### Les contrats de licence transformative: quelles conditions pour la publication en Open Access financée par les bibliothèques ? Alexandra Forclaz, Manon Velasco Bibliosuisse, 03 mars 2023 --- <!-- Put the link to this slide here so people can follow --> Accédez à ce diaporama ici: https://cutt.ly/d993ORl  --- # Introduction --- ### Objectifs - Saisir les enjeux du contrat dans ces nouveaux accords de transition vers l’Open Access - Comprendre la structure et le contenu des contrats de licence dans les accords transformatifs - Savoir identifier les éléments critiques pouvant faire l’objet de négociations - Acquérir les outils nécessaires à l’analyse et la gestion de ces contrats --- ### Programme de la journée | 1 - Contexte | | -------- | | 1.1 Historique des accords transformatifs| | 1.2 Définition| | 1.3 Caractéristiques| | 1.4 La terminologie des contrats de licence| --- | 2 - Les accords transformatifs / transformative agreements| | -------- | | 2.1 La structure du contrat| | 2.2 Clauses essentielles| | 2.3 Clauses classiques| | **Exercice **: lecture d’une licence transformative| --- | 3 - Négocier les clauses du contrat| | -------- | | 3.1 Les conditions de négociation| | 3.2 Les outils pour négocier?| | 3.3 Challenges de la négociation| | 3.4 Les limites des accords transformatifs| | **4 - Après la signature**| | **5 - Typologie des accords incluant l’Open Access**| --- ### Tour de table - Votre nom - Votre institution - Etes-vous amené à lire, interpréter et négocier des licences souvent ? Quel type de licence ? Etes-vous seul à gérer des licences ou d’autres collègues le font-ils aussi ? --- ### Présentation des intervenantes Alexandra Forclaz Manon Velasco --- ### Livret * ##### Un espace pour prendre des notes * ##### Un lexique * ##### Les exercices des deux cours sur les contrats de licence * ##### Deux checklists des clauses présentes dans les contrats de licence traditionnelle et transformative * ##### Des propositions de rédactions « idéales » de certaines clauses * ##### La bibliographie des deux cours Disponible ici: https://doi.org/10.5281/zenodo.7675005 --- # 1 - Contexte --- ### 1.1 Historique des accords transformatifs ##### Au commencement étaient les premiers abonnements institutionnels aux revues imprimées... ##### Années 1990: Big Deals, premiers contrats de licence traditionnels ##### Années 2000: apparition du modèle Open Access auteur-payeur (Article Processing Charge = APC) --- Rappel ##### Les revues scientifiques peuvent être: * ##### Traditionnelles = abonnement uniquement, Green OA * ##### Hybrid Open Access = abonnement avec option "Gold OA", quelques articles en OA avec APC * ##### (full) Gold Open Access = libre accès complet, APC obligatoire pour publier * ##### Diamond Open Access = libre accès complet, pas d'APC --- * ##### Années 2010: croissance des politiques Open Access, augmentation de la proportion des journaux hybrides et dans un premier temps du "double dipping" * ##### Création de l'ESAC en 2014 * ##### Livre blanc de la Max Planck Digital Library publié en 2015 * ##### Premières "Offsetting license" en 2014 * ##### Initiative OA2020 lancée en 2016 * ##### PlanS 2018 (point 8 favorable aux accords transformatifs) * ##### Premier accord “Read and Publish” aux Etats-Unis en 2018 entre le MIT et la RSC --- ### 1.2 Définition ##### "*Transformative agreements are meant to enable a swift and irreversible shift away from the subscription model on a global scale, affecting the financial and operational changes required for a fully open access publishing paradigm. While individual transformative agreements have the potential to convert 100% of a given institution or consortium’s output to open access publishing, it is the sum of many agreements together that will induce the transition at scale.*" (ESAC, Guidelines for transformative agreements) --- ### 1.3 Caractéristiques * ##### Pluriannuel * ##### Consortial (national) * ##### Accès à l’ensemble des titres de journaux d’un éditeur * ##### Permet aux chercheurs des institutions membres du consortium la possibilité, plafonnée ou non, de publier dans les journaux hybrid et éventuellement gold OA de l’éditeur * ##### Workflow d’identification et de validation des auteurs éligibles par l’éditeur et les bibliothèques. --- * ##### Les coûts d’un accord transformatif sont généralement calculés sur la base de trois critères principaux : * ##### nombre de FTE * ##### coûts historiques (N-1) * ##### nombre de publications dans les journaux hybrid OA (+Gold?) sur l’année N-1. --- ### 1.4 Terminologie des contrats de licence * Généralement en anglais * Langage "heretherewithto" obligatoire?  * Tout dire ou laisser du flou? * Ne pas négliger les définitions --- ## [Report au livret](https://doi.org/10.5281/zenodo.7675005) : Lexique (pp. 4-7) --- # 2 - Les accords transformatifs / transformative agreements --- ## 2.1 La structure du contrat ### [Report au livret](https://doi.org/10.5281/zenodo.7675005) : Checklist licence transformative (pp.13-14) --- ## 2.2 Clauses essentielles ### 2.2.1 General terms ### *License: scope and content* - ###### **License scope** - ###### **Transparency and partnership statement**: L’engagement à une transparence des coûts et de leur calcul figure encore rarement. - ###### **Commitment to transition**: la notion de transition vers l'OA doit clairement figurer en introduction de la licence. > ###### "Transformative agreements should be negotiated with the clear objective of rapidly actuating the full transition of subscription based publishing to open access access and the language in contracts should explicitly reflect the transitional nature of these type of measures" (ESAC) --- ### *Definitions* Plusieurs définitions pour la partie “publish” sont particulièrement importantes: * Eligible author * Eligible contribution/article: types de publications concernées, idéalement tous (OriginalPaper; ReviewPaper; Conference papers etc.) * Corresponding author --- ### *License fees and payment terms* ##### **A. Répartition publishing/reading fees, pricing calculation** _______________ ##### **B. Publishing fees**: - ##### Nombre d'APC couverts (illimités?) - ##### Prix de l'APC - ##### Garantie de non-augmentation. _______________ ##### **C. Droit de regard de la bibliothèque/consortium sur l'emploi d'une partie (pourcentage) des bénéfices de l'éditeur** --- ##### **D. Autres clauses sur les frais de publication:** - ##### Payment term and invoicing - ##### No additional publishing fees - ##### Information on APC changes - ##### No direct invoicing of authors - ##### Metadata included in invoices --- ### *Confidentiality* La clause de confidentiallité est de plus en plus omise ou positive dans le sens de la publication des termes de la licence. Des limitations portent encore souvent sur la divulgation des prix. --- ### 2.2.2 License to publish / Partie publication de l'accord ### *Titles included in the publish part of the agreement* _______________ ##### **A. Titres inclus:** ##### Idéalement tous les journaux, y compris les Gold si l'éditeur en possède, et le journaux de sociétés savantes --- ##### **B. Mise à jour des journaux inclus** _______________ ##### **C. Ajout/retrait de journaux:** - ##### Nouveaux titres automatiquement inclus dans l'accord - ##### Garantie contre les retraits de titres --- ### *Eligible Research Outputs* ##### **A. Pourcentage ou nombre de publications couvertes:** - ##### Idéalement illimité - ##### Sinon précision sur les bases de calcul du nombre d'APC/d'articles; nombre d’articles inclus par an et %age de croissance annuelle _______________ ##### **B. Dépassement ou sur-évaluation du nombre de publications éligibles** _______________ ##### **C. Date de soumission ou d’acceptation des articles** --- ##### **D. Conservation du droit d’auteur** * ##### mention importante dans le contrat de licence transformative, ainsi la licence CC choisie par l'auteur s'applique aux utilisateurs et à l'éditeur, l'auteur est seul à pouvoir octroyer des autorisations d'usage plus larges. * ##### éviter que les auteurs doivent signer une "license to publish". _______________ ##### **E. Licence libre attribuée aux articles (idéalement CC BY par défaut)** _______________ ##### **F. Retroactive OA : Droit et délais pour l'auteur de revenir sur une décision d'opt-out** --- ### *Eligible authors or identification workflow* ##### **A. Engagement de l'éditeur à informer les auteurs** _______________ ##### **B. Publication en OA proposée par défaut à l'auteur** _______________ ##### **C. Commitment of eligible authors to identify themselves:** - ##### engagement des