國立高雄科技大學學生會學生議會秘書處

學生會組織架構

行政中心　一
　　　　　　｜
學生議會　一 一　副會長　一　會長　一　學生會
　　　　　　｜
學生評議會一

學生會法規

議會運作

議會下設五個委員會：

1. 程序委員會
2. 財務委員會
3. 法規委員會
4. 學權委員會
5. 紀律委員會

程序委員會

一、組成

1. 由議長及各委員會召集委員組成。
2. 主席由議長擔任，若議長不便出席則由副議長依序擔任。

二、運作

1. 行政中心、議會提案至議會公務信箱後，由秘書長將提案轉發至秘書處公務信箱信箱。
2. 由秘書長指派秘書製作開會通知單、議程，討論事項由秘書長告知秘書。
3. 程序委員會決議各項議案排入何時的大會。(ps.可無異議通過)

財務委員會

一、組成

1. 由新一屆議會於上任後經調查委員會志願分配來決定財委成員。
2. 「財務委員會召集委員」由財務委員互選產生，並由召委擔任委員會主席。

二、運作

1. 正常預算案會經過大會一讀後，送至財委審查。
2. 預算審查以頁為單位，進行詢答、表決。
3. 預算審查需要提案人報告、備詢，預算僅能刪減不得增加
   ，且須達收支平衡。
4. 預算案經表決通過後續提大會二讀。

法規委員會

一、組成

1. 由新一屆議會於上任後經調查委員會志願分配來決定法規委成員。
2. 「法規委員會召集委員」由法規委員互選產生，並由召委擔任委員會主席。

二、運作

1. 法規修正案經大會一讀後，送至法規委員會審查。
2. 提案人需報告、備詢，法規修正須檢附修正對照表、修正全條文。
3. 通過後續提大會二讀。

紀律委員會

一、組成

1. 由各召集委員擔任紀律委員會委員，正副議長不得擔任，主席由委員互選產生。

二、運作

1. 秘書處需統計議員於大會之出席率。
2. 期中需開會審查各議員出席率，依法低於法定出席率得停權該議員。
3. 裁定議員失職之行為。

大會

1. 所有議員出席，主席由議長擔任。
2. 分為臨時會、常務會議。
3. 一個學期稱一個會期。
4. 一個會期開一次常會，其他依運行情況開臨時會。

議案種類

• 人事任命案
  • 提案至公務信箱➡️程續委員會➡️大會決議
• 預算案
  • 提案至公務信箱➡️程序委員會➡️大會一讀➡️財務委員會審查➡️大會二讀➡️大會三讀（📌可逕付二讀）
• 預算變更案
  • 提案至公務信箱➡️程序委員會➡️財務委員會審查➡️大會決議
• 法規修正
  • 提案至公務信箱➡️程序委員會➡️大會一讀➡️法規委員會審查➡️大會二讀➡️大會三讀（📌可逕付二讀）
• 活動成報
  • 提案至公務信箱➡️程序委員會➡️大會報告
• 各部門業務報告
  • 提案至公務信箱➡️程序委員會➡️大會報告

