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# System prepended metadata

title: 文書組
tags: [指南]

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# 文書組

:::info
這份文件尚未完成，請先不要參考
:::

[TOC]

## 文書業務內容
- 聽打會議紀錄
- 製作各式文件
- 撰寫 Email

## 聽打會議紀錄
### Step1: 開啟會議記錄檔案
在每次會議開始之前要先到 SCIST 的 HackMD 上建立一份會議紀錄。會議紀錄的名稱命名格式為:
```
[年分]/[月份] 第 x 次[例行|臨時]會議紀錄
```

舉例來說，在 2021 年 7 月 28 次舉行該月第 3 次的例行會議，那麼名稱為
```
2021/07 第 3 次例行會議紀錄
```
會議紀錄的名稱要**以 H1 大標題撰寫**，以上面的名稱為例，應該撰寫:

```
# 2021/07 第 3 次例行會議紀錄
```

### Step2: 新增會議基本訊息

在標題下方加上一個 **info 區塊**，在區塊當中記錄:
- 會議日期
- 會議地點
- 主持人
- 紀錄者

需要注意:
1. 會議日期須依照格式
	```
	[西元年] 年 [月分] 月 [日期] 日 ([星期]) [24 小時制時間]
	```
	月份、日期、小時、分鐘 不足兩位者前方補 0。

2. 會議地點如果在線上，請標明使用軟體。

3. 主持人須標明職稱與全名。

舉例來說:

:::info
會議日期: 2021 年 07 月 28 日 (星期三) 12 時 00 分
會議地點: SCIST Discord Meeting
主持人: 總召 曾哲瀚
紀錄者: 林禾堃
:::

在 info 區塊底下標上 tags `會議記錄`，如此在 HackMD 上才會把這份文件歸檔到會議記錄當中。
```
###### tags: `會議記錄`
```

### Step3: 標示上次會議中預計執行完成的項目
如果在上一次的會議當中有預計在開會的時間點必須完成的項目，在本次會議開始前需要確認該項目的執行狀況，因此這邊需要列點標記。
這裡請**以 H2 標題寫下**:
```
## 決議執行狀況匯報
```

接下來使用**H3 標題**列點，例如:
```
### 決議項目1
### 決議項目2
```

當然，有時候會遇到上次會議並沒有需要執行的內容，這時候就不需要這個區塊。

### Step4: 標示本次會議討論事項
接下來要將本次會議要討論的內容簡述。
這裡請**以 H2 標題寫下**:
```
## 本次會議討論事項
```

接下來使用**H3 標題**列點，例如:
```
### 討論事項1
### 討論事項2
```

### Step5: 紀錄出缺席狀況
當會議開始時，需要先請大家簽到，但文書必須事先做好簽到的表格。
在會議紀錄的**最後方**附上一個表格，記錄應出席的人各自的**職稱**、**姓名**、**是否出席**。
這裡請**以 H2 標題寫下**:
```
## 簽到表
```

接下來附上一個表格，大致格式為:

| 職稱 | 姓名 | 是否出席(O/X) |
| ---- | ---- | ------------- |
| XXX  | XXX  | O             |

### Step6: 紀錄會議內容
會議正式開始，依序討論**決議執行狀況**以及**本次會議討論事項**，這時候就在前面相對應的區塊將會議內容補上吧!

會議記錄並不是把每個人的發言都一字不差的寫上去，最重要的是**這個發言內容跟哪個主題相關**，**最後做出怎樣的決議**，並且最終**由誰接下去執行**。

除了預定討論的內容以外，時常會在討論問題時想到其他問題，這時候就可以在**臨時動議**提出，再交由主持人決定下一步該怎麼做，例如: 這個問題至關重要，現在需要討論出來。或是說: 這個我們留到下次會議進行，請文書幫忙記錄。

### Step7: 覆誦決議內容
開會結束後，要讓大家重新整理一下今天討論了什麼內容，作為文書的你最了解今天整體會議的討論結果，因此讓大家瞭解今天都討論什麼就是你的職責。

### Step8: 散會
辛苦了!
到這邊就結束囉!


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## 製作各式文件 - 課程報名表單
每學年課程開始前大約一至兩個月，就是招募新生的日子。
一份報名表單當中至少需要有以下的資訊:
- 課程相關資訊
	- 報名期限
	- 課程地點
	- 課程內容
	- 錄取人數
	- 其他注意事項
	- SCIST 聯絡方式
- 基本資料
	- 姓名
	- 性別
	- 學校
	- 年級
	- 科系
	- 電子郵件
	- 聯絡方式
	- 緊急聯絡人
	- 緊急連絡人聯絡方式

依照每一屆的需求不同，可能會新增其他區段，例如第二屆的招生就還有詢問學員的經歷、動機，如此一來就可以有其他篩選的判準。

可以參考第二屆的表單
https://drive.google.com/drive/folders/1-cE5GCgz97CMmkYxNH7mGw_-MpMcCGVm?usp=sharing

