# PLAN D'ACTION

## GROUPE :12
### **THEME** : SYSTEME DE GESTION ET SUIVI DES REQUETES A L'UNIVERSITE DE YAOUNDE 1 (CAS DES NOTES)
#### **ENCADREUR** : Mr FOMEKONG EVARIS
#### **ANNEE ACADEMIQUE** : 2023-2024

### *MEMBRES :*
#### *NOMS: _______________________________________________MATRICULES*

MBIADA BAYON IDRIS DONALD_____________________________ 21Q2915

NYADJOU LUCIE DANIELLE _________________________21Q2301

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## I. MOTIVATION

**1. Contexte**

Les systèmes de gestion et de suivi des requêtes sont de plus en plus adoptés par les universités pour plusieurs raisons. Tout d'abord, ces systèmes offrent la possibilité de centraliser toutes les demandes émanant des étudiants, des enseignants et du personnel administratif. Cette centralisation améliore la gestion des requêtes, réduit les délais de traitement et accroît la satisfaction des utilisateurs. De plus, ces systèmes permettent un suivi en temps réel de l'évolution des différentes demandes, facilitant ainsi la communication entre les parties impliquées dans le processus. Enfin, ces systèmes recueillent des données sur les requêtes reçues, ce qui aide à identifier les problèmes récurrents et à élaborer des solutions pour améliorer le fonctionnement global de l'université.

**2. Champ d'application**

Le système de gestion et de suivi des requêtes que nous développons pour les universités aura pour objectif de prendre en charge la gestion et le suivi des demandes et des réclamations des étudiants et des responsables. En ce qui concerne les notes, le système permettra aux étudiants de consulter leurs résultats, tandis que l'administration universitaire pourra les administrer et les surveiller. De plus, le système fournira des fonctionnalités avancées, telles que le traitement automatisé des requêtes, l'automatisation des processus pour gérer les demandes. En ce qui concerne spécifiquement les notes, le système offrira également des outils tels qu'un système de notation, un système de saisie des notes et un mécanisme d'exportation vers un format déterminé.

**3. Problématique**

A l’université de Yaoundé 1 et autres université, le Système de gestion et processus de suivi des requêtes se fait de façon manuelle ce qui ne facilite pas la résolution des problèmes de note rencontrés par les étudiants, et cela est due au manque de plateformes permettant d’automatiser ce processus. Cette façon de faire ne permet pas à l’étudiant de voir l’évolution de sa requête en temps réel et celui-ci est parfois obligé de reprendre l'année à cause d'une requête n’ayant pas aboutie, parce que la communication entre l’étudiant et le responsable en charge de son problème est limitée. Alors pour ce problème nous avons pour objectif de mettre sur pied un système de gestion et suivis de requêtes a l’uy1.

**4. Question de recherche**

Les objectifs d’un système de gestion et de suivi des demandes dans les universités comprennent :
• Améliorer la visibilité des informations afin que les étudiants et le personnel puissent suivre leurs demandes en temps réel.
• Automatiser certaines tâches manuelles, telles que le classement et le suivi des demandes.
• Augmenter l’efficacité des processus et réduire le temps passé à traiter les demandes.
• Prévenir les retards et la mauvaise satisfaction des étudiants et des employés en garantissant un suivi précis et à jour des demandes.
• Fournir des rapports et des statistiques sur l’activité du système pour permettre une analyse et une optimisation plus efficaces des processus.
•garantir l’exactitude des informations
•améliorer la communication entre les parties prenantes
•offrir des fonctionnalités de sécurité pour protéger les informations sensibles
•fournir une interface utilisateur conviviale et intuitive pour faciliter l’utilisation.

**5. Solution proposée**

Ce logiciel de système de gestion et de suivi de requêtes va proposer plusieurs solutions pour améliorer la communication et la qualité de la gestion des demandes. Tout d'abord, il va offrir une interface intuitive et conviviale pour faciliter l'utilisation du système par les utilisateurs. Le système va aussi prévoir des notifications automatisées pour informer les parties prenantes des avancements dans le traitement des demandes et differentes assistance ( aide & vocale) pour mieux guider certains etudiants n'ayant pas les aptitudes requise pour pouvoir rediger une requete.

## II. CALENDRIER

| No | ACTIVITES| OBJECTIFS |DATE DE RESTITUTION |
| -------- | -------- | -------- |-------- |
1 |Structure de stage |Mémoire + Diapositives|Du 01 novembre au 30 novembre 2023 |
| 2 |Revue de la littérature |Mémoire + Diapositives.|17 novembre au 3 decembre 2023|
| 3 |Solution proposée |Mémoire + Diapositives|Du 01 décembre au 30 décembre 2023
| 4 |Implémentation|Test, Mémoire + Diapositives|Du 01 janvier au 28 février 2024
| 5 |Résultats|Analyse, Mémoire + Diapositives|Du 01 mars au 15 mars 2024 |
| 6 |Conclusion générale |Mémoire + Diapositives|Du 15 mars au 22 mars 2024 |
| 7 |Résumé/abstract |Mémoire + Diapositives.|Du 22 mars au 30 mars 2024 |
| 8 |Introduction générale | Mémoire + Diapositives|Du 01 avril au 15 avril 2024
| 9 |Propositions des mots clés| Mémoire + Diapositives|Du 15 avril au 22 avril 2024
| 10 |Reformulation du thème|Mémoire + Diapositives|Du 22 avril au 30 avril 2024 |
| 11 |Avancement des travaux|Pré-soutenances|Du 01 mai au 30 mai 2024 |
| 12 |Validation des travaux|Soutenances|Juin 2024 |

## III. DECOUPAGE DES ITERATIONS
Pour mettre sur pieds la solution au probleme de gestion et suivis des requetes nous avons decouper notre implementation de la solution en 4 iterations comme suit:

**1. Premiere iteration (soumission et traitement de la requete par l'enseignant)**
--> creation de la requete et soumission
--> consultation des listes des requetes et leurs etats
--> suivis de la requete
**2. deuxieme iteration (soumission et traitement de la requete par la secretaire)**
--> transfert des requetes
--> consultation de la liste des requetes
--> CRUD sur les requetes
**3. troisieme iteration (Gestion des acces et requetes collectives )**
--> gestion des acces(etudiant,enseignant,secretaire,admin)
--> soumissiom et traitement des requetes collectives
--> Gestion des logs
**4. quatrieme iteration ( amelioration de l'interfaces utilisateur )**
--> ameliolation des interfaces
--> amelioration des performances
--> gestion des langues