Ch.4 不再只是「線上為輔」：實體／線上整合的主持筆記（記 2021 開放政府週末論壇）

• Ch.4 不再只是「線上為輔」：實體／線上整合的主持筆記（記 2021 開放政府週末論壇）
  • 「2021 開放政府週末論壇」主持人筆記
    • 1. 事前溝通：操作練習（設備、軟體）與主持、技術的分工
    • 2. 原則確認：實體、線上的提問，彙整到同一個場域
    • 3. 開場很重要，做期待管理、備案提醒及公開聲明
    • 4. 實體主持人，也要先到線上會議室打招呼，再回到實體空間
    • 5. 實體主持，一定要開著電腦、手機，最好再加個小本本
    • 6. Slido 有民意統整效果，同時要注意新問題＆程序問題
    • 7. 注意自己說話的對象
    • 8. 把握講者，也珍惜現場實體者的回饋
  • 幾點主持人的自我檢討

實體活動為主，線上參與為輔，是大多數活動的常態。

國發會跟開放文化基金會（OCF）主辦的「2021 開放政府週末論壇」，是以實體與線上的參與程度並重的精神舉辦，由於協作會議的主持經驗就是常態性的會有高規格的技術組直播並兼顧線上參與，同時也因為主題與身份的適切性，就找了曾在 PDIS 任職、又轉為民間身份在協作軟體部門的我來主持。

有別於疫情升級警戒以來「純線上活動」，也並非過往「實體為主，線上為輔」的參與型態，以 OCF 與 OGP 的開源基因與數位精神，2021 開放政府週末論壇，是高度重視線上參與的工作坊。線上跟實體一樣重要。

因此，事前的主持工作，最重要的一塊便是：如何在堅持使用開源軟體的前提下，請線上參與者使用介面上較為複雜的線上聊天室軟體，能夠順利聆聽、提問參與。與此同時，又能夠不破壞舟車勞頓到現場遵守防疫規範的實體與會者的體驗。

2021 開放政府週末論壇有三個不同層次的目標設定：

• 滿足「開放政府國家行動方案」（NAP）執行期的需求
• 澄清迷思，增加全民對開放政府的認識
• 串連各方倡議者與實作者，促成多元觀點交流

講者包括以中央政府推動上位政策的唐鳳的開場，也有地方層級的台南的專案經驗，有青年與審議民主實踐的觀點，最後是民意代表與學者的結尾。

講者有線上，也有實體；觀眾有線上，也有實體。因此，主持人要做的，並不只是來到現場，更要兼顧線上，穿梭在螢幕與講台之間，讓雙邊有共時共感。

為此，OCF 也有專門處理線上聊天室的技術操作工作人員，也有當場配合我的主持內容彈性切換版面與順序的導播。這裡就先以主持人的觀點，為這場活動留下筆記：

「2021 開放政府週末論壇」主持人筆記

1. 事前溝通：操作練習（設備、軟體）與主持、技術的分工

線上軟體的操作練習，對主持人而言是絕對不能省略的環節，就像現場也要熟悉一下環境的空間感一樣。面對線上聊天室，主持人要知道參與者回報問題的時候，是對應到什麼樣的情境，也要準備任何受到頻寬、網路問題所影響時的備用溝通方式。

工作坊前，我跟 OCF 的互動，就比照參與者可能經歷的過程，進出聊天室、留言、點選共筆、拉動拖曳功能鍵、確認鏡頭與麥克風在軟體內的操作感。

由於現場主持，人就在講台上，一邊說話一定是看著現場觀眾，若要一邊看著螢幕聊天室回覆，可能受到聊天室內容多寡與技術臨場狀況有關。因此，我也與 OCF 的工作人員明確分工，議程開始後，線上聊天室的控場就交給他，鼓勵大家在聊天室提出操作的問題。事前與技術團隊的默契確認，會讓現場的主持更安心專注。

2. 原則確認：實體、線上的提問，彙整到同一個場域

原本，主辦單位希望促進線上參與感，有交代每一場次結束前都要詢問 bbb 是否有人要開麥克風提問，但我還是提議：只要是講者議程內容的提問，則鼓勵無論是現場、線上的參與者，均導流到 Slido 為主。

