# 口試及離校流程指引
編輯者：葛顯峯
編輯日期：2021/12

**注意事項：**
(1) 如果文件有更新，還請以當時最新版的為主
(2) 底下連結是電子所的，如果是其他系所還請至各系所網站下載
(2) 雖然我有做超連結，但還是建議需要時直接去各系所網站下載表單，以免表單連結有更新
(3) 在這之前，請注意每學期的學位考試申請期限，並上myNTU填寫學位考試申請書，印出後請指導教授簽名，再送去所辦(這時候填的碩論名稱不一定要是最後的碩論名稱，但申請的口試日期會影響畢業證書上的日期)
(4) 比較苦口婆心多寫了一些經驗分享，畢業流程其實沒這麼複雜，不要被冗長的指引嚇到了XD

**口試信的內容可以一併參考孟桓寫的版本(https://hackmd.io/@NTULaDS/ryI9IQP9Y)*
**電子所相關表單下載：https://giee.ntu.edu.tw/student_download.php*

**假設順利跟老師順利約到口試，並且也討論完口試委員名單的話，那恭喜:tada:，這份指引可以幫助你更快速的走過後面到離校的流程:muscle:**

## 口試及離校流程
整體流程： **跟老師約口委+口試時間** -> **口試前資料準備** -> **口試** -> **口試後資料準備** -> **離校**

## 口試前
**1. 尋找口委**
台大口試委員資格：https://graduate.ee.ntu.edu.tw/static/documents/%E5%9C%8B%E7%AB%8B%E8%87%BA%E7%81%A3%E5%A4%A7%E5%AD%B8%E7%A0%94%E7%A9%B6%E6%89%80%E5%8D%9A%E5%A3%AB%E6%9A%A8%E7%A2%A9%E5%A3%AB%E5%AD%B8%E4%BD%8D%E8%80%83%E8%A9%A6%E8%A6%8F%E5%89%87.pdf

(1) 碩士考試口試委員<ins>3~5人</ins>，校內外不限(博士要有一定比例校外口委，碩士不用，全部都校內也可)
(2) 通常跟老師討論口委需要寄信給<ins>3-4個人</ins>(以防有1-2人不能來的情況)
&nbsp;&nbsp; (2.1) 假如有<ins>3位(含)以上</ins>口委可以來，則這樣下面口委名單可以不用填老師
&nbsp;&nbsp; (2.2) 假如只有<ins>2位</ins>口委能來(最低限度)，這樣下面<ins>口試委員名冊</ins>填寫時，老師也要寫在名單內並註明(2位+老師=3位)

   *通常是翻學長姊的論文看口委請過誰來跟老師討論，不過security組的比較沒前例，我這邊留建佑學長跟我的口委組合供參考
   
   林建佑(108-2畢)：黃俊郎 教授 + 雷欽隆 教授 + 黃炫倫 博士 
   葛顯峯(110-1畢)：黃俊郎 教授 + 王勝德 教授 + 黃炫倫 博士 (賴怡吉 兼任教授->時間不行沒請成功 )

**2. 約口試及口委時間**

(1) 詢問老師口委名單時，也可以請老師提供幾個預計可以口試的時段，並寄信詢問口委有哪些時段可以口試(參考孟桓的口委邀請信)
(2) 取完各口委的交集後，可以再跟老師討論一個時段，確認後可以：
&nbsp;&nbsp; (2.1) 先寄一封信告知口委時間地點(如果來不及準備正式邀請函，又怕太晚回口委把那段時間安排掉的話)
&nbsp;&nbsp; (2.2) 或者直接寄正式邀請函(含時間/地點、論文初稿、聘書、領據)

**3. 口試申請到口試前**
*連結使用方法：右鍵超連結->複製網址->在新網頁貼上->瀏覽器會自動下載文件*

(1) 當口委名單確定後，就可以去電子所網站下載[<ins>口試委員名冊</ins>](http://cc.ee.ntu.edu.tw/~giee/announce/download/g02_committee_ms.doc)，並依口試委員人數、預定口試日期填妥後交回所辦

