[20230824]Rapat DPA PPI

Meeting Minute === ###### tags: `PPI` `Meeting` :::info - **Location:** Moonshine Waffle - **Date:** August, 24th, 2023 - **Time:** 16:00 - 17:30 - **Agenda** 1. Persiapan Rapat Luar Biasa 2. Perubahan AD./ART 3. Issues Terkini NCU - **Participants:** - Farchan - Ilham - Maysa - Rio - Beni - Amir - Ivan - **Host:** [name=Frachan] - **Notulen:** [name=Maysa] - **Reference:** [PPT perubahan AD/ART Lite](https://docs.google.com/presentation/d/1g39BxfFbAKbMW2xJAipHKVKWT3d8LDx1/edit?usp=sharing&ouid=116947203747929219456&rtpof=true&sd=true) ::: :mag: Persiapan Rapat Luar Biasa -> PPT --- - Capstone/Milestone dihapuskan dari ppt rapat luar biasa - kenapa DPA buat ini, agar tau task apa saja yang harus diselesaikan, status task tersebut, dan progress dari task tersebut - add page number di PPT, - info mengenai apa yang akan dibahas harus di sampaikan ke warga agar pada hari H, warga sudah memiliki gambaran menganai apa yang akan dibicarakan - kenapa dipilih tgl 31 Agustus? - ketua dan pengurus ppi pulang baru balik tgl 28 Agustus - Maba mulai datang tgl 31 Agustus malam :books: Perubahan AD/ART --- - Perubahan AD/ART sudah pantas untuk dilaksanankan - Jika peserta tidak memenuhi 1/2 n+1, maka hasil pembahasan akan dijadikan **DRAFT AD/ART** dan di bahas kembali ketika PPI memiliki acara yang sekiranya mampu mendatangkan banyak participants. - Perubahan mengenai penambahan S1 sebagai anggota aktif sudah ok - Perubahan mengenai 1/2 n+1 masih perlu dibahas lagi karena ada syarat kedua, apabila kuorum tidak terpenuhi maka rapat masih dapat dilanjutkan dengan mengunggu 2x15 menit. :dart: Issues Terkini NCU --- 1. Sebagian besar pengurus adalah anak Sarjana, bagaimana agar warga dapat lebih menghargai PPI? - Karena akan ada kemungkinan anak S2 dan S3 tidak menghargai pengurus karena mereka lebih muda 3. Persentasi jumlah mahasiswa Indonesia graduate dan undergraduate kurang lebih 3:1. - diusahakan kepengurusan tahun depan pengurus dari graduate student lebih banyak dan menjabat pos stategis seperti kediv dan ketua PPI. - Untuk tahun depan diharapkan ketua bisa dari anak PhD atau yang sekiranya lebih tua agar dapat membimbing ketua selanjutnya, dan lebih dihormati karena lebih tua. - Tidak ada masa transisi pembekalan dari PPI 2022 ke 2023 sehingga PPI tahun ini masih belum ada gambaran jelas mengenai tugas dan wewenang PPI 4. DPA sebaiknya mulai mendekati mahasiswa PhD atau master yang sekiranya cocok menjadi DPA dan ketua PPI tahun depan 5. Perlu ada batasan yang jelas mengenai scope kewenangan PPI dan DPA sehingga tidak tumpang tidih 6. Bagaimana meningkatkan citra Ketua PPI di mata warga NCU untuk meningkatkan kepercayaan warga ke PPI - ketua PPI dapat menghubungi anggota fireflies dan melakukan kumpul2 santai dengan mahasiswa dari department lain untuk promosi acara PPI sekaligus memperkenalkan diri sebagai ketua NCU 7. Bagaimana meningkatkan partisipasi warga NCU di kegiatan NCU? - invite/libatkan warga untuk join dalam kepanitian acara PPI - adakan acara yang mengundang semua warga untuk berpartisipasi, kalo bisa tiap department bisa disarankan untuk membawa makanan atau pitch in - bisa memanfaatkan event samaru tahun ini, acara dapat di concept bentuk outbound dan welcoming party (makan2) mengundang semua warga dalam acara yang santai 8. Memisahkan Alumni dari group yang ada di NCU - Sebenarnya sudah ada group ikatan alumni NCU di line hanya saja ketua dpa tidak di invite - PPI harus memikirkan bagaimana memisahkan pelajar NCU yang aktif dan sudah alumni kedalam dua group sendiri. - bisa dengan mengeluarkan anggota pujasera yang sudah tidak di Taiwan - mengubah group katering PPI menjadi group mahasiswa aktif NCU - atau membuat group baru mahasiswa aktif NCU 9. Tambahan maysa: Perlu ada mekanisme perubahan mahasiswa aktif ke alumni. - data mahasiswa yang lulus tiap semester alihkan dari group mahasiswa aktif ke group alumni. ## Notes  - perumusan AD/ART dulu hanya dibahas oleh 10 orang