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SITCON 新人手冊

\ 歡迎加入 SITCON 團隊！ /

很開心你能加入我們，但在這之前，請先閱讀一下我們的 社群行為準則，
希望大家在合作時都能尊重不同想法，友善的對待每一位夥伴！

另外查詢資料的同時可以多用用旁邊的目錄跳轉到想要的頁面喔！

籌備團隊籌備工具快速預覽

GitLab 專案管理工具

  • 利用 issue (卡片) 紀錄並追蹤每個任務的進度
  • 跨組任務需求
  • 用於當你在 SITCON 的 Todo list
  • 在左邊列表 Plan -> Wiki 中可以看到各種資源的連結

HackMD
可以當成紀錄會議紀錄、討論內容的工具
使用說明可以按左上角的問號，會進一步提供一些 Markdown 語法介紹

Telegram
包含所有工作人員都在的工人大群、各組的組內群組等等
所有事情可以透過 Telegram 向大家聯絡，如果不涉及超敏感資訊，都會希望在公開頻道中討論

電子郵件
建議可以用於：

  • 較為正式的事（如籌會會議通知、行前信、編輯組文案 review、對外信件）
  • 需要多人一起討論的（如年會主題討論）
  • 可以留存檔案用於傳承的事

值得一提的是 Mailing list ，而詳細的相關資料可以到一旁目錄、Mailing list 欄位找到

Google Drive
SITCON 各式文件存放處說明
Google Docs 歷屆資料

Google Calendar
SITCON 年會
SITCON 夏令營

公開資料

Google Calander

  • SITCON 的 Google Calander
  • SITCON Camp 的 Google Calander
    • 如果想隨時追蹤工作進度以及時程，可以點擊右下角加入到自己的 Google 日曆，就可以掌握第一手訊息喔(・ω・)ノ
    • 如果有使用 iOS 裝置的朋友，想要同步行事曆的人，請記得到 ➜ 傳送門，將 SITCON 打勾並儲存，才能同步成功喔！
    • 請小心別將私人行程丟到 SITCON 公開日曆中，除非想要請大家一起來吃拉麵
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GitLab

常常會在其他人口中聽到「卡片」，而卡片的起源就是這裡

SITCON GitLab 可以用於追蹤籌備進度，可以來了解籌備過程。
https://gitlab.com/sitcon-tw

檢視視角

左方可選擇以 list (條列式) 或 board (以標籤分類) 的方式檢視卡片們

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上方搜尋欄可以設定過濾條件

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可選擇已設定好的視角 方便檢視

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新增卡片

可以到 SITCON / Playground 來測試

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  • The note which the image was originally uploaded to has been deleted
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右上角可新增卡片

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標籤 (tags) 說明

標籤 說明
Inbox
  • 這是一個暫時的狀態，代表跨組工作尚未得到對方認可
    1. 處於這個狀態的 Issue 只會有兩種原因
      1. 負責人還沒閱讀該 Issue 內容
      2. 該 Issue 內容有問題，還正在協調
    2. 由提出需求的一方建立 issue 並準備跨組協作時，請優先使用這個標籤
    3. 等待被請求的一方確認事項內容沒問題後，再由被請求人將 Status 更新
Todo
  • 這個任務還沒開始執行
Doing
  • 這個任務正在執行中
Waiting
  • 這個任務需要等待其他人事物才能繼續執行
Review
  • 這個任務已經完成，並準備好要在籌會上被報告
Request Review
  • 這項 Label 通常用於需要寫文案的組別，寫好文案後，使用這個標籤來邀請大家檢視文案
  • 如果是重要信件或文檔(ex. 行前信)，通常也會搭配 Mailing list 去寄送通知

