信件撰寫與禮儀教學

這篇教學的生產動機其實是因為我的室友不會寫信，各種錯誤都戳了一次，所以我覺得我需要來寫一下教學，避免我的口水噴光。

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• 我是白兔

信件結構

在開始寫信之前，我們總是要看一下一封正式電子信件的樣貌對吧，這裡我就以我之前跟班導師聯絡的信件為例子好了。

XXX、XXX 導師們好，

我是資一甲的資訊委員＆程式設計的小老師，

今日在程式設計上課時XXX教授有調動課程的打算，預計將兩週的程式設計課程移動到 9/20（二）、9/27（二）這兩天的下午各上三小時。
目前教授的打算是若無班會課，則從班會課開始上三小時，若有則是在班會課結束後開始。
因此想向二位班導師確認這兩天的班會課是否有要進行班會或使用，方便跟任課教授與同學確認課程開始的時間。

敬祝道安，

資一甲
資訊委員｜程式設計小老師
ACSXXXXXX 白兔

這封信件可以大致拆分為五部分：

1. 寫給誰的信
   • 今天這封信主要是給誰看的，就寫誰。
   • 如果有兩位以上的主要收信者，請用"頓號"分開
   • 名字打完後請空一格，並簡單問個好
2. 說明你是誰
   • 你這封信是使用什麼身分發出的?
3. 說明來意與內容
   • 三步驟：因為、所以、要幹嘛
   • 越詳細清楚越好，過於模糊會導致這封信件的溝通無效。
   • 若有附件檔請在這裡提醒。
4. 祝詞
   • 請使用符合對方身份的祝詞。
   • 若不知道用什麼，可以使用 祝 工作順利等簡單的日常用詞。
   • 若為英文信件，可以用 Best Regards,
5. 屬名
   • 你是來自哪裡的？
   • 你的身分是什麼
   • 你叫什麼以及你的資訊
   • 可以多留個電話之類的其他聯絡方式

上述五項在分項時，請多空一行，可以讓排版更好看。

其他注意事項

• 若為中文信件，請全程使用全形符號，不要半全形交互使用。
• 若為英文信件，請全程使用半形符號，其餘同上。
• 若為中文內容請先閱讀過 中文排版指北
• 不要有錯字！

如何撰寫標題？

一封信件的標題該如何命名完全取決於信件的內容
撰寫標題有一個目標，如何讓收件人一眼知道這封信要幹嘛
所以我們可以將標題撰寫分為幾個步驟：

1. 確立重點
   • 思考方式：這封信要幹嘛？通知、詢問？
   • 將整封信濃縮成一句話，以上方案例來說，我這封信要問的就是“程設老師要調課，但不確定班會課時間班導有沒有要用，所以我來問能不能用”
2. 抓關鍵字
   • 縮成一句話後，再次抓關鍵字，我這裡抓：「調課、不確定班會課是否使用、問能不能用」
3. 美化關鍵字產生句子
   • 將上方幾個關鍵字美化：「詢問班會課時間使用相關事宜」
4. 視情況說明出處
   • 有些時候，我會習慣在標題前方用[]填入我是哪個單位的，這樣可以讓收件者在看到時快速判斷這封信的輕重緩急，並明白他的出處，不用全部閱讀完才知道哪個單位發的信。

將上方幾的幾個內容合在一起後，我們就可以得到一個還不錯的標題：
[資工系 X 班]詢問班會課時間使用相關事宜

那同樣用這封信為範例，只是假設內容為確定的，只是通知，那標題只需要這樣改變：

• 詢問 -> 通知
• 相關事宜 -> 確定的內容

最後就能得到：
[資工系 X 班]通知班會課時間調用

信件平台說明

基本上所有寫信的軟體、平台都大同小異，會有接下來講解的幾個東西，所以就直接以 GMail 為例。

下面這是 GMail 撰寫信件的畫面：

我們需要特別講解的只有收件者的部分：

• 收件者

那接下來就一一對他的細節進行說明：

1. 收件者
   

   
   中間這一大塊的空白區域就是讓你填上收件人的 Mail 的。
   這一段主要要講的是後面兩個東西：

   • 副本(cc)

     • 特性：
       • 他會把這封信同時轉傳給副本的人
       • 收件者可以看到有副本給誰

     使用時機：

     • 備份信件

       重要文件總是需要備份避免遺失

     • 信件內容需要讓第三人看到

       例如我跟某公司窗口談合作，我就會需要將我的信件同步給主管知道，方便他追蹤進度

     • 多人討論

       今天這封信是我跟另一位同學要一起問教授，那我在發出時就需要 cc 給我同學，主要收件者為教授，這樣後續教授如果有什麼問題要問另一位同學，可以直接問，不用額外寫信，我也能參與其中的討論。

   • 密件副本(bcc)

     • 特性：
       • 他一樣會轉傳給有密件副本的人
       • 除了發信的人，其他人都看不到你有轉給誰
       • 如果是偷偷轉傳，請私下跟被 bcc 的人說這封是偷偷傳的，不要回信，不然所有人都會知道這東西有傳給你。

     使用時機：

     • 通知多人的信件

       這裡要偷嘴一下，很多活動的窗口在通知報名成功時都是使用 cc 的方式將報名成功的信件灑出，這會導致所有收件者都知道彼此的電子信箱，造成個資外洩。

     • 收件者需要被保護電子信箱位置

   當然上述的使用時機都是我自己的判斷，你可以依照自己的需求判斷是使用 cc 或 bcc。

有需要練習可以寄信給我，跟我打個招呼
Mail：[e-mail]

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