auteurs éligibles à s'identifier grâce aux données saisies lors de la soumission _______________ ##### **D. Publisher’s responsability to identify the eligible authors** _______________ ##### **E. Failure to identify an eligible author** --- ### *Validation workflow* ##### **A. Libraries’ validation**: - ##### L'éditeur doit fournir un moyen simple de validation des articles par la bibliothèque (tableau de bord) et les métadonnées nécessaires (affiliations de l'auteur, bailleur). - ##### L’éditeur doit informer la bibliothèque de chaque nouvel article accepté. - ##### Délai de validation par la bibliothèque, 5 jours minimum recommandés par l'ESAC. - ##### Personnalisation de certaines étapes du workflow. _______________ ##### **B. Commitment to improve** --- ### *Metadata* ##### **A. Engagement de l'éditeur sur l'interopérabilité de ses métadonnées** _______________ ##### **B. Indications de la source du financement (l'institution ayant payé l'APC) dans l'article** --- ### *Reports on licensee corresponding authors’ publications* * ##### Rapports sur une base mensuelle * ##### Métadonnées conformes aux recommandations ESAC * ##### Toutes les publications devraient y figurer (OA ou non)** --- ### *Green Open Access conditions* ##### **A. Conditions green OA des articles financés:** - ##### Fourniture des version finales des articles financés pour dépôt dans archives institutionnelles _______________ ##### **B. Articles « published on a subscription basis »:** - ##### Embargo - ##### Licence > ##### les accords transformatifs comme moyen de garantir la conformité avec la Right Retention Strategy de la CoalitionS et du FNS ? --- ### *Transformative journals* - ##### Critères et délais de transition vers le full Gold OA - ##### Rapports > ###### Exemple de clause: “Each subscription/hybrid journal is committed to transitioning to a fully OA journal. [...] A Transformative Journal must [become fully OA] no later than when 75% of its research content is published Open Access.” (CoalitionS, Criteria for Transformative Journals) _______________ ### *Annexes* --- ## 2.3 Clauses classiques Mêmes clauses que pour une licence traditionnelle. \+ **Editorial Independance**: pas d'obligation de la part de l'éditeur de publier les articles soumis par les auteurs éligibles. --- ## Exercice : lecture d’une licence transformative - 40 min ###### **Groupe 1**: contrat Springer-CSAL ###### **Groupe 2**: contrat ACM-UC ###### **Groupe 3**: contrat IEEE-Hongrie ###### **Groupe 4**: contrat Sage-Norvège - ##### Un contrat surligné - ##### Une grille d'analyse à remplir > ##### Attention: toutes les clauses de la grille ne figurent par forcément dans le contrat, l'absence d'une clause peut être favorable ou défavorable selon le cas! --- ## Retour sur l'exercice --- Springer - CSAL  --- ACM - UC  --- IEEE - Hongrie  --- Sage - Norvège  --- # [How transformative is it ?](https://esac-initiative.org/wp-content/uploads/2021/12/ESAC_HowTransformativeIsIt_Dec2021.pdf)  --- # 3 - Négocier un accord transformatif --- ## 3.1 Les conditions de négociations ### A. Politique nationale de Swissuniversities (LIBER, 2018) 1. ###### Les licences et l’Open Access sont étroitement liés 3. ###### Pas d’Open Access, pas d’augmentation des prix 4. ###### Transparence des contrats de licence 5. ###### Garantie d’un accès pérenne des contenus déjà sous licences 6. ###### Les statistiques d’utilisation comprennent des indicateurs Open Access 7. ###### Neutralité des coûts 8. ###### Minimisation de la charge administrative --- #### Deuxième cycle des négociations (2022-2025): * ##### Post cancellation access * ##### Tous les journaux du portefeuille de l’éditeur doivent être inclus dans la partie publish * ##### Neutralité des coûts au niveau national pour chaque éditeur * ##### Des coûts clairement indiqués pour les parties read et publish * ##### Licence CC BY par défaut * ##### Plus aucune confidentialité sur les termes de l’accords et sur les prix au niveau national --- ### B. Politique européenne (LIBER) ##### En plus des principes énoncés en 2018, en 2022 sont parues les "Four Urgent Recommendations for Open Access Negotiations with Publishers": * ##### 100% open access under fair conditions, or no agreement * ##### Pricing of open access publishing services must be fair and transparent * ##### Define strategies to support a diversity of open publishing venues * ##### Engage stakeholders in the process of transition --- ### C. Politique institutionnelle ##### Chaque institution peut se doter d’une politique Open Access (voir sur [ROARmap](https://roarmap.eprints.org/dataviz2.html)) en accord avec les principes nationaux. Ces politiques ne se positionnent pas nécessairement sur les accords transformatifs, elles posent en revanche le cadre général de conformité des publications de ses chercheurs pour les voies Gold et Green OA. --- ### D. Politique des bailleurs de fonds (coalitionS et FNS) #### coalitionS ##### Right Retention Strategy: pas d'embargo et CC BY obligatoire pour les publications des auteurs financés ##### Accords transformatifs: > ###### We continue to recognise that articles published via such arrangements in Open Access with CC BY allow full compliance with Plan S requirements. We encourage library consortia to consider including in any future publishing agreements the requirement that publishers make their prices transparent, for example, through the [Plan S Journal Comparison Service](https://journalcomparisonservice.org/), and that they support authors’ rights retention. --- #### Fond national suisse (FNS) ##### Adoption de la Right Retention Strategy ##### Pas de commentaires sur les accords transformatifs --- ### E. Les cadres de négociation établis par les consortiums ##### Tous les consortiums établissent des principes de négociations, généralement sur la base des recommandations nationales et européennes, et une partie d’entre eux communiquent sur ces principes directement sur leur site, à destination de leurs partenaires éditeurs et de leurs membres. ##### Exemple: Office of Scholarly Communication de l’Université de California, [Guidelines for Evaluating Transformative Open Access Agreements](https://osc.universityofcalifornia.edu/uc-publisher-relationships/guidelines-for-evaluating-transformative-open-access-agreements/) --- ## 3.2 Les outils pour négocier ##### En Suisse les accords transformatifs son négociés au niveau national. Swissuniversities, l’organisation faîtière des Hautes écoles, est à la tête de la stratégie de négociation. Cette instance confie les négociations à une équipe constituée de représentants des rectorats (négociateurs en chef), du FNS, des chercheurs, des bibliothèques (Sliner) et du Consortium des des Bibliothèques universitaires suisses (Sliner) qui a la plus grande part du travail puisqu’il prépare, organise et accompagne toutes les négociations. ##### Swissuniversities délègue le contrôle du cadre de la négociation et les décisions stratégiques à la Délégation Open Science (DelOS). ---  --- Un guide complet sur les négociations a été rédigé par l’Université de Californie: ["Negotiation Toolkit for Transformative Agreements"](https://osc.universityofcalifornia.edu/wp-content/uploads/2019/06/UCNegotiationToolkitforTransformativeAgreements_May2019.pdf) --- Durant les étapes de pré-négociation: * Cartographie des pratiques de lecture et de publication des institutions (analyse de données sur plusieurs années): * ###### Nombre de publications des "corresponding authors" (tradi / hybrid / gold) * ###### Journaux plébiscités par les chercheurs pour publier * ###### Coûts historiques des abonnements * ###### Coût des APC financés par l'institution et coût virtuel si toutes les publications avaient été OA * ###### Coût du Pay-Per-View * ###### Impact Factor des titres où publient les chercheurs et nombres de citations * ###### Statistiques d’usage (JR5) --- #### Les licences modèles: ##### Un rapport indépendant et une boîte à outils pour les accords transformatifs, contenant un modèle de licence transformative basée sur les contrats du JISC, ont été lancés en septembre 2019 pour aider les éditeurs de sociétés savantes à passer à l'Open Access et à s'aligner sur le PlanS. Ce travail a été financé par Wellcome Trust et UK Research and Innovation (UKRI), deux membres britanniques de la coalition S. ##### https://wellcome.figshare.com/articles/SPA-OPS_Transformative_Agreement_Toolkit/9805043/1 --- ## [Report au livret](https://doi.org/10.5281/zenodo.7675005) : Clauses idéales contrat de licence transformative (pp. 26-31) --- ## 3.3 Challenges de la négociation #### Des objectifs