## 製作各式文件 - 課程可行時間
在課程開始之前，我們需要考量課程可行的時間。SCIST 的課程基本上會希望課程之間間隔一周，並且希望段考前一周盡量不要排課。
這時候文書就要蒐集一下各校的課表，也依照課程借用場地的不同查看該場地可借用的時間有哪些。
各校段考時間也許會很不一樣，不需要全部避開，你可以挑幾間比較多學員的學校當作基準來判斷。

當你蒐集完資料後，接下來就是要製作一份簡單明瞭的文件，將可行的時間依照 **星期六** 以及 **星期日** 排出來。
這時候**不需要先考慮課程之間間隔一周**，這是後面開會才會討論的。
至於你認為沒辦法安排課程的時間，也請你在底下備註理由。

可以參考第一屆的文件
https://drive.google.com/drive/folders/1OupzQ05ex__Gj9XCFEx6jEBk_Tcep8hG?usp=sharing

## 製作各式文件 - 課程簽到表
每堂課程都必須要有簽到表，即便文書可以不用到場，但是也要在課程前確認有哪些學員、助教、講師預計會到場，並依照這個製作一份簽到表。
由於學員的課程時數是將上下午分開，因此需要分開簽到。
動態名額請記得每堂課前統計後放上簽到表

簽到表的模板已經放在 SCIST 雲端
https://drive.google.com/drive/folders/16DPNth_4yWI8UiDEdqWLGjet4SvaMrmC?usp=sharing

因為基本上學員只會一學期變動一次，所以建議可以事前準備該屆的模板，將學員、助教的資訊先輸入會方便許多。每堂課程的表單都需要放在雲端相對應課程的資料夾當中

## 製作各式文件 - 出缺席狀況統計
除了實體的簽到表以外，為了方便後續統計作業，在雲端上需要建立一份出缺席狀況統計的試算表。
即便文書可以不用到場，但是請記得**每堂課程結束後需要取得該堂課程的簽到表，無論是影本、照片**。取得後於課程資料夾當中歸檔，放置在雲端各個課程相對應的資料夾當中。
每一份檔案紀錄一個學期。

出缺席狀況統計的模板已經放在 SCIST 雲端
https://drive.google.com/drive/folders/1cBUyQyJ7w0qBg_4PYN-fdFgUjrYLQJs1?usp=sharing

## 製作各式文件 - 請假表單
請假表單可以選擇要一整學年或是一學期做一份，或是每堂課程做一份，這個只要文書方便處理都沒問題。
請假表單內需要包含以下資訊
- 姓名
- 學校
- 年級
- 請假課程類別
- 請假日期
- 請假時段
- 請假事由

請假表單模板已經放在 SCIST 雲端
https://drive.google.com/drive/folders/14AfhyeVAPZdcemHwKoaLFXoNcjQRlBU2?usp=sharing

## 製作各式文件 - 動態名額表單
動態名額是每堂課程有空餘名額時可以讓非 SCIST 報名參加的名額。
動態名額的數量依照每一屆情況不同會不大一樣，但是如果要開放動態名額，至少在課程開始前一周就要開放外界報名了。
這個部分就請跟總召協調好。

表單請放在雲端相對應課程的資料夾，表單製作完成後請交由小編發送。
報名過後基本上先搶先贏，記得要**將報名成功的名單寫到點名單上**。

可以參考第一屆的模板:
https://drive.google.com/drive/folders/1ipYvZoTS2qMpsLOzPYQYOwGCFtwTxjus?usp=sharing

## 製作各式文件 - 課程回饋表單
在每一堂課程結束後，我們會希望得到學員在該堂課程的回饋。
不過這裡有兩種情況。
1. 想知道個別學員的狀況
2. 想知道整體學員的狀況

依照狀況的不同，你可以決定要不要詢問學員的姓名、學校、年級的個人資訊。
以第一屆的情況來看，演算法課程有詢問學員的基本資料，而資訊安全課程沒有。
這部分可以跟總召討論後決定。

課程當中時常會有練習題，因此我們也會想知道學員答題的狀況。
不過由於文書可以不用到場，所以這部分可以交由總召，或是在場的行政組處理。
文書需要做的就是把每堂課的回饋表單除了答題狀況以外的內容完成，並且放到相對應課程的雲端資料夾下。

可以參考過去製作的模板
https://drive.google.com/drive/folders/1SbpdpJIr1bNLdDRkZrjEWsJUjaeMh2o7?usp=sharing

:::danger
演算法學員的狀況日後也許可以透過 SCIST Scoreboard 查看
SCIST Scoreboard 預計 8/31 前可以完工..大概
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## 製作各式文件 - 活動報名表單
過去我們在二中舉辦資訊推廣活動是使用 KKTIX，因此直接在上面製作表單就可以了。

:::danger
這部分好像沒有可以依循的經驗，KKTIX 的密碼我也忘記了qq
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## 製作各式文件 - AIS3 活動經費申請
如果要向 AIS3 個別申請單個活動的經費，步驟為
1. 填寫 **補助大專校院資安社團經費作業說明** 文件
2. 填寫 **講師助教請款資料**
3. 向該活動的講師索取 **講師經歷**

相關的文件都放在雲端上了
https://drive.google.com/drive/folders/1jAl9DwE70y_iMoNbnyKNmXxvaQeztnZu?usp=sharing

在申請過後，要領款的時候需要請受款人(講師、助教)填寫領據，一樣都在雲端上了。

## 製作各式文件 - 行政招募表單
當你要開始著手設計這份表單時，這大概是你倒數幾分製作的文件了!恭喜你><
當一學年的課程即將落幕，接下來就要開始招募下一屆行政的新血了!
時間上大月落在 6 月初到 6 月中之間。

依照當屆討論的結果，決定下一屆需要多開哪些組別?各組需要多少人數?
每個組別都各自開設一份表單，如果有需要提供作品審核請記得要寫到!