***注1**：雖然電機所跟電子所都是說這份要2週前申請，但基本上這份資料所辦馬上就可以處理好(他們需要生口委的聘函跟領據的時間)
***注2**：最短處理時間：
&nbsp;&nbsp; a. 電機所：申辦當天或隔天寄回聘含與領據
&nbsp;&nbsp; b. 電子所：申辦完15分鐘(送完單子走回實驗室就收到信)

(2)上面申請完後，所辦會寄回各位口委的<ins>聘函</ins>跟<ins>領據</ins>，還須自己上所辦網站下載
&nbsp;&nbsp; a. [<ins>學位論文考試評分表</ins>](http://cc.ee.ntu.edu.tw/~giee/announce/download/g03_thesis%20grade.doc)：填好論文題目、作者、指導教授後寄給口委 **(每位委員各一份)**
&nbsp;&nbsp; b. [<ins>學位考試紀錄表</ins>](http://cc.ee.ntu.edu.tw/~giee/announce/download/g03_oral%20record.doc)：填好題目後寄給老師 **(所有委員傳簽一份)**
&nbsp;&nbsp; c. [<ins>口試委員審定書</ins>](http://cc.ee.ntu.edu.tw/~giee/announce/download/g05_approval.doc)：填好題目後寄給老師 **(所有委員傳簽一份)**
***注**：上述a、b、c的3份資料填完基本資料後會由老師處理(蒐集簽名及送交所辦)

(3) 資料都填完後，可以依照下面打包資料寄給口委跟老師
&nbsp;&nbsp; a. 寄給老師： <ins>學位考試紀錄表</ins> + <ins>口試委員審定書</ins>
&nbsp;&nbsp; b. 寄給口委：<ins>學位論文考試評分表</ins> + <ins>聘函</ins> + <ins>領據</ins> + <ins>論文初稿</ins>(如果老師也是口委的話，也需要把這些寄給老師)

**口試強心針：口試就只是個過程，就算過程中被噴爆、被電到體無完膚，只要口委都簽名同意口試通過，那就是場好的口試~~**

## 口試後

**1. 口試感謝函**
&nbsp;&nbsp; 口試後會根據口委意見修改論文，改完再將改好的論文寄給口委(感謝函寫法請看孟桓那篇指引)，口委不一定會回信，但通常還是會走這個流程，主要是他們簽了審定書就是代表同意這份論文

**2. 口試後資料**
&nbsp;&nbsp; 上面提到的：<ins>口委審定書</ins>+<ins>領據</ins>+<ins>聘函</ins>+<ins>學位論文考試評分表</ins>+<ins>學位考試紀錄表</ins>
&nbsp;&nbsp; 這些是口試後要處理的資料，基本上都是老師會幫忙蒐集並交給所辦(線上口試是這樣，實體口試的話基本上口完資料就會都簽好了，要自己蒐集並交給所辦)

**3. 口委審定書**
&nbsp;&nbsp; 當上面資料都交到所辦後，需要等所長簽<ins>口委審定書</ins>
&nbsp;&nbsp; 所長簽完後，所辦會寄信通知(裡面包含所長簽完的掃描電子檔)，要紙本的話也可以去所辦領回

### 論文上傳
**1. 論文撰寫與論文上傳系統**
要上傳電子版論文到台大圖書館審核時，要先確實檢查自己有沒有符合台大的論文格式[1]，併依照圖書館指引加上doi及浮水印[2]：
&nbsp;&nbsp; [1] [國立臺灣大學碩、博士學位論文格式規範](https://www.inm.ntu.edu.tw/download.php?filename=91_e71d7469.pdf&dir=archive&title=thesisform.pdf)
&nbsp;&nbsp; [2] [臺大電子學位論文上傳手冊 - 國立臺灣大學圖書館](https://www.lib.ntu.edu.tw/doc/cl/etdsguide.pdf)