difficiles à atteindre ##### Les recommandations de LIBER ou de la coalitionS restent encore difficiles à atteindre: - ##### éditeurs sans offres OA - ##### persistence de la condidentialité des prix et absence de transparence des calculs - ##### aspect transitionnel et engagement à transformer son portefeuille de journaux sont quasiment absents - ##### OA et licence CC BY par défaut non garantis, la conservation du droit d'auteur n'est pas toujours mentionnée --- #### Des contrats inégaux - ##### nombre d'articles (APC) plafonné ou illimité - ##### les journaux inclus dans la partie "publish" ne représentent pas toujours la totalité du portefeuille de journaux de l'éditeur - ##### journaux Gold OA inclus ou non --- #### Le No Deal ##### L'accumulation de plusieurs conditions inacceptables peut conduire à un no-deal. ##### Cette situation de blocage entraîne une coupure de l'accès de l'année en cours et l'impossibilité pour les chercheurs de publier en OA dans les journaux hybrides dont aucun bailleur ne finance les APC aujourd'hui. ##### Des mesures de substitution pour l'accès aux publications sont alors mises en place, généralement au niveau national (ex: Factsheet de Swissuniversities ["How to get the articles"](https://www.swissuniversities.ch/fileadmin/swissuniversities/Dokumente/Hochschulpolitik/Open_Access/2019_Factsheets_How_to_get_the_articles_E.PDF)) --- ## 3.4 Les limites des accords transformatifs * ##### Ne conforte-t-on pas un système commercial de la diffusion des résultats de la recherche publique? * ##### Quelles garanties a-t-on sur les journaux transformatifs? * ##### Quelles garanties sur l'évolution des coûts des APCs? * ##### Lorsque les licences CC proposées ne sont pas conformes aux exigences, faut-il aller au no deal? * ##### Quel impact sur les budgets des institutions? * ##### Et la recherche indépendante ? * ##### Et les livres, les actes de conférence, les bases de données, les normes, etc.? --- # 4 - Après la signature --- ## Le devoir d’information des auteurs et des collègues * ##### Tenir à jour une page web (par exemple) listant les accords en cours et les conditions de financement. * ##### Tenir informés les chercheurs de l’épuisement éventuel des quotas d'APC. --- ## Les outils de gestion des licences * ##### Tableau de bord ou outils de validation des publications: ces outils doivent fonctionner conformément au contrat et permettre de rentrer dans les délais de validation. * ##### Téléchargement régulier des rapports des articles financés en OA, avec toutes les métadonnées listées dans le contrat. * ##### Vérifier que l’institution est correctement identifiée dans les informations de financement publiées avec chaque article. --- # 5 - Typologie des accords incluant l’Open Access --- 1. ### Les licences traditionnelles 2. ### Les licences open access 2.1 **Transformative agreements:** * ##### Offsetting * ##### Read and Publish * ##### Publish and Read * ##### Read + APC discount --- 2.2 **S2O "subscribe to open":** * ##### Essentiellement journaux * ##### Financement participatif : l’éditeur s’engage à publier en Open Access le contenu de l’année de titres de journaux définis, pour autant que ses revenus liés aux abonnements institutionnels restent stables. Si toutes les institutions participent, le contenu de l’année en question devient Open Access. * ##### Pas de système d'APC * ##### Le S2O pour les monographies: D2O "Direct to Open" du MIT; Knowledge Unlatched * ##### https://subscribetoopencommunity.org/ --- 2.3 **Pure Publish** * ##### Modèle encouragé par la coalitionS après 2024. * ##### Des accords « pure publish » existent avec des éditeurs Gold Open Access, dont tous les titres sont déjà Open Access, comme PLOS, Frontiers ou MDPI. Ces licences permettent entre autres: * ##### une réduction du prix des APCs * ##### ET/OU un forfait de publications illimitées sur une année * ##### une centralisation de leur gestion à un niveau consortial. --- # Conclusion --- # Contact Alexandra FORCLAZ alexandra.forclaz@epfl.ch Manon VELASCO manon.velasco@hesge.ch --- ### Bibliographie pp.32-35 du [livret](https://zenodo.org/record/7675005) --- ### Licence Cette présentation est sous licence Creative Commons CC-BY-NC-SA.  *Les contrats de licence en milieu académique* par Alexandra Forclaz et Manon Velasco (2023).