# 行政組工作細項
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:warning: 細節待編輯完成
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:bulb: 如果有沒列到的工作或是新活動，大家開會討論選出一位負責人
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[TOC]

## 隊長

### 團隊進度
- 定期與大家開會討論進度
- 追蹤團隊進度
- 可用工具：甘特圖、github project、notion
- https://github.com/orgs/NCTU-AUV/projects/1
- https://docs.google.com/spreadsheets/d/1R5AadeajB7NX3omHoCxYNFTr6rBNvtj2ZsRhfL1DhKM/edit#gid=1207792800

### 主持會議
- 教授會議：與賴教授、蔡教授、程教授定期報告會議，事前要寄信給他們約時間
- Autodesk會議：每個月定期開會，報告進度、討論合作企劃，前一週與窗口確認時間
- 組長會議：每週/隔週開會
- 記得派人做會議記錄

### 關注校內外活動資訊
- 系辦公告(fb、系網)
- 教授不定期通知(email、messenger)
- SAUVC競賽官方(官網、fb、X)
- 其他經費來源、競賽

### 團隊信箱
- 定期查看/回覆團隊信箱
- 整理過去信件，了解團隊狀況

### 跟教授泡茶:tea:
- 賴教授不定期會找隊長過去

## 副隊長

### 系上事務
- 系上會開一個群組，公布活動消息
- 有時候系上會要求做一些雜事

### 校內活動
- 組織團隊進行校內活動：校系宣傳、場地借用等等

### 公文申請
- 寫公文、跑公文，常常要跑好幾個機關，會花很多時間
- 公文都有模板

## 財務

### 帳務管理

- 規劃經費支出
- 定期維護財務表
- [上半年財務表](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1aNlwFQj1xyINHF7GNu232gXU2I7ZAfMFSY4tafB3Ves/edit?gid=1759840716#gid=1759840716)
- [下半年財務表](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1_k8lhFujp1HoNTP2dIUTIH2RMoB2zzNaiLJ6UwGrTCQ/edit?gid=685615985#gid=685615985)
- [表單](https://docs.google.com/forms/d/1GCUVGpzvloZJj7OD2JjQT_DxRUriJd3mNW7wYbWjdcg/edit) - 以後大家報帳填寫

### 保管團隊現金
- 要用一個帳戶存團隊的現金，並不定期銷帳給大家

### 報帳

依照經費來源如下
- 捐款帳戶：由賴教授實驗室學生管理，我們整理好發票後交給他們，這邊報帳品項種類和金額的限制比較少
- 來源: 廠商贊助
- :heavy_check_mark: 可以報設備費：萬元以上、會貼財產編號、要交財產照片
- :heavy_check_mark: 可以報6000元以上材料
- :x: 不能報交通費、運費、服務費、場地費等沒有實質產品的費用
- [報帳範例](https://drive.google.com/drive/u/1/folders/1OecUqrWbLnRxrT6_jTzvC8IsB7GF6glX)
- 系上補助：由系主任助理負責
- 來源：系上每學期補助、垃圾船課程
- :warning: 品項都需要有明確相關用途、明細
- :warning: 6000以上需先向助理確認
- :warning: 受款人一次報帳總和盡量不要超過一萬元，也不要太少
- :x: 不能報交通費、運費、服務費、場地費等沒有實質產品的費用
- [報帳範例](https://drive.google.com/drive/u/1/folders/1kBhwPlcghmk2SJyIrL2wVoCWzeUvfbN-)
- 現金：由財務長保管在自己帳戶，用來周轉以上不能報的項目
- 來源：活動助教費、工讀費
- :heavy_check_mark: 交通費、運費、服務費、場地費
- :heavy_check_mark: 其他不方便報帳項目
- [報帳範例](https://drive.google.com/drive/u/1/folders/1eJWeMVaDo8dJjWI7vgsn5VUYUuuC_exM)
- 創創工坊：由工坊助教負責
- 來源：垃圾船課程

- 研究發展處：出國經費
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:warning: 待編輯
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### 整理發票、收據
- 平常會要求大家把發票放到發票盒
- 發票上需要有詳細品名、數量、金額，有明細就附，沒有就手寫在發票上，注意不能塗改，如果真的寫錯請廠商重開
- 如果單筆支出超過一萬元，有兩個處理方式
- 學校逕付：由捐款帳戶直接支出給廠商
- 請款人代墊：需要先跟實驗室學長確認項目，填寫代墊證明單，再做購買。產品到貨後要拍照並貼財產編號貼紙。

## 總務

### 財產保管、清點、報修、報廢
- 每學期會實驗室學長會來做[財產清點](https://drive.google.com/drive/u/1/folders/16TUWYgclqU93DkssQWRLwvmRHhso0mj2)，產品盒子、本體零件別丟
- 設備報修聯絡原廠商
- 報廢聯絡系辦承辦

### 整理發票、收據
同財務

### 工作室環境維護
- 工作室設備損壞維護(水池漏水等)
- 學校不定期會釋出桌子、櫃子，可以看要不要拿

## 公關x2

### 校外機關聯絡
- 用團隊信箱、個人手機連絡等等
- 常會連絡：
- 贊助商/合作單位
- 潛水中心：藍灣、潛水蟲
- 旅行社
- 航空公司
- 交通：叫車等等

### 拉贊助:moneybag:
- 可以往產品賣家看
- 團隊信箱有寄過不少合作提案信，建議先瀏覽過，確認有哪些廠商已經連絡過
- 通常合作提案有：
- 官網宣傳
- 機體貼紙
- 課程開授
- 隊服
### 粉專經營
- 管理FB、IG粉專發文、限時
- 回覆訊息
- 文案撰寫

### 美宣
- 任何提案、介紹如果有好看的編排、圖片，會更吸睛