文書公版

公版資料都在議會的OneDrive裡
路徑：NKUST_SP-文件-111-秘書處-公版表格資料

會議前準備

1. 開會通知單
2. 會議議程
3. 信箱內該次會議之請假單搜集歸檔
4. 簽到表

開會通知單

於每次開會前皆需製作開會通知單並傳送給與會人員，以下是製作之流程。

1. 表首固定：國立高雄科技大學學生會學生議會開會通知單
2. 受文者：常會、臨時會固定有「第一屆全體學生議員」、「列席人員」，各委員會開會則固定有「第一屆學生議會XX委員會委員」、「列席人員」，如果有除學生議會議員以外之出席者，需另外新增該出席者。
3. 發文日期格式：中華民國XXX年XX月XX日
4. 發文字號格式：高科議秘字 第XXXXXXXXXX號，字號的前三位為發文年份，中間四位為發文日期，後三位為發文順序。（例：高科議秘字 第1120305001號）
5. 速別、密等及解密條件或保密期限：固定皆為普通，如果有普通之外的，會由秘書長處理。
6. 附件：固定皆有議程資料。
7. 開會事由格式：固定為召開XXX學年度第X學期學生會學生議會第X次XX會議。
8. 開會時間格式：中華民國XXX年XX月XX日 星期X XX：XX（範例：中華民國112年03月05日 星期六 21:00），此項時間會由秘書長告知。
9. 開會地點格式：如為實體會議，請將校區-會議室置入此項，如為線上會議，則為Google Meet-[會議網址]。
10. 主持人：基本上將會由議長、副議長或各委員會正副召委擔任，格式為：X職務XX，以現任議長為範例：徐議長綜祥。
11. 聯絡人及電話格式：基本上為當週秘書長指派之秘書填寫，格式固定為：蔡秘書長秉霖 0928-614-588
12. 出席者：除由秘書長告知出席人員有變動外，基本上固定皆為學生議會議員。
13. 列席者：由秘書長告知此次會議將會有哪些列席人員，基本上固定有：課外組 李昶志副理、第一屆學生會學生議會秘書處。

以上為開會通知單的基本操作流程，如有疑慮可詢問秘書長。

會議議程

與開會通知單同為會前準備部分。
各項內容如為固定者，該項內容有變動秘書長會再行告知。

1. 會議名稱：與開會通知單開會事由部分一致。
2. 會議時間：與開會通知單開會時間部分一致。
3. 會議地點：與開會通知單開會地點部分一致。
4. 會議主席：與開會通知單主持人部分一致。
5. 會議記錄：由秘書長指派該次會議記錄之秘書，如當天臨時有事無法參加會議，麻煩提前跟秘書長聯絡，以便安排後續處理。
6. 壹、會議準備：此項如秘書長無特別交代則維持公版資料原樣即可。

貳、正式會議：

1. 宣布開會及主席報告此二項原則上無特別要求不變動。
2. 報告及詢答事項：固定需有（一）宣讀、更正並認可上次會議記錄。
3. 討論事項：於會議前會有會議提案單，經秘書長告知後登打各提案。
4. 臨時動議：固定須有。
5. 聲明與補述：固定須有。
6. 主席結論：固定須有。
7. 散會：固定須有。

以上為會議議程的基本操作流程，如有疑慮可詢問秘書長。

會議紀錄

屬於各會議會後處理部分。

1. 表首內容：會議名稱、時間、地點、出席人數、列席人員、主席、記錄，此幾項與開會通知單及會議議程一致。
   壹、會前準備：此項如秘書長無特別交代則維持公版資料原樣即可。

貳、正式會議：

1. 宣布開會：此項於（二）主席宣布開會的部分括弧中有現在時間，請記得照開會時間填入。
2. 照該會議主席之報告事項做語句流暢之逐字稿。
3. 報告及詢答事項：基本必有宣讀、更正並認可上次會議紀錄，其餘增項由秘書長交代。
4. 討論事項：如果有投票表決的項目，格式為：
   表決：同意X票，反對X票，棄權X票。
   決議：經投票，可決數；同意過半，動議通過。
5. 臨時動議：視會議有無人員提出，有則參照討論事項記錄之方式，否則填無。
6. 聲明與補述：視會議進行至此項時有無人員發言，有則須登打簡單通順之逐字稿，否則填無。
7. 主席結論：登打會議主席於散會前所做之結論之簡易逐字稿。
8. 散會：記錄會議主席宣布散會之時間，範例XX時XX分。

以上為會議紀錄內容的大致流程，如有疑慮可詢問秘書長。

開會時

1. 於開會前20分鐘上線準備開會所需資料。
2. 於會前10分鐘提醒議員上線開會。
3. 由該場會議負責秘書打開議程及相關附件並以obs螢幕錄音錄影。
4. 清點人數：於簽到單紀錄出席人數，主席會請秘書清點人數，應到為議員總數扣掉請假人數，實到為實際簽到人數，未到為未請假未出席，依序念出應到幾人，實到幾人，未到幾人。
5. 於財委審查時，財務委員會可能要求更改項目、金額。
6. 人事任命案需於LINE上開匿名投票 “是否同意任命OOO擔任OO部長” 如有任其範圍需補上“任期至幾月幾號”，選項需有，同意，反對，棄權三項。