一張卡片的生命週期

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建立你的第一個 Issue

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Issue Example

  • Title 標題
  • Description 卡片描述
    • 請注意，除非事情真的單純到標題一句話就能完全讓人看懂，否則都請一定要補充敘述上去。

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  • Assignees（負責人）
    • 僅可指定一位負責人。就算是跨組工作，也應指派給其中一方作為最終負責者
    • 正常而言會希望負責人只有一位，方便後續追蹤
    • Inbox 與 Todo 可以暫不指派負責人
  • Milestone（里程碑）
    • 非關鍵任務不需指定此項，反之則必填
    • 若該卡片是當下進行的 Milestone 中會處理到的事項，就一定要標
  • Labels（標籤）
    • 每一個 Issue 都必須標上它的狀態
      • 從 Inbox、Todo、Doing、Waiting、Review 擇一
    • 詳細說明請參考標籤解釋大全
  • Weight
    • 這是付費功能，不用管它
  • Due date（截止日期）
    • 預計的完成時間(Deadline)，選填

wiki

各種連結或資源都可以去 wiki 上找找

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Mailing list

ps. Mailing list 經常簡稱 “list” ，或是「清單」

Q: 什麼訊息可以使用 Mailing list 溝通？

A: 所有訊息！重要的、不重要的、構想、請求支援、跨組合作、問問題，只要跟 SITCON 籌備有關係的訊息都建議使用 Mailing list !
一條準則：任何跟 SITCON 有關的訊息，使用 Mailing list 總是比使用 FB 小窗好。

Q: 為什麼要用 Mailing list ？

  1. 讓 所有人 都看到，而不是只有 Facebook 小窗裡面的幾個人，每一個看過信的人都是在幫忙找 bug ，越多人看過，事情就可以辦的越完善！
  2. 方便搜尋與記錄，訊息以討論主題分為串，而不是像聊天室全部都混雜在一起，也有比較完善的搜尋功能
  3. No vendor lock-in ，不會被限制在某個特定公司的平臺，而是基於網際網路開放的 Email 標準協定，有各種 email 服務供應商、客戶端可供選擇，也不會因為哪一天 Facebook 把搜尋功能關掉影響我們的溝通

Q：我們有哪些 Mailing list

Q: 第一次寄信該注意什麼？

A: 回覆的時候請記得選擇「回覆所有人」，這樣原本在副本裡面的收件者才會收到你的回信。另外，也請詳閱本 FAQ 之後再寄信。

Q: 什麼時候該寄組內信，什麼時候該寄全域信？

A: 有些組別有組內專用的 Mailing list ，討論執行細節的時候使用組內信；討論大方向、跨組事宜的時候寄全域信。如果你想不到這封訊息應該只留在組內 list 的理由，就寄全域信。寄全域信的時候，可以這樣開頭：

嗨大家，
[信件正文]

Q: 我要找某個人或某個組／這則訊息希望某個人來回應

A: 在收信人欄位填上那個人的 email，並在副本欄位填上他和你所屬的組別的 Mailing list 。並在開頭指明是對誰說話，再來才是你的訊息，像是：

Hi Mouse,
[信件正文]

Q：由於某些原因，這件事情只有特定人才能知道

A：例如廠商的贊助金額需要保密、牽涉個資需要保密，這時候請直接在收件人填上你想要溝通的人，不寄到 Mailing list ，並在主旨前方加上 [SITCON 私人信] 。

Q：寫信一定要很正式嗎？

A: 不一定要很正式，表情符號也沒有問題，我們樂見大家以輕鬆的態度工作。如果你不知道如何拿捏的話，可以觀察別人寫信的方式自行拿捏。不過，如同跟新朋友講話，一開始正式一點總是不會錯的！像是基本的你是誰，你要找誰，你寄這封信的目的是什麼，這些東西至少要交代清楚~