*注1：圖書館主要是檢查格式有沒有依照要求，不會看內文
*注2：檢查時間通常是完整的<ins>2個工作天</ins>(例如星期一下班後上傳，星期四上午上班時間會收到)，請時間會壓線的同學再多注意一下這部分會卡到離校的時間
*注3：不過我自己在12月初，上傳的經驗是1個工作天就完成了(但這機會可遇不可求)
*注4：要注意勾選的授權方式不要衝突，不會被系統退件(例如前面勾只公開校內，後面又勾公開給國圖的話，會被視為衝突而退件)

**台大論文模板**：https://www.overleaf.com/project/61b3637733cebd5a75974946 (需登入使用)
*這份模板有幫忙加入浮水印及doi的功能，但上傳前還是要去總圖一樓用Acrobat Pro DC更改文件的使用權限(例如能不能列印、能不能修改內容等，上方[2]有教)
*如果不方便親自到總圖用Acrobat Pro DC修改權限的同學，也能試著使用[<ins>NTU VDI虛擬桌面</ins>](https://www.cc.ntu.edu.tw/chinese/spotlight/2016/a105031.asp)，裡面似乎也有提供 Avrobat Pro DC
*這份是正儒給的，好像是Github上的台大神人寫的，我有做一些更改並加入使用指引，需要使用的可以複製到自己的Overleaf project當中並放入自己的內容

**3. 紙本論文影印及裝訂**
&nbsp;&nbsp; (1) 當圖書館審核通過後，就可以拿著通過審的那版的論文電子擋去列印紙本了
&nbsp;&nbsp; (2) 一共要列印<ins>5本</ins>，分別是：<ins>圖書館x2 + 實驗室x1 + 老師x1 + 自己x1</ins> (自己不想留的話可以只印4本)
&nbsp;&nbsp; (3) 學雜費當中每學期會在計中帳號當中存入100元影印費(可累加，也就是在學第4學期時會有400元)，如果不想另外花錢去外面印的同學，可以在計中一樓影印區列印
**不過計中電腦世界慢，建議可以晚上去印，比較不會塞車*
&nbsp;&nbsp; (4) 如果是帶電子檔請影印店列印+裝訂的話，可以帶論文跟封面電子檔請影印店處理就好；如果是去計中印的話，可以自己分好5本(例如夾廣告紙或交叉疊)，帶著封面電子檔(或是有些店也接受實體印出在A4紙上的封面)去請影印店裝訂就完成了

**4. 紙本論文繳交**
&nbsp;&nbsp; (1) 印完後就可以依照<ins>圖書館x2 + 實驗室x1 + 老師x1 + 自己x1</ins>把論文交出去
&nbsp;&nbsp; a. 圖書館2本：通過審核的通知信當中，會依據你在上傳時勾選的是否要公開的選項夾帶同意書給你，需要印出+簽名後，一併帶著2本紙本論文到總圖一樓流通櫃台繳交，他們簡單檢查完之後就完成圖書館的離校手續了
&nbsp;&nbsp; b. 老師1本：通常是要離校前跟畢業光碟一起交給老師
&nbsp;&nbsp; c. 實驗室1本：自己默默放到櫃子裡就好了

### 離校
1. 離校系統
網址：https://my.ntu.edu.tw/studleave/
a. 裡面記錄了從口試完到拿到畢業證書的所有代辦事項，要確實跑完才拿到最後一項領畢業證書
b. 第 <ins>1、11</ins>兩項資料隨時都可以填，建議沒事可以先填


3. 所辦
a. 電子所網站有自己的離校系統，會關係到<ins>第2項</ins>的勾
b. 電子所的是確定論文跟交接都完成後，登入進去申請離校，系統會寄信老師，老師按確認後就完成老師部份的離校手續
c. 我記得我好像勾完還有跑一趟所辦，最後是去完所辦第2個勾就有了
4. 老師
a. 老師的部分算在<ins>第2項</ins>的勾裡面
b. 基本上老師會要求碩論、計畫的東西要有學弟妹懂以及能重現，用過的器材(開發板之類的)要有學弟妹點過，確定能正常使用，都沒問題後再請學弟妹寄信給老師即可