雖然線上參與者已經在 bbb 這個略顯複雜的開源聊天室裡了，要他們提問時轉而到 Slido 可能又多一個步驟，擔心降低操作意願與轉換率。然而，除了線上與會者開麥克風可能會遇到回音等技術上的阻礙以外，由於 Slido 提問有按讚功能，按讚數高的會升到畫面最上面讓講者、現場觀眾都能從螢幕看見，這樣無論是實體或線上的提問都是被均等看待的。

但是，願意舉手提問的人，它的意見形同被加權而能被回應，無論實體或線上。所以，開麥克風的口語發問，不應被鼓勵作為一種形式，而是出於涵容，是 「如果有人覺得打字的表達對你而言並不是友善自在的做法，或者有特別希望以口語發問的需求，才現場舉手／線上開麥克風提問」。

事實上，不一定是 Slido，重點是實體跟線上的參與者，要有一個明確可以感受到彼此在同一個場域的「互動介面」——而不只是實體的人看見線上的人留言、聽見主持人轉述問題，又或者是線上的人盯螢幕用耳機聽著實體參與者的發問聲音。

3. 開場很重要，做期待管理、備案提醒及公開聲明

有些話是對現場說，有些是對線上的人說，這是主持人的功課。我事前準備的主持稿是這一份：2021 開放政府週末論壇 主持稿

除了主持人自我介紹以外，大約有幾個重點：

1. 期待管理：提醒本場次工作坊，為了兼顧實體與線上與會者，會有比較多重複性的、面對不同群眾的程序說明，請大家給予耐心。
2. 起手式要清楚：「如果你是在現場的朋友，要麻煩你…」，或是「如果你是線上的朋友，請幫我注意…」，建立聽眾被 cue 的注意力。
3. 實體防疫規定，也仍然需要不厭其煩地說明。
4. 工人智慧：若線上聊天室介面略顯複雜陌生，要預先在軟體練習後，思考口語上的表達如何能夠最快速描述來彌補，例如 bbb 就需要提醒畫面中間的灰線拖曳簡報與現場畫面的比例，以介紹比例為主，而不是優先介紹如何「關掉或開啟任何一種」，就是為了節省線上參與者的認知吸收與動作步驟。
5. 適用於所有會議：提問規則與規則背後的用意，必須先說明，以免後續「優先處理哪些問題、忽略哪些」的爭議。這也是為什麼事前與主辦單位和技術組必須先溝通並有共識。
6. 告知實體與線上的參與者，要如何找到議程資料與共筆，方便書面參與。若與會方的網路頻寬有問題導致影像或聲音的截斷，至少能夠找到文件。
7. 告知公開規則，錄影公開的時間點與傳播方式，提醒不想被錄到的人準備匿名措施。也讓如果不小心斷線或離席的參與者知道事後可以在哪裡補完內容。
8. 告知實體與線上的參與者，如果遇到工作坊過程中的問題，分別要找誰處理。
9. 講者演講結束後的串場，一定要先向線上與會者打招呼，因為實體參與者已經看著現場講者，相對地，線上參與者可能只是掛著聆聽；為了鼓勵線上參與者的提問互動，主持人在串場時應面向直撥鏡頭向線上與會者示意，也就是說「要看向直播鏡頭，而不只是現場觀眾」。
10. 結束後，問卷若有不同作法，需要說明，並給予實體與線上的參與者「如何知道更多後續消息」的明確管道。

第九點是事前籌備較為忽略，至少是身為主持人的我比較沒有關注到的重點。幸好 OCF 的工作人員反應非常快速，很快就在地板上貼好膠帶，告訴我在哪個直播鏡頭的位置是最適合的，並提醒我在與講者互動時，如何移動但不過度干擾到線上與會的畫面。

4. 實體主持人，也要先到線上會議室打招呼，再回到實體空間

雖然主持人與技術團隊有分工，但「主持人自己要進聊天室」對於線上參與者的感受還是很重要。講者演講時，又或者是休息若有空檔，也最好能夠進到聊天室或 Slido 跟線上參與者處於一種「你我都是線上網友」的狀態互動。

程序問題的處理，或者是重要的話語或宣稱，能夠同步打字表達也會更加明確。我當時也是選擇在 Slido 做簡單表達並貼上參考網址，再回到現場拿麥克風對鏡頭與現場的參與者說明。