每一份招募表單基本的訊息包含
- SCIST 基本訊息
	- 工作內容
	- 任期
	- 預計招募人數
	- 擔任行政的優點
- 報名者基本訊息
	- 姓名
	- 學校
	- 年級
	- 聯絡方式
	- 電子郵件
	- 想擔任該職位的理由
- 其他審核條件(不一定會有這個區段)
	- 作品集

## 撰寫 Email - 課程錄取通知信

:::danger
提醒一下，無論是否錄取都需要郵件通知。
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- 主旨：【南臺灣學生資訊社群】109學年資訊安全／演算法課程
- 內容：
```
    親愛的學員您好 :

　　恭喜您錄取 SCIST 110 學年度課程 - 演算法，請錄取學員審慎評估自己的時間規劃再決定是否參加，以避免資源浪費，並於週六(8/15)前回覆是否參加本學年課程，未回覆本信件者視同放棄錄取資格。回覆格式 : 學校 / 姓名 / 109學年之年級 / 性別 / 報名課別 / 是否參加 (範例 : 臺南一中 / 喵喵喵 / 二年級 / 女 / 演算法 / 參加)。

        若有疑慮請聯絡我們。第一、二次上課時間分別為 X 月 X 日及 X 月 X 日，上課地點皆為國立臺南一中綜合教育大樓302教室，上課時間為上午 9 時至下午 5 時。
       
         詳細課程注意事項將於課前以信件通知學員，敬請各位學員留意信件。


         SCIST 提供 Discord 線上討論伺服器，方便學員交流提問，重要事項與活動也將於線上伺服器宣布，敬請各位學員加入並留意訊息，Discord 邀請連結 : https://discord.gg/By5ezEj。


　　有任何疑問歡迎來信或私訊 SCIST 粉絲專頁，感謝您的參與。
 

國立臺南一中地址 : 臺南市東區民族路一段一號


指導單位 : 國立臺南一中、教育部資訊安全人才培育計畫暨臺灣好厲駭、教育部資訊安全人才培育計畫
主辦單位 : 南臺灣高中生資訊社群
協辦單位 : 教育部智慧創新跨領域人才培育計畫推動中心
贊助單位 : 奧義智慧科技、財團法人可成教育基金會

email : official@scist.org
fanpage : https://www.facebook.com/scist.tw
website : scist.org/
```

## 撰寫 Email - 課程緊急通知信
內容：
```
親愛的學員您好 :
        

        由於講師行程受不可抗影響必須調動，原訂於 9 / 12 的辦理的資訊安全課程將改於 9 / 19 辦理， 屆上課前一周會再寄發課前通知提醒學員，若時間無法配合或有其他疑慮請來信或私訊 SCIST 粉絲專頁，造成您的不便，敬請見諒。


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website : scist.org/
```

## 撰寫 Email - 上課通知信
內容：
```
親愛的學員您好：

  本週（X/X）為演算法／資訊安全課程之上課日。

  上課地點：國立臺南一中 綜合教育大樓302教室（請由民族門進出）
  上課時間：上午 9 時至下午 5 時

  請攜帶口罩及午餐餐費，中午會開放各位出外用餐。


　  有任何疑問歡迎來信或私訊 SCIST 粉絲專頁，感謝您的參與。


國立臺南一中地址：臺南市東區民族路一段一號（請由民族門進出）


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贊助單位 : 奧義智慧科技、財團法人可成教育基金會

email : official@scist.org
fanpage : https://www.facebook.com/scist.tw
website : scist.org/
```

## 動態名額通知信
```
親愛的學員您好：

恭喜您錄取本週（X/X）演算法／資訊安全課程之動態名額。

上課地點：國立臺南一中 綜合教育大樓302教室（請由民族門進出）
上課時間：上午 9 時至下午 5 時
請攜帶口罩及午餐餐費，中午會開放各位出外用餐。

有任何疑問歡迎來信或私訊 SCIST 粉絲專頁，感謝您的參與。 


國立臺南一中地址：臺南市東區民族路一段一號（請由民族門進出）


指導單位 : 國立臺南一中、教育部資訊安全人才培育計畫暨臺灣好厲駭、教育部資訊安全人才培育計畫
主辦單位 : 南臺灣高中生資訊社群
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```

## 寄信須知
- 收信人為一人以上請使用秘密副本寄送郵件
- 開頭：親愛的學員／助教／同學您好：
- 信件內使用正式書信用語
- 每一篇的結尾都請加上
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