6. 圖書館
a. 主要是論文線上審過的版本要依上面提到的格式印出來，審完後系統會依據你要不要授權給你電子版授權書
b. 把紙本論文跟簽完名的授權書交到總圖流通櫃台檢查完就行了
c. 另外就是圖書館也會看你還有沒有未還的書或是沒繳清的罰金
d. 論文跟書/罰金都處理好後，圖書館的勾就拿到了

8. 研教組
a. 上面都完成後(前12項勾都有拿到)就到<ins>第12項</ins>的研究組領畢業證書了
b. 到研究組後會需要學生證，教組會壓學生證失效的章(但學生證還有部分公用，詳見後方離校後學生證功能章節)
c. 畢業證書是當場印，需要英文版的話是要先去繳費機買一份英文的(100元)，拿著機器印出的繳費收據給承辦人員才能領，要的建議可以先繳完費代著收據一次去領中、英文兩張畢業證書

**到這邊離校手續就大功告成了，先恭喜你成功畢業:tada:**

但如果是不幸被拖到而要申請退費或是有提早畢業的神人的話，可以參考附錄的學雜費退費手續

### 附錄
#### (額外) 學雜費退費
！請留意行事曆上的 <ins>2/3 及 1/3 學期退費期限</ins>，一旦超過最後 1/3 學費退費期限(也就是過了2/3學期)，那就退不回半毛錢了
a. 首先要上[<ins>出納組網站</ins>](https://ga.ntu.edu.tw/cashier/main_ch/docDetail/1779/1585/417/tuition)列印[<ins>國立臺灣大學學生退費暨授權申請書<ins>](https://ga.ntu.edu.tw/upload/cont_att/f040bf74-0df7-4994-8ac2-3b94370aea4d.pdf)
b. 授權書填妥基本資料並勾選原因(例：碩三以上非畢業季畢業能勾"提早畢業")
c. 第二大區塊的業務單位要給上面領完畢業證書的研教組蓋章(提早畢業的證明應該是領完畢業證書沒錯，所以我是領畢業證書的時候順便辦的)
d. 完成後再到隔壁一樓出納組抽號碼牌把單子交出去
c. 出納組承辦人員會確認你填的帳號沒錯，所以可以的話最好帶著存摺封面(影本/手機拍照/網銀app)，能讓承辦人員辨識與確認
e. 最後承辦人員會填上學校預計能賄款給你的日期，並把回條交回你，之後就是回去等看約定時間有沒有入帳，沒的話再跟學校反映
#### 離校後學生證功能
1. 參考這邊寫的：
[<ins>國立臺灣大學畢業生身分變更後校方各館設權益影響彙整表</ins>](https://my.ntu.edu.tw/studleave/doc/%E5%9C%8B%E7%AB%8B%E8%87%BA%E7%81%A3%E5%A4%A7%E5%AD%B8%E7%95%A2%E6%A5%AD%E7%94%9F%E8%BA%AB%E5%88%86%E8%AE%8A%E6%9B%B4%E5%BE%8C%E6%A0%A1%E6%96%B9%E5%90%84%E9%A4%A8%E8%A8%AD%E6%AC%8A%E7%9B%8A%E5%BD%B1%E9%9F%BF%E5%BD%99%E6%95%B4%E8%A1%A8.pdf)

2. 其中有比較值得注意的地方有：
a. 停車：停車不受離校影響，如果當初是月繳和學期繳的話，就是看繳到哪時候就用到哪時候
b. 門禁：理論上辦完離校應該就刷不進系館了，但實測還能再刷進來一段時間，猜測可能是門禁系統沒這麼快更新
*補充：實測應該是一學期更新一次門禁
c. 校友證：畢業當學期可以免費申辦，離校系統下面有
d. 遊遊卡：離校完成後會自動從學生轉成無記名普通(成人)卡
e. 其他有使用場地或 myntu、NTU webmail 相關的問題看上面那份文件