5. 實體主持，一定要開著電腦、手機，最好再加個小本本

如上一點，雖然主持人與技術團隊有分工，實體主持人自己開的電腦進入看聊天室，雖然現場互動就以忙碌不可開交，但若線上有緊急的狀況，至少能夠一個轉身就看見是什麼狀況，而且 Slido 問題一多起來，用手機和現場螢幕閱讀，可能還是無法掌握全貌。最好是電腦、手機都有，而主持人通常會有一些現場紙筆的接話、收攏的小筆記，也是必要。

雖然設備有點多，管理起來也是一個成本，但如果對不同實體、電子設備做明確的任務區隔，例如我口頭上要說的話，基本上寫在小本本，但補充性與安撫性的說明就用打字來輔助，所有設備的準備與使用還是備齊在身邊比較好。

6. Slido 有民意統整效果，同時要注意新問題＆程序問題

前面說到 Slido 作為彙整實體與線上參與者的交集場域，一個能夠共同互動的介面，透過按讚找到共識度較高的問題，仍有一個配套要注意：由於打字速度與提問的時間差，有些問題可能來不及被「累積讚數」，必須仰賴主持人判斷當下是否要處理、選擇這個問題，來給講者回應。講者看到的可能都是 Slido 最上方的高票問題，因此這些問題需要主持人轉述。

選擇問題的標準，仰賴主持人對當場活動調性與價值的判斷，不過作為形塑參與者對主辦單位與該場工作坊活動的信任度的關鍵，我認為若有「程序問題」、「挑戰主持人處理問題的方式」這類問題應以最精簡的時間在現場回覆。

這題有出現在本次論壇當中，有 Slido 新問題非常快速地質疑了我「為講者打圓場」，像這樣的問題出現在平台上，必然也會引發與會者之間的情緒與對話，主持人有義務說明為何在當下選擇以較為尖銳或溫和的方式引導或所謂「圓場」。

7. 注意自己說話的對象

如同開場主持的發言稿：QRcode一定是對現場的人說，左邊的公告一定是對線上的人說。不要失衡，不要只顧一邊。把「線上的講者，實體的講者，線上的參與者、實體的參與者」四種身份分清楚，重要的程序說明最好能先簡單備稿，以免臨時有任何一方有狀況時，會忽略掉其他方的提醒。

8. 把握講者，也珍惜現場實體者的回饋

實體互動最寶貴的便是人與人在「話語」之外的情緒傳遞，那同樣是一種溝通。對於實體來到現場的講者而言，出於過去以實體活動為主的經驗，應該同樣會期待主持人會招呼講者、充分互動，但主持人同時必須兼顧線上，分給實體講者的時間就比較少。這一點也必須要傳達給現場講者，也跟主辦單位工作人員有分工默契，以免講者感到不受尊重。

另外，當 Slido 出現較為尖銳的問題，或者是出現對於程序和活動主辦方的質疑，主持人的處理是否得宜，在說話的當下最快能看見的反映便是現場與會者的神情與動作。即使被口罩遮住，無論是支持性的示意，或者是較為負面的疑惑、不以為然、分心的反映，都仍是主持人對於當下主持是否恰當的重要參考依據。

幾點主持人的自我檢討

• 大合照方向不一樣，只好只拍實體；若空間允許，邀請線上參與者開鏡頭，讓實體與線上的畫面「同框」來紀念工作坊，應能提升與會者的認同度。
• 填寫問卷時，若都採取線上問卷填寫，實體參與者與線上參與者的填答結果與統計分析圖，在活動最後，技術上應該能夠即時呈現。這是在法國南特的高鐵建設相關的公民參與會議經驗。不過由於本次實體參與者是填寫紙本問卷，並未使用這個模式。
• 身為現場選擇問題的主持人，與 bbb 聊天室主持人及導播之間的互動，是依靠對議題的熟悉程度而以默契處理，但事前的筆記與現場測試應該可以更充分。
• 以 bbb 這種直播畫面與簡報畫面分開的形式，線上講者與實體講者所需要的主持與技術步驟稍有不同，本次是靠 au 自己很熟悉切換畫面的方式，但如果有其他線上講者，應更早溝通聊天室及現場節奏。