- Célébration des étapes
- Bilan et apprentissages

OUTILS ET DOCUMENTS :

1. Courriel d'annonce initiale
2. Présentation PowerPoint (20 diapos)
3. FAQ (20 questions anticipées)
4. Fiche aide-mémoire pour gestionnaires
5. Affiche résumé (1 page)
6. Message pour clients/partenaires (si pertinent)

MESURE DE L'EFFICACITÉ :
- Sondage de compréhension (après annonce)
- Taux de participation aux séances info
- Nombre de questions/préoccupations
- Adoption du changement
- Climat organisationnel

GESTION DE CRISE :
Plan B si :
- Réaction très négative
- Fuite d'information prématurée
- Résistance majeure

Ton général : Transparent, empathique, mobilisateur
Fréquence communications : Élevée au début, puis progressive

Produis un plan détaillé de 15-20 pages.
```

---

## 📌 SECTION BONUS : PROMPTS UTILITAIRES

### Reformulation de texte RH 🟢

```
J'ai rédigé le texte suivant, mais je trouve qu'il manque de clarté / est trop formel / est trop long :

[COLLER TEXTE]

Reformule-le pour :
- Public cible : [EMPLOYÉS/GESTIONNAIRES/DIRECTION]
- Ton souhaité : [Professionnel/Accessible/Chaleureux]
- Longueur : [Plus court/Équivalent/Plus détaillé]
- Objectif : [Informer/Persuader/Rassurer/Mobiliser]

Garde le même message de fond mais améliore la forme.
```

### Traduction et adaptation Québec ⬄ France 🟢

```
Adapte le texte RH suivant du français de France au français québécois 
(ou vice-versa) :

[COLLER TEXTE]

Ajuste :
- Vocabulaire RH spécifique
- Références légales (Code du travail → Loi sur les normes du travail)
- Expressions courantes
- Ton culturel

Garde le sens exact mais rend-le naturel pour le contexte [QUÉBÉCOIS/FRANÇAIS].
```

### Vérification légale de base 🟡

```
Voici un document RH que j'ai préparé :

Type de document : [Politique/Lettre/Contrat]
[COLLER DOCUMENT]

Sans fournir d'avis juridique (je consulterai un avocat pour validation finale), 
identifie :
1. Éléments qui pourraient être problématiques au Québec
2. Formulations à risque juridique
3. Éléments manquants (conformité de base)
4. Suggestions de formulations plus prudentes

Références : Loi sur les normes du travail, Code civil du Québec, Charte des droits
```

### Résumé exécutif de document long 🟢

```
Crée un résumé exécutif (1 page max) du document suivant :

[COLLER DOCUMENT LONG - politique, rapport, étude]

Le résumé doit inclure :
- Contexte (2-3 phrases)
- Objectif principal
- Points clés (5-7 puces)
- Recommandations principales
- Prochaines étapes

Public : Comité de direction
Ton : Concis et factuel
```

---

## 🔐 ANNEXE : CHECKLIST SÉCURITÉ AVANT UTILISATION

**À VÉRIFIER SYSTÉMATIQUEMENT :**

□ **Données anonymisées**
  - Aucun nom complet
  - Aucun NAS, numéro employé
  - Aucune adresse personnelle
  - Aucune donnée médicale

□ **Informations confidentielles retirées**
  - Salaires spécifiques (utiliser fourchettes)
  - Détails médicaux
  - Informations commerciales sensibles
  - Évaluations nominatives

□ **Validation humaine**
  - Toute production IA doit être révisée
  - Vérifier conformité légale
  - Adapter au contexte spécifique
  - Obtenir approbation si nécessaire

□ **Sauvegarde et traçabilité**
  - Conserver les versions
  - Noter la source (IA + révision humaine)
  - Documenter les modifications

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## 📞 POUR ALLER PLUS LOIN

**Formations KODRA Conseils sur l'IA en RH :**
- Initiation à l'IA générative (4h)
- Maîtrise des prompts RH (6h)
- Certification IA-RH (12h)

**Ressources complémentaires :**
- Guides RH sur l'IA et RGPD
- Outils de la CNESST
- Loi sur les normes du travail du Québec
- Code du travail

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**Développé par KODRA Conseils**
*L'intelligence artificielle au service de l'intelligence collective*

Sébastien Bélisle
Directeur général  / Carrefour Jeunesse Emploi d'Abitibi-Ouest  
Chargé de cours - Leadership stratégique / UQAT  
Co-fondateur / KODRA Conseils

**Contact :** seb@kodra.ca

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*Version 1.0 - Novembre 2025*  
*Document évolutif - Vos suggestions d'amélioration sont bienvenues !*