Q：我不知道這件事情應該找誰

A：問就對了！如果不是組內事項，請寄到所有工作人員的清單，反之就在組內清單詢問就好。

Q：信件內容該注意什麼？

  1. 對事不對人
  2. 使用正確的文法
  3. 確定將對方的名字/ID 寫對、拼對，大小寫正確
  4. 不宜在信件中帶入負面情緒，除非這就是你想要表達的問題（「SITCON 讓我很不開心！」）
  5. 可能不是所有人都知道這件事情，所以請視情況補充一些事情的脈絡
  6. 將事情條列分項，有助於大家的理解和回應
  7. 沒有人有義務要做什麼，所有的事情都是一種「幫忙」，所以請使用拜託別人幫忙的語氣
  8. 大家的目標都一樣，把年會辦好，對方是你的夥伴，而不是外包工作的對象，請說明你的工作是什麼，想要達成什麼事情，需要對方怎麼樣的幫忙，對方也可能有自己的想法，跟他好好溝通達成共識，納入別人的意見可以讓你負責的事情更加完善！

Q：我有一個想法，我對它不太有信心，或許已經有人在做了我不知道，但是我覺得它可以讓 SITCON 更好

A：沒有想法是蠢想法，沒有想法一提出來就是100%完善，你一樣可以將這個想法提出來，就算不夠完善，只要初衷是對的，大家就會來幫助你把它變得更完善！你也可以先在組內 Mailing list 提出，看看一小部分的人反應如何。

Q：我不同意XXX的說法！

A：或許他忽略了什麼、誤會了什麼，請提出證據，指出他錯誤的地方，還有你認為應該是怎麼樣。請注意只針對他的說法，而不是針對他這個人。

Q：我看不懂對方在寫什麼／他想幹嘛

A：或許他中文不好、誤會了某些事情，或許大家也都看不懂他在寫什麼，可以私下和其他收到信的人討論，或是直接詢問，指出你看不懂的地方，可以的話說明你對這件事目前的認知。或是直接問，「你想要達成什麼事情？」

Q：我的意見被反駁了QQ

A：請檢查他反駁的理由是否合理，如果你覺得不合理，請勇於繼續反駁，或是跟別人討論看看，是不是自己真的錯了；如果你覺得合理，也不妨大方承認自己確實沒有考慮到某些東西，並感謝他的提醒。沒有人有意針對你，大家只是不斷地修正想法，讓整個活動辦得更好，請想想，沒有你一開始的意見，也就沒有現在更完善的方案了！
也不要因為一次的反駁灰心喪志，認為自己能力就是比不上別人什麼的，很可能只是對方在 SITCON 內的經驗比你多，比你早起步罷了。
如果覺得心裡不舒服，也不要自己悶著，請跟組長談談你的感受，或許真的是他的問題！若讓你不舒服的人是組長，可以直接找總召談。組長、總召存在的目的之一，就是確保你在這個活動內開開心心。

Q：什麼時候有這件事情的？！／這件事本來不是_____嗎？

A：大家都有記錯的時候，如果別人講的跟你認知不同，請回信詢問。也有可能是籌會的決定，但是未經充分溝通，所以你不知道，這時候一樣也可以請對方詳細說明。

Q：可以在 Mailing list 上面聊天嗎？

A：可以啊，大家有時候自我介紹完就聊起來啦。不過還是得視那封Mail本身的內容，有些信件看起來就不適合拿來聊天。

Q：除了 Mailing list，還有其他溝通的管道嗎？

A：當然，除了 Mailing list，我們也有各組的 Telegram 群組以及工作人員大群供大家交流和討論。組長會將你加入相關群組，以確保你能與其他工作人員順暢地交流。這些平台也是提問和分享信息的好地方。協助你融入 SITCON 工作團隊也是組長和其他成員的任務之一！

Q：我在官網的圖片好醜，我要怎麼改圖片

A：請直接到 Gravatar 更改或新增你的圖片即可

Q：我的問題沒有被列在上面

A：一樣，問就對了！如果不好意思，可以先詢問你的組長，協助你融入 SITCON 工作團隊也是組長的任務之一！

其他參考資料

最後更新：2025.03.24

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